合伙人秘书重点工作概述

46/46目录TOC\o"1-4"\h\z\u合伙人秘书工作三大特性 2合伙人邮件收发、整理 4一、邮箱的分类 4二、邮件信息的分类 4三、电子邮件的整理 5（一）、私人邮箱的整理 5（二）、工作邮箱的整理 5（三）、邮件存档文件夹分类 6（五）、邮件信息的处理 7合伙人料理打算 8一、日程安排的沟通 8二、预约机制 8三、出差行程料理 9四、会议料理 11五、接待料理 12信函草拟 12合伙人文件底稿的整理、归档 15一、合伙人文件底稿的分类 15二、文件的装订及归档 15合伙人电话及传真处理 17一、电话信息的处理方式 17二、合伙人的移动电话的治理 17三、合伙人传真治理 18合伙人签字治理 19一、合伙人签字时刻的约定 19二、各项业务的签字规定和流程约定 20三、专门情况合伙人不能签字的处理方式 20（一）、合伙人不在公司无法签字的处理方法 20（二）、合伙人参加会议的处理方式 21合伙人业务料理 22一、业务流程料理 22二、项目信息及信息汇总上报 33三、对项目的跟踪反馈 33

合伙人秘书工作三大特性独立性：秘书工作是一项服务工作，其工作的内容，特不是在业务工作的内容在某种程度上与其服务对象——合伙人的工作内容有专门大的联系。为此，秘书工作范围对内涉及公司各个层面的人员，对外涉及与合伙人相关的客户的联系，联系广泛，许多工作的开展又必须依靠于其他人员对自己工作的支持。然而，这并不意味着秘书工作就应该与大伙儿保持一团和气，而应该保持工作的独立性：独立考虑，具备对负责的各项事宜有独立考虑和推断的能力；独立工作，能独立开展各项工作，有效支持合伙人工作；独立的人际关系，自己的人际关系应保持相对独立，不能与其他职员过于紧密，使服务领导产生不安全感。原则性：原则性是指合伙人秘书尽管以合伙人为中心开展工作，但应时刻谨记秘书是公司的一员，忠诚于公司确实是忠于工作，忠于公司的原则确实是忠诚于自己的原则。因此，服务合伙人时要坚持原则，在对其他职员是也要坚持原则。以公司文化导向为原则以公司制度底线为原则以坚持公司利益为原则保密性：公司合伙人为公司核心层领导，掌握着公司经营治理中的大量相对秘密的信息和文件。因此作为合伙人秘书就应该具备高度的保密性。重要信息保密性重要资料保密性客服信息的保密性不传谣，不造谣。

合伙人邮件收发、整理一、邮箱的分类合伙人邮箱分为两类：工作邮箱（OA邮箱、对外公众邮箱）和私人邮箱。工作邮箱：秘书每天定时收集，对邮件进行筛选、整理，在约定的时刻将信息反馈给合伙人，由合伙人批阅。私人邮箱：秘书不能进入查阅资料，要紧是合伙人私人信息、工作上不便于秘书知晓的信息的收发，由合伙人自行查阅、处理。秘书有责任提醒合伙人查看私人邮箱。二、邮件信息的分类依照邮箱的分类，所有邮件信息应该分为两类，即保密信息和公开信息。职能副总邮件信息分类职能部门邮件性质事项要紧内容分送邮箱计算机副总公开工作汇报工作打算、战略OA邮箱财务部副总公开一般工作汇报工作打算、战略（不涉及财务的）OA邮箱保密与财务、工资相关的邮件收款、协作费、工资私人邮箱人力资源部副总公开工作汇报工作打算、战略（不涉及招聘、人员、绩效的）OA邮箱保密工作汇报招聘、人员、绩效的私人邮箱行政部副总公开工作汇报工作打算、战略、方案OA邮箱客户部副总公开项目信息入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见OA邮箱保密报价报价信息私人邮箱

