5章 办公自动化信息系统分析2

5.2功能建模和数据流程图数据流程图(DFD)用于功能建模最初，结构化分析方法仅讨论数据流建模。目标系统被表示成如图5-6所示的数据变换流程图。系统的功能体现在核心的数据变换中。2022/10/191图5-6数据变换换流程图图外部实体外部实体外部实体外部实体目标系统2020-02-112功能建模模：就是用抽抽象模型型的概念念，按照照系统内内部数据据传递、、变换的的关系，，自顶向向下逐层层分解，，直到找找到满足足功能要要求的所所有可实实现的系系统为止止。1）功能模型型使用了数据流图图来表达系统内数数据的运动情况况，2）数据流的的变换则用如下方方式来描描述：结构化语语言判定表判定树2020-02-113系统分析析的根本本目的：：是分析出出合理的的信息流流动、处处理、存存储的过过程。数据流程程分析方方法：如HIPO(hierarchialinput-process-output)法和结构构化方法法等。他们基本本思想都都是一样样的，即：：把一个系统统看成一个整体体功能，明确信信息的输入与输输出，系统为为了实现现这个功功能，内内部必然然有信息的处理、传传递、存存储过程。这些处理理又可以分分别看作作整体功功能，其内部部又有信息的处理、传传递、存存储过程程。如此一一级一级级地剖析析，直到到所有处处理步骤骤都很具具体为止止。2020-02-114图5-7数据流程程分析方方法2020-02-1155.3..3数据流程程图数据流程图(DFD)用于功能建模模通过本节节学习要要求大家家掌握：：数据流程程图的基基本成分分数据流程程图的画画法画数据流流程图的的注意事事项2020-02-116数据流程程图描述述数据流流动、存存储、处处理的逻逻辑关系系，也称为为逻辑数数据流程程图，一一般用DFD(logicaldataflowdiagram)表示。DFD具有抽象象性，仅仅对数据据流进行行描述，，总结出出数据的的（信息息的）流流向、传传递、处处理、存存储等特特性的内内部规律律。2020-02-1171．数据流流程图的的基本成成分数据流程程图用到到四个基本本符号，即：外部实体体数据处理理数据存储储数据流2020-02-118图5-8数据流程程图的基基本符号号2020-02-1191）外部实实体：外部实体体是指系系统以外外又与系系统有联联系的人人或组织织。它表达该系统数数据的外外部来源源和去处处，外部实体体也可以以是另外外一个信信息系统统。在数据流流程图中中，为了了减少线线条的交交叉，同同一个外外部实体体可在一一张数据据流程图图中出现现多次，，这时在在该外部实体体符号的的右下角角画小斜斜线，表示重复复。如重复复的外部部实体有有多个，，则相同的外外部实体体画数目目相同的的小斜线线。外外部实体体的表示示如图5-9所示。2020-02-1110图5-9外部实体体的表示示2020-02-11112)数据处理理：处理指对对数据的的逻辑处处理，也就是是数据的的变换，，它表示示对数据据流的操操作。在数据流流程图中中，用带圆角角的长方方形表示示处理，其分为为三个部部分：标识部分分、功能描述述部分和功能执行行部分。如图4-10所示。图5-10数据处理理的表示示2020-02-1112标识部分分：用于标注注加工编编号，加加工编号号应具有有唯一性性，以标标识加工工，一般用字字符串表表示，以以“P”开头，如如P1、P1.1等等。功能执行行部分：：表示这个个功能由由谁来完完成，可以是是一个人人，也可可以是一一个部门门，也可可以是某某个计算算机程序序。功能描述述部分：：用来写加加工名。。它直接表达达这个处处理的逻逻辑功能能，用动词+名词对功能进进行描述述，功能能描述部部分其详详细描述述在数据据词典中中定义。。2020-02-1113加工要逐逐层分解解，以求求得分解解后的加加工功能能简单、、易于理理解。什么是基基本加工工？对数据的的处理功功能十分分简单、、加工逻逻辑清楚楚的加工工称基本加加工。例例如：成成绩统计计、学籍籍审查、、学籍变变动通知知等。为为了区别别基本加加工，在基本加加工的加加工编号号前打一一“*””作标志志。当分解得得到的所所有加工工均已变变成基本本加工时时，分解解即行停停止。对加工符符号说明明如下：：①顶层加工工名可以以是系统统的名字字。如：学学籍管理理系统、、成绩管管理系统统、财务务管理系系统、工工资核算算系统等等。②加工名要要简捷易易懂，最好由动词或动动宾词词词组组成成。