一般公文常识

公文的性质是什么？行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。这个定义明确指出了公文的性质是具有法定效力。法定效力，按字面理解就是法律规定的效力。既然是法律规定的效力，也就是法律承认和保护的效力。公文具有法定效力，这就要求：第一，公文的制发机关必须具有法律地位，是依法批准成立的机关。我国《宪法》规定了从国务院直到乡政府的我国各级行政机关的法律地位。第二，公文的制发必须符合法律要求。国家行政机关的公文具有法定效力，企事业单位的公文是否也具有法定效力呢？应该说凡是依法批准成立的企事业单位的公文也具有法定效力，不过与国家行政机关的公文效力不同。国家行政机关公文具有执法效力，企事业单位的公文不具有.但仍有受法律承认和保护的效力。公文的作用是什么々公文的作用定义为“是依法行政和进行公务活动的工具”。这是第一次把公文的作用提高到“依法行政”的高度来认识。无论是国家机关还是企事业单位都要依法行使管理职能，进行各种公务活动，而公文则是其重要的工具，是具有法定效力的凭证。把公文的作用提高到依法行政的高度，是“依法治国”方略在公文处理工作中的体现。为什么要划分文种？第一，文种是公文行文方向和内容取向的标志。例如文种是“请示”，便能知道行文方向是上行文，内容取向是下级机关向上级机关请求指示或批准。第二，不同的文种其适用范围、写作要求、发送范围和处理要求是不一样的，标明文种，有利于公文的办理。第三，便于公文立卷、归档和查询。因此，凡编有文号的正是公文均应在标题中准确标明文种。如何确定文种？一是根据行文方向，二是根据行文内容。公文按行文方向可以分为下级机关向上级机关行文的上行文；上级机关向下级机关行文的下行文；向不相隶属机关行文的平行文。不同的行文方向有规定使用的不同文种。如上行文的文种有“请示”、“报告”；平行文的文种有“函”；下行文的文种有“命令、决定、批复”；行文方向确定后还要根据行文内容，如行文方向是上行文，公文内容是请求指示或批准，用“请示”是汇报情况或答复上级机关询问用“报告”是列问题提出见解和处理办法用“意见”。什么情况下用“决定”？“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。从“决定”的适用范围可以看出，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项必须用“决定”，而其他事项要掌握“重要”和“重大”原则。“重要”是指程度而言，“重大”是指范围而言，也就是说，一般的事项、行动或奖惩不要用“决定”可以用“通知”、“通报”等，同时注意，由于“命令（令）”运用范围只有“嘉奖’，“决定”就是“惩”的最高文件形式。从发文形式来看，“决定”一般要用文件形式，而不采用信函式公文形式。“公告”和“通告”有什么区别？一是范围不同。“公告”是对国内外，“通告”是对社会各有关方面，显然只指国内。二是内容不同。“公告”是重要事项或法定事项，“通告”是具体操作事项。三是发布机关层次不同。“公告”的发布机关一般是国家机关或者国内外广泛了解的大的社会组织；“通告”的发布机关则因事而异，没什么限制。四是发布的形式不同。“公告”一般要通过新闻媒体；“通告”则可以通过新闻媒体，也可以采取张贴、揭示方式。“通知”有什么特点'？“通知”是适用范最广”、使用频率最高的一个文种。“通知”按行文方向和内容可以划分为告知性通知、批转性通知和指示性通知。告知性通知按通知对象可以是平行文，也可以是下行文。通知事项一般是具体活动事项，如会议通知、活动通知等。告知性通知内容单一，形式简便，可以拟标题，也可以只冠“通知”二字；可以标明发送范围，也可以不标发送范围；可以盖章，也可以只落款不盖章，视具体情况而定。批转性通知是下行文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文。这类通知一般要有一段按语式的文字，说明批转或转发的理由和目的，有时还可以提出具体要求。