合伙人邮件信息分类邮件性质序号事项要紧内容分送邮箱保密1职能口信息a人力资源部：招聘、人员、绩效、征求意见稿b内审部：检视结果c客户部：报价私人邮箱2私人事项所有有关的私人信息私人邮箱3其他保密信息涉及公司机密、职员隐私的私人邮箱公开1公告/通知发文制度、开会通知、公司有关事务的通知等OA邮箱2职能口信息a客户部：入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见b内审：工作安排、配合、制度c行政部：调查表OA邮箱3委员会信息委员会相关的资料，会议记要等OA邮箱4项目治理信息工程进度汇报、收款信息、合同、函OA邮箱5人员治理信息公司人员信息OA邮箱6公司事务性信息工作流等、发文制度OA邮箱7公司外部信息行业信息、客户信息工作邮箱注：1、秘书应该与合伙人沟通，明确哪些事项是保密事项。最好以表格让领导做选择题，而不是问答题的方式进行。让领导做选择题，而不是问答题2、秘书应代合伙人草拟一通知信息分类完成后由秘书草拟书面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何发，将上述分类及信息的处理要求发给公司职员，让他们明确哪些该发私人邮箱、哪些该发工作邮箱。信息分类完成后由秘书草拟书面通知告知全公司，保密信息和非保密信息如何发三、电子邮件的整理（一）、私人邮箱的整理1、合伙人私人邮箱由合伙人负责整理，原则上合伙人秘书不同意参与。2、专门情况，经合伙人授权后可关心整理。（二）、工作邮箱的整理1、邮件查收A、例行收集——每天早上收集（固定时刻依照合伙人的工作适应进行安排，具体时刻由合伙人秘书自行掌握）B、非固定时刻收集临时通知收件。邮件清理将收件箱中的邮件清理、过滤，该存档的存档，删除不必要的邮件。秘书对每封邮件应先进行存档（垃圾邮件除外），每半月清理一次合伙人邮箱及合伙人存档邮件，可列表进行。邮件发送人发送时刻邮件内容（概要）删除处理意见仅删除邮件□删除邮件及存档□垃圾邮件、广告、重复发的邮件。直接删除（三）、邮件存档文件夹分类依照合伙人邮件的类型建立相应的文件夹。如下表所示电子文档分类表（表四）序号文件夹名称涉及内容存放位置备注1合伙人工作邮件-项目信息一切与项目相关的D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理2合伙人工作邮件-公司治理合伙人会议纪要、管委会邮件、预算会邮件等D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理3合伙人工作邮件-秘书传递合伙人秘书向合伙人发送的邮件D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理4合伙人工作邮件-公司制度及发文公司制度及发文D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理5合伙人工作邮件-客户邮件客户发送给合伙人的邮件D盘-合伙人料理-合伙人邮件料理合伙人工作邮件可按需要暂保存在秘书文件夹，每半月与合伙人确认一次邮件信息保存情况，确认哪些邮件不必保存，能够删除，哪些邮件需要转存至合伙人电脑。（详细处理方法见：“邮件清理”）（五）、邮件信息的处理1、工作邮箱的邮件分为两种：“需合伙人回复的邮件”和“只需合伙人知晓的邮件”1）、需合伙人回复的邮件a、秘书通过电话或短信告知合伙人（若规定了回复时刻的，要在电话和短信中讲明）;b、请示合伙人回复方式：①由合伙人直接回复邮件；②由合伙人告知秘书回复内容，托付秘书回复邮件。2）、只需合伙人知晓的邮件：将邮件进行列表每天送合伙人查阅，合伙人依照自己的推断选择处理方式，秘书按合伙人要求对邮件进行相应处理。如下表：发送人主题邮箱类型合伙人意见XXXXXXXXXXXOA邮箱删除邮件□存档□XXXXXXXXXXX工作邮箱删除邮件□存档□2、合伙人不在公司时，秘书应填制“邮件收件备忘录”，幸免秘书遗漏邮件信息。收件时刻发件人主题需否回复是否向合伙人汇报

