采购订单与采购合同管理教材

采购订单与采购合同管理主讲：陈昱全采购订单单与采购购合同管管理采购订单单和采购购合同管管理是采采购管理理中的重重要内容容。一般般企业在在确定了了需要量量和供应应商之后后，向供供应商发发出采购购订单，，作为日日后双方方签订合合同的一一个依据据。而采采购合同同是在双双方协商商取得一一致的基基础上所所签订的的一种经经济合同同。4.1采采购购订单管管理4.2采采购购合同管管理第一章：：采购订订单管理理一、采购购订单的的制定二、采采购订单单的日常常管理三、采采购订单单的跟踪踪一、采购购订单的的制定1、准备备订单计计划2、评估估订单需需求3、计算算订单容容量4、制订订订单计计划1、准备备订单计计划1）需求求部门提提交的月月份需求求计划2）各部部门提交交的紧急急采购请请购单3）供应应商供应应信息资资料4）供应应商供货货周期及及价格等等信息收收集分析析2、评估估订单需需求1）分析析市场需需求全面考虑虑要货计计划的全全面性和和严谨性性2）分析析生产需需求分析不同同生产时时期产生生不同生生产需求求3）确定定订单需需求分析市场场需求和和生长需需求的结结果作为为订单需需求

3、计算算订单容容量1）分析析物料供供应资料料：所需需采购物物料的供供应商信信息2）计算算总体订订单数量量：多个个供应商商可供给给的物料料数量和和可供给给的到货货时间。。3）计算算已承接接的订单单量：某某供应商商在指定定的时间间内已经经签下的的订单量量4）确定定剩余订订单容量量：物料料供应商商群体总总体订单单容量--已承接接订单量量4、制订订订单计计划1）对比比订单需需求量和和订单容容量：如果需求求小于容容量，则则无论需需求有多多大，容容量总能能满足需需要,企企业可根根据物料料需求来来制订订订单计划划；如果容量量小于需需求，则则会产生生剩余物物料需求求，则需需要对剩剩余物料料需求重重新制订订供应商商开发，，增加容容量计划划；2）综合合平衡综合考虑虑各种要要素，必必要时调调整订单单计划，，计算剩剩余订单单需求。。3）确定定余量认认证计划划对于剩余余需求，，要提交交采购负负责人处处理，制制定供应应商开发发完成时时间，并并反馈需需求部门门能否在在物料需需求规定定的时间间及数量量交货。。4）制订订订单计计划下单数量量=生产产需求量量-计划划入库量量-现有有库存量量+安全全库存量量下单时间间=要求求到货时时间-采采购周期期-订单单周期--缓冲时时间二、采采购订单单的日常常管理1、采购购订单明明细管理理2、采购购订单的的主要内内容1、采购购订单的的明细管管理采购订单单的明细细管理指指通过对对采购订订单各项项目的管管理，使使企业相相关部门门能够明明确掌握握材料订订购的情情况。1）订购购单内容容主要侧侧重于交交易条件件、交货货日期、、运输方方式、单单价、付付款方式式等。2）按用用途不同同分为：：第一联：：供应商商联，供供应商交交货时凭凭证；第二联：：回执联联，由供供应商签签字确认认后传真真回公司司；第三联：：物料联联，作为为企业控控制存量量和验收收的参考考；第四联：：请款联联，作为为结算货货款的依依据；第五联：：承办联联，由制制发订购购单的单单位自存存。2、采购购订单的的主要内内容1）交货货方式：：交货时时间、交交货地点点。2）验收收方式：：检验设设备、检检验费用用、不合合格退货货规定等等。3）罚则则：延迟迟交货或或品质不不符扣款款。4）履约约保证：：按合同同的百分分之几。。5）品质质保证：：保修或或包换期期限。6）仲裁裁或诉讼讼：仲裁裁地点或或法院7）其他他三、采采购订单单的跟踪踪1、合同同执行前前的订单单跟踪2、合同同执行过过程中的的订单跟跟踪3、合同同执行后后的订单单跟踪1、合同同执行前前的订单单跟踪1）订单单人员应应该与供供应商进进行充分分沟通，，确认可可以供应应本次物物料的供供应。2）如果果供应商商确实难难以接受受订单，，那么可可以在采采购环境境里另外外选择其其他供应应商。2、合同同执行过过程中的的订单跟跟踪1）严密密跟踪供供应详细细过程，，保证订订单正常常执行。。①存在加加工，②库存直直销。对对于一些些存在加加工过程程的产品品，可以以向供应应商派常常驻代表表。2）紧密密响应生生长需求求形式需需求紧急急或需求求出现滞滞销，可可以与供供应商沟沟通解决决。3）慎重重处理库库存控制制4）控制制好物料料验收环环节3、合同同执行后后的订单单跟踪1）按照照合同支支付条款款对供应应商进行行付款2)检验验使用过过程出现现问题，，与供应应商沟通通解决第二章：：采购合合同管理理1、概述述2、采购购合同的的签订3、采购购合同的的日常管管理1、概述述1）采购购合同的的概念2）采购购合同性性质3）采购购合同的的具体内内容1）采购购合同的的概念根据公司司营运需需求，向向物资的的生产企企业或其其他物资资流通企企业购买买食材、、小物品品及标配配设备而而签订的的协议。。