农村档案员培训班讲义

PAGEPAGE13农村档案员培训班讲义档案的定义（一）档案案的起源源1、档案产产生的条条件：文文字和记记录文字字的载体体的出现现。档案案，在我我国源远远流长，从从现有实实物可考考的甲骨骨档案算算起大约约35000多年年。2、档案的的形成者者国家家机关、社社会组织织、个人人。3、文件材材料转化化为档案案的条件件。（1）文件件材料已已经使用用完毕或或办理完完毕的；；（2）有保保存价值值的；（3）按照照规定集集中保存存好的。4、档案的的物质载载体和记记录形式式是多种种多样的的。如甲甲骨、金金石、简简牍、缣缣帛、纸纸张、胶胶片、磁磁带、光光盘等。（二）档案案的定义义有人认为“档案”就是红红头文件件，也有有人认为为“档案”就是人人事档案案。这些些观点都都是片面面的、不不完全正正确的。各个单位在在公务、管管理等各各种活动动中，会会形成、产产生或收收到许多多材料，如如请示、报报告、批批复、统统计报表表、合同同、协议议、计划划、总结结、会议议记录、调调查报告告、干部部、职工工、党员员等名册册、职工工录用、转转正、调调资等材材料。还还会收到到如：上上级单位位的红头头文件、指指示；其其他单位位的材料料，如：：会议通通知、征征订书报报杂志、商商品推销销广告、办办班通知知、交通通、气象象等等。上述有些材材料，看看一看，知知道一下下就算了了，或办办完就行行了，没没有保存存价值的的，不用用归档。但但有一些些材料却却对日后后的工作作还有用用，或日日后（三三年、十十年、几几十年或或永远）还还会用到到它，这这些文件件就需要要归档。有有许多单单位都有有正反典典型事例例。有档档案的就就发挥了了好大的的作用，没没有档案案的就造造成不同同程度的的损失，甚甚至不可可估量。档档案在政政治、经经济、外外交等方方面的作作用都非非常大，对对单位、对对个人都都很重要要，如对对个人的的工资、待待遇、投投资回报报等。我我们按照照一定的的方法，对对这些材材料进行行分类、整整理、编编目，按按规定集集中保存存起来，这这些材料料就变成成了档案案。材料料还是这这些材料料，在我我们对它它进行归归档之前前，我们们叫它材材料或资资料，归归档之后后我们叫叫它档案案。《档案法》第第二条规规定：“档案是是指过去去和现在在的国家家机构、社社会组织织以个人人从事政政治、军军事、经经济、科科学、技技术、文文化、宗宗教等活活动直接接形成的的对国家家和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录。”简单地说，档档案是指指有保存存价值的的历史记记录。这这种历史史记录可可以是文文字的，即即文字材材料；可可以是图图表，可可以是声声像的，还还可以是是实物的的。也就就是说凡凡是有保保存价值值的材料料，都可可以作为为档案保保存。都都可以成成为档案案。档案案的范围围很广。不不限于“红头文文件”、“人事档档案”，也不不限于“文字材材料”。二、档案工工作的内内容广义：是指指国家规规模的档档案事业业，包括括档案法法制、档档案室、档档案馆、档档案行政政管理、档档案专业业教育、档档案科研研、档案案宣传、档档案出版版、档案案学术研研究及档档案的对对外交往往（档案案外事）等等工作组组成。狭义：收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、利用用、（检检索、编编研）、有有人称为为六项工工作，有有人称为为八个环环节。另另外还包包括监督督、指导导。具体体是对单单位内部部各部门门的档案案材料的的形成、积积累、整整理归档档工作进进行指导导；对本本系统及及直属各各单位档档案工作作的监督督指导。（一）全宗宗内档案案分类全宗即全部部卷宗，卷卷宗是案案卷的别别称。