《文件和资料控制程序》

文件和资料管理控制程序编号:06B001B/11.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规X文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用X围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。3.定义3.1文件分类：3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（3.1.3二级文件（3.1.3三级文件（（3.1.4四级文件QEO管理的追踪和检索的工具。3.1.5临时性文件（件等。3.1.6外来文件（商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。3.2文件分为受控文件及非受控文件：3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的1/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1外来文件、记录表单类文件等。3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。4.工作职责4.1文件的审查、批准权限为：文件类型编写/识别审核批准A类：红头文件部门经理部门分管领导总经理A类：管理手册行政部经理部门分管领导总经理B类：程序文件部门主管部门经理部门分管领导C类：规章制度、操作规程、作业指导书、MSDS、岗位职责书技术人员主管/经理部门经理人力资源部经理部门分管领导D类：各类检验标准、产品规X部门主管部门经理部门分管领导E类：临时性文件部门主管部门经理部门分管领导F类：外来文件文控中心对应部门主管对应部门经理/分管领导记录表单部门主管部门经理/分管领导4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。2/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/15.工作程序图：文件和资料制定及管理实施图流程图责任部门相关记录编写人文件编写/识别文件审核/会签审核人文件批准批准人文件登记文控中心《受控文件一览表》《外来文件清单》《记录一览表》文件变更文件发布/签收文控中心《文件领用记录表》文件回收文控中心各部门《文件废止清单》文件存档文控中心6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。6.1文件制定的要求：6.1.1A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。3/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/16.1.2红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（2017）001号流水顺序号年份）①文②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6.1.3B类程序文件：⑴部门编号说明：序号部门编号1董事会012总经办023人力资源部034财务部045生产供应链部056行政部067研发部078商务运营部089作物与产品支持部0910信息管理部104/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号成编号举：06B001流水顺序号文件类别

部门编号①文件须含审批、会签及②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用X围、3.定义、4.工作职、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录③序列号设置为：a一级：如、、3、⋯⋯；b二级：如1.1、1.2、⋯⋯2.1、2.2、⋯⋯；c三级：如1.1.1、1.1.2、⋯⋯2.1.1、2.1.2⋯⋯；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷⋯⋯；e五级：如①、②、③、④⋯⋯；f六级：如、b、、d⋯⋯；6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结应为：⑴规章制类[12，、相关规定，6、记录表单，、附件（若有）]；⑵设备操作规程：文件内容应包含（、目的，、适用X围，3、技术参数，、操作步骤，、注意事项，、维护与保）；⑶作业导类：①SOP类：文件内容应包含（、基本信息，、使用物料，、图片说明，4、作5/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1业步骤，、作业说明，、安全技术要求）；②规X类：文件内容应包含（1、目的，2、适用X围，、工作职责，、作业指导，、注意事项，⑷检验标准类：文件内容应包含[1、目的，、适用X围，3、检验工具/物料特性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，、其他（包装、标志、运7、记录表单（若有）]；⑸产品规X类：文件内容应包含[12、检验方法，6、判断规则，、其他（若有）]。6.1.5E类临时性文件：⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1《内部业务信息联络单》发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：E2017（）001流水顺序号（以部门为单位年度内流水编号）部门编号年份文件类别6.1.6F类外来文件：⑴外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2《外来文件清单》后报行政经理或以上领导审批处理；涉及XX的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等XX文件）由相应部门负责人收文并处理；⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成6/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1编号举例：F2017（06）001流水顺序号部门编号年份文件类别6.1.7管理表单：⑴记录的格式：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一。设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3《记录一览表》中；⑵记录的填写：①按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用“/”明示；②填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐，能准确识别；③记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；④各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；⑤记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。如是笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；⑶记录的修改：记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新提交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；⑷记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部7/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1标准表格，则可采取外购形式，无需编号）；表格编号举：06B001-1记录表单标准文件编号⑸记录存档：按规定期限保存记录，记录使用及管理按《档案管理规定》6.1.8文件版本/版次规定：⑴版本号：用一位英文大写字母表示,初次发为A.变更后依次为⋯⋯；版次号(或修订号):用一位阿拉伯数字表示,初次发为0，变更后依次为、、⋯⋯；⑵文件第一次制定时的原文为A/0，A为版本号，0为版次（修订）号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次(修订)号,依次为23⋯⋯9;当版次(修订)号超过1/3时、或文件有重大或原则性修时,变更版本号,依次为⋯⋯Z,同时版次(修订)号恢复为；⑶记录表单的版本/版次修订规定同。6.1.9文件的制定及修订：当文件新制定或修订时，由文件归属部门按4.1的文件审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，本部门管，并授意方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控手续。6.2文件的发布及发放：6.2.1所有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：检查排版、手签原扫上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存，《受控文件一览表6.2.2文件发放的X：8/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1⑴管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；⑵程序文件：发放至总经办、各部门经理；⑶三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；6.2.3文件发放手续：⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。（索取发放X围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续）。⑵发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记《文件领用记录表》。6.3文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。6.4文件的作废：⑴文件评审确定为无效文件时，由部门经理向文控中心索取原文件，部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档。⑵文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。⑶所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹”，并编制06B001-6《文件1份原件并加盖1年。7.相关文件7.1《BG/T19001-2008质量管理体系要求》。7.2《GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南》。7.3《GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求》。8.记录表单8.106B001-1《内部业务信息联络单》。9/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/18.206B001-2《外来文件清单》。8.306B001-3《记录一览表》。8.406B001-4《受控文件一览表》。8.506B001-5《文件领用记录》。8.606B001-6《文件废止清单》。10/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1附件1：红头文件样式11/14受控印章文件和资料管理控制程序编号:06B001B/106B001-01/B106B001-4/B1受控文件一览表内部业务信息联络单文件编号主题：发布部门接收部门内容：批准人发布日期拟制人06B001-2/B1外来文件清单序号文件编号/名称登记日期处理方式负责人签字备注06B001-3/B1记录一览表序号记录名称编号