房地产公司法律审慎调查业务操作指引

法律审慎调查业务操作指引1.总则1.1制定目的为指导集团公司全体风控人员为公司利益正确进行法律审慎调查的业务，切实做好法律审慎性调查工作，集团公司风险控制部特制定本指引。1.2指引性质本指引是集团公司风险控制部制定的业务操作指引，对于集团公司全体风控人员（包括外部聘用律师）起建议性、指导性作用。1.3法律审慎调查的定义本指引所指的法律审慎调查，是指当集团公司拟进行商业计划或交易，如合资、重组、并购、购买资产等情况时，对有关方（“被调查方”）的有关资料、文件、信息等从法律角度进行分析和判断，并作出审慎调查报告。在审慎调查过程中，应根据要求和指示进行协调，促使本公司的商业计划或交易在此基础上得以完成。1.4法律审慎调查的作用1.4.1法律审慎调查能够帮助集团公司了解被调查方的情况，并判断该情况是否能使拟进行的商业计划或交易具备深入洽谈的可能性。1.4.2法律审慎调查将帮助集团公司决定是否调整该商业计划或交易的价格及确定调整价格的幅度。1.4.3法律审慎调查将帮助集团公司按照现实情况，进一步合理、合法地调整商业计划或交易有关合同的条款、结构以及决定商业计划或交易完成的时间表。1.4.4法律审慎调查将帮助集团公司更加准确地确定该商业计划或交易完成的前提条件和完成后的义务。1.4.5法律审慎调查的结果将帮助被调查方，为促使商业计划或交易基本实现而尽早采取需要的补救措施，或帮助调查方在有关协议中增加被调查方的陈述和保证条款。1.4.6风控人员1)在进行法律审慎调查时，风控人员应当具有审慎、尽职的态度，具备应有的职业道德，尽力按集团公司需要完成审慎调查。2)风控人员应结合审慎调查目标尽量为集团公司考虑，全面细致地完成审慎调查。若因风控人员在审慎调查中没有尽其应尽的谨慎而导致出具的审慎调查报告中存在重大失误，并影响了集团公司商业计划或交易的正常进行或引起不必要的损害性后果，风控人员应当承担相应的责任。3)风控人员可以在审慎调查过程中采取一定的防范措施，如取得被调查方的书面答复函、进行独立调查、妥善保管文件以及在审慎调查报告中写入免责条款等。但是，风控人员不应为了减少其责任而影响法律审慎性调查的正常进行。4)风控人员应当保守其在审慎调查过程中涉及的调查方和被调查方的商业计划或商业秘密。1.6法律审慎调查的基本阶段法律审慎调查通常可以划分为以下几个阶段，但是，根据商业计划或交易的大小或难易程度的不同，并非所有法律审慎调查都需要完成以下各个阶段。1)初始审慎调查。一旦法律审慎调查对象确定，风控人员可以根据被调查方的具体情况，发送审慎调查函，并要求被调查方进行答复。在收到被调查方提供的各种文件和信息后，风控人员应对其进行审阅和进行相关的法律分析，并撰写初步审慎调查报告。2)进一步审慎调查。根据集团公司需要，风控人员可以以初步审慎调查报告为基础，发送进一步调查函，并要求被调查方答复。在收到被调查方提供的进一步文件和信息后，风控人员应对其进行审阅并撰写补充审慎调查报告。根据集团公司的需要，风控人员可以针对不同的具体调查事项进行多次进一步审慎调查，以顺利达到全部调查目的。3)撰写最终审慎调查报告。根据集团公司需要，风控人员可以根据初始审慎调查和多次进一步审慎调查的结果，提出促使商业计划或交易完成的建议并撰写最终审慎调查报告。1.7法律审慎性调查的主要程序根据具体的商业计划或交易，法律审慎调查的通常程序主要如下：1)审慎调查目的、对象和范围的确定。2)审慎调查函的起草和答复。3)独立调查。4)调查文件的审阅。5)现场调查。6)审慎调查报告的撰写。7)审慎调查有关文件的存档。2.审慎调查目的、对象和范围的确定2.1确定审慎调查的目的1)因具体商业计划或交易不同，在审慎调查中所期望达到的目的也会不同。例如，在收购项目中，由于资产收购和股权收购的审慎调查目的的不同，风控人员在审慎调查中的侧重点也就不同。2)风控人员应根据具体商业计划或交易的重点，充分沟通，理解其所欲达到的交易目的，用书面形式确定审慎调查的目的。2.2确定审慎调查的对象根据集团公司的要求并结合具体的商业计划或交易，风控人员可以确定具体的审慎调查的对象，即被调查方。