物资采购管理办法

物资采购管理办法物资采购管理办法物资采购管理办法xxx公司物资采购管理办法文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度物资采购管理办法第一章总则第一条为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高采购质量，制订本办法。第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。第二章部门分工及职责第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下：1、负责制定完善公司物资采购管理制度；2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批；3、监督指导相关部门实施采购方案；4、组织相关部门进行采购物资的验收；5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。第四条采购分工如下：1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购；2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购；3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购；4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。各部门的职责如下：1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划；2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核。3、协助分管领导实施采购方案；4、参与采购物资的验收入库工作；5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续；6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。第三章采购计划管理第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体分工如下：1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划；3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划；4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。第六条计划编制时间1、按月度编制，每月25日前编制次月的采购计划；2、非计划性的临时采购，编制临时计划。第七条计划内容采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。第八条计划审核审批1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核，总经理审批。总经理是否授权采购分管领导审批？2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。第四章采购组织管理第九条确定采购方案审批后的采购计划，由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或审批。编制采购方案应遵循以下基本原则：1、采购价格应以市场价格为指导；2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。第十条签订采购合同及履约1、公司根据《合同法》等法律法规要求，制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板”（附件一），规范公司采购合同文本的管理。2、有以下情形之一的，必须与供货商签订采购合同：（1）须预付货款的物资采购；（2）有特殊质量和技术要求的物资采购；（3）有到货期限要求的物资采购；（4）有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；（5)其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。合同生效后采购部门方可履约。4、各采购部门负责合同履约。包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。5、合同文本的管理（1）由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》（附件三）进行编号，并登记合同台帐，存档管理。（2）合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价，并将《合同履约情况评价表》（附件四）与对应合同一起存档。（3）采购合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。第十一条物资验收入库1、物资到货后，分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划或采购方案或采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续，填制《物资采购验收单》，库管、采购、检测员签字确认。2、代采购物资到货后，由采购部门代表公司书面委托收货人，按上述要求进行验收，并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”，库管依据“收货凭据”同时办理出入库手续，填写《出库单》或《入库单》。4、检验不合格的物资不得办理入库。第五章采购结算管理第十二条发票管理采购物资时，经办人必须索取增值税专用发票，并对发票的真实性和合法性负责。特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。第十三条结算付款管理1、预付货款必须有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款；2、无论是现款采购还是赊购，一律实行“先对账结算，再付款”。3、结算时，由采购部门收集、整理相关结算凭据，填写《物资采购结算单》，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行帐务处理。4、办理采购结算时，《物资采购结算单》必须附有以下资料：（1）经审批的物资采购计划；（2）经审批的物资采购方案；（3）盖章生效的采购合同（本办法规定可不签订采购合同的除外）；（4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；（5）完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》；（6）财务部门或公司领导要求的其他资料。5、付款时，由采购部门填写《付款审批单》，经部门负责人、分管领导审核签字，总经理审批后，送财务资产部进行帐务处理后付款。第六章采购台账管理第十四条采购部门设专人负责物资采购工作，建立健全物资采购台账，并即时登记台帐。物资采购台账包括物资采购流水账及采购付款明细账等。第十五条采购部门应定期与供货商核对供货、结算及付款情况，编写并签认备忘录。第十六条采购部门应每月7日前与财务部门核对上月账务。 第十七条采购部门应按月对采购情况进行总结和分析。第七章罚则第十八条不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。第十九条经审批的采购方案，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，如不能如期完成应及时向分管领导说明原因，否则由经办人承担相应责任。第二十条未经比价或谈判即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高，经查实后采购人员承担相应损失。第二十一条验收相关人员必须对所有到达的采购物资，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现质量不合格时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁不合格的采购物资入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。第二十二条库管对采购物资的入库数量负责。若发现数量不符时，应当及时报告采购部门，同时妥善保管该批采购物资等待处理。因库管个人原因，造成入库数量短缺、超计划采购的，给予相应的经济处罚。第二十三条财务资产部必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真相，并造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。第八章附则第二十四条其他管理制度中与本办法不相符的，以本办法为准。第二十五条本办法由采购分管领导负责修订和解释。第二十六条本办法自2017年1月1日起执行。附件一：物资采购合同合同编号：按附件三编号供方：需方：根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国产品质量法》及相关法律法规，本着平等互利、等价有偿的原则，经双方协商一致，订立本合同。一、 货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额序号货物名称规格型号计量单位数量含税单价(元)金额(元)12合计大写二、质量要求：（按国家标准和行业标准）执行，供方必须对产品的质量负责，提供据以验收的必要技术资料。三、包装要求：1、包装须适合（汽车或火车运输）要求，能适应气候的变化，能防护正常装卸、潮湿、雨淋、腐蚀、震动和冷冻,并符合技术附件中的规定。2、包装标准：[]包装执行标准。[√]复合三合一包装（外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜），公斤/袋。[]普通编织袋包装公斤/袋。[]坚固的纸箱包装。[]桶装：全新铁包装桶，200公斤/桶。3、包装费用承担：包装及相关费用由供方承担。包装物不回收。4、供方将对由于包装不当致使货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责，包括直接经济损失和合理的可预期利益损失。四、交货地点及运输方式:（供方运至需方要求的交货地点），到需方收货前所发生的运输费、保险费及装卸费等费用由供方承担。五、交货期限及违约责任：（发货及交货日期）前到（需方要求的交货地点）。在合同执行期间如果供方延迟交货，则每7天（日历天数）罚迟交货款值的%（不满7天按7天算），但最高不能超过合同总金额的5%。如果乙方延迟3周仍不能交货，需方有权终止合同，同时供方退换需方所有货款，而供方仍要向需方按时支付上述罚金。六、验收标准、方法及提出异议期限：（产品名称及标准号）验收，货到需方二十日内对供方产品质量提出异议，若存在问题，供方负责换货或退货。七、随机备品，配件工具数量及供应方法：（附产品标准，检验报告及合格证等）。八、结算方式：。九、 违约责任：按《中华人民共和国合同法》有关条款执行。十、解决纠纷方式：双方协商解决。如协商不成，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。十一、其他约定事项：1、。2、。十二、合同生效：1、本合同正本一式两份，双方各持一份，传真件有效。2、本合同有效期限自年月日起至年月日止。供方:(章)法定地址:法定代表人:委托代理人:需方:(章)法定地址:法定代表人:委托代理人:电话:传真:开户银行:帐号:税号:邮编:签订日期：年月日签订地点：成都电话:传真:开户银行:帐号:税号:邮编:签订日期：年月日签订地点：附件二：采购合同评审会签表合同号合同名称合作单位市场营销部经办人市场营销部审核意见：签字：年月日财务资产部审核意见：签字：年月日分管领导审核意见：签字：年月日总经理审批意见：签字：年月日附件三：合同编号规则为加强公司合同编号管理，将合同分类编号规则做如下规定：1、一级编码：由公司简称XYHW四个大写字母表示。2、二级编码：由合同类别（销售XS、采购CG、劳务LW、技术服务JS等）汉语拼音的声母表示。3、三级编码：由合同签订年月日组成。如4、四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号。5、编码举例：如2012