中学档案管理制度

第页中学档案管理制度第一部分：档案工作总的要求

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。

2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，主动供应利用，为本校各项工作服务。

4、为国家积累档案财宝，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。

其次部分：档案的保管

1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、老师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找便利。

4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整齐完好。

5、档案的接收和移出都必需手续完备，室藏档案必需账物相符。

第三部分：档案立卷归档

1、凡记录反映本校职能活动状况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

2、各部门兼职档案员应依据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内书目，拟出案卷标题，装订。

3、编号抄目要肃穆仔细，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

4、凡立卷材料必需纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清晰。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

5、每年7月份以前必需完成上年度的档案立卷归档任务

第四部分：档案的鉴定与销毁

1、对档案要仔细进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

2、档案的鉴定、销毁工作必需有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

3、经过鉴定，须要销毁的档案，必需编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，必需由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必需在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

5、销毁档案清册要妥当保管，并将所销毁档案在书目中注销

第五部分：档案室的平安保密

1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播

3、常常检查库房和档案的平安，发觉问题刚好向领导报告，仔细处理。

4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密状况，不得泄漏。

第六部分：档案的统计

1、要刚好地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等状况进行登记，每年一次对各方面进行仔细统计，做好年报表

2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字精确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。

3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。

第七部分：档案库房的管理

1、档案库房门窗坚固，刚好关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作须要进入库房时，必需有本室人员陪伴。

3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

4、库房内橱具排列要整齐合理，要常常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温。

第八部分：文书的立卷归档

1、公文必需实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，干脆影响到案卷的质量，文书人员必需仔细做好。

2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必需指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应刚好交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应刚好收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等状况，应补办齐全，保证文件材料精确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有干脆关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

6、文书立卷归档的详细要求：

（1）立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清晰，以保证归档的文件材料齐全、完整。

（2）立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

（3）把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作安排和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最终一年；跨年度的文件归于结束的年头。

（4）把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

（5）按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

（6）把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

（7）卷内文件按肯定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内书目。

（8）案卷标题要简明准确，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

（9）各立卷单位应按各类档案的详细要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，帮助各部门做好文书立卷工作。

中学档案管理制度2

一、档案保管制度

1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随意开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等状况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年头排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口起先从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案平安，每个箱橱必需保持整齐，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度：

1、档案工作人员必需严格遵守纪律，保守隐私，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在一般电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

三、档案借阅制度

1、外单位查、借档案，必需持单位介绍信，审明查档案缘由，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。

3、查、借档案者必需仔细填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱惜档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特别状况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。

6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发觉问题要查明缘由，报领导处理。

四、档案鉴定制度：

1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

3、对鉴定后接着保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、看法，由小组负责人签字。

4、对鉴定后须要销毁的档案，必需办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。

5、销毁档案时要有2个监销，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。

五、档案移交制度：

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

2、应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的`具有永久、长期保存价值的全部档案。

3、档案移交时应将书目卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等伴同一起移交。

4、交接双方必需依据移交书目清点核对，并在交接文据上签字盖章。

5、档案人员调动工作时，也必需办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

六、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和运用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必需按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，根据“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类精确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列依次正确，书目、页码清晰，标量准确简明，保管期限划分精确，案卷装订整齐美观。

5、文书档案在其次年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在其次年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

6、各处室归档的案卷必需编制移交书目，向档案室移交，交接双方按移交书目清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，刚好登记，编目上架。

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

七、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，精确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字精确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平常原始数据登记工作，留意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做具体记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

八、档案的开发利用

1、充分利用档案为教化教学服务。

2、查阅档案时必需保持案卷整齐，严禁涂改。

3、对档案的利用要刚好登记。

九、检查与考核

1、档案工作应列入学校和各部门工作安排，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

2、本标准由学校校长室每学年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。

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为了更好地实行国家有关档案工作的法规,政策和规定,规范档案的管理,确保档案的完整与平安,便于保管和利用，提高学校档案工作水平，更好地服务于教化教学，特制订本制度。