物资采采购合同同的期限限一般比比较长，，公司的的采购合合同基本本是以年年度为单单位签订订，而交交货时间间按照需需求进行行分批进进行交货货。2）采购购合同性性质采购合同同是具有有权利义义务内容容的经济济合同1）具有有法律约约束力；；2）双方方当事人人地位平平等；3）合同同当事人人在签订订合同时时的意思思表示是是自愿、、真实的的。3）采购购合同的的具体内内容———首首部、正正文、尾尾部首部：名名称、编编号、签签订日期期、签订订地点、、买卖双双方的名名称正文：合合同的主主要内容容尾部：合合同的份份数、使使用语言言及效力力、附件件、合同同的生效效日期、、双方签签字盖章章(1)商商品、物物资、食食材名称称(2)品品质规格格(3)数数量(4)单单价、总总价(5)包包装(6)交交货时间间(7)交交货地点点(8)交交货方式式(9)交交货单位位(10))交货物物资验收收(11))付款方方式(12))运输方方式(13))违约责责任(14))不可抗抗力（15）合合同附则则及其他他条款正文商品本身身属性交易条款款其他条款款2、采购购合同的的签订在实际签签订过程程中，合合同的双双方当事事人必须须针对合合同的主主要内容容，反复复磋商，，直至取取得一致致意见，，合同才才成立。。1）合同同签订前前的准备备工作2）签订订采购合合同的程程序3）合同同的草签签与正式式签订4）合同同的公证证与签证证1）合同同签订前前的准备备工作了解对方方的资信信能力，，了解对对方是否否具有签签订合同同的资格格，或者者代理人人是否具具有代理理资格。。2）签订订采购合合同的程程序签订合同同是当事事人双方方的法律律行为。。合同的的成立，，必须由由当事人人相互做做出意思思表示并并达成合合意。实际分为为两个阶阶段：要约：提提出订立立合同的的建议；；承诺：接接受订立立合同的的建议要约订立合同同的当事事人一方方向另一一方发出出的缔结结合同的的提议，，发出提提议的人人为要约约人，另另一方为为受约人人或相对对人要约约的对象象有3种种：指定定的对象象；选定定的对象象；任意意的对象象；要约特征征：①要约必必须是特特定人发发出的；；②要约必必须是特特定人的的行为；；③要约必必须含有有可以订订立合同同的主要要条款；；④要求受受约人做做出答复复的期限限：要约约的方式式分为口口头方式式和书面面方式承诺受要约人人向要约约人做出出的对要要约完全全无异议议的、接接受的意意思表示示。作出出这种意意思表示示的人称称为承诺诺人。承诺的特特征：①承诺必必须是就就要约做做出的同同意的答答复；②承诺必必须是受受要约人人向要约约人做出出的答复复；③承诺必必须在要要约的有有效期限限内做出出。一般情况况下，要要约没有有规定期期限者，，属于对对话要约约，受要要约人必必须立即即承诺；；属于非非对话要要约的，，受要约约人应在在一般认认为应做做出答复复的期限限内承诺诺。承诺诺一经成成立就发发生法律律效力，，即要约约人一接接到有效效承诺合合同就成成立。在法律上上，承诺诺是允许许撤销的的。但是是，承诺诺的撤销销必须在在要约人人收到承承诺之前前。撤销销的通知知，必须须在承诺诺达到之之前送达达，最晚晚应与承承诺同时时达到。。3）合同同的草签签与正式式签订合同主要要条款协协商确定定后，当当事人双双方可以以先草签签合同。。待其他他次要条条款约定定后，再再正式签签订合同同。4）合同同的公证证与签证证合同的公公证：国国家公证证机关即即公证处处，代表表国家行行使公证证职能，，根据当当事人的的申请和和法律的的规定，，依据法法律程序序，证明明采购合合同真实实性和合合法性的的活动。。合同的鉴鉴证：合合同监督督管理机机关根据据双方当当事人的的申请依依法证明明合同的的真实性性和合法法性的一一项制度度。合同同鉴证收收费标准准为采购购合同价价款的0.2%%3、采采购合同同的日常常管理1）采购购合同管管理的内内容2）采购购合同执执行情况况的检查查和处理理1）采购购合同管管理的内内容合同的核对合同的整理合同的汇总合同的执行台台帐采购合同管理理的内容容合同的注销合同的变更与与废除违反采购合同同的责任合同纠纷的处处理采购合同同台账的的建立及及利用1、采购购合同台台账包括括：供应应商名称称、供应应商地址址、供应应商联系系方式及及联系人人、合同同编号、、签订日日期、交交货日期期、合同同单价及及总价、、签订人人、合同同期限、、账期（（付款方方式）、、售后及及违约责责任条款款等。2、采购购合同台台账对应应下的采采购到货货明细统统计表，，内容必必须包括括：批次次到货情情况，品品质不合合格率频频次、退退换货时时间及退退换货频频次、售售后服务务态度，，资金支支付情况况等信息息。3、以上上两条是是作为对对供应商商考核的的依据，