浅析秘书的会议管理

武汉商业服务学院毕业论文设计PAGE13【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策会议是有组组织、有有目的地地召集人人们商议议事情,,沟通信信息,表表达意愿愿的行为为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。一会议议管理和和秘书工工作内容容（一）秘秘书工作作内容秘书及秘书书机构以以领导者者和领导导机关为为对象开展的的一系列列近身综综合辅助助和公务务服务活活动被称称为秘书书工作。内内容包括括八个方方面：事事务管理理、中介介沟通、文文书工作作、信息息工作、参参谋辅助助、会务务操办、综综合协调调和督促促检查。（二）会议议管理主主要工作作内容无论开展何何种会议议的会务务工作，其其总的要要求是：：充分准准备、严严密组织织、服务务周到、确确保安全全。秘书书人员的的工作例例会中的的主要会会务工作作具体而而又琐碎碎，就其其完成和和处理的的时间顺顺序来划划分，可可以分为为会前、会会中、会会后三个个阶段进进行。会议按其范范围来分分，可概概括的分分为对内内会议和和对外会会议。1.对内会会议对内会议的的规模一一般较小小，不少少企业部部门都经经常召开开各种形形式的对对内会议议，比如如业务的的月报会会、周例例会、日日报会、协协调会等等等。（1）会前前准备秘书在会前前要做的的充分的的筹划准准备工作作主要有有五个步步骤：明明确要点点、准备备议题、通通知开会会、会场场准备、安安排会议议议程。秘书做常规规会务，首首先要明明确领带带开会的的目的、任任务、内内容、中中心议题题、参加加人员、会会议地点点、会议议日期。作作为对内内会议，常常常是在在上一次次会议结结束时有有所交代代，秘书书应当用用心留意意。秘书要准备备有关的的上级文文件、本本机关文文书材料料，有关关的制度度规章，有有关的数数据图表表等。尽尽量充分分地准备备好会上上要讨论论的问题题的材料料，一方方面，为为领导个个人的讨讨论发言言提供准准备，提提供依据据；另一一方面，为为会议的的讨论提提供方向向性资料料，促使使会议“有议必必决”。因为会上要要讨论的的问题不不止一个个，科学学地统筹筹安排会会议议程程是秘书书办会的的重要原则则。在不不考虑其其他因素素时，一一般应当当先进行行部分人人员的议议题，在在进行全全体人员员的议题题，再进进行全体体人员的的议题。这这样小范范围的会会场容易易集中、会会场好掌掌握，会会议议程程也容易易紧凑地地控制。做好以上准准备工作作，秘书书就该通通知相关关人员按按时参加加会议了了。会议议通知可可以采用用三种方方法，即即口头通通知、电电话通知知和会议议通知。秘秘书在通通知开会会时是书书面和口口头并用用，以保保证能面面面俱到到。会场是在发发放会议议通知之之前就定定下的。内内部会议议只需确确认场所所不变，备备好桌椅椅、水具具、必要要的会议议设备，检检查电源源，做好好清洁工工作，然然后准备备好记录录用纸即即可。（2）会间间服务与会者进入入会场，秘秘书人员员要检查查核对与与会人员员到会情情况，清清点人数数，弄清清那个缺缺席人及缺席席原因，然然后报告告会议主主持人集集中精力力做好会会议记录录会议记记录要求求准确、清清楚、简简洁。所所以做记记录的秘秘书，要要实现准准备好记记录用纸纸，要熟熟悉与会会者发言言的口音音，做好好会议记记录。内内部会议议上，一一般会议议服务都都是由一一名秘书书来做，不不另安排排服务员员。会议议中，秘秘书要做做好随时时接听打打进来的的电话，根根据需要要进行处处理。（3）会后后工作会议结束后后，秘书书的善后后和落实实工作也也相当重重要。及及时清理理会议室室，使一一切复原原，一遍遍其他会会议正常常进行，并并下发会会议文件件，对会会上布置置的工作作做好催催办。最最后做好好档案的的整理、归归档秘书在会议议管理工工作中的的一项重重要的组组织工作作，是辅辅助领导导或主持持人按议议程进行行会议内内容并协协助对会会议所有有议题形形成结果果。按议议程进行行会议内内容是避避免无限限期地讨讨论一个个问题或或者离开开原定议议题。还还要敦促促会议形形成结果果，比如如讨论的的问题要要形成相相对一致致的一件件，明确确要求的的工作最最后由谁谁主抓或或承办，一一些事项项的具体体办理方方法以及及督办方方法等2.对外会会议与对内会以以不同，对对外会议议的规模模更大，参会人员大多为外来人员，会议开展的是否顺利对企业的影响力也非同一般。作为秘书人员，对外会议的会议管理要更为严谨。（1）会前前准备1.1拟订订会议议议程、日日程，提供会会议地点点的备选选方案外部会议的的议程一一般安排排如下：：开幕式式；领导导和来宾宾致辞；；领导作作报告；；分组讨讨论；大大会发言言；参观观或其他他活动；；会议总总结；宣宣读决议议；闭幕幕式。会议日程就就是根据据议程逐逐日做出出的具体体安排，它它以天为为单位，是是会议全全程各项项活动和和与会者者安排个个人时间间的依据据。