也也就是说说一个机机关、社社会组织织或者一一位著名名人物在在其工作作活动中中形成的的各种门门类和载载体的档档案整体体称为一一个全宗宗。全宗号是市市档案馆馆为了方方便管理理档案，对对每一个个单位进进行编号号，每一一个代号号称为全全宗号。村村委会的的档案构构成一个个全宗。参参照《广广东省机机关档案案分类办办法》划划分为如如下八大大类：A党政工工团档案案B基建档档案C设备仪仪器档案案D会计档档案E已故人人员档案案F声像档档案G专门档档案（教教学及科科研档案案）H实物档档案（二）收集集包括收集、征征集。1、要求：：齐全、完完整。但但是并非非“有文必必档”。根据据归档范范围收集集齐全、完完整。归归档范围围属于归归档制度度的内容容。归档档制度包包括归档档范围、归归档时间间和归档档要求。什么么材料需需要归档档？这就就是指归归档范围围。凡是是反映本本单位工工作活动动，具有有查考利利用价值值的记录录材料，都都要归档档。既有有文字材材料、图图纸、图图表、簿簿册，又又有照片片、录音音带、录录像带、奖奖状、奖奖杯、荣荣誉证书书等。2、注意事事项：（1）以前前没有制制度的，要要尽快建建立。制制度要切切合本单单位实际际，要具具体、详详细。有有制度的的要严格格依照执执行。（2）抓抓住达标标升级的的机会，把把历年散散存在各各处、各各人手中中的材料料统统收收集起来来。特别别强调收收集齐全全的意思思。依据据是归档档与不归归档范围围。要求求齐全是是指凡是是归档范范围内的的材料，都都要齐全全。但不不是“有文必必档”。该归归则归，该该收则收收。不该该归也坚坚决不归归。对于有些不不属归档档范围，但但又觉得得有用的的材料，各各单位可可参照档档案整理理办法整整理，但但不作档档案看待待，档案案统计不不计。总之之收集齐齐全具备备的条件件有：有有制度，档档案员要要熟悉业业务，做做好宣传传工作。基建档档案讲义义（一）基建建档案的的定义基建档案是是科技档档案的一一种，科科技档案案主要有有：科研研、工业业生产、农农业、基基建、设设备、地地质。基建档案：：是指基基本建设设项目从从酝酿决决策到建建成使用用的全过过程中形形成的具具保存价价值的文文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录。（二）基建建档案归归档的要要求1、归档范范围。指指在一个个基建项项目中，哪哪些文件件材料应应该归档档。依据性文件件材料：：项目建建设书及及批复、可可行性研研究报告告、项目目评估、环环境预测测、设计计任务书书、计划划任务书书等；设计基础文文件材料料：选址址报告，水水文气象象、供水水供电、交交通运输输、地质质勘探报报告，建建筑物、构构筑物及及重要设设备安装装测量定定位、观观测记录录等；设计文件材材料：包包括初步步设计，技技术设计计，工程程结构和和建筑设设计，总总体规划划设计，概概算书，设设计说明明书，设设计评价价，设计计修改通通知单，设设计鉴定定及审批批等；工程管理文文件材料料：包括括征地文文件，红红线图，各各种合同同，拆迁迁、赔偿偿协议书书，招投投标文件件，施工工许可证证，建筑筑许可证证，施工工执照，消消防、卫卫生文件件及水电电、煤气气供应协协议书等等；施工文件材材料：包包括施工工组织设设计，监监理，开开工报告告，施工工大事记记，施工工工艺说说明，施施工方案案，工程程质量记记录，事事故处理理、设计计变更通通知单、隐隐蔽工程程验收记记录、质质量评定定、建筑筑材料的的试验，试试压报告告等；竣工文件材材料：包包括建筑筑物内安安装设备备的使用用说明书书、竣工工报告、竣竣工验收收报告、全全套竣工工图、、质质量评定定、竣工工决算及及相关声声像材料料文件等等。财务、器材材管理文文件材料料：包括括工程财财务计划划，年度度计划，工工程概算算、预算算、决算算，交付付使用的的固定资资产等。2、归档时时间。是是指应归归档文件件材料向向档案部部门移交交的时间间。