不符合规定情况报告、调查和分析并实施纠正措施

安全管理程序手册版号：1.3文件号:CX-09页号:PAGE\*Arabic1/6xxx船务有限公司生效日期：2022年01月05日1.目的旨在确保不符合规定情况及时得到报告、调查和分析，并实施纠正措施,以便改进安全和防污染工作，防止类似情况再次发生。2.适用范围2.1本程序适用于公司岸基和船舶不符合规定情况的处理。2.2下列途径发现的不符合规定情况适用本程序：2.2.1船岸人员日常工作、演习和训练中发现；2.2.2公司和船舶SMS运行检查时发现；2.2.3主管机关和港口其它管理机构安全检查时发现；2.2.4船长管理复查时发现。2.3下列途径发现的不符合规定情况不适用本程序：2.3.1公司内部审核和有效性评价、公司管理复查时发现。3.责任3.1船长：负责向指定人员报告船舶发现的任何不符合规定情况，并负责属本船责任的不符合项目得到纠正。3.2岸基人员：向指定人员报告发现的任何不符合规定情况并负责纠正属本岗位责任的不符合；按指定人员要求对相关不符合规定情况进行调查分析，并制定纠正措施。3.3总经理:组织公司相关部门或人员组成调查组对船岸的重大不符合情况进行调查分析并制定纠正措施、并对纠正措施的实施情况进行验证。3.4指定人员：负责接收《不符合规定情况报告》CXRD-09-01，指定相关人员对不符合规定情况进行调查分析并制定纠正措施；亲自参与严重不符合的调查并制定纠正措施；对船岸发生的所有不符合（包括重大不符合）的纠正措施进行审批并予以进一步的验审。3.5SMS主管：每半年统计不符合规定情况并报指定人员。负责对指定人员不符合进行验证。4.不符合规定情况的报告4.1船员在日常工作、演习和训练中发现本船不符合规定情况应向船长报告，或者先报告部门长再由部门长向船长报告。安全管理程序手册版号：1.0文件号:CX-09页号:PAGE\*Arabic2/6xxx船务有限公司生效日期：2017年08月05日4.2主管机关或港口其它管理机构对船舶检查时发现不符合规定情况，知情船员应向船长报告，由船长将本船发现的不符合规定情况向指定人员报告。4.3岸基人员在日常工作中或上船检查时发现船舶不符合规定情况，应告知船长，并报指定人员。4.4岸基人员发现岸基不符合规定情况，应向指定人员报告。4.5船员发现岸基不符合规定情况，应向船长报告，由船长向指定人员报告。4.6不符合规定情况报告应及时、真实。4.74.7.1