制制定议程程表时，应应注意议议题所涉涉及各种种事物的的习惯性性顺序和和本公司司章程有有无对会会议议程程顺序的的明确规规定。还还须明确确会议活活动的人人员、日日期和时时间、地地点、有有关的餐餐饮安排排。保密密性较强强的议题题，一般般放在后后面。会场的大小小应与会会议规模模相符，场地要要有良好好的设备备配置，交交通便利利，应考考虑有无无停车场场所，场地租租借的成成本必须须合理。实地考考察会议议地点，

会见见能作决决策的人人，有利利于以后后解决可可能出现现的问题题。1.2布置置会场和和安排座座次，发布会会议信息息对外会议无无论是否否设置主主席台，都都要注意意使会议议主持人人面向与与会人员员，避免免同与会会人员背背向现象象。另外外，一般般会议不不必把众众多的领领导人都都请上主主席台，只只请讲话话人和主主持人即即可。发布会会议信息息前要进进行报审审，要对媒媒体进行行选择。一一面给企企业带来来不利影影响。11.3安安排会议议食宿，邀请会会议嘉宾宾秘书书人员应应提前到到现场布布置并检检查组织织工作的的落实情情况，并并事先将将座位卡卡及菜单单摆上。

根据会会议的经经费和人人员情况况决定会会议餐饮饮的标准准，提倡实实行自助助餐制和和分餐制制，做好饮饮水、饮饮料的供供应。

如果由由主办方方支付费费用，则则需按其其职务标标准安排排住房，除除了部分分嘉宾和和主办方方的领导导，其他他与会人人员的住住宿标准准应相近近，预订住住宿地点点的工作作一定要要打出提提前量，预预订数量量上应略略有富余余。

要要事先确确定嘉宾宾名单，并并事先与与嘉宾沟沟通确认认能否出出场，发出正正式邀请请函，提提前了解解嘉宾各各自的背背景，嘉宾人人数不宜宜过多。在会议议正式召召开之际际，要再再次与嘉嘉宾联系系，并确确认如何何接送。

1.44准备会会议资料料、会议议用品，安排会会议礼仪仪服务，再次检查查会议常常用视听听设备是是否正常常。（2）会中中服务1.1安排排会议值值班会议值班起起着沟通通上下、联联系内外外、协调调左右的的作用，保保证了会会议的顺顺利进行行。明确值值班工作作任务在在会议中中协助搜搜集有关关情况、文文件和资资料，传传递各种种信息。要坚守守岗位，保保证会议议信息的的畅通无无阻。1.2接待待采访会会议的新新闻媒体体由会议议秘书撰撰写新闻闻报道稿稿件，经经领导审审阅后，向向媒体发发送。

在会议议召开期期间，邀邀请有关关报社、电电台、电电视台派派记者驻驻会随访访，发表表消息。

在会议议结束时时，召开开记者报报告会，由由会议领领导者直直接介绍绍会议情情况，并并亲自回回答记者者提出的的问题。1.3做好好会议的的记录工工作和简简报工作作

会议记记录的结结构是：：标题++正文++尾部。

标题。一一种是会会议名称称+文种种。另一一种是文文种。

正文。首首部+主主体+结结尾。

尾部。右右下方写写明“主主持人：：（签字字）”、“记记录人：：（签字字）”。

做好会会议的简简报工作作

会议议简报要要迅速反反映会议议的实际际情况，交交流会议议的经验验，沟通通会议的的信息。要要反映出出会议的的新情况况、新问问题、新新经验、新新见解、新新趋势，更更好地对对会议起起到指导导和沟通通作用。