1、档案管理

（1）学校档案工作实行分管校长领导、校长办公室主管、各部门协作、文档人员详细负责的管理体制。学校各部门、全校教职员工都应有很强的档案意识，各部门负责同志应把档案工作列为重要工作。

（2）学校档案实行集中统一管理和分部门收集的原则。即学校党总支、校长室和部门及群团组织负责收集保管各自一学期(或一学年)形成的全部应归档的文件材料，学期结束前移交档案室。档案室负责学校各类档案的登记、鉴定、整理、组卷、编目、保管、供应利用。文档人员学期结束时向各部门收集资料。

（3）学校档案管理的总要求是：刚好齐全归档，规范高质组卷，细心严格保管，优质高效利用。学校档案管理员必需严格执行《档案法》和有关档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，秉公办事，优质服务，以高度负责的看法仔细做好学校各项档案工作。

2、档案保管

（1）学校全部档案都由办公室集中统一保管。各部门和个人在平常的收集、保管工作中，不得残缺，更不得占为已有。

（2）做好保密工作，确保档案和档案机密的平安。内部参阅、学习的文件材料、会议记录等要加强保管，不得随意堆放在办公桌上，也不得夹起来挂在墙上。私人不得携带、保管机密文件，以防失落和泄密。

（3）文档人员要严格执行“慎之又慎，万无一失，警钟长呜，内外有别”的方针，妥当保管档案，定期检查，加强档案室防盗、防火、防潮、防高温、防虫害、防鼠咬等工作。档案室列为学校一级爱护室，学校保卫组和值班人员要加强防范，门橱随时加锁。

3、借阅利用

（1）本校档案主要为学校行政管理、教化教学、财务后勤以及群团工作服务，原则上不予借出。

（2）本校教职工借阅业务性档案，应征得管理人员同意。如借阅机密性档案，须经校领导批准。

（3）本校教职工借档案，原则上在本室查阅，并经填写《借阅档案登记簿》和《档案利用效果登记簿》。如确需借出查阅，经办理借阅手续，借出时间一般不得超过一周，如需续借，应办理续借手续。借出材料不得带人公共场所。

（4）外单位人员因工作须要借阅档案，必需持所属单位介绍信，注明本人身份和查阅详细内容。有关人员，如需摘录、复制有关内容须经学校主管档案的领导批准。

（5）查阅档案不得拆散原案卷，不得增删、涂改其内容，以确保档案精确、完整、平安。文档人员在收回借阅的档案时，要仔细检查，一经发觉被涂改、损坏、遗失等现象，要马上追查，并报告学校领导肃穆处理。

（6）借阅档案者，对档案的有关机密内容不得随意乱讲，防止机密泄露。

4、档案鉴定

（1）常常组织业务学习，主动接受上级的业务指导。

（2）鉴定各种档案材料的价值，确定各种档案材料的保管期限，修订档案归卷类目表；对档案检查中发觉的问题进行鉴定，并提出正确的处理方法。

（3）鉴定档案利用的干脆和间接效益，并报上级有关部门审核。

（4）对可销毁的材料进行销毁前鉴定。

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一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、内容：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

（2）根据资料属性、内容，确定其归档的详细位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事务之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）、指定专人负责档案保管。

（2）、备齐必要的存档设备。

（3）、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充状况。

（3）档案整理和保管状况。

（4）档案及设备利用状况。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等缘由引起，

（1）取出应转走的档案；

（2）填写人事档案转递记录；

（3）按发文要求包装、密封

6、借档制度

（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

（2）其次，人事档案部门根据有关规定，结合利用者的要求，供应证明材料；

（3）证明材料由人事处批阅，加盖公章，然后登记、发出。

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1、学校公章由校长办公室作为机密件由专人管理，并驾驭运用。

2、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭校长签发原件加盖公章。

3、工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由教化局或相关部门统一办理。

4、以学校名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。

5、因公出差、联系业务、参与教学会议、研讨会议等必需凭证明并经校领导批准方可开具。

6、校长工作用章（私章）必需经本人同意方可运用。

7、私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等，需用单位介绍信，由校办公室主任批准并严格登记手续。