合伙人料理打算如何就合伙人工作打算进行提醒，能够设计工具由于现在合伙人本人没有一个全面的打算，因此秘书无整理出合伙人料理的打算，但秘书要督促、协助合伙人梳理工作，整理出打算。此项待一、日程安排的沟通此项待每周一上午与合伙人沟通本周内需提醒事项；每个工作日早上9点与合伙人沟通当天日程安排或在前一天下班前沟通次日日程安排，用备忘本记录；秘书还可在前一天下班的时候，向合伙人询问第二天的工作安排。合伙人不在公司，日程中事项或专门情况除外，秘书应电话或短信联系，沟通合伙人的工作安排。每天两次工作提醒：中午下班前和晚上下班前。合伙人秘书与合伙人定时沟通的目的：1、秘书要知晓合伙人的工作安排及行程安排。2、秘书能及时反馈出合伙人的动态信息。二、预约机制依照与合伙人的约定进行预约：（大多数合伙人沟通后，具体操作时由合伙人秘书与合伙人单独约定并公告）公司内部：秘书依照合伙人的时刻来安排来约见，按预约人预约时刻先后排序。紧急事项秘书可先向合伙人请示，合伙人同意后秘书安排预约人提早约见。合伙人正在预见相关人员，但有特不紧急事宜时，合伙人秘书应电话、短信或纸条的方式向合伙人汇报，由合伙人安排是否立即预见。公司外部：接到客户预约电话（接听时注意礼仪）后，记录下相关要素（客户姓名、身份、来访时刻、会谈内容等），再依照合伙人目前状态，当面、电话、短信告知，并将合伙人确定的时刻告知客户。三、出差行程料理1、出差前的预备a、合伙人要出差或者外出参会时，秘书应该主动与合伙人沟通相关事项要素，如出差地点、停留时刻、对方单位、要紧工作、会议内容、费用承担情况等，依照这些要素制定打算；b、秘书应该注意将合伙人出差或外地开会的联系人、联系电话随身携带，最好存入手机，有任何情况，随时保持联系c、如外出会议时刻长或是需要缴纳较大费用时，秘书要提早做好财务借款手续。d、秘书知晓合伙人出差日程后，应在其出差前一天发出公告。如：合伙人杨平立即参加在北京举办的全国优秀工程造价咨询企业评选会，在明确各要素后指定打算如下：出差地：北京要紧工作内容：全国优秀工程造价咨询企业评选会会议时刻：20日下午14：00-23日上午11点整主办方：建设部费用承担情况：建设咨询公司再按照以上情况，列出详细工作打算，可参见下表：日期摘要秘书工作备注19日收集会议信息预订往返机票，安排司机送机，具体约定早上几点到杨总家接人送到机场确定所有杨总携带文件材料全部备齐，与主办方确定就餐、酒店等安排，将航班信息再次发送到杨总手机以提醒20日上午8点航班，理论抵达时刻10点整，中午14点整开始会议，当晚下榻主办方安排的酒店与司机联系，确认杨总顺利登机；理论抵达时刻给杨总发短信确定平安到达，并提醒下午安排21日全天会议、在建设部X楼主办方安排午餐、晚餐等22日全天会议、在建设部X楼主办方安排午餐、晚餐等23日上午11点接着会议，下午15：00航班返回成都安排司机接机，与司机保持联系，关注杨总是否顺利回蓉2、出差途中在合伙人出差途中，秘书应和合伙人保持联系，随时反馈工作信息。