集团分公司合同管理制度

集团分公司合同管理制度总则1．1 为加强各公司合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。本制度所称合同，是指公司对外设立、变更、终止民事、经济、劳动、行政关系的协议。2．1 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的正常开展和经济利益的发展，都有积极的意义。各级管理人员、法人代表等法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守。2．2 各公司必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。合同管理职能部门为公司办公室及各对应签订公司责任人。具体负责合同管理过程中有关审查、协调、处理、上报、文本管理等事宜。3．1 各公司对外签订的各类合同一律适用于本制度。合同和签订4．1 签订合同，必须遵守国家的法律、行政法规和有关政策的规定。4．2 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本公司负责， 对本公司职工负责，在授权范围内行使签约权。 超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约（经上级领导特别授权并发给委托证明书的例外）。4．3 签约人在签约合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及资信情况；对方签约人是否为法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑我方的经济效益， 又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确定所签合同有效、有利。签订合同，必须贯彻“平等互利，协商一致，等价有偿，价廉物美，择优签约”的原则。5．1 签订合同，如涉及公司内部其他职责范畴的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。5．2 合同除即时结清者外，一律采用书面格式，并尽量采用统一合同文本。5．3 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字的表达要清楚、准确。5．3．1 合同内容应注意的主要问题是：5．3．1．1 首部部分，注意写明合同各方的全称，签约时间和签约地点。5．3．1．2 正文部分，注意：标的（货物、劳务、工程项目） 、数量和质量、价款和酬金、履行的期限、地点和方式、以及违约责任等根据法律规定或合同性质必须具备的各项条款和标的， 以及当事人一方要求必须规定的条款也必须写明。5．3．1．3 结尾部分，注意各方都必须使用合格、合法的印章——公章或合同专用章， 不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。5．4 签定合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议、合同由我方所在区、县或省、市人民法院管辖。5．4．1 签订购货合同应以现货为主，付款尽可能采用分期付款或限期付款方式，如需预付货款或定金，则应经总经理、董事长或上级领导审批后再付。5．4．2 以现款为主，尽量不赊销或代销，如确需赊销或代销且赊销金额较大的（10000元及以上），都应经上级领导审批后再签订。采用招标的，公司有关部门或人员应在招标前确定好标底，应向尽量多的符合条件的投标人发标。参与投标，事先应取得上级领导的批准同意。投标前，要考虑到参与投标和中标对公司可能带来的多方面影响。要有针对性的投标，不可盲目。签订投资合同（协议）应先做好估算和风险预测，经上级领导批准同意后签订。任何员工对外签订合同，都必须以维护公司利益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私，损公肥私，谋取私利。合同的审批10．1合同正式签订前，必须按规定上报各级领导审查批准后，方能正式签订。必要时，具体经办人员可根据所属公司总经理（负责人）、上级领导的指示，将合同送集团公司法律顾问审查。10．2 合同审批权限规定如下：10．2．1各公司对外签订的合同，除按规定须事先上报上级领导审查批准外，由该公司负责人负责审批，并报集团杭州办公室原件备案一份。10．2．2 标的额在50000元以下（含）的工程合同，由各公司总经理（负责人）审批。10．2．3 标的额50000元以上的工程合同，由各公司董事会签审批。10．2．4 其他诸如联营、合资、合作、涉外、担保合同以及董事会认为需请示审批的其他合同由各公司董事会签审批。合同审查的要点是:11．1 合同的合法性。包括：当事人有无签约、履行合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、行政法规、政策和本制度的规定；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务责任是否具体、明确，文字表述是否确切无误。11．2 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失； 订约程序是否符合有关法律规定等。11．3 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、损失等。根据法律规定和实际需要，合同还应当或可以呈有关政府部门见证、批准，或报有关单位鉴证，或请公证机关公证。合同的审批程序如下：13．1 申报。各部门的签约人员在授权范围内对外签订合同，应事先填写一式二份的《合同签约申报表》 （附表1），并报所属公司负责人审核（事先经上级领导口头同意签约的， 签约后需及时补办手续）。需报董事会审批的，应由公司负责人签署意见，随同初稿及有关资料、附件等一并上报。13．2 审核。对送审的合同，经由有关领导认真审阅， 必要时，可先进行调查研究，最后作出：批准，不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项） 。有关领导在《合同签约申报表》上批示后， 《合同签约申报表》一份及合同初稿报集团杭州各公司办公室留底 ，另一份《合同签约申报表》连同其他材料发还申报单位， 由承办人员按批准的意见办理。合同的履行14．1 合同依法成立且生效后，即具有法律约束力。一切与合同的有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。14．