行政部规范化最新管理工具箱

行政部规范化最新管理工具箱行政部规范化最新管理工具箱行政部规范化最新管理工具箱.行政部规范化最新管理工具箱HＹPERLIＮK＂"目录TOC＼o＂１-3＂\h\z＼uHYＰERＬINK＂"第一章行政部组织结构与责权 PAＧＥREF_Toc２48７93３0２\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLIＮK"＂第一节行政部职能与组织结构ﻩPAGEREF＿Toc24８79330３\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYＰERLINＫ＂＂＼l"_Toc2487９3304"一、行政部职能 PAGEＲEＦ_Toc2４879330４＼ｈ３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINK""二、行政部组织结构 ＰＡGEREF_Tｏｃ24８793３0５\h3〔未经许可请勿转载〕HYＰERＬINK""\l"_Toｃ248７93３06"第二节行政部责权 PAＧEＲEF_Tｏc24８7９3306\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLINK＂"\ｌ＂_Toｃ24８793307"一、行政部职责ﻩPＡGERＥF＿Toc２48７93307\h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹPERＬＩNK""第三节行政部管理岗位职责ﻩPＡGEREＦ_Ｔｏc2４8793309\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HＹPＥRＬINＫ"＂\ｌ"_Ｔｏc2４8793310"一、行政总监岗位职责 PAGＥREF＿Ｔoc248７93310\h３〔未经许可请勿转载〕＼l"_Toc２４8７933１１"二、行政部经理岗位职责ﻩＰAGEREF_Toc248７９3311\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLIＮK""第二章前台接待管理 PＡＧEREF_Ｔoc24８７93312\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINK＂"＼l"_Tｏｃ24879331３"第一节前台接待岗位职责 PAGEREＦ＿Ｔoｃ２48７93313\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰＥＲＬINＫ""＼ｌ"＿Ｔoc248793314"一、接待主管岗位职责ﻩPAGEREF＿Toc２４8７933１4\h3〔未经许可请勿转载〕＼l"＿Tｏｃ２４8７９３315"二、接待专员岗位职责ﻩPAGEＲEF＿Ｔoc248793３15\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLIＮＫ""＼l"_Toc2４8７93３16"第二节前台接待管理制度 PAGERＥF_Toc2487９３3１6\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK"＂＼ｌ＂_Tｏc248７93317"一、前台接待礼仪规范 PAGERＥＦ_Tｏc248793317\h3〔未经许可请勿转载〕二、来访人员接待管理制度ﻩPAGＥREF_Ｔｏｃ2４8793318\h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹＰERLＩNK"＂＼l＂_Ｔoc248７9３319"三、前台电话接听管理制度 PAGERＥＦ＿Ｔoc248793319＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLINK＂"\l"_Ｔoｃ24879332０"第三节前台接待管理表格ﻩPＡＧEREF＿Toc2４87９3320＼h３〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINK""＼l"_Toc2４87９3321"一、客人来访登记表 PＡGEREF_Ｔoc２4879３321\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLIＮK＂"\ｌ"_Toc2487９33２2"二、函件收发登记表ﻩPＡGEREF_Ｔoc248７9３322\h３〔未经许可请勿转载〕HYPERLINＫ＂"第三章办公事务管理 ７９33２４\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERＬINＫ＂"\l＂_Toc24879３325＂第一节办公事务岗位职责 PAGEREF_Tｏc2４87933２5\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPEＲＬIＮK"＂\ｌ"_Toc2４87９３3２6＂一、办公事务主管岗位职责 PAGEＲＥF_Toc24８793326\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPERLIＮK""＼l"_Toc２48７93３2７"二、办公事务专员岗位职责 PＡGＥＲEＦ＿Toc２4８7933２7＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK""\ｌ"_Toｃ2４879３３28＂三、行政办公秘书岗位职责ﻩPAGＥRＥF＿Toc248７9３328\h3〔未经许可请勿转载〕HＹＰERＬINK＂＂＼ｌ＂_Toc２487933２９＂第二节办公事务管理制度 PＡＧＥRＥF_Toc２4８７93329\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINＫ""\l"_Toc248793330"一、办公设备管理制度 PＡGEREF＿Toc2４8７93３30＼h３〔未经许可请勿转载〕ＨYPＥRLINK""二、办公用品管理制度ﻩＰAGERＥF_Toｃ２4８7933３1\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬＩNK""＼l＂_Ｔｏc2487933３２＂三、办公文书管理制度 PAGＥRＥF＿Toc2４８7９3332\h３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINK""七、图书资料管理制度ﻩPAGEＲEF_Toｃ2４879３3３3\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLINK"＂\l＂_Toc24８7933３4"第三节办公事务管理表格 ４\h3〔未经许可请勿转载〕一、办公设备登记表ﻩPAGEREＦ_Tｏｃ24879３335\ｈ３〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬIＮK"＂\l＂＿Tｏc248793３36＂二、办公用品领用表ﻩPAＧＥREＦ＿Toc24879333６\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPＥRＬINK""三、办公文书会签单 PAGEREF_Ｔoc248７9３３37\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLＩNK""\ｌ"_Toc２４8７93338"四、档案借阅审批表 PAGEREＦ_Ｔoc2487９333８＼h３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRＬINＫ""＼ｌ"_Toc2487９3３３９＂五、信件领取登记表ﻩPAGEＲＥＦ＿Ｔｏc24879３3３9\h３〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLＩNＫ"＂＼l"_Ｔoｃ２4８793３4０＂六、印章使用登记表ﻩＰAＧEREF＿Toc2487９334０\h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹＰＥＲLINＫ""七、图书资料借阅表ﻩＰAＧＥREF＿Toc24８７93341＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK""＼l"_Tｏc24879３3４2"第四章行政人事管理 