采购管理规范

采购管理规范文件编号页数7/9发行日期:目的作为专案工程的材料设备、分包工程、常备工程材料、固定资产采购作业的依据。范围本公司所有专案工程的材料及设备、分包工程、常备工程材料、固定资产等采购作业。权责详4.作业内容4.作业内容4.1.1物料请购：权责单位流程说明引用表单注意事项请购单位主办请购单位主管请购申请请购复核请购核准1.材料/设备2.分包工程初核请购单及相关附件内容1.请购单2.设备材料规格表；3.资产需求申请单（资产类需附）4.厂商报价单（主要明确需求）1.请购单2.分包工程需求表（分包工程注意事项）3.施工图面4.厂商报价单1.请购单位须7天(工作天)前提出请购需求；紧急请购须3天(工作天)前提出请购需求。（以上时间指采购部评审及下订作业时间，不包括送样及交货时间）请购单位需评估厂商备料及采购部PR作业时间，于适当时间提出PR及需求日期。请购变更申请单的请购流程同请购申请单。4.1.2工程请购：权责单位流程说明引用表单注意事项请购单位请购单位（采购承办协助）采购承办规划询价议价1.由专案PM提出2.由请购单位负责向厂商询价确定规格、数量、施工范围、交期、工期、付款条件等实叫实算/实做实算以议定单价为依据建议得标厂商材料设备议价记录分包工程议价记录1.须与专案BUDGETLIST一并提出1.须向2家以上厂商询价。询价时需澄清工法。若有业主（或客户）指定厂牌/厂商，必须于PR的备注栏上说明。若仅独家询价时，必须于PR的备注栏上说明原因。若采电话议价，填写议价记录后，以传真方式请厂商确认回传。分包工程的议价，若需要可协同请购单位一同议价采购承办应于议价前做报价分析。采购部主管采购复核复核议定的相关内容处级主管/总经理采购核准核决厂商RMB50万(含)以下由处级主管核决。RMB50万以上由总经理核决。（保留-暂不执行）4.1.3下订：权责单位流程说明引用表单注意事项采购承办/采购部主管订购材料设备及RMB25万以下的分包工程RMB25万(含)以上的分包工程实叫实算/实做实算以”暂定数量/总价”下订实叫实算之送货数量依物料需求单之数量为依据订购单2.简易合约书订购单合约书物料需求单下订厂商需为合格厂商（厂商需在回传订单时随附当年度已通过年审之相关证照）RMB25万(含)以上的分包工程订约，必须有订购单及合约书，RMB25万以下的分包工程视需要签订简易合约书。合约书制作：正本2份：甲乙双方各执一份，甲方正本由采购部存查副本一份：转财务部存查下定3日内请厂商确认订购单并转请购单位。合约书完成后，7日内转请购单位（目前OA已增设订单自动流传至请购者节点处）。议价金额在RMB25万(含)以上者，将视需要传真致谢函予未得标厂商。主办工程师依实际需求量填写物料需求单，经工地主任核准后，通知下订厂商交货。4.1.4验收/计价：权责单位流程说明引用表单注意事项请购承办（采购承办协助）跟催/叫料下订后跟催并确认厂商出货/进场施工时间若有任何延期之情形，必须及早通知采购单位。请购单位/采购承办验收/计价依据《验收流程》（附件一）验收、计价。验收单进料检验记录表(重要设备)分包工程估验计价单分包商考核记录表请购单位必须于货到3~5日内完成验收。验收单后附正本送货单。实叫实算则每月做一次对帐动作。请购单位必须于每月20日前完成工程计价。请购单位/仓储入库依据《入库作业流程》（附件二）入库退货货品不合格，不予以验收直接办理退货。已完成验收再办理退货，则必须填写进货退货报告书。1.进货退回报告书依据订单、送货单予以验收，若验收数量与送货单不符，请加注说明。若已完成验收后再办理退货，则请购单位必须填写进货退回报告书。4.1.5请款：权责单位流程说明引用表单注意事项采购承办/采购主管/处级主管请款依据验收单/计价单、发票等完成请款签核应付帐款统计表付款交单时采购须将请购单（OA打印）、订单（双方盖章版）、验收或计价单、发票、收据等一并粘贴交财务。每月25日完成分包工程&材料设备之请款签核并送件至财务部。次月3日前完成已验收入帐，但未请款之应付帐款统计表予财务部。（保留-暂未执行）RMB15万元以上之请款需由处级主管签核。（保留-暂未执行）财务部付款每月汇款日:1-1付款单交单截止日：每月25日下午17:30前，财务分别在截止日起5日内（即每月30日前）支付申请款项。分包工程类付款时间根据财务具体时间执行。2.若遇特殊之汇款条件，采购处必须于付款申请单上加注说明。4.2若拟于协力厂商处验证采购之产品时，应于采购文件中界定查证之安排与产品放行之方式。4.3若合约中规定，客户或客户之代表得在协力厂商处实施产品验证，该项验证之结果不得作为对产品品质有效管制之证明，于产品进场时，仍应依『验收流程』加以检验，以确认其品质。4.4若材料之采购系用于开发性厂商之试产，可向未经评鉴协力厂商购买。5. 引用表单：5.1请购单 5.2分包工程需求表/注意事项 5.3材料设备议价记录 5.4分包工程议价记录 5.5订购单 5.6合约书5.7材料单 5.8验收单 5.9分包工程估验计价单 5.115.10付款申请单5.11请购变更申请单5.12订购单变更通知单6.参考文件：6.1验收流程7.附件：7.1验收流程（附件一）7.2国内材料、设备(含组装)验收请款程序（附件二）8.特别说明：8.1每个部门请购者尽量固定以便熟悉流程（有OA账户，有邮箱）；8.2请购需求一定要清晰，如无法叙述明白，则至少提供一张以上符合要求之产品的报价单；8.3验收一定要及时，以免造成付款延误影响公司信誉造成下次采购障碍；8.4有问题及时提出（重要问题发邮件）；8.5需求资料时请发邮件（跨部门需求时需抄送相关领导）；8.6请购单位指定厂商需充分说明理由。

采购管理规范文件编号SZ-05页数9/9附件一:验收流程附件二：国内材料、设备（含组装）验收请款程序项目采购执行文件1.订金─AgainstPI请款订单、PI2.出货款─AgainstShippingdocumentRMB请款出货相关文件B/LInvoicePackingList3.货到组装完成验收计价款（可分批）请款（可分批请款）验收单（完成组装、工地验收转验收单）分批转验收单若没有货到组装计价款时，工地/请购单位仍然完成验收手续转采购转财会4.验收款（保