监管员培训教材

中储股份发展有限公司

衡阳分公司 监管员培训教材1.质押业务知识1.1监管点办公室物品配置

配备电脑、摄像头、耳麦，并可上网，可视频点名，能够完成网上单据的传输工作。 配备电话和打印、传真一体机，保证通信畅通及纸质凭证的打印、签收、留存和传递。 配备数码相机，用于日常巡查时拍摄巡查内容；异常情况下用于搜集影像资料。 配备统一工作服、胸卡。 配备监管场区示意图、监管办公室牌、质押标签等标识标签，保证监管场区的各种标识标签的标准化和明示化。 配备上墙资料和文件夹资料。 配备标准文件框和文件夹1.2监管办公室布置 监管办公室应是独立的，不得与出质人或第三人共用一间办公室。 办公室要保持整洁、卫生。 办公室要挂贴监管办公室标识牌。 办公室里至少要有两套可用的办公桌椅。 办公室里需设置现场文件夹，用于存放各种纸制文件材料。 办公室里要挂贴公司规定的上墙资料。 办公室里必须有网络端口、电话通讯端口。1.3场区示意图监管场区示意图的版式要求规格、样式、颜色统一。监管场区示意图内容分为左右两个版块：左版块要写明质权人、出质人、监管人和监管仓库的地址；右板块是监管场区的平面图。在场区平面图中，属于中储监管的区域用区分明显的颜色、图案标注出。在整个场区图的下方标注出区分明显的位置代表监管区域，如“红色区域为监管区域”。监管场区示意图由质押操作外勤负责提供样式和内容，质押操作内勤负责制作下发。1.4标签标识监管标识标签是金融物流业务在监管现场开展，做到明示化的有效措施，现场监管员应按要求予以粘贴和悬挂。根据货物的形态、变动频繁程度不同，选择不同的标签。标签可分为立式、粘贴式、挂式三种。立式主要用于大宗散货类的质物；粘贴式主要用于固态、变动较少的质物上；挂式主要用于固态、变动较频繁的质物上。标签上主要表明信息为：质权人、出质人、监管人、质押物资。如三方协议有明确规定或者质权人有明确要求的，则按照规定或要求制作；如果无明确规定或要求，则参照本规范执行。1.5上墙资料上墙资料版式上墙资料版式由各经营单位统一制定，可采取上墙资料板或相框等形式。上墙资料的内容上墙资料为:《监管员岗位职责》、《监管员现场管理规定》、《监管场区平面图》、《安全管理规定》、《铅封管理规定》（如现场使用铅封）等。各经营单位可参照附件内《上墙资料》制定适合自身情况和项目特点的具体内容。1.6文件夹资料文件夹资料内容主要有：《项目联系人备案表》、《监管服务合作协议》复印件、《监管流程》、《危机事件应急预案》、“控货指令”、《出质人授权书及签章样式》复印件、与监管员有关的制度文件（如《监管员岗位职责》、《监管员管理规定》、《安全管理规定》、《工作交接管理》、《监管员奖惩（考核）制度》、《监管员请销假制度》、《责任承担制度》、《监管员管理规范》、《监管日志记录规范》、《质物库存接近控货指令的处理办法》等）、《监管物品种操作规范》、《项目操作规范》以及公司日常管理指令、通知等。文件夹资料内容各经营单位可参考附件内《文件夹资料》，制定适合自身情况和项目特点的具体内容。对所有文件、资料、公司指令、通知等现场监管员应及时正确收集、整理、学习、存档。文件框（或文件夹）用于存放规定的单据。所有监管点的单据（客户提供的原始入出库单据、公司制定的“入、出库申请批准单”、控货和解押通知、日报表等）须按日期及编号次序分类存放，每月底装订、存档，确保单据的完整性，避免丢失。1.7监管区域设置对于独立监管场区的，在场区围墙上挂贴《监管场区示意图》。对于既有质物又有非质物存放的共用场区的，质物与非质物须划出独立区域，分开存放。如用自喷漆划出区域，或者用警戒线将监管区域围出。若客户与多家质权人合作开展金融物流业务，现场有多家监管商时，为了控制风险，防止出现重复质押，在要求客户与所有监管商共同签订《监管区域和监管物品种划分说明》的情况下，现场应在对应的监管场地和质物上树立明显的标识标牌，确保业务安全开展。1.8现场管理1.8.1公司指令与库存管理 公司指令是指各经营单位对监管现场下达执行监管指令的纸质凭证。现场监管员必须严格按照公司指令执行操作，并及时收集整理归档保存。 现场库存质物足额满足控货要求是监管业务开展的基本保证，库存质物是监管现场质物库存量的真实体现。盘查当期质物的库存是否满足控货通知要求，是各经营单位对监管现场进行有效管理的必要措施。 警戒线管理应严格按照现场监管流程设计执行，当库存货值（或量）降到警戒线以下时，现场监管员及时上报质押（操作）部并作好记录，质押（操作）部在接到监管员的电话通知进行电话记录后，将监管现场情况通过电话和文字的形式通知客户和质权人（银行），密切关注该项目并及时做好应对措施，现场监管员应严格按照公司指令执行，并加强对现场质物的巡视，当库存货值（或量）到达公司控货指令时，监管员停止办理质物出库手续。1.8.2帐、物核对要求