书面形式可通过当面递交、传真或邮寄、网络邮件传送等方法进行。4.7.2条件不允许时则采用口头形式报告：◆口头形式分为当面报告和电话、船岸电台等通讯手段；◆但用口头形式报告后，船长和岸基人员应及时将不符合规定的详细情况填写在书面报告上，并尽快交指定人员。5.不符合规定情况的调查和分析5.1指定人员接到岸基人员和船舶报告的不符合规定情况后应：5.1.1按不符合规定情况的性质和所涉及部门指定相应的岸基人员进行调查和分析；5.1.2对于严重不符合规定情况指定人员应亲自参与调查和分析，对重大不符合指定人员必须向总经理报告，由总经理组织公司相关部门或人员组成调查组对重大不符合情况进行调查分析；5.1.3不符合规定情况的调查和分析应力求全面、准确，既要考虑操作方面的原因，又要考虑管理方面的原因；5.1.4发生不符合规定情况的原因可能包括（不限于）：◆责任人对SMS文件、相关文件的有关规定不熟悉；◆责任人对岗位职责不够熟悉；◆责任人技术业务素质不高；◆责任人工作责任心不强；◆SMS文件规定不合理；◆SMS文件规定不切合实际情况；◆SMS文件规定的具体操作有困难。6.不符合规定情况的纠正6.1岸基调查人员应根据调查分析的结果制定纠正措施，并告知相关岗位、人员,以防止类似情况的再次发生。纠正措施可能包括（不限于）：安全管理程序手册版号：1.2文件号:CX-09页号:3/6xxx船务有限公司生效日期：2022年01月05日6.1.1立即采取纠正行动（如果能够勉补的话），消除不符合规定情况；6.1.2责任者重新学习安全管理体系文件，切实熟悉其职责；6.1.3开展安全思想教育，加强工作责任性；6.1.4开展必要的体系文件或技术业务培训，切实掌握安全管理体系规定的程序、须知，提升业务技术能力；6.1.5提供资源支持，改善工作环境及其他客观条件；6.1.6对责任人作出相应的处罚或调换不适任人员；6.1.7复查公司的安全管理体系，对现有的程序和须知进行修改；6.1.8制定新的预防措施，在公司范围内传播经验教训，避免不符合规定情况重复发生。6.2在纠正措施中应6.2.1明确责任人和纠正期限；6.2.2一般不符合规定情况应尽量在一个月内予以纠正；6.2.3接受主管机关等外部检查应按规定时间内纠正缺陷；6.2.4遇到船舶航行在外或其他特殊情况难以及时纠正时可酌情予以适当延期，但应予以标明延期原因；6.2.5严重不符合和重大不符合规定情况应以最快速度予以纠正。6.3调查的原因和制定的纠正措施经指定人员审批后由相关人员通过电话、船岸电台、网上传送、现场传达等多种方式传递。6.4船舶和岸基责任岗位收到纠正措施后，应按该措施要求认真进行纠正落实。6.5指定人员不符合由SMS主管进行验证),6.5.16.5.26.5.36.6船舶产生的不符合一般由船长进行验证（或调查人员通过询问船长进行验证），必要时指定人员也可以实施验证，如：6.6.1负责调查的岸基人员在船时也可由岸基人员进行验证；6.6.26.6.3验证后纠正效果不好的，则调查人员应进行分析；安全管理程序手册版号：1.0文件号:CX-09页号:4/6xxx船务有限公司生效日期：2017年08月05日6.6.4属船上责任人未严格按纠正措施进行实施的，应责成责任人员重新组织实施，并按“未严格按规定进行不符合纠正”作为不符合报指定人员；6.6.5如属责任人已严格实施但效果仍不好的，则应按“纠正措施不当”作为新的不符合规定情况重新报指定人员，指定人员应按规定重新指定相应岸基人员进行调查并制定纠正措施。6.7《不符合规定情况报告》CXRD-09-01由公司SMS办和责任方分别保存并附在相关记录上。避免不符合规定情况重复发生的措施7.1SMS主管每半年对公司岸基及船舶发生的所有不符合进行统计并填写《不符合规定情况统计表》（CXRD-09-02），指定人员对SMS主管递交的不符合规定情况统计表进行认真分析，针对该半年期不符合最易发生的共同原因，制定今后行之有效的预防措施，整理成半年分析报告，通报各部门及船舶并要求认真学习，对照别人发生的不符合结合自身实际进行自查自纠。记录和保管8.1船舶或岸基相关人员发现除安全检查外的不符合时，由报告人填写《不符合规定情况报告》CXRD-09-01后报公司指定人员，不符合纠正后由SMS办和报告人各存一份，保存期五年。8.2SMS主管每半年填写《不符合规定情况统计表》CXRD-09-02报指定人员，SMS办主管和指定人员各保存五年。9.附录（1）《不符合规定情况报告》(CXRD-09-01)（2）《不符合规定情况统计表》(CXRD-09-02)安全管理程序手册版号：1.0文件号:CX-09页号:5/6

附录1编号：CXRD-09-01不符合规定情况报告报告人不符合部门报告日期不符合规定情况性质:一般□严重□重大□不符合规定情况描述：指定人员意见:签名/日期:调查分析：纠正措施：纠正期限：责任人：调查人/日期：指定人员审批：签名/日期：纠正措施的实施情况、完成日期：纠正效果：验证人/日期：指定人员验审：签名/日期：备注：岸基由SMS主管保存一份，船舶由责任部门和公司岸基SMS主管各保存一份，不符合纠正的依据可附在本报告之后;本表保存五年。安全管理程序手册版号：1.0文件号:CX-09页号:6/6附录2编号：CXRD-09-02不符合规定情况统计表船舶/岸基