基建建档案应应在项目目竣工验验收后三三个月内内，将工工程立项项至竣工工全过程程的基建建档案材材料按要要求整理理好后，办办理交接接手续，向向档案部部门移交交。3、份数。确确定份数数时应考考虑三种种情况：：（1）满满足日常常查找利利用的需需要；（22）保护护档案原原件的需需要；（33）报送送专业档档案馆的的需要。（三）基建建档案整整理工作作的内容容基建档案具具有成套套性、阶阶段性、专专业性的的特点，基基建档案案整理工工作的目目标是使使基建项项目全套套档案系系统化，如如实反映映整个工工程项目目的真实实面貌，方方便保管管和利用用。按照照这个要要求，整整理工作作可划分分为：分分类、组组卷、编编目、装装订三个个步骤。一、分类：：先分项项目，后后分阶段段。项目目一般分分为立项项审批、报报批报建建，设计计，工程程管理，施施工，竣竣工，使使用维护护等几个个阶段。二、组卷（1）应归归档材料料的排列列A、按阶段段排列。立项审批、报批报建，设计，工程管理，施工，竣工，使用维护。B、文字材材料在前前，图表表在后，声声像材料料另外立立卷。管管理性文文件按问问题、按按时间。C、保管期期限长的的在前，短短的在后后。（2）组织织保管单单位A、同一项项目B、同一阶阶段C、同一期期限D、厚度适适中（3）卷内内文件的的排列A、文字在在前B、按原图图目录排排列C、无目录录的，总总的在前前，分项项在后，建建施在前前，结施施在后，土土建在前前，其他他专业在在后（4）文字字材料的的装钉。与与文书方方法一样样。（5）图纸纸的折叠叠。按规规格为2210××2977mm 进行折折叠。（6）加盖盖档号章章档号件号（7）编页页码。装装订的案案卷一律律编页码码，科技技材料页页号在“右下角角”和“左下角角”，如图图纸不装装订，则则加盖档档号章或或件号章章，顺序序均从“1”开始，一一页一号号。（8）编写写卷内目目录序号文件编号责任者文件材料题题名日期页次备注有些图纸原原来已有有图纸目目录的，应应保留其其目录，可可不再编编制卷内目录。（9）填写写案卷封封皮。编编制内容容包括：：档号、题题名、编编制单位位、编制制日期、页页（份）数数、期限限、备注注。档档号B11—01；；题名–工程项项目名称称+阶段段（内容容）特征征+文种种，如“XX镇镇办公楼楼报批文文件、红红线图及及竣工图图、竣工工验收证证明等基基建文件件材料”编制单单位：施施工图填填写设计计单位，竣竣工图填填写施工工单位，前前期（或或依据性性）文件件填写建建设单位位和主管管部门；；编制日日期：填填写卷内内文件材材料的起起止日期期；施工工图为短短期；管管理性文文件为永永久；竣竣工图为为永久。密密级通常常不填。卷卷脊一定定要填写写：（11）档号号，（22）案卷卷题名：：从右到到左。（10）编编目：A、案卷的的排列，按按阶段依依次排列列；B、编档号号：分类类号+案案卷号++件号；；C、填写分分类目录录、总目目录。底图整理时时可把同同一项目目的底图图纸目录录顺序排排列，装装入大牛牛皮纸袋袋中平放放或卷成成筒装入入硬纸筒筒保存。每每个项目目应以张张为单位位编底图图目录，编编制内容容包括：：序号、归归档时间间、档号号、底图图名称、幅幅面张数数、编制制单位、编编制日期期、备注注。会计档档案讲义义（一）收集集范围：：会计核核算中形形成的会会计凭证证、会计计账簿、财财务报告告和其他他会计核核算材料料。至于财务部部门经办办的有关关财会工工作的方方针、政政策、制制度、计计划、工工作总结结、报告告以及来来往文书书，按照照《会计计档案管管理办法法》第十十九条规规定，应应当执行行文书档档案管理理规定。（二）会计计档案的的分类和和整理1、凭证类类：原始始凭证，记记账凭证证，汇总总凭证，其其他会计计凭证。2、会计账账簿类：：总账，明明细账，日日记账，固固定资产产卡片，辅辅助账簿簿，其他他会计账账簿。