ＰＡGEREF＿Toc24８７93342\h3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLＩNK""第一节行政人事岗位职责 PAＧEREF_Toｃ24879３3４３\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINK""\l＂_Toc24８7933４4"一、行政人事主管岗位职责ﻩＰAGEREＦ_Toc２487９３３4４＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬINK""\ｌ"_Toc24８79３３４５＂二、行政人事专员岗位职责ﻩPAGEREＦ_Toｃ2487９3３4５\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLINK＂"\ｌ＂_Toc24８７9３３４6＂第二节 行政人事管理制度ﻩPAGＥＲＥＦ＿Toc2４879３346\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPEＲLINK""＼l"_Ｔoc２48７93３4７"一、员工考勤管理制度ﻩ２48793347＼h３〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINＫ""＼l"_Toc2４879３34８"二、员工出差管理制度ﻩＰAGEREF_Ｔoc2４87933４８\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINK＂"\l"_Toｃ2４87９3３49"三、公司会议管理制度 ＰAGEREＦ＿Toc2487９334９＼ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPERLＩNK""\l"＿Ｔoc24８7９33５0"四、公司提案管理制度 PAＧＥＲEF_Tｏc2487９3350\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINＫ""\l"_Tｏc2４8793３51"五、日常纪律管理制度ﻩPAGERＥＦ_Toｃ2487933５１\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYＰERＬＩNK＂"＼l"_Toc2487９3352"第三节行政人事管理表格ﻩPAGEREＦ_Ｔｏc2487９３３52\h３〔未经许可请勿转载〕一、员工考勤登记表 PAGERＥF＿Ｔoｃ２4８７933５3＼h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹPERＬINＫ＂"二、年度考勤汇总表ﻩＰAＧEＲEF_Toc24８793３54\h３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINK""＼l"＿Toc248７93355＂三、员工请假申请单 PAGＥREF＿Tｏｃ24８７9３35５\h３〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK""＼l＂_Toc２48793３56"四、员工加班申请表ﻩPAＧEＲＥF_Tｏｃ2487９33５６\h3〔未经许可请勿转载〕HＹＰERLINＫ""\ｌ＂_Ｔoc２４8７933５7"五、员工出差申请表ﻩＰAGEREF_Toc２48７93３5７\h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬINＫ""＼ｌ"_Toc２4８７93358"六、差旅费报销清单ﻩPＡGEREF_Ｔoc２４87９３35８\ｈ３〔未经许可请勿转载〕HＹＰEＲＬＩNＫ""七、公司会议记录表 ＰAGEＲEF_Toc２48793359\h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINＫ""\ｌ"_Ｔｏｃ２487933６0"八、提案管理记录表ﻩPAGEＲEF_Toc2４8７９3３60\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLＩNＫ"＂九、员工提案评定表ﻩPＡGEＲEF_Tｏｃ24８793３６1\h３〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLIＮK＂"＼ｌ"＿Toｃ24879３3６2"十、员工奖惩记录表 ＰＡＧEREF_Toc2４8793362\h３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRＬIＮＫ"＂\l"_Tｏc248７93363"十一、员工违纪处理表 PＡGＥＲEF_Toc2４879３3６3\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLＩNK""第五章安全管理 ＰＡGEREF＿Tｏc2487９3３64＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINＫ""＼l"_Toc2487９3365＂第一节安全管理岗位职责ﻩPAＧEREＦ＿Toc２４87９3365\h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLＩNK"＂＼ｌ"_Ｔｏc2４8７9336６"一、安全主管岗位职责 PAGERＥF_Tｏｃ２48793３66\h３〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬINK＂"\ｌ"_Tｏc2487９3367"二、安全专员岗位职责 ＰＡＧERＥＦ＿Toc248７９3367\h３〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLIＮK""一、公司值班管理制度ﻩPＡＧEREF_Ｔoc248793369\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRＬＩNK＂"三、车物出入管理制度 PＡＧEREF＿Tｏc248７9３３7１\h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERＬIＮK""＼l"_Ｔｏc2４8793３7２"四、安全保卫管理制度 PAGEREF_Ｔｏc2４87９３３72\h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLIＮK"＂五、消防安全管理制度 PAＧEREF_Toc２4879３373＼h3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINK＂"\l＂＿Toc２4８793374"六、公司保密管理制度 PＡGＥＲＥF_Toｃ２4879３374\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINＫ""\l"＿Ｔoc２４87９337５"第三节安全管理表格ﻩPAGEＲEF_Tｏc２４８79３375\h３〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLＩNＫ""\l"_Ｔｏc248793377"二、保安执勤日志表 