预制凭证清帐级重置讲义

预制凭证，清帐及重置。第一页，共五十四页。预制凭证预制凭证的定义预制凭证又叫先期凭证。该凭证允许财务人员在避免大量输入审核的情况下，输入跟保存不完整的凭证。后续可以由不同的雇员对其进行审核及过账。当预制凭证产生时，数据不会被更新。但可在任何程序运行时联机评估。系统会为其分配一个凭证号。

预制凭证产生背景预制凭证（parking

document）产生的背景一般在总账业务处理及往来发票校验业务中可以由于信息不完整或错误操作保存为预制凭证。第二页，共五十四页。预制凭证预制凭证的产生与普通的凭证做法相同，在事务码F-02，FB50下填写完行项目之后。点击预制（快捷键为f8）即可保存为一张预制凭证。第三页，共五十四页。预制凭证系统会为预制凭证分配凭证号。第四页，共五十四页。预制凭证或者直接通过事务码f-65来制作一张预制凭证。完成后直接保存。第五页，共五十四页。预制凭证预制凭证的查询

1.如果已知凭证号码可用事务码FBV3查询

回车即可显示如下

第六页，共五十四页。预制凭证

2.未知凭证号码情况下的预制凭证查询，首先通过事务码FBV3进入以下界面，然后点击凭证清单。第七页，共五十四页。预制凭证

系统显示如下界面。

选中想要显示的凭证，双击。同样可以显示该预制凭证相关信息。在状态一栏，我们发现预制凭证的状态简写为“v”。第八页，共五十四页。预制凭证

也可以通过事务码FBL3N，进入总账科目行项目显示。但需要在类型里选中预制凭证。第九页，共五十四页。预制凭证执行确认后，显示如下界面。同样双击该凭证会显示相关信息。这里不再赘述。这里前面的三角箭头，跟后面的“v”字状态都表明了它的身份是一张预制凭证。第十页，共五十四页。预制凭证预制凭证的修改预制凭证可以通过事务码FBV2或FBV4来修改。在SAP系统中，预制的凭证绝大部分是可以修改的，但是仍然有少量内容不可以修改，包括以下四个内容：1.公司代码这一点对于最终用户来说，本身权限设置已经限制了其所能操作的公司代码，所以一般不存在输入错误公司代码的可能。2.货币对于存在外币业务的公司来说，输错货币会有发生。但是对于总账

第十一页，共五十四页。预制凭证业务来说，一般都是采用本位币记账。3.凭证类型凭证类型直接关系到产生的会计凭证的凭证号段问题。所以，对于在会计凭证管理及打印归档方面要求比较严格的公司来说，这是个容易犯错的地方。解决的方法是从财务岗位设置上着手，使每个财务人员所做的业务尽量不要同其他人有交叉，什么岗位做什么业务。4.会计年度这一点应该不存在问题。第十二页，共五十四页。预制凭证预制凭证的修改界面显示如下：不可更改第十三页，共五十四页。凭证预制预制凭证的过账

对多数的预制凭证来说，它产生的价值就是让其他财务人员来审核，最终过账。以保证凭证信息的准确。预制凭证通过账事务码FBV0来进行过账，而过账后记账凭证号码与预制凭证号码一致。如图：已知预制凭证号码，输入相应号码。未知的点击凭证清单，进入后选择凭证，与查询相同。第十四页，共五十四页。预制凭证进入后点击过账。显示凭证100000009已记账

。另外，直接在该凭证上修改行项目并过账后，无法在FBV5显示更改。第十五页，共五十四页。预制凭证预制凭证的更改显示SAP中预制凭证的更改可以通过事务码FBV5来显示。比如，我们把凭证100000008的金额改成￥120.00。然后执行上述步骤。如图：

输入公司代码及需要显示更改的凭证编号。第十六页，共五十四页。预制凭证预制凭证的删除无论是通过显示，还是修改路径进入预制凭证的，都可以通过选择凭证下拉菜单中的删除来达到该目的。删除的预制凭证可以通过FB03查看。

但是。删除的凭证会占用系统的正常凭证号码，凭证中的所有会计信息也将会被全部删除。而会计制度是不允许空号和跳号。这就会为将来审计带来麻烦。鉴于预制凭证可以修改的行项目较为宽泛，因此建议对错误预制凭证进行修改正确后再重新过帐。若发现有错误的已过帐的凭证的话对其进行冲销后重新编制的会计凭证。（fico面试题）第十七页，共五十四页。预制凭证预制凭证的数据存放

