某大型机械有限责任公司采购业务流程设计方案

1、计划类流程生产类流程采购类流程市场类流程导读财务类流程采购关键键流程的的预期利利益及要要点预期利益益要点程序零星采购购流程保证材料料的质量量在生产产可接受受的范围围内，保保证最终终产品的的质量以尽可能能低的价价格购买买生产所所需材料料，保证证成本最最低采购时间间尽可能能短，满满足生产产周期的的需求注重供应应商、材材料信息息的日常常积累加强比质质比价环环节的运运作，保保证质量量、成本本的最优优合理的应应付帐款款管理民品计划划内器材材采购流流程采购器材材入库、出库流流程供应商筛筛选流程程民品计划划内器材材采购工工作流程程采购计划划询价比质比价合同同评审质量检验验、实物物审核入库货物供应应支付货款款

2、生产计划划供应室主管副总总比质比价价员办理入库库平衡库存存，确定采购购计划生产部计划室询价采购购接收到货货审批质量检验通过？比质比价价签定合同同质量部供应商履行合同同计划财务部支付货款款审批接收货款款实物审核通过？验收合格格信息积累累是是否否办公室合同评审审采购信息息1.12.12.23.11.1供应信息息管理要要点（一一）因而，供供应信息息收集、关注的的重点在在于战略略采购品品、集中中采购品品以及部部分的瓶瓶颈采购购品永红采购购物品分分类举例例集中采购购品：槽槽板、铝铝封条等等战略采购购品：铝铝箔、铝铝板、铝铝棒、钎钎接板等等正常采购购品：如如办公用用品、维维修备件件、标准准件等瓶颈采购购品

3、：焊焊丝、氩氩气、氯氯化锂、氯化钾钾等采购工作作精力分分配一般般遵循80/20原则通常数量量或种类类为80%的采购物物品只占占有20%的价值，而剩下下的20%的物品数数量则占占80%的价值其中50%的物品数数的价值值总量在在2%以下故而一般般将企业业的采购购物品分分为A、B、C类。A类即为占占80%价值的20%的物品，B类为占18%价值的30%的物品，C类为占2%价值的50%的物品因而，采采购工作作的重点点是在A类物品的的采购上上，A类物品即即包括了了“采购购物品的的分类模模块”中中的集中中采购品品和战略略采购品品瓶颈采购品（确保供应）正常采购品（系统化采购）战略采购品（伙伴关系）集中采购品（

4、集中竞价）低高高供应风险重要性采购物品的分类模块一般情况下，企业可将采购物品分为以下几类供应信息息管理包包括：材料/成件价格格信息管管理供应商信信息管理理材料/成件种类类信息管管理新材料信信息管理理1.1供应信息息管理要要点（二二）生产采购购部领导导会同产产品开发发部、质质量部等等部门制制定采购购物品的的分类，确定战战略采购购品、集集中采购购品、瓶瓶颈采购购品和正正常采购购品，关关注的重重点是战战略采购购品、集集中采购购品以及及目前控控制力度度尚弱的的瓶颈采采购品供应信息息员根据据民品主主管副总总、生产产采购部部领导、供应计计划员等等人员的的需要，组织设设置信息息系统，并根据据需要进进行调整整

5、供应信息息员负责责每日根根据库房房管理人人员的帐帐务信息息，结转转库存余余额（详详见库存存管理）采购员负负责根据据供应信信息员编编制的信信息收集集表格收收集材料料（价格格、可替替代材料料等）信信息、供供应商信信息、国国家政策策信息等等供应信息息员负责责根据采采购员收收集到的的或网上上信息等等渠道，制作日日/周价格变变动曲线线图；财财务部负负责向供供应信息息员提供供当月应应付帐款款明细供应信息息员负责责每月结结束后的的三个工工作日内内提交采采购物品品的各项项分析报报告：战战略采购购品、集集中采购购品以及及目前控控制力度度尚弱的的瓶颈采采购品库库存情况况分析表表；战略略性采购购物品价价格曲线线分析

6、报报告；主主要供应应商应付付帐款分分析及付付款建议议；当月月潜在供供应商开开发报告告等。并并将报告告提交部部门主管管审核后后提交相相关领导导供应信息息管理一一般步骤骤：1.1供应信息息管理要要点（二二）续采购物品战略采购品集中采购品瓶颈采购品正常采购品采购策略伙伴关系集中竞价确保供应系统化采购目的与供应商建立长期的合作关系获取最低价格保证供应、维持生产的连续性减少供应商、提高工作效率、提高标准化程度做法准确的预测需求进行供应风险分析谨慎选择供应商分析综合成本滚动采购订单有效控制订单变化对供应商实施考评提高对产品、市场的认识寻找备选产品或供应商在供应商间调整订购量优化订单数量设定目标价格开展联合

