物业管理应用文书制作及运用

1、一、行政公文与其他文书的区别在物业管理适用的各类文书中，行政公文的规范性最强。因而，行政公文也容易与其他文书区别开来。行政公文一般由十八个部分组成，即秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。而其他文书一般只有标题、主送机关（或人）、正文、附件说明、成文日期和附件，甚至更少。一般只要看到有文头（即发文机关标识，如物业管理公司文件）、有发文字号（如字2005018号）、有印章这三个部分，就可判定是行政公文。当然，也要注意到特殊性，如会议纪要这种公文就可以没有文头而且不加盖公章，发

2、文日期在标题下，没有主送机关和落款等。另外，更简单的办法是从标题上一般就可以区分，因为行政公文的所有文种都与其他文书的文种不同。二、应用文书标题的制作（一）公文式标题的构成要素组成公文式标题的要素主要包括单位、区域（范围）、时间、事由（内容）、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考虑写作的实际需要。公文式标题通过几个要素的组合，明确地说明了下述问题：第一，这篇文章是做什么用的（文种）；第二，文章是谁起草的（单位）；第三，文章反映什么时间（时间）、什么区域（范围）的什么事情（事由）。只要要素的排列组合合乎规

3、律，就不会引起歧义。如计划属于事务文书，这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间 +事由 +文种”。例如，物业公司2004 年度培训计划。（二）文章式标题的构成模式从构成形式看，文章式标题可以有单标题和双标题（即主副标题）。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反映需要传达的涵义，就必须用副标题来做具体说明。例如，某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为：“挖潜增效大有可为”，副标题可为“某物业公司开展全员节约活动情况总结”。三、应用文书写作的行款格式规则行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。

4、基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。（一）标题文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时仍然要求居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也应区别于主标题。（二）署名署名一般放在文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题和正文。（三）分段每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两个字。行政公文的主送机关（即受文单位）也要求顶格书写

5、，如果一行写不下，回行时仍然顶格书写，后面加冒号。（四）引文较短的引文可夹在正文中；如果是较长的引文，则需换行自成一段；排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。（五）序码序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈，其中阿拉伯数字（例如“ 1”）旁应为齐底线的圆点，不能是顿号（即应为“ 1 ”，不能写成“ 1、”）。序码的使用，以一、二、三、四的“一”为例，应是：一、（一）11）四、应用文书的写作要领（一）行政公文的写作要领1决定的写法决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决

6、定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。2通知的写法通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转人通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可；任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。3通报的写法通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和

7、核心，写法可虚实结合，先实后虚。即先适当地详写事实（先进事迹、错误事实、重要精神或情况）发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励；批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。4报告的写法报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、 目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。 然后以 “现将有关情况报告如下：”之类的通用语，转人正文。 主体（即报告事项

8、部分）是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份关于在 A 花园组织象棋比赛的报告交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。如关于更换对讲机的请示报告，就是把请示文种与报告文种混用了。5请示的写法首先写明请示的起因，即“为什么请示”；一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、

9、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底；内容复杂的则应分段表述。如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：1）必须坚持一事一请示；2）请示在未获批准前，不得对下属单位发送；3）如需向两个上级单位同时请示， 只能采取一个主送和一个抄送的办法 （请示公文的主送单位只能是一个），不可多头报送以免造成误会而贻误工作；4）严禁越级请示；5）请示语言既要简明扼要，还要注重行

10、文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。6批复的写法批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：（1）批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题；2）批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复；3）必须有正式的书面请示才能批复，口头或电话请示不能作为批复的依据；4）批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。此外，对于下级送来报告，若认为有必要，也可以批复。7意见的写法首先是交代提出意见的

11、依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、 建议或规范性的解决办法。 结尾习惯用语一般为 “以上意见， 请结合实际贯彻执行” 、“以上意见，仅供参考”等。也可自然收尾，不加结束语。在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：1）意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。2）意见在正式公文中，主要用于平行单位和对下级单位，对上级单位应慎重使用。对上级单位行文，多用“请示”、“报告”等文种。8函的写法首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，

12、明确地将问题、要求或答复意见告知对方。在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。公司档案管理制度一、总则、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、

13、文件材料的收集管理1 、公司指定专人负责文件材料的管理。2 、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收三、归档范围、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4 、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5 、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求、档

14、案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4 、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2 、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3 、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。1 、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期