8、凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发觉即予严厉惩处。

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1、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校领导和上级领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，供应精确、牢靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，仔细贯彻实施《档案法》，抓好学校的档案建设。

2、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

3、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要根据这一细目全面刚好地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

4、建立健全并仔细落实档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标安排，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

5、严格完善归档制度。档案员和各处组室要根据国家档案部门统一规定和要求，明确归档范围，刚好搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

6、档案员要仔细学习档案法规和处理程序，熟识学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

7、档案员要时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查打算工作。

8、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案材料，必需持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必需经档案室人员细致核对签署看法。

9、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种协助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

10、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整齐、干燥、自然通风，严禁吸烟，留意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

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1.会计档案是国家档案的重要组成部门，也是学校的重要档案之一，它是记录和反映经济业务的主要史料的证据，学校必需切实地把会计档案管好。

2.各单位的会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料应建立档案，妥当保管，。

3.学校每年形成的会计档案，都应由财务会计部门根据档案管理的要求，负责整理立卷或装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管，不得自行封包保存。

4.会计档案保管期满，须要销毁时，由本单位档案部门提出销毁看法，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报单位领导及上级主管部门批准后销毁。

5.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销，也可请主管部门参加监销。

6.监销人在销毁会计档案以前，应当仔细进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将状况报告本单位领导。

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第一条依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方法》的规定，为加强本中学校档案的科学管理，更好地为教化事业服务，特制定本方法。

其次条档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教化教学工作供应信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。

第三条坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与平安，实现档案的有效利用。

其次节档案工作体制、机构和干部配备

第四条各处室必需参加档案工作，配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。

第五条办公室负责本单位档案室工作，业务上受区档案局的监督和指导。

第六条各处室的档案工作受办公室领导，并有一名处室同志分管，与校档案室建立档案工作网络。

第七条档案干部要仔细学习档案业务学问和教化专业学问，不断提高业务素养，更好地开展档案工作。

第八条上级领导要支持和关切档案管理人员，在职称评定、福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机关的看法，同时档案干部调离前应办理交接手续。

第三节档案工作的任务

第九条负责本单位党、政、工、团等组织和内部机构所产生的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各处室和部门执行制度的状况进行监督和检查，确保档案完整精确。

第十条负责开发档案的信息资源，依据供应利用的实际状况须要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。

第十一条参与单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和设备仪器开箱等活动。

第四节文件材料的立卷与归档

第十二条建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、团、教学、财会以及各处室形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行收集、整理、立卷并定期向档案室归档。

第十三条档案室对归档档案的案卷应进行检查，对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。

第十四条各处室的档案一般应在其次年上半年统一向档案室归档，交接双方应依据案卷书目，核对无误后履行签字手续。

第十五条科学技术探讨活动中形成的科技文件材料在科研项目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。

第十六条基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。

第十七条凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、运用活动中形成的科技文件材料实行随时归档的方法，设备部门应通知有关人员参与仪器设备的开箱验收活动。

第十八条财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件材料，除帐册和凭证在财务部门保存两年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。

第十九条各处室工作人员因公外出参观、学习、考察和参与各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规定，刚好向档案室移交归档。

其次十条凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清晰、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于许久保存。

其次十一条声像档案形成后要随时整理，刚好归档，即由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。

第五节档案的整理和保管

其次十二条档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷书目七个步骤进行。

1、定档案分类方案，根据此方案指导文件分类、排列组合。

2、将文件按肯定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。

3、将案卷内文件排列依次调整后固定下来编写页号，填写卷内文件书目。

4、将同一类案卷按肯定标准初步排列起来。

5、填写备考表、装订、填写案卷封面。

6、确定案卷排列依次，按排列依次逐卷编制案卷号。

7、根据案卷排列依次，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一本名册，即为案卷书目。

其次十三条档案应有特地的档案库或档案柜保存，存放地点应坚实干燥、通风，并做到防火、防虫、防光、防鼠、防盗、防潮、防尘、防高温等平安措施，定期检查保管状况，发觉问题刚好处理，保证档案的平安。