7、集中采购准确预测未来需求进行供应风险分析排除供应商优先次序准备应急措施与方案寻找备选产品或供应商建立适当库存开展联合集中采购按产品大类或产品群采购产品标准化制定有效的采购作业程序，并基本固定信息管理关注的重点分析材料消耗历史数据，结合生产计划分析材料需求注重采购材料价格信息积累，如铝材。制作价格日/周变动曲线图价格信息的多方面核实建立供应商档案，与供应商保持即时的联系收集相关供应厂信息，发掘潜在供应商，建立替代供应商档案分析材料淡、旺季变动曲线，为集中采购提供依据制作采购数量与采购价格关系变化曲线图，为设定目标价格提供依据收集相关供应厂信息，发掘潜在供应商，建立替代供应商档案分析用料数据，按月

8、度生产产值计划的一定比例建立库存收集市场新材料/成件信息，寻找可能的替代材料/成件建立采购物品数据库，关注历史采购数据中的最低价格采购前货比三家，寻找可行的最低价格针对不同同的采购购产品应应针对性性的开展展信息管管理：2.1比质比价工作作开展要要点及发发展所有合同同在签定定前比质质比价人人员负责责对采购购合同标标进行比比质比价价产品入厂厂后质量量部门负负责质量量检验产品入厂厂后，比比质比价价人员进进行实物物审核，检查货货物等级级、质量量等是否否与比质质比价评评审表内内容相符符采购资金金预算控控制，超超预算采采购需要要经总经经理批准准采购，并对采采购室予予以相应应的处理理产品入厂厂后的质质量检验

9、验对采购材材料的关关键性进进行分类类管理，比质比比价人员员对关键键材料合合同开展展闭环的的比质比比价管理理产品质量量/价格控制制的有效效加强比质比价价开展的的利弊分分析利：监督督采购行行为，加加强采购购控制，保证采采购材料料的性价价比最高高弊：比质质比价是是有成本本的，对对于采购购金额较较小、采采购物品品市场化化程度相相对高的的合同，比质比比价时间间成本往往往过高高要求采购资金金预算制制定科学学且被严严格执行行比质比价价人员需需针对性性的全面面收集关关键材料料的价格格信息，严格执执行比质质比价程程序比质比价价工作开开展要点点：比质比价价员负责责收集整整理采购购材料的的市场信信息，尤尤其是关关键

10、材料料的价格格信息，制作重重要物资资的价格格曲线变变动图加快比质质比价环环节的时时间形成比质质比价工工作的闭闭环，在在采购物物品被质质量部门门入库验验收的同同时，比比质比价价员进行行实物审审核，考考察合同同物品等等级与比比质比价价单上内内容是否否一致3.1供应资金金管理资金预算算采用弹弹性预算算合理控制制应付款款项，保保证资金金流；要要在淡旺旺季设置置不同的的资金流流指标财务部根根据产值值变动周周期测算算供应资资料采购购资金支支付周期期，在旺旺季采购购应根据据财务资资金预测测准备合合理的支支付货款款，必要要时向银银行贷款款民品部主主管副总总负责每每年组织织供应部部及财务务部人员员根据经经验数值

11、值、行业业平均数数值测算算民品部部整体的的最高挂挂帐额度度以及最最长挂帐帐期限，并根据据该供应应商关键键程度、与供应应商的合合作关系系发展趋趋势、供供应商资资金实力力因素，确定挂挂帐比例例以及挂挂帐最长长期限。经总经经理审批批后执行行供应信息息员应根根据公司司对供应应商的分分类，设设置关键键供应商商的应付付帐款明明细管理理。当应应付帐款款达到限限额或到到期须及及时提交交生产供供应部部部长及民民品主管管副总审审批，由由财务部部支付货货款发生例外外支付或或未支付付须根据据额度授授权经生生产采购购部部长长/民品主管管副总/总经理/董事长批批准后方方可执行行采购员需需跟踪关关键供应应商，对对于供应应商