2 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的， 一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。14．3 各部门负责人及签约人员应随时了解、 掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。14．4 为保障合同中权利的实现， 根据实际需要可以订立合同的担保协议。具体根据国家有关规定执行。14．5 订立担保合同（协议）时，要根据合同的类型和性质来慎重确定担保方式，使公司可能造成的潜在利益损失， 减少到最低限度。合同的变更、解除15．1 在合同履行过程中碰到困难的，各公司经办人、负责人首先应尽一切努力，克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有困难而需要变更、 解除合同时，应在法律规定或合同约定或合理范围内与对方当事人进行协商。15．2 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益角度出发，从严控制。15．3 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定和本制度有关审批权限和审批程序的规定执行。15．3．1 经有关部门见证、批准或有关单位鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公司备案。15．3．2 经公证机关公证的合同（协议） ，变更、解除后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。15．4 本制度特别规定，变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人各方的信件、函电、电传等） ，对合同以口头形式作出的变更、解除约定一律视为无效。15．5 合同的变更、解除在未达成或未批准之前，原合同仍有效，有关条款应继续履行。15．6 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的情况以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。15．7 不得借变更、解除合同的名义，实际却从事以权谋私、假公济私等活动。合同纠纷的处理16．1 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的， 应按《合同法》等法律、行政法规和本制度的规定妥善处理。16．2 一般情况下，合同纠纷由签约单位处理。 涉及相关联的，可以协商或由总经理上级领导指定某人为主负责处理。 公司签约当事人对纠纷的处理必须具体负责到底。16．3 处理合同纠纷的原则是：16．3．1 坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律未明确规定的，以国家行政法规及政策和合同条款为准。16．3．2 以双方协商为主要解决途经。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商， 在既维护本公司基本利益， 又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。16．3．3 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷， 应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次和轻重缓急，合情合理解决。16．4 各公司在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好相应的工作，不相互推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。16．5 提请处理合同纠纷的程序是：16．5．1 承办人事先填写一式二份的《对外合同纠纷申报表》（附表2），并按本制度有关合同的审批程序报批；16．6 合同纠纷的提出，以及由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行， 并考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。16．7 经上级批准，由法律顾问、法务人员或受托部门处理的合同纠纷，有关部门或人员必须主动提供下列证据材料 （原件或影印件）：16．7．1 合同的文本（包括变更、解除合同的有关协议） ，以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；16．7．2 送货、提货、托运、验收、发标等有关凭证；16．7．3 款项的承付、托收凭证，有关财务帐目；16．7．4 有关质量标准、封样、样品或鉴定报告；16．7．5 有关对方违约的证据材料；16．7．6 其他与处理纠纷有关的材料。16．8 对于合同纠纷双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。16．9 各公司对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关部门或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送于对该纠纷处理及履行有关的部门或人员收执。 有关单位应指定专人负责该文书的了解和履行。16．9．1 对方当事人在规定期限届满时仍没有履行上述文书中有关规定的，承办人应及时向公司总经理（负责人）或上级领导汇报，以便及时采取对策，尽快解决。16．9．2 对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合有关部门向人民法院申请执行。16．9．3 在向人民法院提交申请执行书之前，应认真检查对方当事人的执行情况，防止差错。16．9．4 双方当事人如在执行中达成和解协议的，应制作和解协议书，并按协议书规定办理。16．9．5 合同纠纷处理或执行完毕的，当事人或经办人员应及时通知有关部门，并将有关资料汇总，交公司办公室归档，以备查考。合同的管理17．1 公司对合同实行专业归口、分级管理的运作模式，并建立、健全法人委托书、合同专用章及基础管理规定。17．2 本公司合同的分级管理模式具体是：17．2．1 整个公司的合同管理由集团集团杭州各公司总负责人负责监督管理；17．2．2 职能归口管理部门为公司办公室，法人委托人具体负责各自授权范围内的合同签订、履行等工作。17．3 本公司合同管理职能部门的主要职责是：17．3．1 负责收集、整理、管理本公司的各类合同；17．