被批转或转发的公文要放在印章之后另起一面排布；可以原文复制也可以重新打印；可以作为附件也可以不标附件，转发的文件大都不作为附件。指示性通知是下行文，用于传达要求下级机关执行的事项。此外，“通知”的适用范围还有“任免人员”一项。这类“通知”各单位大都设有专固定的“任免通知”格式。写“通知”要注意不要漏掉重要内容，包括不要漏掉该通知的单位，即对公文的主送、抄送范围要根据通知内容仔细斟酌•诙通知的单位没有通知到，常常会误事。“通报”的特点是什么'“通报”适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。表彰先进、批评错误的通报还是奖惩的一种形式。“通报”的事实一定要准确，并要对事实进行分析，得出结论，提出要求。因此写“通报”要处理好“材料”与“观点”的关系，要用材料说明观点，观点统率材料，以此来决定取舍、详略。“报告"的特点是什么？“报告”是上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”接起因可以分为主动型报告和被动型报告。大多数情况下“报告”是因上级机关要求或询问而写的，即被动型报告。被动型报告要注意，开头一定把写报告的起因交待清楚，如应上级机关文件要求（标题、文号引清楚）或某领导何批示（时间、情况交待清楚）等，以便上级机关销号。然后接上级机关要求报告情况即可，可不做分析或过多分析。主动型报告既是主动，必有意图，因此要对情况进行分析，得出结论，往往还要提意见、建议。无论是哪种报告，都要注意与“请示”和“意见”相区别。即“报告”中不能夹带请示事项，所提意见、建议不是要求上级机关必须处理或答复的。同时.“报告”要注意篇幅精炼，结构严谨，切忌乱而长。“请示”要注意什么？“请示”是上行文，一般来说.没有大事、要事是不会向上级机关请示的。因此，“请示”要特别注意：请示开头最好有准确概括全文要旨的一段文字，这段文字有时还可在文尾再强调一次，以加深印象。既要把理由说充分，叉要简明扼要，切忌冗长而冲淡浓度。涉及人、财、物时，要数据准确，关系明晰。如果有解决问题的意见、建议最好提出。要注意行文规则.如不能一文数事、多头主送、非领导交办事项送领导个人、抄送下级机关。注意与“报告”、“意见”相区别，不要把“请示”写成“报告”或“意见”。“批复”要注意什么，“批复”是对下级机关请示的答复。批复开头一定要把下级机关“请示”的标题、文号引全、引准确，然后用“悉”或“收悉”加句号结束。这样要求是便于收到批复的下级机关准确分办。“意见”的特点是什么7“意见”是比较特殊的一个文种，即“意见”是个全能文种，上、乎、下行文均可用。“意见”用于下行文侧重于指导性，指令性、规定性的事项不要用“意见。“意见”如果对贯彻执行提出明确要求，下级机关要遵照执行；没有提出明确要求，下级机关可参照执行。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，这既是对下级机关也是对上级机关提出的。对下级机关而言，“意见”要遵守“请示”的行文规则，如不能一文数事、多头主送、直送和抄送下级机关等，在格式上要比照上行文.如标注签发人、联系人等。对上级机关而言，对“意见”要处理或予以答复。“意见”用于平行文，所提意见供对方参考。由于“意见'可用于上行文，就产生了上行文如何区分“请示”、“报告”和“意见”的问题。可按下列尺度掌握：须由上级机关明确指示或批准，用“请示”；就问题发表见解或提出意见、建议，希望上级机关表态，不表态亦可，用“意见”；不含请示事项，也不含“意见”内容，只是报告情况，用“报告”。“函"的特点是什么？“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”是平行文.不相隶属机关之间联系工作，询问和答复问题用“函”比较好掌握，但“请求批准和答复审批事项”也要用“函”就需要分析。这种情况是指有关主管部门与被主管部门之间的相互行文。“函”的行文对象各异，内容涉及广泛，因此要根据场合和对象的变化灵括办理。