SAP中关于预制凭证的数据存放在如下几个表中：

VBKPF：表头

VBSEGD：客户类VBSEGK：供应商类

VBSEGS：总账类

通过事务码SE16，输入表明，查看相应信息。第十八页，共五十四页。清帐清帐的概念对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清账”。在财务管理中，有些科目只需要“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益类科目等。但是，也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收账了，各种未达的资金项是否已经到账了，等等。对于这些科目来说，每笔交易都要分门别类地予以记录，这就是行项目清账。已经付款的发票和付款项本身用绿灯显示，我们称第十九页，共五十四页。清帐为“已清项”；还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”；类似付款、收款这样的业务，在账务处理的同时，系统会自动更新凭证行的状态，这就是“清账”。红色未清项蓝色已清项第二十页，共五十四页。清帐清帐的方式

清账是可以手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清账时，我们需要提供给系通“自动清账规则”——比如，“用支票等支付凭证号码”来清银行未达账，就是一种自动清账规则。清账管理的条件

一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段“未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。第二十一页，共五十四页。清帐手动清帐

手工清帐相关事务码:(1).F-03：手工清G/Laccount未清项（针对使用了未清项管理的一般总帐科目）(2).F-44：手工清Vendor未清项（供应商未清项清帐，即应付预付其他应付等对清）(3).F-32：手工清Customer未清项（客户未清项清帐，既应收预收其他应收等对清）第二十二页，共五十四页。清帐(4).F-04:G/Laccount的带清帐的过帐(5).F-51:Vendor的带清帐的过帐(6).F-30:Customer的带清帐的过帐

注：F-04,F-51,F-30这些事务码初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已,可以使用OBU1设置，使用这些事务码在平时记帐时就可清帐。

查看一个未清项，可以使用T-code（FS10N/FK10N/FD10N）查看余额，选取需要查看的项目双击显示明细，实际上就是调用行项目查看T-code（FBL3N/FBL1N/FBL5N），当然可以直接使用后者查看。第二十三页，共五十四页。清帐

下面以客户未清项为例，演示手动清帐流程。首先使用事务码F-22或者FB70在系统内录入发票。

第二十四页，共五十四页。清帐模拟保存后，通过事务码FBL5N查看相关内容。显示关于该客户的每一笔未清项，双击任意，查看具体内容。存放在表BSID中。显示该客户对我司的欠款额状态显示为未清第二十五页，共五十四页。清帐通过FD10N可以显示余额。第二十六页，共五十四页。清帐

收到钱之后，我们再用F-22做一张凭证。第二十七页，共五十四页。清帐使用FBL5N查看，之前录入的发票凭证跟刚才的收款凭证，都处于未清状态。这时候我们就需要通过事务码F-32来做一下清帐。第二十八页，共五十四页。清帐输入F-32来到下图界面。输入需要处理的客户号，点击处理未清项。第二十九页，共五十四页。清帐

显示如下。取消全选，选取需要清项的行项目。保存。

第三十页，共五十四页。清帐再到FBL5N下，查看这两张凭证的状态，均为“已清”。另外，通过事务码F-28收款的项目，会自动清帐。无须再用F-32。二者殊途同归。第三十一页，共五十四页。清帐

我们看到上图两张凭证是通过凭证号为：100000000的凭证清帐的。

这张由F-32产生的凭证是只有凭证头，而没有凭证明细的。所以它只存在于表BKPF中。在BSEG中没有记录。并且在BKPF中的凭证状态显示为A，即ClearingDocument。

第三十二页，共五十四页。清帐该凭证的详细信息，如下图：第三十三页，共五十四页。清帐

自动清帐在月结时，我们有一步是做F.13自动支付.其目的是把借货相等的未清项目清理掉，可以手动用F-03进行清帐，但是如果数量巨大的话，那就只能用SAP的批量自动清帐了，所以就用了我们的F.13进行自动清帐。

自动清帐的配置所谓自动清账，就是让系统自动清掉符合规则的凭证。那么首先你得给他们设置规则，否则乱套了。我们在后台OB74里清账规则，系统第三十四页，共五十四页。清帐默认的是三个：一是凭证的分配，二是业务范围，三是业务伙伴。这三个的意思是说两张凭证的分配，业务范围，业务伙伴都要相等时就可以作为自动清账的对象清账了。如果是多张时，借货要相等才能清账。自动清帐的对象1.未清项管理的科目。2.月底有较多未清项目。最常见的就是我们的GR/IR科目，还有就是SD那边如果是采用了验收标准的话。会有一个商品出库科目。我们来回顾一下这两个凭证:

MM：入库：借：在库

贷：GR/IR

发票校验：借：GR/IR

贷：AP

第三十五页，共五十四页。清帐SD：

出库：借：商品出库贷：库存商品

发票：借：销售成本贷：商品出库

借：AR

贷：收入

可以看出上面两个GR/IR和商品出库都是做了未清项目管理的，月末就要进行清帐处理了。

—老彭下面使用事务码F.31做一下最基本的自动清帐。

第三十六页，共五十四页。清帐

首先通过FBL5N查看某供应商未清项：如下图。余额为零，即借贷相等。但都处于未清状态。第三十七页，共五十四页。清帐

然后来到F.31界面。输入相应信息。最好先测试运行一下。第三十八页，共五十四页。清帐

点击运行，显示测试结果。没有问题，返回去掉测试的对勾。

第三十九页，共五十四页。清帐

再次运行。显示完成。

第四十页，共五十四页。清帐

通过FBL5N查看状态。均为已清。

第四十一页，共五十四页。清帐关于清帐需要使用的表

总账：未清项→BSIS，已清→BSAS

应收:未清项→BSID，已清→BSAD

应付：未清项→BSIK，已清→BSAK第四十二页，共五十四页。重置

关于清帐重置

重置属于整个清帐流程的一部分，如果在清帐后发现被清帐的凭证有金额不正确等问题，就需要重置。

通过事务码FBRA进行重置的话，会有两种方式。一个是只重置，一个是重置并冲销。FBRA一般是用来对已经清帐的凭证进行冲销的，我们知道普通的冲销只要用FB08就可以了，但是对于已经被清帐的凭证，我们只能用FBRA来进行清帐。第四十三页，共五十四页。重置

输入FBRA，打开下图界面。输入清帐凭证。

点击保存，弹出对话框，选择重置方式。如图。第四十四页，共五十四页。重置

首先选择只重置。然后进入FBL5N，我们看到发票跟收款又变回未清项，但都被保留了。

我们再用F-28重新做一下收款，让他们再次回到已清状态。

第四十五页，共五十四页。重置

然后回到FBRA，输入凭证，注意是新的清帐凭证。弹出对话框，这次选择重置并冲销。冲销原因选择04，也就是红冲。

可以看到刚才通过F-28的那笔收款被冲销掉了，只剩下一笔未清，也就是最初的发票状态。

第四十六页，共五十四页。重置实际上通过F-32做的清项与F-28做的清项还是有区别的。虽然二者都可以达到目的。F-32清帐是重新产生一张凭证。这张凭证的类型是AB，状态显示为清帐凭证。F-32的清帐进行重置时，系统不会弹出选择。直接默认为“只重置”。F-28本身就叫做收款，录入保存后会自动清帐关联客户。它的清帐凭证就是它自己。凭证类型是DZ，也就是客户付款。F-28的清帐在进行重置时，系统才会弹出选择。第四十七页，共五十四页。其他未清项管理的意义

对于应收及应付等一些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。它使得每条业务记录都很清楚，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。

—《SAP财务管理大全》

于是，SAP提供了强大的应收应付管理。简单列举几个其应收应付功能:

第四十八页，共五十四页。其他1.购销合同中明确各项条款

应收应付从购销单据开始就可明确各种条款。通常，顾问们会倾向于使用采购/销售文本(请参考相关篇幅)功能来定义各种条款，这些条款被写入采购订单或销售订单主数据,，主要包括付款方式、付款日期、运输情况、包装方式、送货期限甚至违约违约责任，这些条款将随采购订单或销售单据被打印或被传真并形成法律效应,SAP提供了OutputMessage来完成打印或传真功能,可以将来发生争端时根据其寻求诉讼保全。第四十九页，共五十四页。其他2.双方往来对帐一个公平竞争的市场环境下整个企业链应该是双盈的，在SAP财务模块提供了阶梯式的往来通信功能。包括:a.信函功能(Correspondence)典型的信函有支付通知(Paymentnotifications)、对帐单(Accountstatements)、余额确定单(Balanceconfirmations)等，支付通知实际上也包括到期需要付给人家的款项，应收过大容易形成坏帐,应付过大也容易造成资不抵债高负债运营。

第五十页，共五十四页。其他b．自动支付（Tcode：F110）