第六节档案的供应利用

其次十四条档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展的各项工作服务。

其次十五条档案室应依据工作须要编制必要的书目、卡片、索引等检索工具，主动主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。

其次十六条档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必需严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清晰，归还时要进行检查，刚好注销。

其次十七条借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案上圈点、涂改、划道污损，如有违者，按《档案法》其次十四条规定担当法律责任。

其次十八条借阅人因公出差、出国、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时办续借手续。

其次十九条制发档案证明和答复函调(证明要注明出处和依据，不得擅自说明)制发证明要细致核对，经领导批阅后，加盖办公室公章。

第七节档案的鉴定和销毁

第三十条档案室应依据11018年8号文件，市档案局转发国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《上海市中、小学校档案管理暂行方法》，编制单位的文书档案保管期限表。

第三十一条档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必需在办公室负责人主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行登记造册，经单位领导人批准报上级部门审核后销毁。

第三十二条毁档案要明确销毁人和监销人，进行实地监销。销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的详细日期，并签名盖章。

第八节档案的统计与移交

第三十三条档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等状况进行统计并根据规定分别向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本状况统计表。

第三十四条各部室的档案由本单位档案室集中统一管理，依据保管期限妥当保存。

第三十五条机构撤消、合并时，要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手续。

第九节附则

第三十六条本制度如与上级规定有抵触时，则依上级规定执行。

第三十七条本方法自公布之日起施行。

其次章文书工作制度

第一节文书处理制度

1、严格执行《国家行政机关公文处理方法》，公文处理必需规范化制度化。

2、公文必需根据行政公文写作规则和要求，用A4纸拟稿和钢笔书写，正确应用文种，格式符合要求，恳求应坚持“一文一事”，避开请示与报告混杂。

3、发文必需按规定审批程序，经领导签发统一编号行文，并做好发文登记。

4、收到外来文件后，必需先登记，传阅文件要合理支配、严格管理，做到刚好、精确、平安，并做好催传、催阅工作，以免积压和散失。组织传阅，应本着先急后4、缓，先领导后一般，先主办后协办，先办理后阅知的原则进行。

5、凡外出人员公务活动中形成的带回的文件，均应交办公室签收、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。

其次节文书材料的立卷归档制度

1、在工作活动中形成的各类文件材料(文书、科技、声像，会计等)均应刚好收集、立卷归档。

2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，每年六月底以前必需完成上一年度的文件材料的立卷工作。

3、坚持平常立卷和专题立卷，每办一件事，每开一次会或每搞一项中心工作，要刚好做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