ＰAＧEＲEＦ_Ｔoc2487933７7＼h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERＬＩNK＂"\l＂＿Toｃ2４８7933７8"三、外出员工登记表ﻩPＡGEREF_Toｃ24879３３7８＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINＫ＂"\ｌ"＿Toc248７93３７9"四、来宾出入登记表ﻩPAＧＥＲEF＿Ｔoｃ2487９337９\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLＩＮK""五、安全状况检查表 ＰAＧＥREF＿Ｔoｃ2487９33８0＼h３〔未经许可请勿转载〕ＨＹPEＲLＩＮＫ""六、防火设施检查表ﻩPAGＥREF＿Toc２4８７93381\ｈ３〔未经许可请勿转载〕HＹＰERLINK""七、突发事故报告表ﻩPAGEREF_Tｏc2４879338２＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLIＮK""＼l＂＿Ｔoc2487９338３＂八、事故统计汇总表ﻩPAGEREF＿Ｔoc２4８793３83\h３〔未经许可请勿转载〕ＨYＰERLINK"＂第六章车辆管理 PAGＥRＥF_Toｃ2４87９3３84\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK"＂第一节车辆管理岗位职责 PAGERＥF_Ｔoｃ２４8７９338５\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINK＂"＼l"＿Toc24879３３8６"一、车辆主管岗位职责ﻩPAGEＲEＦ_Toc2４87９3３8６\ｈ3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLINＫ＂＂第二节车辆管理制度 PAGERＥF＿Ｔoc2４879３3８8\h３〔未经许可请勿转载〕HＹPERＬIＮK"＂＼ｌ"_Ｔｏｃ２487９3389"一、公司车辆管理制度 PAGEＲＥF_Toc２48７93３89\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬIＮＫ""\ｌ＂_Tｏc２48７93３90"二、车辆安全管理制度 PAＧERＥF＿Tｏｃ248７9339０\h3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLＩNK"＂\l＂＿Toc２４８793391"三、公司司机管理制度ﻩPAGＥREＦ_Toc2４879339１＼h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINK＂"\l＂_Ｔoc2４87９33９2"第三节车辆管理表格ﻩPＡGＥREF＿Toc24879339２\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLＩNK＂"\ｌ＂_Tｏｃ24879３393＂一、车辆登记表 ＰAGEREＦ_Ｔｏc248793393\ｈ3〔未经许可请勿转载〕ＨYPERLINK""二、车辆检查表 PＡGＥRＥＦ_Ｔoc248７９3394＼h3〔未经许可请勿转载〕ＨYPＥＲLINK＂"＼l"_Toc248７93395"三、车辆请修表 PAGERＥF_Toc248７9339５＼ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰEＲＬＩＮK""\ｌ"＿Ｔoc２48793396"四、保养记录表 PAGEREF_Toｃ248793３9６\h3〔未经许可请勿转载〕HＹＰERLIＮK""＼ｌ"＿Tｏｃ2487９33９７"五、车辆加油表ﻩPAGEREF＿Ｔoc２４８7９339７\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥＲLＩNK＂"＼l＂_Toc２48793３98"六、用车申请表 PAＧEＲＥF_Ｔoc248793398\h３〔未经许可请勿转载〕HYPERＬINK""＼l"＿Toｃ248793３9９"七、派车记录单 ＰＡGEＲEF＿Toc24879３３99＼ｈ3〔未经许可请勿转载〕ＨＹPＥRLINK""八、车辆事故单ﻩPAGERＥF_Toｃ248７93４0０\h３〔未经许可请勿转载〕HYPERＬＩNK""\l"_Toｃ２487934０1＂九、用车记录表 PAGERＥF_Tｏc248793401＼h３〔未经许可请勿转载〕_Toｃ２４８７9340２"十、车辆费用表 PAGＥRＥF_Toc24879３40２\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥＲLINK""\l＂_Toc2487９34０3"第七章总务后勤管理 PAGERＥＦ＿Ｔoc2４8７934０３\h3〔未经许可请勿转载〕\ｌ"_Toc２４８793404＂第一节总务后勤岗位职责ﻩPAGEＲＥＦ＿Toc2４8793404\h３〔未经许可请勿转载〕HＹPERLＩＮＫ＂"\l＂_Toc248７93４０５"一、总务后勤主管岗位职责 PAGEＲＥF＿Toc2487９3405\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLＩNＫ＂"\ｌ"_Tｏｃ２4879３406"二、宿舍管理专员岗位职责 PAGＥREF_Toｃ24８７93４0６\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥＲLINＫ"＂\l"_Toc２４8７９3407"三、食堂管理专员岗位职责ﻩPAＧＥREF_Toc24８793407\h３〔未经许可请勿转载〕HＹＰＥRLＩＮＫ""四、保洁专员岗位职责 PAGEＲEＦ＿Tｏc24８７９3408＼h3〔未经许可请勿转载〕HＹＰERLINK""第二节总务后勤管理制度 PAGEＲEＦ_Toc２４879３410\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYＰＥRLINＫ""＼l＂_Ｔｏc2４8793４11＂一、员工食堂管理制度ﻩ８7９341１\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HＹPERLINK""＼l＂_Toc24879３412＂二、员工宿舍管理制度ﻩPAGEREＦ_Ｔoc２487９3412\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPERＬＩＮＫ""＼l"_Ｔoｃ24８793413＂三、清洁卫生管理制度 PＡGERＥF_Toc２48793413＼h3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLINK""\l"_Toc248793414＂四、环境绿化管理制度ﻩPAＧERＥＦ_Tｏｃ248７９3414\h３〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLINＫ"＂\l"_Tｏc248７９3４15"第三节总务后勤管理表格 PＡGＥREF＿Toc24８7934１5＼h３〔未经许可请勿转载〕ＨYＰERLIＮＫ"＂\l"_Tｏc248793４1６"一、食堂卫生检查表 PAGEＲEＦ_Ｔoc2487９3416\h３〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLINK"＂\ｌ"_Ｔｏｃ2487934１7"二、住宿人员管理表ﻩPＡＧEREＦ_Toc248７9３4１7\h3〔未经许可请勿转载〕HYPＥRLＩNK＂"三、清洁卫生管理表ﻩPAＧEREF_Toc2487９3418\ｈ3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲLＩＮK""\ｌ＂_Toc２48793４19"第八章公关事务管理 ７93419\h３〔未经许可请勿转载〕HYＰＥRLINK＂"\l"_Toc24879３4２0"第一节公关事务管理岗位职责ﻩＰAGEREF＿Toc２487９3420\h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬＩNK＂"＼l"_Toｃ２48７９3４22"二、公关事务专员岗位职责ﻩＰAＧＥREF＿Toｃ248793422\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLINＫ""\l＂_Toc2487９3423"第二节公关事务管理制度 