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文档简介

1、知识技能点设置页面背景创建模板文件用文本框任意定位文字位置设置文本框格式利用邮件合并批量生成证书结合Excel和Outlook,利用邮件合并批量发送邮件邮件合并过程中规则设置邮件客户端Outlook基本账户设置1/392.1. 项目背景小王刚入职新企业,担任文秘职位,临近年末,企业决定表彰一批优异员工,要打印奖状,全部优异员工统计已经保留在Excel文档中,需要在最短时间内准备好。同时,企业决定召开年末客户答谢会,需要向全部客户发送邀请函,并经过邮件形式传达。企业客户信息从客户关系管理系统中导出为Excel文件,包含了姓名、性别和邮箱地址等信息,需要快速准确将邮件发给对应客户,而且在称呼之中,

2、依据客户联络人性别,分别加上“先生”或“女士”称呼。小王在学校期间,比较熟练掌握经过邮件合并方法,批量生成文档和邀请函,并能结合Outlook、Excel群发邮件,准确快速完成了工作任务。2/39邮件合并,是指在Office中,先建立两个文档:一个Word文档包含全部文件共有内容主文档(比如未填写信封、待发邮件内容、未写邀请对象邀请函等)和一个包含改变信息数据源(待填写收件人、性别、职位、邮编等数据),然后使用邮件合并功效在主文档中插入改变信息,合成后文件用户能够保留为Word文档,能够打印出来,也能够以邮件形式发出去。经过邮件合并,能够处理批量分发文件或者邮寄相同内容时大量重复性问题。邮件合

3、并中“数据源”,能够来自于Word表格、Excel工作簿、Outlook联络人列表或者利用Access创建数据表等。结合Office套件中Outlook客户端,能够将邮件合并后文档,经过邮件群发方式,发给特定人,降低在联络客户、公布邀请函、公告各种数据等情况下大量重复性工作,极大提升工作效率。3/392.2. 项目介绍本任务分为两部分,第一部分,经过邮件合并,制作批量证书,掌握邮件合并普经过程,制作效果如图2-1所表示。第二部分,经过邮件合并,批量制作邀请函之后,经过邮件客户端Outlook群发邮件,并需要验证发送成功是否。4/39图2-1批量制作证书效果5/392.3. 项目制作2.3.1.

4、 创建证书模板文件步骤1:【文件】菜单-【新建】-【空白文档】。步骤2:【布局】菜单-【纸张大小】-【其它纸张大小】,自行设置纸张大小,如图2-2所表示。步骤3:在弹出【页面设置】对话框,设置页面宽度为20厘米,高度为13厘米,如图2-3所表示。步骤4:设置页面上、下、左、右边距全为0,如图2-4所表示。步骤5:设置页面方向。【布局】菜单-【纸张方向】-【横向】,如图2-5所表示。步骤6:保留文件。6/397/392.3.2. 设置页面背景步骤1:【设计】菜单-【页面颜色】-【填充效果】,弹出页面填充效果对话框,如图2-6所表示。步骤2:在【填充效果】对话框中,选择【图片】选项卡,点击【选择图

5、片】按钮,浏览到预先准备好背景图片,确定,如图2-7所表示。【小贴士】页面背景设置,还能够经过设置水印、添加图片,并将图片设置为“置于文字下方”等方式来完成。除了用图片作为页面背景之外,还能够用渐变颜色、纹理和图案等各种方式来完成,读者可自行尝试。8/39图2-6 填充效果图2-7选择图片作为背景9/392.3.3. 输入文字内容因为证书内容位置比较灵活,采取传统按行输入方式来确定文字位置,不太方便,采取插入【文本框】方式,能够任意安排文字在页面中位置,然后在文本框内输入文字来实现证书内容布局。步骤1:【插入】菜单-【形状】-【文本框】,鼠标指针变成“十”字形,在页面适当位置拖动到适当大小,即

6、画出了一个添加文本位置。如图2-8所表示。图2-8插入文本框10/39步骤2:输入文字内容,设置文字字体、字号等,如图2-9所表示。步骤3:设置文本框填充样式。选汉字本框,选择【格式】选项卡-【形状填充】-【无填充颜色】,如图2-10所表示。图2-9 输入证书内容图2-10形状填充11/39步骤4:设置文本框边框。选汉字本框,选择【格式】选项卡-【形状轮廓】-【无轮廓】,如图2-11所表示。步骤5:插入印章,并依次完成其它部分文本框设置,最终效果如图2-12所表示。图2-11形状轮廓图2-12设置效果12/392.3.4. 准备数据源“数据源”能够在“邮件合并分步向导”中第三步【选择收件人】中

7、经过输入新列表方式来创建,也能够先创建好,然后经过选择文件方式来实现。比较惯用方法是事先准备好“数据源”文件,尤其是数据比较多时候显得更为主要。“数据源”能够由Word表格、Excel工作簿、Access创建数据表等来创建。本项目以实现创建好Excel工作簿“获奖人员信息.xlsx”作为证书制作“数据源”,数据内容如图2-13所表示。图2-13获奖人员信息表13/392.3.5. 利用邮件合并批量生成证书步骤1:打开刚创建好“证书模板”文件,选择【邮件】-【开始邮件合并】按钮,如图2-14所表示。图2-14邮件合并分步选项14/39步骤2:在“选择文档类型”步骤,选择“信函”,点击“下一步,开