(1)归档的文件材料，必需符合要求，用A4纸和钢笔书写，正件原件齐全。

(2)卷内文件的排列，必需保持文件间的历史联系。

(3)卷内文件的排列，应坚持先近后远，先重点后次要，先批复后恳求的原则，并在每页的右上角编上页号。

(4)提倡立薄卷、专题卷，每一案卷的卷内文件一般不超过200页。

(5)案卷标题要简明准确，符合“三要素”(作者、内容、文种)要求。

第三节印章管理制度

1、公章和介绍信，由办公室专人保管。

2、严格执行审批制度，凡涉及到各处室的文件报表等，由各部门核准，分管领导审批签名后加盖公章。

3、用印后必需登记。

4、严禁在空白介绍信、证明信、支票上预先加盖印章。

5、盖章时，留意收集具有保存价值的文件材料。

第三章档案工作制度

第一节档案库房管理制度

1、档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人未经许可，一律不准入内。

2、严格加强档案库房管理，仔细做好保密和防火、防盗、防潮、防光、防尘、防蛀等爱护工作。

3、档案库房内不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，严禁吸烟。

4、库房门窗必需保持坚实，出入库房顺手关门，确保库房平安。

5、档案库房要定期做好通风降温柔卫生工作。

6、定期检查档案保管状况，发觉问题刚好处理。

其次节档案保密制度

1、严格执行国家保密法的规定，常常开展保密工作的学习和活动，提高贯彻保密法的自觉性。

2、档案工作人员对所保管的档案必需严格保守机密和平安，严格遵守档案室工作规则，做到手续清晰，不发生差错和文件遗失。

3、档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，模范遵守制度。

4、对机密档案要严格限制调阅范围，依照制度供应利用，不私自带回家中。

5、保密文件未经上级机关批准，不得复制和摘抄。

第三节档案利用借阅制度

1、借阅档案者必需严格国家保密法，以保证档案的肯定平安，维护国家机密。

2、档案室保存的档案主要为本单位服务，如借阅对象和范围超出本单位人员或部门业务范围，需征得本单位及档案形成部门领导的同意。

3、查阅绝密级档案应经总支书记、校长批准，机密级和密级要经主管主任的批准。

4、查阅档案应在档案室指定地点。对档案要爱惜，不得随意涂改、损撕文件材料，如有上述行为，一经查实要即上报，依法追究责任。

5、归还时借阅人应向档案室工作人员清点所借档案，经核实收回借阅单后才能离开。

6、摘录、复制档案需经档案管理人员同意，复制档案还需填写申请单，摘录件、复制件经档案管理人员核对(内容、页数、份数)无误后由档案室盖章后方有效。

第四节档案的保管制度

1、单位党、政、工、团、教学、会计等档案实行集中统一管理。

2、每年档案按要求分类整理，编好案卷归档号。

3、档案按类、年分别排列入架。

4、档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定向上级报告档案工作的基本状况。

5、借阅档案要有登记。

6、定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、退色的要刚好进行修复。

第五节档案统计制度

1、档案统计工作必需做到精确、刚好、科学。

2、档案统计数字要实事求是，照实反映状况，防止弄虚作假。

3、按时按规定向上级机关报送《档案工作基本状况统计表》。

4、档案统计资料要妥当保存。

5、做好档案利用效益的统计，凡获有肯定经济效益、社会效益的利用状况，要填写档案利用状况登记表。

第六节档案移交制度

1、移交文件材料必需填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。

2、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，仔细办理交接手续。

第七节档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案的质量。

2、鉴定工作必需有组织、有领导地进行，由办公室主任主持该项工作，由分管领导负责，由档案部门组成鉴定小组。

3、鉴定人员干脆地详细地批阅每个案卷的内容，重要的案卷还要求一页一页地批阅文件内容，判定档案价值，确定存毁看法。

4、销毁失去保存价值的档案，应逐页登记造册，经分管领导批准、上级部门审核后才能进行。

5、销毁文件档案，必需依规定在指定的地点进行。

6、销毁档案必需有2人以上监督销毁，防止丢失泄密。

7、监销人员监销后在销毁档案清册上注明销毁日期并签名盖章。

第八节档案的预立卷制度

学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范我校的档案预立卷工作，对做好平常归档工作，提高立卷质量，便利归档前的查利用具有重要作用。

为了促进我校档案管理水平的整体提高，现就加强我校档案预立卷工作提出如下条例：

1、确立和坚持平常归卷制度，做好收集、整理，并按类目归卷，便于查找利用。

2、建立规范的预立卷类目表，并依次设置条款编号。

3、立卷部门可依据工作实际向档案室提出对预立卷类目进行调整建议。

4、明确预立卷工作职责，档案室人员负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导并检查平常归卷状况。

第四章各级各类档案工作职责

第一节档案工作分管领导职责

1、分管校长职责：仔细贯彻《档案法》，规划本校的档案工作，并把档案管理工作落在实处，加强档案管理的教化，增加全体教职工的档案意识，努力创建条2、件，不断促进本校档案工作发展。

3、办公室主任职责：领导档案室工作，仔细贯彻宣扬《档案法》，强化档案工作，主动开发档案信息资源，为本校各项工作供应服务。