PAGEＲEF_Ｔoc2４８７934２3＼h３〔未经许可请勿转载〕ＨＹPＥRLIＮＫ"＂\ｌ"_Ｔｏc２4879３42４"一、公关管理办法ﻩＰAGEREF_Toc２4879342４\h3〔未经许可请勿转载〕HYPEＲＬINK""\ｌ"_Toｃ24８793425"二、参观管理规定 PAGERＥF_Toc248793425\h3〔未经许可请勿转载〕HYＰERLIＮK""＼l"_Toｃ２4879３426＂三、公务接待制度 PAGＥREＦ_Toc248７9３4２6\h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹＰERＬＩNＫ""＼l"_Toc2487９3４2７＂四、对外宣传制度ﻩＰAGEREF_Toc２487９3427\h3〔未经许可请勿转载〕HYPERLIＮK＂"第三节公关事务管理表格 PAGＥRＥＦ＿Ｔoc２4８79３428\h３〔未经许可请勿转载〕HYPERLINＫ＂＂\l＂＿Tｏc２487934２9"一、商务接待安排表 PＡGＥREF_Ｔoc2４８7９３4２9\h3〔未经许可请勿转载〕ＨＹＰＥRＬＩNK""三、公关接待审批表ﻩPAGＥＲEＦ＿Toc24８793431\h３〔未经许可请勿转载〕HYＰERＬＩNK""四、公关活动策划表 PAＧEＲEF_Toc248793４32\ｈ3〔未经许可请勿转载〕第一章行政部的组织结构与责权第一节行政部的职能与组织结构一、行政部的职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1.参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋〞和“助手〞,更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参〞与“臂膀〞。〔未经许可请勿转载〕2．沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令,ＨYPERLINＫ""沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。〔未经许可请勿转载〕3.管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤〔卫生、食堂、员工宿舍〕、安全保卫等工作。〔未经许可请勿转载〕4.服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。二、行政部的组织结构由于公司所属行业和规模的不同,公司的组织结构也不尽相同。图1－1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。〔未经许可请勿转载〕行政部经理办公事务行政部经理办公事务主管总务后勤主管前台接待主管公关事务主管前台接待专员公关事务专员办公事务专员秘书宿管管理员食堂管理专员保洁绿化人员行政人事主管行政专员车辆主管司机安全保密主管安全专员行政总监图1－１行政部组织结构示例第二节行政部责权一、行政部的职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作,确保公司各项工作正常运行。其具体职责如此图１-２所示。〔未经许可请勿转载〕职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责13职责14图１-2行政部职责二、行政部的权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力,如此图1-3所示。〔未经许可请勿转载〕权力1权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图1-3行政部权力第三节行政部管理岗位职责一、行政总监的岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如此图１-4所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12图1-４行政总监岗位职责二、行政部经理的岗位职责行政部经理负责全面规划、指导，HYPＥRＬＩNK""协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如此图１-5所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11图1-5行政部经理岗位职责第二章前台的接待管理第一节前台接待岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作,及时解决前台工作中出现的问题,保证公司上下信息畅通,提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如此图2-1所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行做好公司重要客人的接待工作，跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图2-1接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下,全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如此图2-２所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程负责分发公司文件、通知，并做好分发记录执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生图2-2接待专员岗位职责第二节前台接待管理制度前台接待礼仪规范以下是某公司的前台接待礼仪规范,供读者参考。制度名称前台接待礼仪规范编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员的职业形象,充分发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。第2条适用范围公司前台接待人员均应遵守本规范。第2章前台接待仪态规范第3条前台接待仪表要求前台接待人员应注重仪表,工作期间一律着职业装,具体要求如下表所示。前台接待人员仪表要求表总体要求１．适合性:服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2.整体性：各部位的修饰要与整体协调一致3.适度性:在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上,要自然适度，注意分寸男士着装要求１．西装:款式简洁,单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配件搭配２.领带：颜色必须与西装和衬衫协调,干净，平整不起皱;长度合适,领带尖应恰好触及皮带扣,领带宽度应该与西装翻领宽度协调HYＰＥRLIＮK"＂3.衬衫:领型、质地、款式都要与外套和领带协调,注意领口和袖口要干净４.鞋:最好穿黑色或深棕色的皮鞋,并注意保持鞋的光亮、清洁５.袜子:宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；袜子颜色要和西装颜色协调女士着装要求1.保持衣服平整,职业装质地要好,但不要过于华丽2．袜子的颜色,以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜３．配戴饰品要适量，应尽量选择同一色系，注意与整体的服饰搭配协调第4条前台接待仪容要求前台接待人员的仪容应整洁,并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体要求如下表所示。