建设工程公司文件管理制度

文件管理制度第一章总则第一条为了提高办公效率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公司的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：业主的函、电、来文，公司各项目部的函、电、来文，公司下发的各种文件、函件等。第三条归口管理部门：公司本部各职能管理部门负责本系统发文的草拟、报批、编号；综合办公室负责文件的接收、下发、转发并进行登记，相关部门存档。第二章收文的管理第四条文件的签收1、凡来公司文件均由公司综合办行政文员在《收文登记表》上登记后，交相关领导或相关部门签收。2、对业主、监理及主管部门往来的文件，由各项目经理部办公室进行文件、文号核定分类登记，并附《文件处理传阅单》传相关部门，原件存档；同时传至公司，由工程部存档。3、对各项目部发来的文件（申请、汇报、计划、会议纪要、技术资料、报表、单据等），进行登记后，转至分管领导及主管部门，相关专业部门存档。4、公司外出人员开会或考察带回文件应及时送交综合办公室进行登记编号后，由相关专业部门保管。第五条文件的阅批与分转1、凡正式文件均需呈送公司主管领导阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签即阅即办.2、一般函、电、报表、单据等，在接到来文后，直接分转至相关部门或人员。3、为加速文件运转,应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（紧急事件电话通知）。第三章发文的管理第八条发文的规定对公司影响较大,涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须由总经理或总经理授权人批准签发，其余文件可由分管副总批准签发。第九条发文的范围1、凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、报告等均属发文范围，凡涉及相关职能部门管理内容的文件，均需按文件字号发放。（1）公布公司规章制度；（2）转发业主或政府主管部门文件或根据其文件精神制订的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布公司的重大生产、技术、经营管理、物资供应、人事薪资、生活福利等作出的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；2、公司日常生产、技术、经营管理中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作，安排部署、传达上级指示等事项等，经分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。第十条发文字号的确定一、根据公司管理职能和发文内容，划分发文字号：1、综合办公室——公司文件办字（）第（）号2、人力资源部——公司文件人资字（）第（）号3、财务管理部——公司文件财字（）第（）号4、工程管理部——公司文件工字（）第（）号5、经营开发部——公司文件经字（）第（）号6、法务合同部——公司文件法字（）第（）号7、机械物资部——公司文件机物字（）第（）号二、按发文时间顺序，确定公司文件号“公司总字（）第（）号”。第十一条发文程序规定:1、各管理部门需要发文,按工作实际需要草拟文件初稿;2、草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确；3、文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿件首页,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期；4、主管领导对文稿进行审核并签批（原件须手签）后，将文稿电子版转综合办公室，由综合办公室统一打印下发。5、需经会签的文稿,应在打印前送会签部门会签，《文件会签流程图》附后。第四章文件的立卷与归档第十二条文件的归档范围：1、下列文件由综合办负责归档；（1）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知等；（2）反映公司经营活动的音、像制品；2、业主及政府主管部门来文，业主或政府主管部门的批复文件及项目部上报的有关材料由相关项目经理部存档；3、各部门专业性的图纸、资料及各类计划统计报告、合同等，各专业部门自行建档、立卷。4、各部门日常工作中形成的资料、由各部门负责自行建档、立卷。第十三条立卷要求1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档，实施清单管理。2、立卷时,要求把文件的批复、原件、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。3、重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。第五章文件的查阅复制、清退和销毁第十四条公司员工因工作需要查阅文件，需经本部门负责人签字同意后，方可查阅；需复制的需由相关领导签批。第十五条查阅文件应严格履行登记手续，就地阅看，按时归还，如需将文件带走或复制的做好登记，不允许在文件上勾划、涂抹。第十四条文件资料管理人员要定期对要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。如发现文件丢失或损坏，必须及时查明原因和责任者，并如实向主管领导报告。第十五条各部门要指定专人负责文件收交、保管、催办检查工作。第十六条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，要定期清理，并办理申请销毁手续.第十七条经主管领导审核同意销毁的文件，统一进行销毁。附：1、《文件签收记录表》2、《文件发放记录表》3、《下发文件会签单》4、《文件阅办单》文件会签流程图根据会签意见，由行政文员反馈到拟稿人进行修改。拟稿人（根据会签意见，由行政文员反馈到拟稿人进行修改。拟稿人（经办人）部门负责人初审会签部门会签不符合规定要求直接打回拟稿人进行修改公司管理委员会总经理制做文件（草稿）审核、签批会签完毕知会会签完毕下发文件至各部门完毕，原件归档行政文员（加文件会签卡）进行收（发）文登记文件签收记录表序号接收日期文件（材料）名称收件部门收件人签字备注文件发放记录表序号发文日期发文部门文件名称文件编号收件部门收件人签字文件阅办单文件名称传阅日期领导批示：传阅人签字：下发文件会签单发文部门上报日期文件内容会签部门意见综合办公室年月日人力资源部年月日财务部年月日经营开发部