公司信息沟通与协商控制程序

1、信息沟通与协商控制程序1目的为确保管理体系运行过程中各方面的信息能够在企业内外相关方之间得到及时、 有效地沟通，建立有效的信息沟通和协商机制，确保管理体系运行的有效性和持续改 进。2适用范围本程序适用于公司内部信息交流及与外部相关方的信息交流。3术语定义本程序引用公司管理手册中的术语和定义。4职责管理者代表负责领导公司管理体系的信息交流与沟通工作。公司董事长负责决策与顾客或其他相关方沟通中的重大事项；总经理负责决策 与顾客或其它相关方沟通中的一般事项，对内部及其全体员工的沟通工作实施领导。其他公司领导或部室负责人，按照其职责分工负责组织分管系统内的部门沟 通，并参与外部相关方的沟通工作。公司办

2、公室是本程序的主管部门，负责就领导层的会议、指示及公司生产经营 大型会议精神以文件、简报、电话、传真等形式在内部进行沟通（包括必要时与上级 和外部各方的交流）。安质环保部负责管理体系与内部和外部的沟通，收集、汇总并处理相关信息工程部负责施工方案、技术及工期等方面的信息及沟通。工会办公室负责与其上级工会的信息联络及公司内部员工反映信息的收集、协 商、传递和沟通工作。各职能部门负责本职能范围内信息在内部进行有效传递和处理及改进措施的 协调、落实，并和其他部门以及外部相关方进行沟通。项目部负责在施工过程中与业主、设计、监理单位及当地政府部门进行沟通， 了解他们对产品质量、职业健康安全和环境保护方面的

3、要求，并组织内部交流。员工及其代表参与质量、环境和职业健康安全的有关事务并提出自己的有关 意见。15工作程序原则要求公司各级必须保持沟通，保证信息准确、及时、真实、可靠，不隐瞒，不误传， 不遗漏。信息的分类及内容：信息分为内部信息和外部信息。内部信息、a）正常信息：如方针、目标指标、管理方案的制定及相关职责权限；监测记录、 检验结果、内部审核与管理评审报告；有关产品质量状况、工期及技术方面的信息； 环境/危险因素的辨识评价与控制措施、有关产品质量、作业场所环境安全现状及持 续改进意见；管理者代表、有关人员的任免以及体系正常运行时的其他信息等。b）不符合（或潜在不符合）信息：如产品不合格报告、体

4、系内审的不符合报告、纠 正和预防措施处理单等。c）紧急信息：如出现重大安全、质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏事 故等情况下的信息。d）需要员工在职业健康安全方面参与的信息：职业健康安全方针的制定和评审； 获知最高管理者指定的管理者代表和员工的职业健康安全代表；对引进新的或改进的 设备、原材料、化学品、技术、过程、程序或工作模式等的变化而引起员工工作场所 等职业健康安全要求改变的情况，力求使员工提出合理化建议。e）其他内部信息。外部信息a）国家、行业、地方政府执法部门、认证机构及其他社会中介组织检查、监测反 馈的结果及信息；b）政策、法规、标准类信息：如质量、环境、职业健康安全法律法规、

5、条例、产 品标准及其变化等；c）相关方反馈的信息及其投诉等；d）其他外部信息：如各部门直接从外部获取的有关产品质量、环境、职业健康安 全方面的信息。沟通与协商的形式a）文件记录：包括方针、目标、体系文件、临时通知、有关决议等;b）电话、传真、网络等；c）会议：包括总经理办公会、生产调度会、网络会、职工代表大会、专题会议、 部门内部例会、管理评审会议、座谈会；d）各种检查、审核；e）新闻媒体：包括广播、报纸、黑板报、刊物等宣传形式；f）公告；g）走访面谈等。沟通与协商的实施内部沟通与协商的实施与员工的沟通a）定期或不定期以会议形式进行。包括职代会、管理评审会、科技大会、机关员 工大会等。公司董事