前台接待人员仪容要求表总体要求大方整洁,凸显职业性细节要求1.勤洗头发,并梳理整齐2.勤剪指甲,不要过长，不留污垢3．香水味不宜过于浓烈４.不要戴墨镜或变色镜第5条前台接待仪态要求前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态,具体要求主要有以下几点。1.站姿要求男士站姿应体现出阳刚之美,头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹,收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心自然落于脚中间,肩膀放松，两眼平视前方，表情自然,面带微笑；女士站姿则主要体现出柔和与轻盈,丁字步站立。2.坐姿要求〔１〕肩部放松，双手自然下垂，交握于膝上,五指并拢，或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只手放在膝盖上。〔2〕双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢，两足尖距离10厘米左右。〔3〕坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离，坐在椅子的2/３处,不要只坐一个边或深陷椅中。〔４〕坐姿应尽量保持端正,身体不要前倾或后仰，双肩齐平。〔5〕移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。〔６〕与人交谈时，双眼应平视对方,但时间不宜过长或过短;也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大。３．走姿要求〔１〕走路时头正颈直，上身挺直,挺胸收腹，两臂收紧，前后自然摆动,前摆稍向里折约35度,后摆向后约15度。〔2〕身体重心在脚掌前部,尽量走在一条直线上。〔3〕靠道路的右侧行走,遇到同事要主动问好；上下楼梯时，应让长者、女士先行。〔4〕在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。4．手势要求前台接待人员可通过手势，表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范要求,具体规定如下表所示。前台接待人员手势礼仪要求表手势礼仪要求详细说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线,下界不低于自己的胸区,左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合,手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和重复自然亲切多用柔和的手势,少用生硬的条手势,以求拉近双方的心理距离避免不良手势1．在与人交谈的过程中,讲到自己时不要用手指自己的鼻尖，而应用手掌按在胸口２．谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势３．避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4.不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目标在指引方向时,手指应自然并拢,手掌以肘关节为轴指向目标,同时要看目标５．传递物品要求前台接待人员在递物时须使用双手,以示对对方的尊重,并要考虑接物人员是否方便;在接物时，身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意。第3章违纪处理第6条前台接待人员如违反本规范,公司将视情节提出批评，或处元以上元以下的罚款。第７条经多次批评、罚款仍屡教不改者,公司可视情节严重程度给予降级、辞退处理。第4章附则第8条行政部对本规范拥有解释权。第9条本规范自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、来访人员接待管理制度以下是某公司来访人员接待管理制度，供读者参考。制度名称来访人员接待管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为,提高接待效率,树立公司形象，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章人员来访接待第3条接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。第4条客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者；如需引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势，具体如下表所示。引导规范表引导方法详细说明在走廊的引导方法接待人员在客人两三步之前，配合步调,请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面;若是下楼时，应由接待人员走在前面,客人走在后面。上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时,接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；到达时，由接待人员按“开〞钮,请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅，接待人员应用手指示,请客人坐下;看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人误坐下座,接待人员应请客人改坐上座第5条安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。１．对于普通来宾,一般安排在公司会议室内接待。２．对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。3．对于面试人员,如果会议室条件允许,应尽量安排在会议室接待。4.对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。第６条预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见,接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待,则应向其提供饮料和杂志，如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。第７条如果预约来访人员要找的负责人不在，HYPＥRLINK"＂接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是本公司人员回访来访者单位。第8条如果采访人员未预约,接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。第9条接待人员经过初步判断，如果不能直接回答,应使用“让我看看他是否在〞等言辞,及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。第３章附则第１0条行政部对本制度拥有解释权。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、前台电话接听管理制度以下是某公司前台电话接听管理制度，供读者参考。制度名称前台电话接听管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为,为客户提供优质、高效的服务，展示公司良好的形象,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章接听电话管理第3条迅速、准确接听１.电话铃响两声后,接听人员必须接听。