律师业务档案管理办法

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律师业务档案管理办法

第一章

总则

第一条

为了加强律师业务档案（以下简称档案）的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为本所各部门各项工作服务。根椐《中华人民共和国档案法》及《实施办法》等法规，结合本所的实际，制定本办法。

第二条

各部门和律师个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第三条

档案工作是办好案件的重要基础工作之一，是反映律师办案水平、办案质量的一个重要标志。档案工作应纳入本所总体发展规划和年度计划，纳入各部门人员的职责范围，并作为考核内容之一。

第二章档案的归档时间

第四条归档时间

（一）当年案件只要办结的，必须及时归档。

（二）卷宗整理应在结案或事务办结后三个月内完成并归档。

（三）档案管理人员应将律师移交的卷宗及时编号登记上网公布并入库上架。

第三章档案的归档要求

第五条律师办案和担任法律顾问及开展的专项法律服务事项的有关材料，都应建立卷宗并归档，立卷工作由律师助理负责，律师助理交办公室检查之后方可装订档案。

第六条办公室必须在档案装订前进行档案顺序、规格的检查，凡不符合立卷归档要求的，一律退回律师助理重新整理，直至将整理完毕并装订整齐的、符合归档要求的档案移交至档案室。

第七条档案按一案一卷的原则立卷。两个以上律师共同承办同一案件或法律事务，应合并立卷；两个所的律师合办时，应分别立卷。

第八条律师在承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查笔录都必须用钢笔或毛笔书写、签发，禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。

第九条归档的文件材料原则上要求是原件，字体应当整齐、清晰。

第十条卷宗应编目并装订，卷面及目录要逐项填写，卷内材料要逐页编号。

第十一条归档的文件材料同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。案卷在装订之前，须去掉文件上的金属物（大头、回形针等）以防年久锈蚀文件。用纸要规范，破损要裱糊，大张文件须要折叠成手风琴式，合全卷文件大小整齐（文件用纸为A4纸）。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用"三孔一线"法装订，一律订在左边，注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。

第十二条卷宗装订处应当贴上本所封签，骑缝线上应加盖骑缝章。

第十三条收案日期以委托代理合同签订之日为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）或执行完毕之日为准；法律顾问业务卷以收结案日期或年度为准；非诉法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

第十四条档案室接收档案必须办理交接手续，填写归档证明，一式两份，写明承办律师、当事人名称、对方当事人名称、案号，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第四章档案的归档顺序

第十五条刑事卷归档顺序

1、卷宗目录

9、出庭通知

2、本所收案报告

10、庭审笔录

3、委托辩护合同

11、辩护词

4、收费凭证

12、工作纪要

5、授权委托书

13、判决书

6、起诉书

14、本所结案报告

7、阅卷笔录

15、备考表

8、会见笔录

第十六条民事代理卷归档顺序

1、卷宗目录

9、出庭通知

2、本所收案报告

10、庭审笔录

3、委托代理合同

11、代理词

4、收费凭证

12、工作纪要

5、授权委托书

13、判决书

6、诉状及诉状附件

14、结案报告

7、证据材料

15、备考表

8、阅卷笔录

第十七条法律顾问卷归档顺序

1、卷宗目录

2、法律顾问合同

3、收费凭证

4、办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的纪录和有关材料

5、合同存续、中止、终止的情况

6、工作小结（或报告）

第十八条其他非诉法律事务或专项服务卷宗归档顺序

1、卷宗目录

2、本所收案报告

3、法律服务合同

4、收费凭证

5、与委托人谈话笔录

6、委托人提供的证据材料

7、调查材料

8、律师出具的法律意见书或草拟的法律文书、办理的具体法律事务活动的记录等

9、工作小结（或报告）

第十九条法律援助案件卷宗归档顺序

（一）民事（行政、仲裁）

（二）刑事（刑事辩护、代理）

1、本所收案报告

1、本所收案报告

2、法律援助申请表

2、省高院指定辩护函

3、受援人经济困难证明材料

3、指派律师提供法律援助函

4、法律援助申请受理呈批表

4、授权委托书

5、法律援助合同

5、出庭通知书、出庭证复印件

6、授权委托书

6、一审判决书

7、出庭通知书、出庭证复印件

7、起诉书或上诉状

8、证据材料

8、证据材料

9、民事诉状（仲裁申请书）

9、会见被告笔录

10、集体讨论记录

10、集体讨论记录

11、代理词

11、庭审记录（不开庭除外）

12、庭审记录（不开庭除外）

12、辩护词

13、裁判文书（调解书）

13、二审判决书或裁定书

14、结案报告

14、结案报告

第二十条行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。

第二十一条咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。

第二十二条涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。

第五章档案的查阅、借阅办法

第二十三条本所人员查阅档案

1、因工作需要查阅本人承办案件的档案或与本工作有关的其它非密级的档案，凭归档证明办理查阅登记手续后即可查阅档案。

2、查阅其它部门的档案，须经档案形成部门领导同意。

第二十四条外单位人员查阅档案

外单位人员查阅档案均需持办案律师出具说明及归档证明办理查阅登记手续。

第二十五条档案查阅、借阅、复印

1、档案一般不外借，如确因工作需要外借的，应办理外借手续，填写外借档案单，时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。

2、凡要复印材料，复印时不得拆卷，未经同意不得摘抄他人档案内容、复制和查阅其它办案律师档案材料。

3、借出的档案，内部资料不得转借他人，不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损。

第六章档案丢失的惩罚

第二十六条全所档案集中统一管理，并指定专人负责。查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出档案，档案管理人员要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告部门主任处理，档案管理人员要熟悉本所档案情况，做好保管防护工作，履行档案管理职责。

第二十七条有下列行为之一者，造成损失的，对失职人员给予处罚。

1、损毁、丢失属于本所所有档案的；

2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于本所所有及应当保密的档案的；

3、涂改、伪造档案的；

4、擅自出卖或者转让本所档案的；

5、不按规定时间归档或不按期移交档案入库的、并经多次教育不改