8、始文档”链接,如图2-15所表示图2-15选择文档类型15/39步骤3:在“选择开始文档”步骤,选择“使用当前文档”,点击“下一步:选择收件人”链接,如图2-16所表示;图2-16选择开始文档16/39步骤4:在“选择收件人”步骤,选择“使用现有列表”,并点击“浏览”链接,定位到保留“获奖人员信息.xlsx”文件位置,选中该文件,点击“下一步:撰写信函”链接,如2-17所表示;图2-17选择数据源17/39步骤5:弹出“选择表格”对话框中,选择Excel文件中工作簿名称,因为本例中只有一个工作簿,所以在“名称”列,只显示出第一个工作簿“Sheet1”,因为表结构中第一行包含了列标题,所以将“数

9、据首行包含列标题”复选框勾选,如2-18所表示。图2-18选择表格18/39步骤6:在“邮件合并收件人”对话框中,确认信息是否正确,如图2-19所表示。点击【确定】按钮,回到合并邮件第3步,点击“下一步:撰写信函”链接。【小贴士】能够经过勾选复选框排除或选择加入到收件人,同时能够“调整收件人列表”,对数据进行排序、筛选、查找是否有重复收件人、查找收件人和验证地址等操作。19/39图2-19邮件合并收件人20/39步骤7:选择“其它项目”链接,弹出“插入合并域”对话框,鼠标定位到文档中“编号”之后,在“插入合并域”对话框中选择“证书编号”项目,点击【插入】按钮。如图2-20所表示图2-20插入合

10、并域21/39步骤8:用相同方式插入其它合并域,完成后如图2-21所表示。图2-21插入域完成后效果22/39步骤9:点击【下一步:预览信函】链接,如图2-22所表示,能够点击右边 查看前一个或 查看后一个合并后文档,在左侧展示了将各项数据添加进入文档后内容。确认无误后,点击【下一步:完成合并】链接。【小贴士】在该步骤,还能够修改合并收件人信息,或者删除某个人。图2-22预览信函23/39步骤10:假如要将证书打印出来,直接点击“打印”链接即可。假如要将全部合并后文件保留下来,点击“编辑单个信函”按钮,并在弹出选择文档范围对话框中选择全部,即可将全部合并后文件显示出来,并自动新建一个名为“信函

11、1”文件,保留备用24/392.3.6. 利用邮件合并群发邮件利用邮件合并,结合Office办公套件Outlook邮件客户端,能够将合并后文档,分别批量发给对应联络人,从而大大提升工作效率。本部分在邮件合并过程与2.3.5类似,不再详述,主要讲解在批量发送邮件过程中不一样设置。详细步骤以下:步骤1:制作邀请函模板文件,保留为“邀请函模板.docx”25/39步骤2:依据搜集到联络人“数据源”,命名为“客户通讯录.xlsx”步骤3:打开“邀请函模板.docx”文件,选择【邮件】菜单-【邮件合并分步向导】,邮件合并【选择文档类型】选择【电子邮件】,【选择开始文档】步骤选择【使用当前文档】选项,【选

12、择收件人】步骤选择【使用现有列表】选项,点击【浏览】链接,定位到“客户通讯录.xlsx”文件所在位置,选择表格和联络人后确定。在【撰写电子邮件】步骤,选择【其它项目】,在“邀请函模板.docx”文件对应位置,插入对应域。设置完成效果如图2-26所表示图2-26邀请函邮件合并26/39步骤4:依据联络人性别自动设置“先生”或“女士”称呼。将鼠标定位到联络人域之后,选择【邮件】菜单-【规则】按钮-【假如那么不然】选项,如图2-27所表示。图2-27选择规则27/39步骤5:在弹出“插入Word域 IF”对话框中,在【域名】下拉列表选择“性别”,【比较对象】输入“男”,在【则插入此文字】文本框中输入

13、“先生”,在【不然插入此文字】文本框,输入“女士”,确定。如图2-28所表示。设置完成后效果如图2-29所表示,为让设置后称谓与文档主体字号、字体一致,需要设置“先生”二字字体字号。图2-28插入IF域28/39步骤6:设置完成后,能够【预览电子邮件】,确认无误后,点击【下一步,完成合并】,选择【电子邮件】超链接,自动开始发送邮件。为验证发送是否成功,能够在“客户通讯录.xlsx”文件中添加一条自己能够确认能否正确收到邮件邮箱地址,也能够进入在Outlook中设置邮箱账户,查看发送结果,以判断哪些发送 ,哪些发送失败。29/39【小贴士】若第一次使用Outlook客户端收发邮件,需要对Outl

14、ook进行设置,本项目以经过QQ邮箱作为收发邮件服务器为例,介绍怎样正确设置Outlook。步骤1:开启Outlook,自动进入“添加账户”窗口,选择“手动设置或其它服务器类型”,点击“下一步”按钮,如图2-30所表示。30/39图2-30添加Outlook账户31/39步骤2:选择“POP或IMAP”选项,点击“下一步”按钮图2-31选择服务32/39步骤3:设置服务器账户信息。在“电子邮件地址”文本框填写自己完整邮件地址,“服务器信息”按QQ邮箱官方网站要求填写,“登录信息”“用户名”填写登录QQ邮箱用户名,“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定授权码,以确保账户安全。确定无误后点击“其它设置”按钮,如图2-32所表示33/39图2-32 POP和IMAP账户设置34/39步骤4:设置发送服务器参数。勾选“我发送服务器(SMTP)需要验证”复选框,“用户名”处填写QQ邮箱账户名,“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定授权码,选择记住密码,如图2-33所表示。图2-33设置发送服务器35/39步骤5:选择“高级”选项卡,设置服务器端口信息。“接收服务器POP3”,输入995,勾选“此服务器要求加密连接(SSL)”前复选框,在“发送服务器(SMTP)”端口输入465,在“使用以下加密连接类型”下拉表中选

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