如果超过三声再接电话,接听人员必须先说：“对不起〞或“对不起，您久等了。〞2．电话铃响时,如果接听人员正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。3.接听电话时，接听人员首先应该说:“您好!〞接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌，二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。第４条使用规范用语接听电话时,接听人员应恰当使用规范用语,常见用语如以下图所示。11．您好，××××公司。2．请问有什么可以帮到您？3．请问您找哪位？4．请稍等。5．我再重复一遍，您看对不对？6．请您再查证一下，好吗？7．好的，再见！第５条保持愉快心情接听电话时,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和,音量要适中，避免语气过于生硬。如遇对方拨错号码,接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，应礼貌告知对方。第6条谨慎接听电话１．转接电话〔1〕对于任何要求转接到管理者的电话，接听人员必须首先转到相关人员的秘书或助理那里，以避免公司领导被某些无关紧要的电话打扰。〔2〕若来电者要找的人电话占线，接听人员需询问来电者是否愿意继续等待;若来电者不愿等待,则应询问其来电事由，是否可以转告,避免贻误重要事情。〔3〕若来电者要找的人暂时不在办公室,接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由,是否可以转告等,避免贻误重要事情。２．代接电话〔1〕代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录。〔2〕电话接听完毕之前，接听人员不要忘记复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。第7条做好电话记录接听人员在接电话时,要随时记录电话内容,记录内容应简洁完整，最好具备以下六点内容：Wheｎ〔何时〕、Who〔何人〕、Where〔何地〕、Whａt〔何事〕、Ｗhｙ〔为什么〕、How〔如何进行〕。第8条礼貌挂断电话通话完毕后，接听人员可以询问对方:“请问还有什么事吗?〞或者“还有什么要吩咐的吗?〞既是尊重对方,也是提醒对方。谈话结束时,接听人员要表示谢意,并让对方先挂断电话,不要忘了说“再见〞。第9条当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过,如果电话内容很重要而不能马上挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。第３章拨打电话管理第1０条前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏，可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。第１1条电话接通后,接打电话人员应首先通报自己的姓名、职位。必要时,应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。第12条电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。“您好〞，“请〞,“谢谢〞等词语应不离口。同时注意语音、语调。第4章附则第13条行政部对本制度拥有解释权。第１4条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节前台接待管理表格一、客人来访登记表1.客人来访登记表〔范本一〕年月日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123…编制:审核:〔未经许可请勿转载〕2.客人来访登记表〔范本二〕来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制：审核：〔未经许可请勿转载〕二、函件收发登记表１．信函与快件寄送登记表日期寄送部门编号数量密级送达单位接收人寄送人〔签字〕编制：审核:〔未经许可请勿转载〕2.信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人〔签字〕编制：审核：〔未经许可请勿转载〕三、前台接待日志表1.接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制:审核：〔未经许可请勿转载〕2.来电备忘录日期：年月日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注１23编制:审核:〔未经许可请勿转载〕第三章办公事务管理第一节办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如此图３-１所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围图３－1办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手,是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如此图３-2所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图3-2办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如此图3-3所示。〔未经许可请勿转载〕职责1职责1安排接待来宾处理电话、邮件和传真等组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要负责收发公司内、外各种来往文件协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作协助上级领导与公司各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7图３－3行政办公秘书岗位职责第二节办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度,供读者参考。制度名称办公设备管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转,提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章办公设备购买第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算,经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条对于临时需要的办公设备,要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理第5条专人专管1.每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。２．电脑使用人员要设置开机密码,密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条操作规定1.严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。２.不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染〞病毒。3.严禁私自拷贝、泄露牵涉公司机密的文件资料。第7条病毒防护1.尚未联网的计算机,由电脑室负责安装软件。2.任何电脑安装软件前,须由相关专业负责人提出书面报告,经部门主管同意后，由专业人员安装。3．所有电脑不得安装游戏软件。4．数据的备份由相关专业负责人管理,备用的软盘由专业负责人提供。5．在使用软件前，必须进行杀毒,确保软件无病毒后方可打开。6.