例如：：登录成绩绩、编排课课表、输输入会计计凭证等等。由于于未分解解的加工工本身具具有抽象象性，所所以加工工名必然然具有抽抽象性。。如：考考试考务务、财务务管理等等。但不不可用空空洞的动动词命名名，如：：处理、、转换、、计算等等。2020-02-11143)数据流数据流是是指处理理功能的的输入或或输出，用一个个水平箭箭头或垂垂直箭头头表示。。箭头指指出数据据的流动动方向。。数据流流由一个个或一组组确定的的数据组组成，可可以是信信件、票票据、文文件等信信息。一一般说来来，对每每个数据据流要加加以简单单的描述述，使用用户和系系统设计计员能够够理解一一个数据据流的含含义。对数据流流的描述述写在箭箭头的上上方，一些含含义十分分明确的的数据流流，也可可以不加加以说明明，如图图5-11所示。2020-02-1115图5-11数据流的的表示2020-02-1116数据流的的简化：：有时很难难用简单单而适当当的语句句来描述述一个数数据流。。例:图（a）表示储储户到储储蓄所去去存取款款时，要要将填好好的存（（取）单单与存折折交给营营业员。。营业员员处理完完这笔业业务后，，把存折交交给储户户若把““存取单单”与““存折””这两个个平行且且方向相相同的数数据流合合并为““存取要要求”，则可以减少少一个数数据流，数据流流程图就就更简单单好读一一些，如如图（b）所示。。至于““存取要要求”的的具体内内容，会会随着数数据流程程图的展展开，变变得更具具体化。。2020-02-1117数据流的的流向，，有以下下五种情情况：从加工到加加工(P→P)、从源点到加加工(S→P)、从加工到终终点(P→S)、从加工到数数据存储储(P→D)、从数据存储储到加工工(F→P)。其中，，前三种种情况应应注明数数据流名名。后两两种情况况，可以以不注数数据流名名。数据流名名应能直直观地反反映数据据流的含含义：如日常业业务中的的产量日日报表、、汇款单单、录取取通知书书、课程程表等均均可直接用用做数据据流名。也可以用用一组数数据中的的主要数据据为数据流命命名：例如：“学生成成绩单””由学生生姓名、、成绩、、通讯地地址等数数据组成成，但成绩是主主要的，可以以用“学生成绩绩”为这一一数据流的的名字。2020-02-1118数据流可可以同名名，也可以以有相同的的数据结结构，但必须须有不同的数数据或具有不同同的含义义。例如：数据流““付款单单”可以以有合格格付款单单、不合合格付款款单，这这两个数数据流的的数据结构构可以是是相同的的．但所含数据据不同，或者意义有区区别。2020-02-1119数据流统统一编号号：为了区别别同名数数据流，DFD中所有与与基本加加工(基本加工工定义见见后)相连的数数据流要要统一编编号，但但与数据据存储相相连的数数据流除除外，编号写在在数据流流名之前前，以“F”开头。两个符号号(加工、外外部实体体、数据据存储)之间可以以有多个个数据流流存在，DFD并不表明明它们之之间的任任何关系系，诸如如次序、、主次等等。避免错误误的数据据流命名名方法：：不能用动动作名作作为数据据流名。如“取取下一个个考生成成绩”是是一个动动作，不不能用作作数据流流名。数数据流中中只能含含有数据据(信息)，而不能能含有动动作，换换言之，，数据流名名只能是是名词而不能是动动词或动动宾词组组；不能用实实物名作作为数据据流名。。如“现金金”是实实物，不不能作为为数据流流名。信信息系统统只能处理理信息，不能处理理实物。2020-02-11204）数据存存储数据存储储是用来来存贮数数据的，，表示数数据保存存的地方方。这里里“地方方”并不不是指保保存数据据的物理理地点或或物理介介质，而而是指数据存存储的逻逻辑描述述。现对数据据存储符符号说明明如下：：①数据存储储名写在在开口的的长方框框内，应概要要地说明明文件中中的主要要数据。。②数据存储储上一定定要有数数据流。如果数数据流指指向数据据存储是是写操作作，离开开数据存存储则是是读操作作。有的的加工要要修改数数据存储储，则要要读、写写操作，，因此，，在加工工和数据据存储之之间的数数据流是是双向的的，用两两个数据据流表示示。如图图5-12所示，“商品编编号#_”表示按这这个数据据项检索索，即“商品品编号””是关键键字。2020-02-1121图5-12加工和数数据存储储之间的的数据流流2020-02-1122③为便便于说明明和管理理，数据存储储亦应编编号。编号写写在文件件符号左左端小方方格中，，以“D”开头，用字母D和数字组组成。