1.44反馈会会议信息息

反馈会会前信息息、会中信信息以及及会后传传达落实实的情况况。（3）会后后工作编写会议纪纪要,做做好会后后督促工工作。会议纪要要要求实事事求是，忠忠于会议议实际，内容要要集中概概括，要有条条理，印制并并分发给给有关部部门有关关人员或或归档保保存。二会议管理理工作中中出现的的主要问问题及原原因解析析会议的主要要目的就就是解决决问题，但但由于开开会技巧巧不佳或或过于频频繁，不不但无益益于解决决问题，反反而使问问题愈趋趋复杂。频频繁的会会议与主主管层的的随意决决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。会议管理工工作中出出现的主主要问题题1.会荒或或会海常年不开会会，某些些人对会会议的作作用不够够了解，不知如如果利用用得好，会会议能成成为沟通通信息、通通报情况况、交流流和统一一思想、集集思广义义、资源源共享、探探讨策略略、商议议事项、解解决问题题尤其是是跨部门门和跨系系统问题题和矛盾盾、布置置任务、促促进工作作落实、总总结经验验、激励励士气等等的一个个非常有有效的工工具和手手段。但但过多开开会、过过滥开会会，就是一一种“病病态组织织的表现现”；2.拖沓会议拖拉严严重，形形成了效效率低下下的“大大尾巴会会”。秘秘书会前前准备如如汇报材材料或会会议流程程、时间间表不清清晰也会会造成会会议拖沓沓；3.议题繁繁多，重重复会议议会议议题过过多，讨讨论不深深，都只只能蜻蜓蜓点水，一一碰到大大一点的的或难一一点就推推到“下下次专题题讨论”，同同一议题题不从根根上解决决彻底，不不得不一一次次开开会讨论论治标却却不治本本的方案案；4.地点安安排不当当有些公司为为了节省省成本，会会议都在在公司召召开。可可是一些些重大的的事项必必须要在在充分讨讨论、无无太多干干扰或头头脑风暴暴的情况况下才能能形成，在在公司开开很难不不被打扰扰或受影影响。5.会前、会会下不沟沟通会议从零开开始，与与会人员员一头雾雾水，会会议开始始时要么么花很多多时间讲讲明背景景、概念念或者干干脆没有有共同言言语。有有些公司司会议基基本属于于临时通通知，相相关人员员也不可可能做充充分的准准备，或或者重要要人员出出差在外外无法参参加会议议，这样样的会议议效果自自然要大大打折扣扣；6.会议纪纪律乱不到、迟到到、早退退，秘书书会前签签到制度度没有落落到实处处

。7.议而不不决，决决而不议议，决而不不行，行而不不果秘书的会后后督促工工作没有有做好。开开会只是是走形式式。（二）会议议出现问问题，导导致效果果不佳的的原因出现这些问问题，通通常由以以下5种原因因造成。在在这5种原因因中，有有种原因因是会议议的“致致命伤”，需需要格外外警惕。这这种原因因是：主主持人的的技能、会会议的地地点以及及会议的的准备工工作。1.会议时时间会议安排在在即将午午餐的时时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。2.会议地地点会议地点设设在经理理办公室室，致使使会议被被频繁打打断，无无法正常常进行。3.开会对对象必须出席会会议的人人未到，通通知来的的是一些些可有可可无的参参加者。4.主持人人的技能能会议主持人人缺乏影影响力、说说服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。5.会议的的准备工工作开会前没有有通知与与会者相相关事宜宜，致使使会议拖拖沓而无无成效。对于会议来来说，做做预防性性管理，实实际上就就是在开开会之前前，针对对可能导导致会议议效率低低下的各各种原因因，一一一做好预预防工作作，从而而保证会会议的高高效进行行。三会议管理理工作对对策思考考知道了会议议管理工工作中可可能出问问题的地地方，秘秘书就可可以有针针对性地地去预防防和调整整，尽量量让会议议更高效效。而要要会议高高效，除除避免上上述常见见问题外外，必须须在会前前、会中中、会后后各方面面都要注注意。（一）会前前准备1.会议要要规划根据公司或或部门实实际情况况，可安安排有早早会、周周例会、月月例会、季季度会、半半年会、年年会等例例会，比比如周例例会，在在总结和和规划方方面就很很有效，会会议要有有其召开开的合理理时间和和频率，例例会可参参考古代代“有本本早奏，无无事退朝朝”的原原则，而而且根据据不同阶阶段的管管理水平平和目标标，可调调整例会会的频率率和时间间长度；；除了固固定的例例会外，还还应有一一些重大大事项的的专题会会议，如如果平时时例会开开得好，问问题得到到切实解解决落实实，例外外的会议议比例则则会大幅幅下降。2.准备要要充分要想会议高高效，会会前必须须做好充充分的准准备。重重大事项项必须提提前足够够的时间间思考和和准备，并并会前私私下广泛泛征求意意见，有有些不便便于在会会上公开开发表的的意见或或担忧也也在会前前提前沟沟通和解解决掉，总总之要提提前充分分作好准准备，最最好能基基本达成成共识，这这样才可可能在会会议上快快速作出出决策，提提高会议议效率。会会议主题题、时间间、地点点、参与与人、议议程、时时间表等等最好都都在会议议通知中中必须提提前一定定时间告告知好让让相关人人员准备备，会议议方程在在会议前前再打印印给到相相关人员员以便大大家遵守守。3.主题要要集中一次会议，最最好只有有一个主主题，因因为只有有这样才才能更好好地集中中相关人人员、时时间和精精力，高高效解决决问题。综综合性会会议，主主题也最最好不要要超过三三个为好好。议题题越多，参参加人员员越多，“陪陪绑”的的人越多多，效率率越低下下，时间间越长，成成本也就就越高。(二)会中中服务1