12、资金金情况等等信息定定期、按按供应信信息员设设计的表表格填写写递交，及时更更新供应应商数据据库，当当战略性性合作供供应商发发生资金金危机时时，根据据具体情情况予以以适当支支持挂帐，作为一种商业信用，是一种融资的选择，有利于企业短期资金周转，保证企业的资金流挂帐：因为采购资金不能及时到位，是导致企业在采购中成为弱势厂商的原因之一；不利于建立、维护与供应商的合作关系合理额度供应资金金管理开开展要点点：测算合理理挂帐额额度需考考虑的因因素合理的、可接受受的资金金流波动动范围产品生产产周期波波动历史水平平及行业业平均数数值供应商的的关键程程度、资资金情况况、与供供应商的的关系界界定采购关键键流程的的预

13、期利利益及要要点预期利益益要点程序零星采购购流程民品计划划内器材材采购流流程采购器材材入库、出库流流程供应商筛筛选流程程及时、迅迅速的提提供设备备维修等等所需材材料，保保障生产产顺利进进行迅速响应应生产过过程中对对零散材材料的需需求，保保证生产产过程正正常进行行一般数量量小、金金额少，更加强强调的是是采购响响应的速速度合理授权权，尽可可能减少少审批环环节零星采购购流程办公室/比质比价员员生产采购购部主管副总总请购单位位质量部填写请购购单领用部门领导审批询价采购购合同评审审、比质比价价同意？采购是否有合同？否实物审核核是货物入库库检验审批在请购部部门权限内内？否是预算内？否是请购部门领导导审批（

14、权限限内）采购室审审核预预算采购入库副总审批批领用对零星采采购，对对请购部部门给予予一定授授权，加加强预算算控制对于零星星采购的的界定：没有在生生产计划划下达的的车间使使用的生生产的器器材，主主要是机机动维修修材料、开关等等、车间间生产过过程中的的自制工工装所需需材料等等各部门的的需要临临时购买买的办公公用品、办公家家具等特点：数数量较小小，金额额较少，一般不不属于生生产直接接材料，多需要要临时采采购请购单位位提出请请购需求求时，填填写请购购单请购单位位主管领领导确认认需要，在授权权范围内内，做出出审批结结论，递递交生产产采购部部审核生产采购购部根据据年初各各部门预预算限额额，对比比该部门门月

15、度预预算资金金余额确确认采购购与否，当采购购金额在在预算内内则予以以采购当该采购购申请在在请购部部门领导导授权范范围外但但未超过过该部门门资金预预算，则则在生产产采购部部部长确确认后，由采购购员负责责请民品品主管副副总签字字审批后后采购。针对上述述特点，对于请请购器材材的管理理上，要要力求灵灵活、快快速，尽尽量减少少审批环环节对零星采采购，对对请购部部门给予予一定授授权，加加强预算算控制（续）（续）对于车间间的预算算内零星星采购，在车间间主任授授权范围围内，则则生产采采购部直直接可予予采购；在车间间主任授授权范围围外但在在生产采采购部部部长授权权范围内内的，则则生产采采购部部部长审批批后予以以

16、采购；在生产产采购部部部长授授权范围围外的则则提交民民品部副副总审批批后予以以采购车间的预预算外采采购，由由车间交交生产采采购部部部长审批批后，提提交民品品主管副副总审批批，审批批后由生生产采购购部采购购一般单位位的预算算内采购购，当在在部门领领导授权权范围外外时，生生产采购购部负责责将请购购单提交交民品主主管副总总审批，审批同同意后由由生产采采购部采采购一般单位位的预算算外采购购，由请请购部门门直接提提交民品品主管副副总审批批同意后后，生产产采购部部采购车间的预预算外采采购，由由生产采采购部批批准同意意后交民民品主管管副总审审批，民民品主管管副总同同意后生生产采购购部进行行采购一次性请请购权

17、限限金额建建议：一般部门门请购物物品授权权500元，500元以上提提交民品品主管副副总车间请购购物品授授权500元，生产产采购部部部长审审批权限限800元，800元以上提提交民品品主管副副总审批批针对上述述特点，对于请请购器材材的管理理上，要要力求灵灵活、快快速，尽尽量减少少审批环环节采购关键键流程的的预期利利益及要要点预期利益益要点程序零星采购购流程民品计划划内器材材采购流流程采购器材材入库、出库流流程供应商筛筛选流程程针对不同同的采购购物品，保留适适当库存存，保证证生产用用料便于财务务核算产产品成本本及车间间成本加快入库库、出库库信息的的传递核算库存存，注重重分析超超过规范范期限的的库存采