为清楚楚起见，，用竖线表表示同一一数据存存储在图图上不同同的地方方出现，如图4-13所示：图5-13数据存储储图形表表示2020-02-11233）相关部部门职责责①管理理中心负负责组织织确定记记录格式式、编号号、贮存存、检索索、保存存期限和和处置相相关的管管理规定定。对记记录的各各归口部部门进行行监督、、管理，，对记录录的发放放进行审审核。②各部部门负责责本部门门记录格格式的提提出，本本部门领领导负责责对记录录格式的的审核；；负责管管理体系系中本部部门记录录的使用用、贮存存、检索索和保护护。③管理理者代表表负责对对记录格格式的批批准。④公司司办公室室负责记记录的印印刷。2020-02-11242．绘制数数据流程程图的主主要原则则和步骤骤：系统分析析的根本本目的是是分析出出合理的的信息流流动、处处理、存存储的过过程。数据流程程分析有有许多方方法，如如HIPO(hierarchialinput-process-output)法和我们们介绍的的结构化化方法等等。基本思想想都是一一样的，即：把一个系系统看成成一个整整体功能能，明确确信息的的输入与与输出，系统为了了实现这这个功能能，内部部必然有有信息的处处理、传传递、存存储过程程。这些处理理又可以以分别看看做整体体功能，，其内部又又有信息息的处理理、传递递、存储储过程。。如此一级级一级的的剖析，，直到所所有处理理步骤都都很具体体为止。。2020-02-11252．数据流流程图的的绘制主主要原则则和步骤骤：绘制数据据流图的的主要原原则:为了表达达数据处处理过程程的数据据加工情情况，需需要采用用层次结结构的数数据流图图。按照照系统的的层次结结构进行行逐步分分解，并并以分层层的数据据流图反反映这种种结构关关系，能能清楚地地表达和和容易理理解整个个系统。。数据流流程图的的绘制步步骤如下下：1）确定所开开发的系系统的外外部实体体，即系统统的数据据来源和和去处。。2）确定整个个系统的的输出数数据流和和输入数数据流，把系统统作为一一个加工工环节，，画出关关联图。。一般应应把数据来来源置于于图的左左侧，数据去处处置于图图的右侧侧。2020-02-11263）确定系统统的主要要信息处处理功能能，按系统统的主要要信息处处理功能能将整个个系统分分解成几几个加工工环节（（子系统统）。确定每个个加工的的输出与与输入数数据流以以及与这这些加工工有关的的数据存存储。4）根据自顶顶向下，，逐层分分解的原原则，对对上层图图中全部部或部分分加工环环节进行行分解。。5）重复步步骤4），直到到逐层分分解结束束。6）对图进行行检查和和合理布布局，主要检检查分解解是否恰恰当、彻彻底；DFD中各层是是否有遗遗漏、重重复、冲冲突之处处；各层层DFD及同层DFD之间关系系是否正正确；命命名、编编号是否否确切、、合理等等，对错错误与不不当之处处进行修修改。7）和用户进进行交流流，在用户户完全理理解数据据图的内内容的基基础上征征求用户户的意见见。2020-02-11273．绘制数数据流程程图注意意事项1)数据流程程图上所所有图形符号号只限于于前述四种基本本图形元元素。2)数据流程程图的主图必须须包括前前述四种种基本元元素，缺缺一不可可。3)数据流程程图的主图上的的数据流流必须封闭闭在外部实体体之间。4)每个加工工至少有一一个输入入数据流流和一个个输出数数据流。5)在数据流流程图中中，需按层给给加工框框编号，编号表表明该加加工所处处层次及及上下层层的亲子子关系。。6)规定任何何一个数据流子子图必须须与它上上一层的的一个加加工对应应，两者的输输入数据据流和输输出数据据流必须须一致，即父图图与子图图的平衡衡。7)可以在数数据流图图中加入入物质流流，帮助助用户理理解。数数据流图图上每个个元素都都必须有有名字。。8)数据流图图中不可可夹带控控制流9)初画时可可以忽略略琐碎的的细节，，以集中中精力于于主要数数据流。。2020-02-11284．企业记记录控制制数据流流程图的的设计实实例1）企业记记录控制制的任务务企业记录录控制目目的:对管理体体系运行行所使用用的记录录标识、、贮存、、保护、、检索、、保存期期限和处处置进行行控制。。2）企业记记录控制制适用范范围适用于管管理体系系运行的的所有记记录的管管理，包包括来自自相关方方的记录录的管理理。2020-02-11294）企业记记录控制制工作程程序①管理理中心对对记录统统一编号号标识，，并建立立记录清清单。②记录录的使