“函”按内容大致可分为“请批函”和“商请函”两类。“请批函”指主管被主管之间的行文，写法可比照“请示”和“批复'。“商请函”发函方往往是“麻烦”对方，由于是平级关系，对方没有必办的责任，因此“商请函”要注意语言措辞得体，但也不必过于谦卑，因为毕竟是“公函”，办公务，双方都要从大局出发，采取平等协商、相互配合支持的态度把事情办得圆满。什么是“便函”？“便函”是一种简便的公文形式。其简便主要体现在不编发文字号，可以没有标题，版记只保留抄送一项。“便函”适用于机关内部和对外处理一般公务。可使用机关公用信纸以至自纸，可以盖章也可以签字。对外发便函，一般要使用印有发文机关标识的红头纸.可使用信函式公文头纸，也可再设计其他式样，但发文机关标识不能冠“文件”二字。对外发便函一般盖章.“会议纪要”的特点是什么？“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的格式独特，主要是不盖章；成文日期转变为会议的通过日期，一般以结束的日期为准，标注在会议纪要标题之下，用圆括号括起；主送单位不放在公文的抬头而放在版记中的主题词之下，抄送机关之上。“会议纪要”不盖章，如何体现其效力，是掌握“会议纪要”的要点，逮要分析会议纪要出现的几种情况。一种是办公会议纪要。如“总理办公会议纪要”。这类办公会议通常是该机关决策的最高权力机构，其会议纪要的效力是由会议的性质决定的，因此虽然不盖章，但有决策的约束力。这类办公会议纪要通常有固定的格式。另一种是办事的会议纪要，这里又分两种情况：一是上级机关召集下级机关开会，所形成的会议纪要，由上级机关来发，这种情况晟好以“印发……会议纪要的通知”形式发。这时文种变成“通知”，已不是“会议纪要”了，“会议纪要”亦成为“通知”的主件。由于“通知”要盖章，自然体现了公文的效力。二是不相隶属的单位为办事而开会，会议纪要通常委托参加会议的某个单位来发，这是最标准的“会议纪要”。由于参加会议的单位相互不隶属，盖章便显得没有必要；特别是如果参加会议的单位很多，如果都盖章则更加不现实。这种会议纪要虽然不盖章，但仍有约束力，其约束力是由参加会议的单位在会议纪要中所做的承诺决定的，而且这种承诺大家都要兑现，如果不兑现，事情办不成，对各方都不利。这种会议纪要的主送单位是发文时确定的，而不是会议纪要的一部分，因此放在版记中是有其道理的。还有一种是报道会议情况的会议纪要.如学术研讨会、座谈会等.会议纪要除了介绍会议情况外，主要是记载会议的观点。自于没有约束力的事项，不盖章则是顺理成章。会议纪要特别是具有约束力的会议纪要是一种比较松散的台约形式，如果会议议定事项需要有严格法律意义上的约束力，则最好采用协议或其他合同形式。会议纪要不同于会议记录和会议简报，虽然都是会议的产物，都其有纪实性，都不能脱离会议内容而任意发挥，但只有会议纪要有约束力。会议纪要也不同于会议决议和会议协议，虽然都具有约束力。会议纪要只要参加会议的单位认可（有时也采取签字方式）然后委托某个单位印发即可.而会议决议要经过表决通过，会议协议则必须经协议各方签字或盖章，必要时还可作公证。16.什么是公文格式7公文格式简言之就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文内容的需要。公文格式包括：公文的物质载体，即纸张和油墨。.2公文的成品缮印要求。公文各组成部分的定义和作用。公文各组成部分的标识方法。什么情况标注份数序号？新《办法》要求“绝密”、“机密”级公文要标注份数序号。公文印多少份编多少号，一般应至少编2位，如果采用号码机其位数一般是6位。编份数序号的公文应登记，这样便可以掌握每一份公文的去向，一旦需要收回、查询或销毁可以避免遗桶。不是“绝密'、“机密”级的公文有的发文机关也编份数序号，如国务院和中共中央的文件即是，这同样是出于对公文严格管理的需要。公文的保密期限如何掌握？带密级的公文都应规定保密期限，以年、月为单位.如果不标明，视为长期，根据国家保密局第2号令发布的《国家秘密保密期限的规定》，绝密级事项按不超过30年、机密级事项按不超过20年，秘密级事项按不超过10年认定。