3、财务报报告类：：包括月月度、季季度、年年度财务务报告，会会计报表表、附表表、附注注及文字字说明，其其他财务务报告。4、其他类类：主要要包括银银行存款款余额调调节表，银银行对账账单，会会计档案案移交清清册，会会计档案案保管清清册，会会计档案案销毁清清册，其其他应当当保存的的会计核核算专业业材料。5、采用电电子计算算机进行行会计核核算的单单位，应应当保存存打印出出的纸质质会计档档案。具具备采用用磁带、磁磁盘、光光盘、微微缩胶片片等磁性性介质保保存会计计档案条条件的。（三）加加盖档案案章：会计档案整整理立卷卷后，应应在会计计报表、帐帐簿、凭凭证的每每一卷册册的封面面加盖档档号章，装装盒后与与会计档档案盒上上的全宗宗号、目目录号、案案卷号保保持一致致。全宗号目录号案卷号202.001D1.1001（四）会会计档案案的编号号排列：：会计档案案案卷排列列按大类类-属类类-年度度-案卷卷排列法法，属类类内各年年度形成成的案卷卷不分年年度，顺顺序编号号。当流流水顺序序号编到到“9999”号时，再再重新建建立第二二个目录录号，又又从“1”开始案案卷编号号，一个个属类内内相同的的案卷顺顺序号用用目录号号加以区区别。报报表（DD1.11，D11.2）；；帐簿（DD2.11，D22.2），凭凭证（DD3.11，D33.2）。D33··1—1案卷顺顺序号目录号号属类代代号（１１：报表表，２：：帐簿，３：凭凭证，4：：其他）大类代代号（会会计）（五）会会计档案案目录：：会计档档案目录录通常采采用分类类编制法法，即将将一个单单位若干干年度形形成的会会计报表表（财务务报告）、帐帐簿、凭凭证及其其他会计计文件四四大类各各编一本本目录。会计档案目目录顺序号类别案卷题名起止时间保管期限卷内张数备注会计档案案案卷目录录的填写写方法：：1、顺序号号：指会会计档案案案卷在在本册案案卷目录录中顺次次排列的的序号。用用阿拉伯伯数码填填写，从从1、22、3、44、、、、、。2、类别：：主要指指会计档档案的种种类。如如：会计计凭证、会会计账簿簿、财务务报告、其其他类。3、案卷标标题：指指案卷封封面上的的标题。如如银行转转账凭证证、现金金日记账账等。目目录中的的标题必必须与案案卷封面面上的标标题一致致。4、起止日日期：指指案卷内内最早开开始启用用的时间间到最后后终止作作用的时时间。如如：19996年年1月11日119966年122月311日。5、卷内张张数；主主要指综综合后凭凭证、账账簿、财财务报告告和页数数。6、保管期期限：会会计档案案的保管管期限一一般有：：永久、长长期、225年、115年、110年、55年等。其其中固定定资产投投资凭证证，155年后要要拿出来来做永久久卷。7、备注：：指用来来说明个个别案卷卷的某些些特殊情情况的记记录。如如；卷内内某页文文件不清清楚，某某些凭证证是涉外外凭证需需永久保保存等，以以示查阅阅或鉴定定时要特特别注意意。会计档案案案卷目录录一般财财务报告告编制一一式四份份，凭证证、账簿簿编制一一式三份份，其中中一份由由会计部部门保管管供日常常使用。其其他几份份的案卷卷目录，一一年后连连同会计计档案一一同移交交档案室室。（六）会会计档案案的归档档时间：：一般情况下下，应归归档的会会计文件件材料先先由会计计部门整整理立卷卷，装订成册，编编制会计计档案保保管清册册。当年年形成的的会计档档案，在在会计年年度终了了后，可可暂由会会计部门门保管一一年，期期满后由由会计部部门编制制移交清清册（移移交清册册一式三三份，由由交接双双方及监监交人签签名盖章章），再再向档案案部门移移交保管管。（七）会会计档案案的销毁毁：保管期满的的会计档档案，由由本单位位档案机机构会同同会计机机构提出出销毁意意见，编编制会计计档案销销毁清册册，列明明销毁会会计档案