3．2 对须报有关单位审批、见证、鉴证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见；17．3．3 负责公司法人委托人的日常管理及年终审查的初审；17．3．4 根据有关法律及本制度的规定，采取切实措施，搞好合同管理工作；17．3．5 负责搞好本公司合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。17．4 法人代表、法人委托人的职责是：17．4．1 在授权范围内负责谈判、 签订合同，既不能违规越权，也不能消极推诿；17．4．2 对所签订合同的合法性、完整性、可行性负责；17．4．3 对须报上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；17．4．4 对所签订合同的全面履行具体负责；履行中发现问题应立即上报，并积极想办法解决；对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；17．4．5 负责保管好本人所签合同的一切资料；属于公司档案规定范畴的资料应立即上交归档。17．5 对接受法人委托的有关人员，应当具备下列条件：17．5．1 思想素质好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污受贿，不假公济私、损公肥私。17．5．2 业务工作好、熟悉本职工作，能够圆满完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，无遗留问题。17．5．3 法律意识强。对《合同法》、《公司法》、《担保法》等经济领域法律法规以及专业法律法规能认真学习， 初步掌握并能运用有关法律知识。17．6 公司根据自身的实际情况和业务需要，可以在一定范围内确定法人委托人的设置及人数，具体人选由上级领导决定。17．7 公司对法人委托人进行业务监督，根据其业务能力、思想表现，法定代表人可根据上级领导指示作出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权范围等决定。17．8受托人对法人委托书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托书转借他人或用作其他证明。17．8．1 因工作需要，使用空白合同书、空白委托书的，有关手续办理，根据公司《印章管理制度》规定执行。17．8．2法人委托人因工作调动或业务完成时，应及时向公司交销法人委托书等资料。17．9 公司根据实际情况刻制合同专用章。具体按照公司《印章管理制度》执行。17．10 认真做好合同管理工作的基础工作。 具体人员应当做到：17．10．1 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一次合同包括：合同正本、副本及附件；合同文本的签收记录；合同分履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）均应妥善保管。具体根据公司《档案管理制度》规定执行。17．10．2 建立合同管理台帐。公司根据合同的不同种类，并结合有关岗位人员到位情况，逐步建立合同的分类台帐和总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到正确、及时、完整。17．10．3 填写《合同情况月报表》（附表3）。在每月 5日之前将上月报表填好后报公司办公室。违反制度责任18．1 违反规定，签约人员超越代理权限或无权签约的人员擅自对外签订合同，处以合同标的额 1～5倍的罚款并通报批评，同时，根据其过错程度赔偿公司因此造成的一切损失； 情节严重的，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理。18．2 违反规定，出现问题并给公司造成经济损失的，给有关当事人处以 100～1000元的罚款并通报批评。18．3 违反规定，未经上级导批准同意，盲目招标、投标，以至给公司造成损失的， 处以500～1000元的罚款并通报批评； 情节严重者，作除名以外，追究经济责任与法律责任。18．4 违反规定，签约人在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利的，处以 500元以上的罚款并通报批评；情节严重的，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理。18．5 违反规定，越权审批或无权审批的， 对当事人处以 100～元罚款并通报批评，给公司造成经济损失的，还应根据其过错程度赔偿公司因此造成的损失。18．6 违反规定，非特殊情况，不按审批程序办理合同审批或不经审批而签订合同的，对当事人处以 100～500元罚款并通报批评，情节严重者，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理；给公司造成经济损失的， 还应根据其过错程度赔偿因此造成的损失。18．7 违反规定，因当事人主观过错造成合同没有全面履行或实际履行而给公司造成损失的，根据其过错程度赔偿损失额的1～5倍并通报批评。18．8 违反规定，部门负责人和签约人员对合同履行情况听之任之、不管不问，发现问题不及时处理或汇报，造成合同不能履行或不能完全履行的， 追究有关人员的责任， 并根据不同情节给予相应的经济处罚。18．9 违反规定，当事人未尽力保障合同的履行，玩忽职守，不严格要求对方执行变更、 解除合同的协议，并给公司造成重大损失的，应当承担相应的经济责任并通报批评。18．10 违反规定，以变更、解除合同为名，以权谋私，假公济私，损公肥私的，处以私利所得 1～5倍的罚款并通报批评，情节严重者，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理。18．11 违反规定，在处理合同纠纷时，相互推诿、指责、埋怨，相互不沟通、不加强联系，意见不统一，行动不一致，给公司造成损失的，有关人员应承担相应的责任，根据不同情况给予 100～元的经济处罚并通报批评。18．12 违反规定，逾期提出合同纠纷或不提供合同纠纷的证据材料，给公司造成较大经济损失的， 直接责任人应承担相应的责任，根据不同情况给予 100～500元的经济处罚并通报批评。18．12．1 如与对方当事人串通谋利或故意损害公司利益的，严加惩处。法人委托人有下列情形之一的，处以100～1000元的罚款并通报批评；情节严重的，予以调离岗位、内部待岗、留用察看直至除名处理；给公司造成经济损失的，根据实际情况赔偿损失：19．1 玩忽职守，不认真负责代理工作并造成严重后果的；19．2 越权代理，