例如，在收购项目中，股权收购的审慎调查中的被调查方通常会涉及目标公司及其子公司、分支机构等，而资产收购的审慎调查中的被调查方通常只限于拟转让资产的出让方。2.3确定审慎调查的范围根据集团公司对于审慎调查的目的的不同，审慎调查的范围通常也不尽相同。并且，审慎调查的范围会因被调查方的公司类型的不同而不同，也会因商业计划或交易的类型不同而有差异。一般而言，法律审慎调查可包括以下范围：1)公司概况；2)公司经营；3)动产；4)不动产；5)劳动；6)知识产权；7)诉讼、仲裁及行政复议及其他法律程序；和8)其他事项。3.审慎调查函的起草和答复3.1审慎调查函的起草和发送1)风控人员可以根据与调查方确定的审慎调查目的和范围，起草审慎调查函。审慎调查函的内容应与确定的调查范围相一致。2)风控人员在起草审慎调查函时，应尽量要求被调查方按照审慎调查函所列的顺序，以书面形式答复其中的所有各项问题，并提供相关资料的完整、齐全的复印件。并且要求被调查方对审慎调查函中不适用或无资料的问题分别加以注明，并请被调查方详细注明每份已提供的资料的名称、有关方名称和日期等信息。3)在审慎调查函的内容确认后，风控人员可及时将审慎调查函发送给被调查方，并给被调查方一个合理的期间准备所有的相关资料。3.2当集团公司作为被调查方时，风控人员对审慎调查函的质疑和答复1)在接到调查方律师的审慎调查函后，风控人员应首先判断审慎调查函的内容与拟进行的商业计划或交易是否有关联。对于审慎调查函上与拟进行的商业计划或交易无关联的项目，风控人员应及时与调查方律师沟通并提出质疑，也可以暂时拒绝作出答复。2)风险控制部可以上会讨论确定：a)是否给予调查方书面答复函；b)是否向调查方提供有关文件的复印件；c)在向调查方提供有关文件复印件的情况下，该复印件在审慎调查完成后是否需要收回；或者d)是否只允许调查方律师在集团公司现场审阅有关文件。3）根据被调查的要求，风控人员应起草保密协议和/或赔偿协议，要求调查方签署。4）在同意向调查方提供有关文件复印件的情况下，风控人员应起草文件清单，并在调查方接受文件时要求其签署该文件清单。3.3当集团公司作为调查方时，风控人员审阅答复函1)在接到被调查方的答复函后，风控人员应判断答复函在答复形式上的确定性：即被调查方是否根据审慎调查函准备文件和罗列清单以及答复函上是否有被调查方的签字盖章。2)在被调查方仅提供了所需文件复印件而未提供相应的答复函的情况下，风控人员应根据审慎调查函以及被调查方已经提供的文件复印件制作相应的答复函，要求被调查方在该函上注明不适用或无资料的问题，并在该答复函上签字盖章。3)风控人员对于答复函的准确性判断，应在调查文件的审阅过程中进行。3.4作为调查方起草和发送进一步审慎调查函风控人员在调查文件的审阅过程中，如发现新的问题，可以向被调查方发送进一步审慎调查函，要求被调查方提供进一步的文件或作出答复。4．独立调查4.1风控人员的独立调查若被调查方的答复函中出现应陈述而未陈述的事实、情况或文件以及需要对答复函中已陈述的事实、情况或文件的真实性进行确认时，风控人员可以进行独立调查。4.2独立调查的部门1)根据商业计划或交易的背景情况及被调查方在答复函中所提供的信息，风控人员可以依据其对本次审慎调查的具体判断确定拟进行独立调查的政府行政部门及其他单位。2)目前通常可供公开调查有关资料的政府行政部门主要包括工商行政部门、房地产部门等。风控人员可以根据这些行政部门的工作程序、工作时间及工作习惯，集中调查需独立调查的事项。3)在需要对与被调查事项有关的其他单位进行调查时，通常应在被调查方事先针得该单位的同意后，并在被调查方有关人员的陪同下进行。4.3独立调查的可信度风控人员可以将独立调查中获取的文件、资料和信息对照相关的，已由被调查方提供的文件、资料和信息，并判断调查到的文件、资料和信息的可信度。4.4、追踪调查风控人员可以对在审慎调查中出现的新问题继续追踪调查，以获得相对确定的结论。5.调查文件的审阅5.1调查文件审阅的分工1)风控部可以根据审慎调查的范围、任务和各风控人员的不同业务专长，对审慎调查过程中收集到的文件按不同专业领域进行分工和审阅。