如何拟好公文标题？公文标题由发文机关名称、事由（或称主题）和文种组成。印有发文机关红头的公文标题发文机关名称可以省略。标题的作用除了显示发文机关和公文种类外，主要是提示公文的主要内容；同时，标题还是公文登记和查询的主要项目。对标题的要求是“准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类”，“标题中除法规、规章名称加书名号外.一般不用标点符号”。拟好标题关键是既准确叉简要地概括公文的主要内容，即写好事由部分。应该说“简要”与“准确”是一对矛盾。在这列矛盾中，“准确”是主要矛盾，即应在准确概括公文主要内容的前提下再追求“简要”，不能一味求短，以短害义。如何提炼公文的主要内容是写好标题的基本功.要使公文标题的内涵或外延与公文内容的内涵或外延相符，既不要扩大也不要缩小。当然，在准确概括的前提下标题越短越好，多一个字都不要。如转发文件的标题，就没必要出现一系列的“的通知”。不管多少级转发，被转发的文件始终不变，好比接力赛中的“接力棒”，这样，在标题中可以只显示这个“接力棒”，只用一个“的通知”.在正文中再把原文转发的关系说清楚。标题中的“关于”值得分析。“关于”是一个介词，与事由组成介词结构，作文种的定语。“关于”的语法功能是取消了标题成为一个句子的可能性，使标题成为个名词性的结构.语义重点放在公文文种上，强调的是发了一个什么样的文.而不是发文这个动作行为本身。这与新闻报导类的标题大不样新闻报导类强调的是动作行为的发生，因此标题中般不出现“关于”.所以，虽然标题中要用“关于”没有明文规定，但公文标题中的版记的位置如何掌握？新《格式》规定，版记应置于公文的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。实际操作，会出现下列情况：公文主体只有一面，即公文只有一个单页，且主体下面的空白还能容下版记.这时版记也要放在第二面，而不能放在第一面，使第二面形成空白。主体之后的空白容不下版记.需另起一面排布版记.这时版记也要放在最后一面。公文如有附件，版记要放在附件之后，附件最后的空白如能容下版记，且该面页码又符合折页装订的要求.版记要放在该面；附件最后的空白容不下版记，按上述第2点的办法处理转发文件，被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，仍要标注转发文件的版记。如果技术条件允许，被转发文件的版记可以不保留，腾出空间标注转发文件的版记.以减少公文篇幅，节约纸张。坚持把版记放在公文的最后，是为了保证公文的完整性：正式公文前有红头，后有版记，公文首尾均有显著的标记，首尾之间均是公文不可缺少的部分。坚持把版记放在最后，操作上可能会麻烦些，但为了保证公文质量，还是要严格遵守格式的这一规定。公文中如有表格要注意什么？表格如在正文中，要排在一面，不能两面断开，并注意与文字的衔接，之间不要出现空白。表格的字体、字号可自行设计。横排A4型表格的表头，单页码放在订口一边，双页码放在切口一边，这样排布便于翻阅。A3型表格要折叠为A4型，页边要对齐。由于要折叠，A3型表格一般为单面印刷。A3型表格要粘贴，因此公文不能采用骑马订，要平订。A3型表格可不放页码。A3型表格如在公文托尾，仍要坚持把版记放在A3型表格之后。什么是行文关系？行文关系是机关之间的组织关系在行文中的体现。机关之间的组织关系无非有两种，一种是领导隶属关系，反映在行文上就是上、下行文关系。一种是非领导隶属关系，也可称为平级关系，平级关系又分两种，一是同一组织系统中的同级机关，二是非同一组织系统的机关，不论其是否同级，均属于平级关系。非领导隶属关系反映在行文上就是平行文关系。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。每个机关都要确定自己的行文关系，首先要确定本机关是一级行文还是两级行文。