6、长或有关领导主持，员工或员工代表参加。会议组织单位负责填 制会议签到薄。b）公司领导向员工代表报告企业的经营状况，研究、布置下一步的工作计划。c）员工代表提出有关产品质量、环境、职业健康安全以及其他方面的提案或意见， 经有关会议讨论通过后交责任单位落实，实施结果反馈相关单位、部门和员工代表。d）管理评审作为与员工沟通的一种形式，执行管理评审程序。领导层的沟通定期或不定期以会议形式进行。包括公司领导班子会议、董事会、年度工作会、 经济活动分析会、办公例会等。会议由公司有关领导主持会议，在家的公司领导参加。 根据沟通的内容也可安排有关部门负责人以及项目部领导参加，会议由组织单位负责 填制会议签到薄

7、。与会人员就沟通的主题进行沟通。职能部门内部沟通和跨部门的沟通与协商a）职能部门内部沟通，由职能部门自己组织（必要时也可由分管领导组织），以会 议形式就本部门的工作开展情况进行沟通与协商。b）涉及各种业务会议、专题会议的跨部门的沟通或交流时，由职能主管部门组织， 其它相关部门参加。沟通应形成会议记录，填写会议签到薄。c）公司内部管理体系审核是跨部门沟通的一种形式，具体执行内部审核程序 的有关规定。公司与项目部的沟通依据系统对口原则，以文件记录、电话、传真、网络、会议、现场检查、内部审核等形式进行沟通，沟通应形成电话记录、会议签到薄、 各种检查记录表及内部审核记录。公司办公室负责整理、分析群众来

8、信来访中反映的重要情况和问题，及时 传递给有关部门，由涉及的部门予以答复或解决，并将答复或解决的结果及时反馈给 公司办公室。工期、质量、安全的有关信息分别由工程部、安质环保部与相关单位沟通 与协商。职业健康的重大危害因素、重要环境因素及其违规、违章事件的有关信息由 安质环保部与相关单位沟通与协商。外部沟通的实施与顾客的沟通与协商，执行与顾客有关的过程控制程序。.2与供应商和分包方的沟通与协商公司各职能部门、项目部与供应商和分包方沟通时，以文件记录、电话、会议、 座谈、现场检查等形式进行。沟通应形成相应文件（记录）、电话记录、会议签到薄 和各种检查记录表等。.3与社会有关方面的沟通与协商a）公司

9、、项目部与社会有关方面沟通时，分别由公司、项目部按沟通信息内容对 口的原则，组织有关单位具体实施。b）与社会有关方面的沟通，主要以新闻媒体形式（包括报纸杂志、广播电视及互 联网）和采用文件记录、电话、传真、会议等形式进行。信息传递各单位在信息交流过程中应将职业健康安全、环境保护方面的重要信息交安质环 保部汇总；工期、工程质量、安全方面的重要信息分别交工程部、安质环保部汇总； 其它信息按对口原则交相关部门汇总。监督检查公司职能部门应对各自负责的沟通与协商工作实施监督检查，填写协商交流信 息处理单和管理活动检查记录表。相关文件（无）相关记录7.1协商交流信息处理单05JL08-017.1协商交流信息处理单05JL08-01管理活动检查记录表05JL02-01会议签到薄05JL08-02会议记录薄05JL08-03电话记录薄05JL08-04协商交流信息处理单05JL08-01编号：提出信息单位负责人时间接收信息单位负责人时间信息类型口质量口环境口职健安口内部口外部信息内容：填写人（签字）：年 月 日信息处理意见：信息主管部门（签字）：年 月 日处理结果（可另附页）：责任落实部门（签字）：年 月 日皿 会议签到簿05JL08-02启用时间年月日结束时间年月日中铁二十二局集团第五工程有限公司保存期 年保存部门:经办人:保存期 年内页会议签到表会议主题时