质物帐、物完全相符是监管业务正常运行的前提保证，任何差错都可能给监管业务带来风险隐患。 帐、物相符要求：手工帐（包括总账、分类帐、明细帐）、电子帐记录数据与现场实物应一一相对完全相符（包括：品名、规格、产地、数量、重量、地址等），如有差异必须查找原因予以分析。1.8.3入、出库单据管理 入、出库单据是质物入出库的有效凭证，客户必须及时交予现场监管员备查，并将入、出库单据与预留印鉴核对，查看是否与协议约定的样单及预留印鉴相符，现场监管员应认真填写公司规定的表单。 （1）在实施事前审单时，现场监管员每天对客户提供的入、出库单据与“预留样单”进行审核，确保单据及内容的真实准确性，以及提货后的质物库存量（值）在“最低控货量（值）”范围内，保证监管业务安全顺畅运行。 （2）在前期审单完毕后，填写《货物入库质押申请批准单》（附件2：操作规范表单）或《质物解除质押出库申请批准单》（附件2：操作规范表单），并让客户签字盖章确认。 （3）每日的入、出库原始单据和入、出库审批单在业务结束后，按编号顺序从前到后叠存整齐，用订书器订好或用曲别针别好。每月统一装订。1.8.4盘点记录和监管日志填写规范 盘点记录是现场监管员每天对现场质物进行盘点的记录，是对现场质物库存真实情况的体现。现场监管员应加强每日实物盘点与账目核对工作，并留存盘点记录。 监管员在监管过程中需每天对监管点的工作情况进行记录，监管日志是现场监管员每天对监管现场发生情况的真实记录。一般包括：日期、当日质物入出及库存数量、控货值、可出库货值、客户现场业务运营情况、有无突发事件、质押（操作）部通知、来访人员等 《监管日志》填写可采取纸质或电子方式，质押（操作）部定期对监管员填写的《监管日志》进行查阅。1.8.5巡视与配合巡查 监管员每日应不少于3次到监管区域进行巡视，巡视内容包括：监管现场有无异常变化、监管现场有无作业情况、质物的入出库是否正常、质物仓储储存状况、质物是否发生质量变化、监管标识有无掉落、歪斜等情况；上铅封的，核对铅封的完整、消防是否存在隐患、企业机械设备的运转情况、观察企业工作人员工作情况和工作态度有无大的变化，并将现场巡视情况记录在监管日志中。 在监管货值（量）低于警戒线时，监管现场需保持不少于一名监管员不间断巡视。 监管员接受一、二、三级网上巡查和现场巡查，并在监管日志中记录巡查情况及整改要求，现场巡查须经巡查人员签字。银行巡（核）库时监管员应礼貌接待，同时立即向质押操作部汇报，与客户相关人员一起接受质权人的巡（核）库，合理解答银行巡（核）库人员提问，在巡（核）库后要求质权人书面确认巡（核）库结果，如需向银行出具书面材料必须经质押操作部允许后方可提供。1.8.6日报表的使用与传递 质物进出存日报表是监管现场质物当日进出存情况的真实体现，格式为：前日库存、当日入库、当日出库、当日库存和存放位置。现场监管员应在每日上午10点前将经过现场盘点核实的进出存日报表通过传真或网络形式发送到质押（操作）部，方便公司和质权人（银行）了解监管现场的真实情况和动态变化,每月收集装订后存档备查。《质物库存表》是当日质物库存的真实体现，按照签订的协议约定，客户、现场监管员在核实后的《质物库存表》上签章确认,每月收集装订后存档备查。现场操作软件实施后，按照操作软件要求上报。1.8.7安全管理现场监管人员应认真遵守公司和客户的安全管理规定，确保人身及业务安全。风险防范措施的执行应到位，在有异常情况下及时上报（异常情况见《金融物流业务风险管理办法》）。现场监管员须熟练掌握应急预案的要求，遇突发情况，及时通知项目负责人员，及时启动应急预案。1.9考勤管理

