【时间管理方法】 时间管理-组织依照场合分类的行动清单

1、时间管理-组织依照场合分类的行动清单之前一课提到，要养成加工杂事成为行动的习惯，但是当我们行动的数量越来越大，就遭遇到一个问题-要如何组织行动列表，达到最大的效益。在GTD中,是用场合来作为解决的工具。所谓场合，就是一般所说的工具及场地，有计算机的地方才能处理文书打字，有电话时才能打电话，当面沟通通常需要我们移动到特定地点，在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动，若是依照场合来整理，就可以很有效率，依照场合处理，就是一种批处理的概念。以我自己为例，我所有的杂事只加工成六种场合。设定场合是一件不大容易的事情，一般人其实都没有深思过自己到底有多少种场合的习惯，我的建议是，可以先照

2、我的场合来分类，就算有增加，也不要超过七个。这样子才不会太过复杂，让自己分类时不记得应该要分类到哪一个场合中。OK，这就让我对我使用的场合一一的介绍。自己动手做其实执行GTD久的人，都会避免亲自动手，以免把宝贵的时间花费在没有多大意义的事情上。自己动手作就要作质量最好的事情，所以我选择核心的能力相关事情才自己动手作，例如写作等。当然我也会安排足够的大块时间，一次到位迅速完成。例如这篇文章，我预计写两个小时刊出，并公布在各个讨论区中，所以我会利用早晨的时间写作，一气呵成，这样子才能兼顾质量及效率。当面沟通当面联络需要我们或别人在某个时间到达某个地点碰面，相当花时间，但另一方面来说，高质量人际关系

3、互动，还是要靠当面沟通，这样才能建立信任及默契，逐步达到理性沟通的阶段。所以重点在事前准备，既确保沟通的质量，又可以让整个沟通的时间控制得宜。例如说我办理的研习会，事前一定做了大量的工作，让整个研习会呈现出最好的质量，因为研习会的朋友来自四面八方，要聚会相当不易，我们精心准备的数据，能够和许多朋友建立信任及默契，这是一个很有效率的方式。和朋友碰面前，我也会事前准备该次会面要谈事情的备忘录，让双方能迅速切入重点，以免会面完了，却忘记对重要的问题达成共识。打电话或传简讯有电话，手机才可以作的动作，我把打电话的列表都列在一起，有时间时，一次打完，这样就可以节省大量时间。除此之外，当传递的讯息量不大时

4、，我会用传简讯的方式。打电话两个当事人要有空谈才行，属于一种同步的沟通，传简讯却不需要双方都有空，收简讯的一方有空再看即可，这是一种异步的沟通。科技工具可以协助我们用”大量的采取异步”。当我们和他人互动，面对面的沟通或是打电话甚或是msn等，都需要大量时间，而且只能做到一对一的沟通。然而藉由工具异步沟通，就是让我们和他人互动的时间不必是同时同刻，例如写书，寄发email,发表部落格文章或讨论区等，这些互动的方式，不仅让别人和自己沟通的时间不必同步，更能一次多人沟通，可以节省大量的时间。规划及思考我也觉得规划及思考可以帮助节省大量的时间。我常常在研习会中举一个骑自行车爆胎的例子，如果我们自己推车

5、去修理，这就属于自己动手做的范围，如果我们经过规划及思考，达成请别人帮我们推车去修理，又帮我们推回来（例如请开脚踏车店的家教学生推到他家的店，但是请他吃冰淇淋）的方式，这样就可以节省大量的时间。多问自己问题，并想出解答的方式，我觉得是对规划及思考能力很好的训练。当我有些时间思考时，我就会拿出规划思考场合清单，好好思考一些悬而未决的事情。当有比较复杂的状况，我就用笔纸工具，画心智图或整理重点，有时也用一些计算机上的软件如mindmanager计算机前的工作计算机是现代人的重要知识生产工具，写email，上网搜寻，安装软件，计算机字处理等，都需要手边有台计算机才能执行，所以我们把计算机上面的工作整

