某公司会务组织程序

精选优质文档-----倾情为你奉上精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业专心---专注---专业精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业沈阳东管电力科技集团有限公司ShenyangDongguanPowerTechnologyGroupCO.,LTD.DG程序编号ProcedureCode受控类别Controltype编制部门DrafteddepartmentDG-MPG-005受控总经理工作部文件名称：Titleofdocument：大型会议安排程序文件类型:管理程序级别:普通Documenttype：ManagementprocedureClass:N发行：沈阳东管电力科技集团有限公司Issuedby:ShenyangDongguanPowerTechnologyGroupCO.,LTD.标记Symbol内部标识号InternalidentificationnumberMPG-005姓名Name部门Department日期Date版本Rev.状态Status批准人Approvedby审核人Reviewedby姓名：Name日期：Date审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby审核人Reviewedby编制人DraftedbyACFC本程序未经沈阳东管电力科技集团有限公司书面批准不得外用、复制和泄露。ThisProcedureisthepropertyoftheDG.Itmustnotbeused,reproduced,transmittedordisclosedwithoutthepriorwrittenpermissionoftheDG修改记录版本日期章节页码修改范围及依据A2008-11-首次发布目录

为进一步完善公司大型会议的组织安排流程，现将公司有关会务工作的各项程序规定如下：一、组建会务组接到会议通知后，首先确定该次会议的主办部门、总负责人，并进行会务组人员组建。二、会议费用预算针对会议的餐费、住宿费、专家费、礼品费、工作人员费用、杂项物资费、活动费等进行预算。并报会议发起部门的分管副总签字确认放可执行。（备注：与开会地点相关负责人联系，了解住宿标准、用餐标准及其他各种费用标准，力争预算准确。）三、会务组具体工作1、将会务组人员分为“会议安排小组”和“接待小组”，由总负责人统一安排、调度；2、细化分工，每项工作落实到责任人，并尽量精简人员：会议安排小组与接待小组要及时沟通与会嘉宾的各种情况，保持信息共享，特别关注通讯录、日程安排及专家情况的变动。第一部分“会议安排小组”，主要职责流程如下：序号项目注意事项1联系与会人员1、了解会议主题、目的、形式、规模、时间安排；

2、确认到达的实际人数；3、到达的时间；4、专家的特殊要求；5、了解与会人员的职位及重要性。6、确认是否请新闻媒体参加。2准备会议资料1、会议资料技术部分的准备；2、根据领导要求在白本、绿本和光盘中做选择，分别装在公司的手拎袋中；注意新旧版本、中英文版本的选择。3、其他与会议相关的资料准备。3物品的准备1、笔记本、打印机、打印纸；2、投影仪、录音笔；

3、照相机、录像机；4、会议日程表；5、制作通讯录；6、会议的内容提要；7制作其他打印文件。4会场布置1、签到处的摆放、条幅、水牌摆放的位置和内容;2、根据会议形式决定会桌摆放形式、并按照实际摆放绿色植物等装饰物。3、根据会议室的大小摆放投影仪、名签、空调、灯光、话筒、纸、笔、水、茶、咖啡、水果等物品准备。5会中按照公司要求进行照相、录像、音响、会议合影的安排、会议中各种会议用品、水及其它食品的供应和发放。2、做好参会人员的位置引领，参会人员入座和离座秩序的安排；3、处理会议期间的突发事件。6会后物品整理收好投影仪、笔记本电脑等贵重物品及其他剩余物品（如矿泉水、纸、笔等）7会后照片发送照片电子版和打印版的发送。8会后资料统计会后进行资料统计和整理存档、备案，并上交相关领导查阅。 第二部分“接待小组”，主要职责流程如下：序号项目注意事项1联系专家与“会议安排小组”核对参会人名单、职务级别等，确认抵达时间2预定房间和会议室1、根据会议需要，选择酒店，并以最优惠价格预定；2、根据人数确定房间数量和标准，重要客人要特别对待；确定其他细节，如撤掉小吧台和切断电话线；3、根据人数确定合适的会议室，3会议资料准备专家费和礼品的封装；4提前抵达开会地点做准备工作1、实地查看会议室环境、入住条件、用餐环境、餐具，注意会议室及餐厅的空调设施；若有问题及时与酒店方面沟通解决；2、物品购买，如烟、酒、水果、签到簿、鲜花等；5确定专家抵达时间1、尽量用短信形式让专家把航班、列车车次和到站时间发过来；

2、把各位专家到站时间统计出来，安排车接。

3、用短信形式告诉专家我公司接站的司机姓名手机号及车型车牌号，以便双方接站；6接站安排1、安排司机拿公司名牌或客人名字接站；2、针对重要客人要组织领导跟车接站；7大堂接待1、大堂处摆放接待桌，要求有我公司字样，有欢迎专家参加此次会议内容的水牌；

2、接待处至少两人接待，一人负责拿身份证开房并记录每位专家房间号，另一人负责引导专家填写签到簿；

3、签到后引导专家进入酒店房间，告知该酒店可提供的服务项目；并询问还有没有其他需要；8用餐安排根据每为专家具体情况，安排集体用餐；若时间来不及的安排工作人员陪同就近用餐；9送水果和会议日程表1、向酒店借盘子，装好水果后适时送到每个房间。2、向会议小组要会议日程表及其他资料，随送水果一起送到专家房间。10签到处接待会议当天提前一个小时到达会议现场，在会议室外做接待准备；11其他活动的组织根据公司安排或专家要求，负责相关活动的组织安排（如观光游览、观看表演、户外运动等）12订返程票

1、根据专家要求预订返程票；2、通知相关领导和工作人员送站。四、会后费用核算及总结1、由总负责人进行会议总结，并上报公司领导；2、由总负责人与会务组人员进行费用核算；并做出具体的费用明细表；3、费用汇总后填写报销单，粘贴发票与财务