3、返程后的工作A、报销合伙人返程后应秘书尽快（七天内）将票据整理好，报销差旅费等。B、文件的整理合伙人返程后，秘书应将相关的资料归类存放。四、会议料理（一）、合伙人参加会议：1、收到会议通知后，明确合伙人参会时刻、会议主题、主持人、是否需要预备相关材料等2、秘书应第一时刻告知合伙人会议安排（如日常安排有其他重要事项时，秘书应及时提醒），如合伙人告知不能参会时，应赶忙告知会议组织者或寻求第二解决方案。、合伙人组织会议：首先，与合伙人沟通会议组织的几大要素：主题、会议时刻、会议地点、参会人员、物资预备要求、可否请假等。依照要求，发出会议通知，并将反馈信息整理后交合伙人处。同时，预备会议室、会议签到表、会议物品资料（PPT、文件资料、板擦、白板笔……）等，确保会前一个小时所有物资预备到位。会前半小时进行参会提醒和确认，反馈给合伙人（若是重要的会议因增加提醒的频率）如需秘书作会议记录的，会议开始后进行记录，并在规定时刻内完成会议纪要，提交合伙人审批。不需会议纪要的，会议开始后确定所有物品无差，退出会场并按会议需要安排好订餐等服务。备注：外部会议流程参照“出差”。五、接待料理（一）、客户来访，合伙人确认接见后，应将客户带到合伙人办公室或者其他洽谈室，或通知前台安排好洽谈室，如带入合伙人办公室的，秘书应该赶忙泡茶端入合伙人办公室，并随时注意合伙人与客户会谈时有无其他需求。、需要安排客户就餐的接待：应与合伙人沟通接待的档次规格、选择中餐或者其他餐点，是否安排菜品等等，依照要求订座、点菜等。如需住宿的，依照合伙人确定的档次预订宾馆，办好相关手续。如有招待费用产生，秘书应预先将“接待授权单”交由合伙人填写，并时候提醒合伙人及时报销。信函草拟包括对内下发的文件、对内上传的报告请示、对外发送的函等。秘书接到任务后，首先明确性质，即属于以上三种中的哪一种，分不按流程处理：A、对内下发的文件：依照合伙人的指示，明确下发文件的主题、相关背景等撰写草稿。草稿完成后，赶忙交合伙人审核，依照合伙人意见调整修改，直至合伙人中意，签字后，才能下发。B、对内上传的报告请示：依照合伙人的指示，明确对内上传文件的背景、目的、要紧内容等撰写草稿。草稿完成后，赶忙交合伙人审核，依照合伙人意见调整修改，直至合伙人中意，签字后，传到上级领导的秘书处，并注意交接手续，跟进情况和结果，及时反馈到合伙人处。C、对外发送的函：依照合伙人的指示，明确函件主题、相关背景等撰写草稿。草稿完成后，赶忙交合伙人审核，依照合伙人意见调整修改，直至合伙人中意，签字后，交由总经理秘书传递总经理，总经理签字同意后，方能外发。不论哪种性质的函件都必须做好复印备份工作，专门要求不能复印保存的除外。秘书应单独设计文件夹保存相关文字材料。如：