2)若审慎调查涉及的被调查方众多，调查方律师也可以按不同的被调查方分工审阅有关文件。5.2调查文件审阅的准备各风控人员事先应充分了解、熟悉和掌握相关领域的法律法规、实践中的业务操作和行业惯例，明确界定的工作范围，把握对调查文件进行审阅时工作的角度和重点。5.3调查文件的审阅风控人员在审阅相关的调查文件时应细致认真，对调查文件的完整性、真实性与合法性等问题进行谨慎的法律研究和咨询。5.4调查文件的鉴别风控人员在审阅调查文件时应最大限度地甄别、排除虚假事实，尽可能再现被隐瞒或被忽视的事实，其中特别应注意：1)调查文件复印件与原件的一致性；2)调查文件上的印鉴的前后一致及其变化的合理衔接；3)调查文件上的盖章、签字是否代表有关单位和个人的真实意思表示；4)对于调查文件中的间接证据，要调查有关单位和人员，核实有关事实的陈述和记载是否真实、准确；5)注意调查文件签发时间与相关事实发生时间的合理衔接，排除被调查方变造文件的可能性。5.5标记或记录对于调查文件审阅过程中发现的问题，风控人员可以随时做出标记或做出书面记录，应尽可能通过编制表格以突出被审阅项目的重点内容。同时，对于被调查方补充资料或做出解释的，风控人员也应做好书面记录。5.6风控人员之间的合作各风控人员在审阅文件的过程中，若发现有关文件涉及其他人的审阅范围，应及时与该风控人员联系，并根据需要，相互提供有关文件的复印件，并相互支持配合。6.现场调查6.1被调查方有关人员的现场答复1)风控人员在文件审阅过程中，应对发现的问题根据专业知识进行判断，若该问题可能影响审慎调查报告结论的，应及时与被调查方联系，说明问题的重要性或关联性，并要求其补充文件或在被调查方现场要求其有关人员作出答复。2)风控人员应对被调查方有关人员在现场作出的答复的情况进行录音或记录，制作有关笔录并要求被调查方签字盖章。6.2作为被调查方的现场答复由风控部确定是否需要指派风控人员对调查方律师提出的问题进行现场答复及进行现场答复时应掌握的尺度。6.3对不动产或重要动产的现场核查根据集团公司的要求，风控人员可依据被调查方提供的不动产及重要动产的有关文件，对其进行现场的核查。7.审慎调查报告的撰写7.1审慎调查报告的主要内容1)序言部分。在序言部分，通常可以包括如下方面：a)出具本报告的目的和范围；b)本报告所依据的文件及报告所反应情况的截至日期；c)除外责任。2)正文部分的撰写a)风控人员撰写的报告正文的内容应与审慎调查函涉及的范围相一致。因此，通常包括公司概况、经营、动产、不动产、劳动、知识产权和诉讼等方面的内容。b)风控人员在撰写报告正文各部分内容时，可以采用的基本结构是列举调查方在审慎调查过程中获得的事实或信息，引用适用的法律进行分析和论证，针对调查方拟从事的商业计划或交易，说明其中可能存在的法律风险及对拟从事的商业计划或交易的影响，并提出相应的解决方案或建议。7.2撰写审慎调查报告的格式和逻辑a)应按照审慎调查报告的格式和内容作出全面说明和分析，使审慎调查报告能真实、准确地反映被调查方的情况。b)撰写审慎调查报告的逻辑上应层层递进，段落清晰，行文简洁、突出重点，避免不必要的重复。7.3审慎调查报告中的引用1)在审慎调查报告中引用法律法规时应当注明文名、文号、段落号、颁布机构及生效和失效时间，注意该法律法规是否适用该类情况，引用是否全面以及该法律法规的效力及溯及力。2)在审慎调查报告中引用相关文件时应说明文件来源，即该文件是由被调查方提供，还是通过独立调查获得。7.4审慎调查报告的签署和发送审慎调查报告通常应由有律师资格的风控人员签署并发送给调查方。7.5作为被调查方撰写工作备忘录在审慎调查完成后，风控人员应向集团公司递交一份工作备忘录或类似文件，阐述根据被调查方的指示在审慎调查过程中文完成的具体工作内容，以起到一定的风险防范作用。8.审慎调查有关文件的存档8.1审慎调查中通信类文件的存档通信是指从调查方发出的和其从审慎调查的任何一方收到的任何通讯性文件，包括信件、传真、电子邮件和通讯性质的备忘录等。对所有通信性文件，风控人员均应予以复印和存档。8.2审慎调查中原