18、购器材材入库、出库流流程比质比价员供应室生产采购购部计划财务部用料单位位质量部货物运到到生产待验填写领料料单入库；保保管员保保存验收入入库单下料下料？转运否实物审核核是检验保管员发发料收取入库库单核对后批批料库存信息息收取领料料单库存管理理库存管理理到货检验入库库领料库存信息息下料发料生产检验1.11.21.21.32.11.1/1.2/1.3加快入库库、出库库信息的的传递，加强库库存管理理说明：采购物品品入库、出库信信息属于于内部供供应信息息信息收集集负责人人是供应应部信息息员，信信息提供供者主要要是材料料库房保保管人员员库存信息息管理的的基础是是采购物物品的分分类，即即：战略略采购品品、集

19、中中采购品品、瓶颈颈采购品品和正常常采购品品。库存存管理关关注的重重点是战战略采购购品、集集中采购购及目前前控制力力度尚弱弱的瓶颈颈采购品品信息传递递及库存存管理要要点：根据财务务库存周周转率要要求、产产品销售售淡旺季季，设置置各项战战略采购购品、集集中采购购品以及及瓶颈采采购品的的月度最最低库存存限额以以及最高高库存限限额，并并设置警警戒线设置各类类物品的的最佳定定货量和和最佳定定货时间间器材库房房保管人人员每日日定时（如每日日下午16：00）将入库库、出库库帐务信信息提交交供应信信息员，供应信信息员在在当日录录入数据据，更新新各类材材料的库库存余额额对比采购购物品价价格信息息、库存存余额、

20、产品销销售淡旺旺季、最最佳定货货量和最最佳定货货时间等等因素向向部门领领导提出出战略采采购品的的战略储储备建议议对于集中中采购品品，根据据库存余余额、最最佳定货货量和最最佳定货货时间等等因素提提出采购购时机建建议对于瓶颈颈采购品品，重点点把握合合理库存存数量，低于当当月警戒戒线水平平则提出出库存补补充建议议对于超过过3个月的库库存物品品应在当当月报告告中向生生产采购购部部长长及主管管副总提提交物品品信息及及处理建建议每季度会会同库房房保管人人员、财财务部材材料核算算员进行行实地库库存材料料盘点，保证帐帐实相符符2.1现有的民民品领料料单填写写有所改改变民品领料料单变化化：（详见附附一、附附二）

21、在原有的的领料单单基础上上设计了了“民用用产品领领料清单单”现有的领领料单格格式不变变，做为为通用单单使用领料单填填写变化化：月度生产产计划下下达后的的领料，由民品品车间根根据生产产作业计计划将所所有的计计划产品品按使用用的材料料分类车间计划划员针对对某种材材料计算算全部产产品累加加后的材材料总额额，填写写“民用用产品领领料单（通用单单）”，在后面面附上“民用产产品领料料清单”。“民用产产品领料料清单”规范了了详细的的各计划划产品的的全部信信息，由由车间计计划员认认真填写写后可以以计算机机打印“民用产产品领料料单（通通用单）”、“民用产产品领料料清单”各一式式四份，分别为为“领料料存根”、“库

22、库房保管管存”、“会计计存”及及“返回回计划员员存”。对于临时时追加的的急单或或单个材材料则使使用“民民用产品品领料单单（通用用单）”车间到料料与否依依靠工艺艺路线卡卡返回情情况可获获知变化之后后的益处处：大大减少少了车间间计划员员填写领领料单的的时间将产品按按材料进进行了汇汇总，减减少了领领料单的的绝对数数量，便便于票据据流动时时的保管管，降低低票据整整理、流流动的复复杂性便于民品品材料一一次性办办理代用用附一民用产品品领料单单（通用用单）民用产品领料单请领日期 年 月 日实领日期 年 月 日发料性质发料仓库领用单位实领备注总重量单件重量总件重量尺寸总价单价代料单号单位定额规格请领金额任务数

23、量技术条件牌号物质名称特批批发会计员发料领料主管领料领料存根说明零件名称零件图号产品图号产品名称附二民用产品品领料清清单实领数量合计检验签章库房管理员签章代料单号检验编号总件重量单件重量尺寸产品6产品4产品2产品7产品5产品3产品1产品图号备注总重量实领日期定额任务数量零件名称零件图号民用产品领料清单编号物质名称特批批发发料领料主管领料请领日期 年 月 日（年/车间代码-月/第几份）采购关键键流程的的预期利利益及要要点预期利益益要点程序零星采购购流程民品计划划内器材材采购流流程采购器材材入库、出库流流程供应商筛筛选流程程采购成本本降低2%，利利润率可可以增加加10，有明明显的效效益放大大作用搞