按业务具体情况和公司规定派驻现场监管人员，监管员必须坚守岗位，不许脱岗，如有特殊情况应及时向负责该项目的操作经理请示。每天向公司进行报到，报到方式由各经营单位根据自身情况确定。请休假及时向主管监管员调配的人员请示，假期结束及时返回监管岗位，并及时销假。1.10质物品种及监管模式 监管模式与质物品种应与向公司上报审批的内容相符。在满足合同和上报审批要求的情况下，现场质物品种还应符合公司（质权人）指令，例如：指定的特定生产厂家、品种、型号等；监管员应熟悉掌握监管模式和现场质物品种的管理要点和盘点方法。1.11质物外观检验 质物品质是监管业务开展的前提保证，现场监管员应及时了解现场质物是否存在锈蚀、弯曲、变质，材质是否符合合同约定，是否存在假冒伪劣物资，是否存在非标现象，如发现有故意隐瞒质物数量、品质，或质物与协议约定的品种不符，或未经审批发货的情况，应及时上报公司。1.12监管现场设备的管理与维护 现场监管员应按公司规定对配备的办公设施设备给予正确的管理与维护。现场监管员不得在电脑内加装公司规定允许使用范围以外的软件，现场设施设备应保持外观干净、整洁，不出现人为性的损坏。1.13沟通协调与执行力 监管员应加强与客户及相关业务人员的沟通协调能力，并严格按现场操作流程执行。现场操作流程如不能充分满足业务需要，监管员应及时向操作经理反映，确保监管业务的顺畅、安全开展。1.14项目运行情况报告 《项目运行情况报告》（附件2：操作规范表单）是金融物流项目每周运行情况的真实体现，每周一上午10点前，现场监管员将上周项目运行情况，通过传真或网络形式发送到质押（操作）部，便于公司及时了解、分析客户一周来的现场运营情况。2.巡查要求2.1金融物流业务巡查体系 为防范金融物流业务风险，风险防控实施三级巡查，每一级的巡查分网上巡查和现场巡查两种方式。网上巡查可以采取视频、上传照片、数据传递、即时通讯工具等方式进行。2.1.1一级巡查 各经营单位质押操作部门对监管点进行的网上巡查及现场巡查。2.1.2二级巡查 各经营单位巡查部门对质押开发部门、质押操作部门以及监管点的网上巡查及现场巡查。2.1.3三级巡查 公司或事业部对经营单位金融物流业务工作进行的网上巡查及现场巡查。公司或事业部不定期对开展金融物流业务的经营单位进行巡查，或组织相关人员对金融物流项目进行综合检查。2.2金融物流业务巡查的内容2.2.1一级巡查网上巡查监管员在岗情况，是否坚守岗位，交接班记录是否健全、规范。监管点现场标识是否齐全，标识字迹是否清晰。监管点现场文件的设置情况是否规范。监管点上墙资料是否齐全、规范。监管点硬件设施的配置是否完好、齐全。监管员办公室卫生情况。监管点电脑、传真机等硬件设施是否可以正常使用。巡查人员对每个监管点每周至少巡查1次，填写《金融物流业务网上巡查表》，并留存。现场巡查监管点现场标识是否齐全。监管点上墙资料是否规范。检查监管点帐物是否相符，可以采取抽查或全面检查的方法。表单签字确认是否准确，填写是否规范。硬件设施是否可以正常使用。巡查人员对每个监管点每月至少巡查2次，并填写《金融物流业务一级巡查表》签字留存，对填制内容负责。2.2.2二级巡查网上巡查一级网上巡查的所有内容。巡查人员对每个监管点每月至少巡查1次，填写《金融物流业务网上巡查表》，并留存。现场巡查协议管理情况。客户档案管理：有关资料保管情况，相关的表格、记录是否健全完善、填写是否规范，是否归档保存。单据管理：各种单证、记录是否齐全，是否分类整理、归档保存。业务模式、监管流程是否符合协议要求；实际操作是否按监管流程操作。操作中相关单据的签字和预留印鉴与协议中的约定是否相符。监管人员培训情况包括上岗培训、操作培训、项目培训等，是否留有培训记录。监管人员管理主要包括登记备案制度、上下岗制度、请销假制度、休假制度、定期轮换制度、考核制度、责任承担制度等相关制度的建设。已签订协议及经营单位与质权人之间的单据是否已扫描、存档。一级现场巡查中的所有内容。一级巡查有无文件记录，是否满足巡查要求。对客户和供方（第三方仓库、承运人、货运代理人等）进行评价，评价主要包括：生产经营情况、配合程度等。