6、合在一个清单，就可以批处理。除此之外，也要注重重复性工作的效率性，以我将拍摄的相片上传到网站为例（我用苹果计算机），首先先由相机下载相片到iphoto,用一个叫做downsize的软件作缩减大小及加边框、水印的工作，最后用picasa的上传软件，上传的google的picasa网络相本中，整个流程相当流畅及省时，并可以批处理大量相片。（处理100张相片和处理10张得时间差不了多少），这就是科技工具的力量。阅读及写作我自己很喜欢阅读，也有一个部落格，并针对时间管理主题长期写作，所以我会排定写文章的次序，这样子随时知道自己该读的书，该收集的数据，有时间时则努力写作。利用web2.0分享及连结的概念

7、，将自己的影响力扩大。结语行动要组织在合适的地方，如此我们才可以快速的浏览自己手边的工作。完整的工作清单，能够让我们清楚知道自己当前可以做的事情，大幅增加我们的工作效率，是一个很值的养成的习惯，我也要求自己，持之以恒的做好管理自己行动清单的工作，这样的益处是，对自己工作的现况有一个实时而可靠的了解，帮助我们面对这个变化快速的之世界。接下来的课程我们会针对完整的行动清单作一个，并介绍一些我们还没有提及的清单，大家加油。时间管理-排程和行动在线课程（4）-（8）介绍的是建立完整的行动清单，属于六个流程中的收集及加工组织。之后几课，我们将专注于”排程”及”行动”这两个流程。排程，就是安排行程，也就是

8、一般所说计划的意思，行动，意指”此时此刻，该做何事？”，属于执行的范围，我们这一课就先做一个概括性的讨论。（1）我们如何在24小时中执行尽可能多的事情？这是笔者在上青商会讲师训练时，同组的素圆同学提出来的大哉问，她同时也制作了两张投影片（本课第一张图片及上面这张），表示她的概念-我们每天虽都同样有24个小时，但是大多数的时间内挤满了事情，有许多的电话要打，有许多的文书作业，当面沟通、会议事项，那我们如何能充分利用时间呢？答案就是要批处理，并把空出的时间集中。首先，我们把各个行动依照场合分类，列在一天的时间中，并且一次一场合批处理事情，这样子效率就能够大增，节省出不少时间。笔者自己的用法是，这些

9、时间，我就将之汇集起来，让我自己的早晨能够有完整的大块时间，在这段时间，我可以晨读、运动、写晨间日记，写您正再看的时间管理在线课程。等到上班的时间到了，再全力投入一天的生活。孔子说过一句话”行有余力，则以学文。”，我们学习时间管理的目的并不是要做更多的事情，而是节省出时间，让我们能够做我们自己想做的事情，也就是tobe的概念。（2）排程的重要我觉得在我学习及实践时间管理时，有一件事情很重要，就是如何规划好今天要做的事情。twhsi每天早上都会将自己前一天发生的事情作整理，接着制作一张”每日计划”出来，这样一个工作就叫做排程。排程的方法和把积木放入积木筒的过程很像，想要在体积有限的积木筒中放入超

10、过积木筒体积上限的积木，一个方法是买一个更大的积木筒外，另一个方法就是舍弃不需要的积木。我们采取行动的每一件事情都会消耗掉我们宝贵的时间资源（耗时越多，表示积木的体积越大），要是我们事情就能预估这件事情的耗时，就可以更有效的管理行动，让我们一天的行程安排更加接近现实的状况。之前我们提到的完整行动清单也很重要，把一些今天应该完成的行动拿出来，安排在适当的时间批次的处理，让我们的效率增加，也就可以提升对己及对人信守承诺的能力。（3）行动的准则问题来了：现在是上午十点三十八分，我们要做甚么？判定行动的准则有四个，场合对不对？时间够不够？精力足不足？优先次序如何？这四个准则先是评估场合适合否，其次是时间因素，再来是体力能做这件事情吗？最后才是优先次序。一般人判断的方式通常是先看优先次序，事情做了一半无法完成再放回去，反而更加浪费时间。我们也会在这个部份课程介绍心理学中的”期限效应”，运用简单的定时器，让我们工作的效率大增。结语台湾云门舞集创办人