.流程程要合理理会议的流程程关系到到会议是是否真正正民主、有有效。一一是尽量量不要领领导主持持会议，而而应该是是会议议议题发起起单位或或办公室室主持；；二是领领导尽量量最后讲讲话，否否则一开开始基调调一定，很很多人就就不敢发发表自己己的看法法，或者者只是随随声附和和；三是是会议发发表意见见时贯穿穿例外管管理的原原则，重重复观点点尽量少少谈，尽尽量谈有有建设性性意见，且且少发表表主观意意见观点点而应以以事实和和数据支支撑，出出现跑题题或刹不不住车时时要及时时拉回来来；四是是繁简得得当，有有些问题题简要介介绍即可可，重大大问题讨讨论要充充分，让让相关尤尤其是一一线部门门充分发发表意见见，不能能仓促决决策，而而且不同同部门、人人员由于于学习、工工作经历历和岗位位职责不不同，所所关注的的重点通通常也会会有所不不同，充充分交流流有利于于优势互互补；五五是重大大决策最最好刻意意安排反反面意见见，会议议决策怕怕的是一一面倒，如如果确定定要做也也要经得得起考验验，想出出各种应应对风险险的措施施尽量减减少损失失，“两两益相权权取其重重，两害害相权取取其轻”，如如果明确确能承受受最大的的损失和和最坏的的结果，这这样决策策了也不不会轻易易摇摆；；六是该该议的时时候要议议，该决决的的时时候要决决，该举举手的时时候要举举手，该该签字的的时候要要签字，尽尽可能会会上形成成决议而而不要拖拖到会议议结束了了还没有有结论，要要落实责责任人、关关键行动动措施、验验收标准准、完成成时间、风风险防范范措施、配配套资源源支持和和关键里里程碑等等。2.时间要要紧凑要事先规定定会议时时间，一一般的会会议不要要超过一一小时，较较长的会会议要分分大阶段段进行，每每阶段发发言人的的时间要要规划和和控制好好，主持持人要把把握好会会议节奏奏。对较较长的会会议要安安排中场场休息，且且最好提提前准备备好茶水水、甜点点和水果果等，否否则开会会时间开开长了，大大脑转得得慢了注注意力也也不容易易集中。3.决议要要及时会议的记录录一定要要完整、规规范、完完整，从从会议主主题、与与会人员员/缺席席人员、发发言、讨讨论记录录到会议议决议、表表决情况况等都要要进行详详细记录录，可采采用专用用记录格格式、卡卡片，做做到规范范、准确确、可查查，避免免事后不不认账。会会议结束束后，应应尽快下下发会议议决议。会会议决议议不同于于会议简简单的流流水帐记记录，需需要做一一定的整整理、调调整和提提升，因因为会议议临时讲讲的可能能不全面面或有遗遗漏。会会议决议议一定要要落实责责任人、关关键行动动措施、验验收标准准、完成成时间、风风险防范范措施、配配套资源源支持和和关键里里程碑等等，要简简单、明明了。会会议决议议正式签签发之前前最好安安排几个个人交叉叉检查，决决策人签签发后最最好给与与会及决决议相关关人员签签名确认认以有人人推脱。为为了要及及时贯彻彻会议精精神，要要及时发发放会议议决议：：一可增增强会议议时效性性，发挥挥会议的的作用；；二可乘乘热打铁铁，取得得事半功功倍的效效果；三三可提高高会议的的效益，增增强执行行力；四四可明确确责任，并并通知到到相关部部门。4.手段要要先进会前充分准准备，多多应用PPPT，要要求简明明扼要、重重点突出出、逻辑辑清晰，不不要整版版的文字字而应图图表结合合(如果果基础较较弱对这这一块最最好组织织专门如如何准备备和汇报报PPTT的培训训，并事事先做一一些参考考模板))。另外外，能开开电话会会议、视视频会议议的尽可可能利用用这些高高科技，可可大幅节节省交通通、住宿宿等费用用和往返返的时间间成本，大大大提高高沟通的的效率，其其投入产产出比是是非常合合算的，尤尤其是金金融危机机的情况况下多地地点办公公、全国国性或全全球化公公司更应应多应用用一些高高科技工工具和手手段。(三)会后后督促1.执行要要检查会议决策