24、好供应应商管理理，可以以降低成成本、增增加效益益、提高高效率，对整个个生产经经营产生生至关重重要的作作用有效的供供应商管管理可以以更好地地利用有有限的资资金市场部签签订订单单，并下下达简要要的生产产计划生产采购购部制定定采购计计划，并并物色相相应的供供应商供方评审审委员会会综合各各方意见见，进行行评审初步选定定供应商商后，根根据其提提供的样样品进行行试生产产，若材材料合格格，将其其确定为为合格的的供应商商供应商筛筛选程序序生产采购购部：寻找供应应商，填填写调查查表供方评审审委员会会：综合各方方意见，进行评评审质量部：检验样品品、试试加工品品生产采购购部：试加工件件经检验验合格后后，该供供应商被

25、被确定为为合格供供应商对供应商商划分等等级市场部：签订订单单，并下下达简要要的生产产计划，采购部部门制定定相应的的采购购计划订单计划寻找/评审供应应商商样品检验验试生生产产确定定供 应商商质量部：配合生产产采购部部、产品品开发部部调查供供应商生产采购购部：纳入初选选合格供供应商名名单供应商：提供样品品产品开发发部：提出技术术要求产品开发发部：配合生产产采购部部、质量量部调查查供应商商生产车间间：试加工供应商筛筛选流程程生产采购购部产品开发发部质量部供应商订单计划划可行会同技术术部门进行考察察通过？提供样件件筛选评审审质量检验验提初选名单单/供应商调调查表是是否办理检验验划分供应应商等级否供方评

26、审审委员会会同考察察通过？市场部寻找供应应商，提出技术术要求试加工车间技术指导导质量检验验结论提出结论论合格？是否技术要求求/产品定额额提出要求求寻找评审样件提供供试生产筛选结论论供方评审审委员会会由主管管副总、生产采采购部、质量部部、产品品开发部部等共同同组成督促，考考核交货期期纳入合格格供应商名名单被取消供供应商资格格评审结论论1.11.11.22.1定期评审审3.1从传统供供应商管管理逐步步过渡到到现代供供应商管管理 有 无企业对供应商的支持 有 无供应商对企业的支持适宜的价格、更多的选择标准尽可能低的价格价格谈判双方多个部门沟通仅限于生产采购部与销售部之间企业与供应商的沟通少数多数供应

27、商数目完善的程序和战略标准凭采购员经验供应商选择共享众多的信息仅限于供货、定货信息信息交流长期合作的伙伴关系短期的买卖关系供应商关系现代供应商管理传统供应商管理正确的供供应商选选择对利利润增加加产生重重要的影影响如果一个个公司开开始关注注采购管管理并采采取行动动，那么么，短期期内平均均可以降降低5的成本本;如果长期期采取措措施，可可以降低低10的成本本供应环节节是企业业成本管管理中最最应予以以重视的的环节之之一：容容易滋生生“暗箱箱操作” ，发发生以权权谋私、弄虚作作假、收收受回扣扣等现象象；也是是管理效效益增加加最明显显的环节节之一，采购成本降低低2与销售额增增长10对税前纯纯利润的的影响是

28、是对等的采购是企企业的“利润之源源，质量量之本和和效率之之始”1.1/1.2对供应商商筛选的的关键要要素及操操作关键要素主要内容方法评审要点考核基本情况在同行业中产品质量反映、交货可靠性、价格情况、本公司最大需求占其总销售量的比例、地理位置等由生产采购部有关人员、质量部、产品开发部有关人员到供应商现场考察与内部供方评审委员会论证相结合设置一系列指标，每个指标的分数均为100分，对各指标进行打分分数累计对比，筛选出最优供应商要注重考虑我方为弱势买方的情况，在可控范围内减少对中间商的依赖，发展直接采购的供方要注重考虑以下因素：当我方采购量占对方比例很小时，该供应商在交货上的不稳定因素将相对大，当我方采购量占对方超过一定比例时（如40%），则我方对其的实际控制力度大培养潜在供应商，促使供应商之间内部存在竞争。加强我方的主动性公司每年度对生产采购部部长进行备选供应商数量资料档案资料的考核，生产采购部部长每季度对业务员/供应信息员考核一次相关资料存档情况技术水平实验、检验设施情况、生产工艺技术水平、新产品开发速度、技术人员素质和数量生产能力工艺布置、设备/工艺可靠性、工艺灵活性生产线数量，设计年生产量，实