告知函XXXX：您好！在____________过程中，出现_______情况。为了加强______治理，幸免风险，请您：1．2． 此致敬礼年月日

合伙人文件底稿的整理、归档一、合伙人文件底稿的分类文件类不事项（建立文件夹）文件的收集文件的整理保密类绩效资料（职员及支持口），合伙人及经理绩效资料、财务资料、人员治理资料。合伙人收集，或其他职员提供。原则上由合伙人自行收置，秘书在为合伙人整理资料时，如发觉有此类文件没有归置，应替合伙人归置，如合伙人保密类文件夹是放在档案柜时，此类资料应反面向上，并提醒合伙人及时收置。公开类合伙人工作打算，营运打算，战略，会议纪要（公司例会及其它重要会议），管委会资料，工作交流传递表，公司发文及制度，公司性治理文件，预算资料、重要项目相关资料。由合伙人收集，或其他职员提供秘书在为合伙人整理资料时，应及时将资料分类归放。卷内文件目录：目录编号内容备注二、文件的装订及归档A、年度性资料，如：合伙人工作打算，营运打算，战略，绩效资料（职员及支持口），合伙人及经理绩效资料，会议纪要（公司例会及其它重要会议），预算资料，能够在本年度结束后2个月后进行归档，如09年度（08.7.1-09.6.30）资料，可在09.8.31前归档。B、非年度性资料，如：管委会资料，工作交流传递表，公司发文及制度，财务资料，公司性治理文件，人员治理资料。能够一年归档一次，于次年2月前进行归档。如08资料（08.1.1-08.12.31），能够在09年2.28前归档。C、重要项目相关资料。项目完毕后，依照需要归入项目档案，或销毁。D、合伙人资料归档时，秘书应先用档案夹将需要归档的资料装订，并向合伙人确认以下资料可否归档，或是延后归档。具体档案编号方法见《》

合伙人电话及传真处理一、电话信息的处理方式电话信息的处理方式可分为两种：合伙人可接电话和合伙人不可接电话。1、合伙人可接电话时先转接到合伙人办公室，进行告知，合伙人同意接电后，由秘书转入。2、合伙人不可接电话时先询问对方可否由负责经理或其他人接电，如不行，秘书要告知对方会立即转告合伙人进行回电，需要记录：来电人、来电时刻、来电内容、反馈时刻。现在立即短信联系合伙人，告知来电信息，并提醒立即回电二、合伙人的移动电话的治理合伙人参加重要会议，无法接听任何电话时，通常会将手机交由秘书保管，秘书在保管手机时应向合伙人确认来电是否能够接听。若需要秘书接听来电，秘书需要对所有来电进行登记，告知对方合伙人现在的状况，并告知对方在适当的时候（如中场休息、吃饭时刻）时进行回电。来电需要记录时，需要填写来电记录表：来电时刻来电人（单位）来电号码来电内容需要反馈时刻三、合伙人传真治理1、秘书每天应关注合伙人传真收发状况。2、收到传真后，认真查看传真类型，分不处理：项目资料：汇报合伙人后，传递到负责经理处，重要资料备份。会议、培训通知：汇报合伙人后，按合伙人指示传递到相关部门或人员处。其他资料：汇报合伙人后，按合伙人指示传递到相关部门或人员处。

合伙人签字治理一、合伙人签字时刻的约定合伙人签字时刻约定表签字周期签字事项建议处理时刻合伙人意见（如不同意，请建议处理时刻）每天1、项目资料2、紧急的公司治理性资料早上10：00下午14：30、16：30每周1、公司治理性资料（工作交流传递表、征询意见，及其它需要合伙人签字的与公司治理有关的文件）2、人事方面资料3、需要合伙人补签字资料周二、周四上午10：00每月1、合伙人收、支帐2、职员月考勤3、人员名单确认1、收入支出确认：财务出具后，第二个工作日上午10：002、考勤确认：每月26日早上10：003、人员名单确认：每月25日早上10：00备注：突发紧急事项可优先办理，但需提醒对方在今后需要减少此类事项的发生。签字交接表签字交接表日期内容交接人接收人备注备注：报销单、同意的重要文件必须签字交接。二、各项业务的签字规定和流程约定业务秘书盖章完毕后交给项目人员总经理秘书交给总经理签字后，转交业务秘书办理合伙人秘书将签署好的文件交到总经理，秘书处合伙人秘书初审后给合伙人签字项目人员将经理签字后的文件教导合伙人秘书处项目人员填写盖章申请表，交经理审核签字项目资料需要合伙人签字批准时，应首先由经理先批准，而后合伙人秘书通过检查后，再在以上约定的时刻交给合伙人签字，签字后交给总经理秘书，总经理签完字后，由总经理秘书交由业务秘书进行办理。业务秘书盖章完毕后交给项目人员总经理秘书交给总经理签字后