任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条硬件保护1.除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2.硬件维护人员在拆卸电脑时,必须采取必要的防静电措施。3.硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4.各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。５．各部门负责人必须采取必要措施,确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。６.对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条电脑保养1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑,盖上防尘罩。2.定期〔每月末〕对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不必要的文件资料,保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3．定期〔每月一次〕由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第４章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理,各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表〞,逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第1３条禁止因私事拨打长途电话。第５章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机由专人负责管理,其他人员未经批准不得擅自使用。第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第１6条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰,语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章传真机使用管理第1７条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第１９条建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章其他办公设备使用管理第2１条公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条办公设备要定期养护,以免因老化而影响使用。第２3条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏,要追究相关人员的责任。第８章办公设备使用监管第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第2５条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章附则第26条行政部对本制度拥有解释权。第27条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、办公用品管理制度以下是某公司办公用品管理制度,供读者参考。制度名称办公用品管理制度编号执行部门第1章总则第１条目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。第2章办公用品的申请第3条对于日常易耗品的申请,直接由申请部门填写“申请单〞〔如下表所示〕，经主管领导签字确认后,到行政部登记领取。公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人〔签字〕：主管领导〔签字〕:年月日年月日第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单〞〔如下表所示〕，经办公事务部门确认审核后,由办公事务部门统一购买。公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因:部门主管审批意见：签字：年月日行政部审批意见：签字:年月日如果金额超过审批权限须请行政总监签批意见:签字:年月日第5条“申请书〞中要写明所需物品、数量、质量和规格。第３章办公用品的购买第6条办公事务部门统一购买办公用品,如有特殊情况,允许各部门在提出“办公用品订购审批单〞的前提下就近采购,由办公事务部审核,并且把审核结果连同“审批单〞一起交付监督检查部门保存,作为日后(办公用品使用情况报告书）的审核与检查依据。第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家,选择其中价格、质量最优者。第9条办公事务部门必须依据“订购单〞,填写“订购进度控制卡〞〔如下表所示〕，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。订购进度控制卡项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员〔签字〕：主管领导确认〔签字〕:第10条收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单〞验收，核对品种、规格、数量与质量,确定无误后，在“送货单〞上加盖印章,然后在“订购进度控制卡〞上登记,写明到货日期、数量等。第11条收到办公用品后,办公事务部门要对照“订货单〞与“订购进度控制卡〞，开具支付传票,经主管签字、盖章,做好登记，转交出纳室支付或结算。第4章办公用品的核发第1２条办公事务部门依据申请部门的“申请单〞,在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单〞。办公用品分发通知单需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于__＿_年____月＿___日到达本部门,请于＿＿__年____月__＿_日之前领取接收人员〔签字〕:主管领导确认〔签字〕：第13条办公事务专员核对后,把全部用品备齐,分发给各部门。第1４条办公用品分发后办公事务专员需做好登记,写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单〞连同“办公用品分发通知单〞转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知,连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账〔如下表所示〕。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况,并经常整理与清扫,必要时要做好防虫等保护工作。第17条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因,然后调整台账，保证两者一致。第1８条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。第19条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿。第2０条非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章办公用品的报废处理第21条对于各部门提交的“报废物品清单〞〔如下表所示〕，办公事务专员要认真审核,确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理:部门主管〔签字〕：办公事务专员□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员〔签字〕：办公事务主管□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管〔签字〕:第22条对于决定报废的办公用品,办公事务专员要做好登记,在“报废处理册〞上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第２3条不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用的监督第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单〞与办公用品的实际使用情况。第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。第２6条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第８章附则第２７条本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公文书管理制度以下是某公司办公文书管理制度，供读者参考。制度名称办公文书管理制度编号执行部门第１章总则第１条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量,特制定本制度。第2条管理原则准确、快速。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第４条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1．绝密,指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3.机密,指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4．普通,指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第３章文书制作规范第６条文书的制作要领1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。３．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4.修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件,修改后必须署名。第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前,附上有价值的证明文件。第8条文书的署名1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不牵涉各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2．对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条文书的盖章1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2．如果文书署名者不在,可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3．以部门或公司名义起草的文书,须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章文书的收发第１0条文书主管部门负责接收文书,并按以下要点处置。1.如果一般文书，予以启封，分送各部门。2.将私人信件直接送交收信人。3.分送各部门的文书若有差错,必须立即追回。第１1条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本〞与“邮资明细账〞上登记。第12条需要邮寄或专人递交的文书,必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书,原则上不需封缄。第5章文书的处理第1３条普通文书处理1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2.处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报,并按领导指示办理。第１4条机密文书处理１.机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者,可不受本条规定约束。第1５条与多个部门有关的文书,在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商;如果协商无法达成一致,则应请示上级领导,由上级领导裁决。第６章文书的整理与保存第16条文书的整理与保存１.全部完结的文书，应在结办后三日内,交行政主管归存,按“完整、有序〞的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿〞上做好登记，归档保存。2.个人不得保存公司文书,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3.分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书,由主管保存;另一类是一般的文书,由各部门保管。第1７条文书的保存年限1．永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书;股权关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。2.保存10年的文书包括:请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴的有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。３.保存５年的文书,指不需要保存10年的次重要文书。4.保存一年的文书,指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第1８条注意事项1．对于重要的机密文件,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。２．对于保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定，写清销毁的理由和日期之后,予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报公司领导批准后销毁。3．销毁秘密级以上文件前要进行登记,由专人监督,保证不丢失、不遗漏。4．如果职务或部门划分发生变更或者做出调整,必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。５.必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第7章附则第1９条行政部对本制度拥有解释权。第２０条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期七、图书资料管理制度以下是某公司图书资料管理制度，供读者参考。制度名称图书资料管理制度编号执行部门第1章总则第１条目的为规范对公司图书的管理，提高员工的素质，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务。第3条概念限定图书资料是指由公司行政部统一购进、管理的图书、期刊和报纸。第2章图书选购第4条行政部根据(公司学习计划）以及各部门的申请要求购买图书，并由行政部经理控制与检查购买图书的各个环节。第5条行政部必须逐月、逐年制订图书购买计划,图书采购人员需按计划实施采购。第6条如果属于购进图书，则在接收图书时支付现金,结清书款，要注意控制预算，不得超支。如果属于捐赠图书,则在接收图书时开具凭证。第7条对本公司员工或外部机构捐赠的图书应表示感谢,感谢信的格式由企业