一级行文就是只有机关能够行文，两级行文就是除了机关以外机关内设机构或称机关内设部门也能行文。两者各有其利弊。一级行文大权独揽，但易造成大小事务均须机关负责人过问审定；两级行文可以更多地发挥机关内设部门的积极性，分担机关负责人的负担，使大的事务集中在机关，具体事务分散给部门，但易造成部门行文失控，出现部门越权、擅权，代替机关做部门应做的事。确定几级行文一般根据机关组织系统的规模范围的大小来确定。组织规模大、职权范围广的可以两级行文，反之可以一级行文。其次要确定机关哪些部门有行文权，这里又分两种情况，一是代机关拟文权，因为机关行文都是由机关部门主办、代拟的。确定的方法就是确定机关部门的发文字号，有机关发文字号的部门就有代机关拟文权。二是部门自行行文权，两级行文的机关一般说来，有代机关拟文权的部门就有自行行文权，但部门行文与机关行文的发文字号应相互区别，不能混同。不同的行文关系有不同的行文规划，不同的行文关系必须要遵守行文规则，这是公文处理规章制度的核心部分。因此，每一个机关工作人员都要懂得行文规则，好比司机要懂得交通规则一样什么是行文方式？行文方式是指由行文关系决定的行文的方式，有两种，一是单独行文.二是联合行文。不同的行文方式有不同的行文规则。上、下行文有什么行文规则？上、下行文的基本规则是逐级行文，即上行文只报到上一级机关，下行文只发到下一级机关。这是根据逐级管理的管理原则来确定的与逐级行文相对的就是越级公文。越级行文破坏了逐级管理的管理关系，使管理混乱甚至无法进行，因此是行文规则所禁止的。但在特殊情况下，发文机关认为需要越级行文，特别是越级报告这时如何处理。“上行文如确需越级，应抄送越过的上级机关。”也就是上行文即使越级，也要上一级机关知晓，这也仍是逐级管理关系的体现。对下行文越级，新《办法》未做规定，这也是从管理的实际出发。在特殊情抛下应该说上级机关有越级指挥权，甚至可以不让越过的机关知晓.但在一般情况下，下行文越级也应抄送越过的机关。上行文有什么行文规则？“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。“请示”为什么要一文一事？“一文一事”应当说是所有行文的基本原则。因为一文数事必然要产生：发文涉及到不同的机关负责人和不同的部门拟定；收文涉及到不同的机关负责人和不同的部门处理。这将使文件的拟稿、签发、批办、承办、批复、查询、立卷、归档等一系列处理环节产生混乱。由于对'请示'上级机关必须要处理答复，如果一文数事将使上级机关无法办理，所以对“请示”做了明确规定。“请示”为什么不准多头主送“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，即不准多头主送。一般说来.下级机关对谁是自己的上级机关是清楚的，发生多头主送的情况往往是下级机关认为“请示”事项涉及到上级机关不同的主管部门或其他机关.因此将所有涉及到的单位并列为主送，这就混淆了行文关系.将使公文无法办理。“请示”为什么不得同时抄送下级机关？“请示”同时抄送下级机关往往是因为“请示”事项涉及到下级机关，是代下级机关“请示”，抄送下级机关是为了让下级机关知道，此事本机关给你办了，向上级机关请示了。但这样做会产生如下弊病：一是请示的意图或方式往往不是完全按照下级机关的意思办，要有本机关的处理意见，这其中的变化不宜让下级机关知晓。二是如果“请示”事项得到圆满解决，当然皆大欢喜，如果没有解决或没有全部解决，会产生不必要的误解或解释等麻烦。因此“请示”不得同时抄送下级机关是根据实践总结的一条办文经验，形成了一条行文规则。这条规则一般也适用于下级机关向上级机关的主管部门请求审批，道理同“请示”。什么情况下可以将来文退回对下级机关的来文经审核发现问题，应具体情况具体分析.不要动辄予以退回，以免影响办文时效。退文应掌握一个总原则，即来文违反了公文处理规定致使公文无法办理。如出现下列情况应予退回。越级请示。一文数事，多头主送。直送。该协商会鉴的未协商会签。5.,未标注签发人。6.未加盖印章，丢页，字迹无法辩认等。对其他不符合公文处理规定的情况一般