巡查人员对每个监管点每月至少巡查1次,并填制《金融物流业务二级巡查表》（附件2：操作规范表单），并对填制内容负责。2.2.3三级巡查网上巡查协议管理情况。与质权人之间单据的归档情况。操作中相关单据的签字和预留印鉴与协议中的约定是否相符。额度使用台账情况。一级、二级网上巡查的所有内容。一级、二级巡查有无文件记录，是否规范。巡查人员填写《金融物流业务网上巡查表》，并留存。现场巡查一、二级现场巡查的所有内容一级、二级巡查有无文件记录，是否规范。对有评审权限的经营单位上报的备案项目的上报材料进行抽查或检查。巡查人员填制《金融物流业务三级巡查表》并签字。3.监管员工作要求 为了培养全方位监管人员，也为了控制风险，对监管点的现场监管人员实行定期轮换制度。3.1.1轮岗周期 监管员应定期轮岗，轮岗周期一般为3-6个月。3.1.2轮岗要求在监管员轮岗过程中应办好工作交接，确保业务安全平稳运转不同监管点间的人员进行调换，监管点的监管员不得在同一时间内全部调走，要保证至少有一名或以上的监管员了解掌握监管现场情况。监管点不得同时接收来自同一个监管点的两名以上的监管员，保持合理流动。为了有效防控风险，确定责任归属，每次轮换时都要对库存进行盘点，并填写《工作交接记录表》3.1.3工作交接 监管员工作交接主要指开设新监管点时项目操作外勤与现场监管员的工作交接和日常监管员轮岗时的工作交接。工作交接内容分为办公及生活用品交接和账、物及单据文件资料交接两部分，交接的具体内容应体现在《工作交接记录表》中。具体内容见《工作交接管理》。新项目交接 操作外勤对现场监管人员进行现场操作培训，并针对所监管的质物具体细节和注意事项进行有针对性的说明。 操作外勤与现场监管人员进行现场质物品交接，填写《工作交接记录表》，并将《工作交接记录表》交操作内勤备案。日常交接 在业务正常开展过程中现场监管人员按照公司轮岗管理规定正常轮岗时，必须做好交接，并且填写《工作交接记录表》。交接内容交接内容主要包括：公司指令、库存质物、办公设备、办公用品、各种文件资料、现场应知应会内容等，具体内容见《工作交接记录表》。3.2监管员职责负责核实初始库存，向质押操作部（或操作人员，下同）报告盘点后的实际库存数，并在相关单据上签字确认。负责在质押操作部的指导下建立监管物台帐（电子帐或手工帐），并定期与被监管企业仓储保管相关部门及本企业质押操作部核对帐目，做到规范、准确、及时、完整。负责规划监管区域货区货位、堆码方式，协调并监督作业人员规范实施。负责按照项目《监管流程》对监管物进行入库、出库、置换以及解除监管等现场操作，在公司规定的表单上签字，并按要求将完成信息及时上报操作内勤。负责按公司要求将监管物入出库信息输入动产监管业务现场操作软件（操作软件稳定前，同时登销监管物手工台帐），每日以书面形式（包括但不限于指定路径的电子邮件）向质押操作部报告监管物进出存数量。负责定期盘点库存，保证帐实相符，做好盘点记录。每日至少巡库三次，随时关注客户生产经营状况，每日记录《监管日志》。在监管区域贴挂监管标识标签，要求清晰、醒目、数量充足。遵守劳动纪律，严格请销假制度，遵守公司及客户对监管场所的安全管理要求。负责将各类原始单据、记录和历史帐页等现场资料按照时间顺序编号，定期装订成册，并及时交接归档。负责对现场出现的异常情况及问题按公司规定向相关部门和人员汇报。负责监管点现场管理的其他工作。3.3监管员的考核

监管员考核执行《中储发展股份有限公司员工绩效考核管理办法

》和本单位考核实施细则，重点考核监管员的职业道德、责任心、敬业精神、岗位技能、运作能力、规范操作、执行能力、执行效果、业务知识以及沟通协调能力等。3.3.1考核实施监管员的考核采取日常考核与轮岗考核相结合的方式。日常考核日常考核主要考核监管员的在岗情况、单证搜集、盘点准确性、帐实情况、监管记录等，对员工的优异表现随时提出表扬、给予鼓励，对员工的工作失误、行为偏差等及时进行批评和纠正。轮岗考核基层单位质押操作部应对监管员进行轮岗考核，轮岗考核是对被考核者每一轮岗周期完成监管任务、实现监管目标的情况进行动态控制和考核，其结果作为监管员半年度职级评定、年度职等评定及调整的主要依据。考核结果应按照