上市集团公司采购管理制度

1、.适用文档.公司采买管理制度及流程试行目录1目的.22合用范围.23采买的管理.23.1采买的责任范围.23.2申请部门责任范围.23.3采买的管控规那么.33.4采买流程控制.43.5采买申请OA流程.53.6采买审批OA流程.54采买流程操作引导.54.1采买工程开发.54.2确立工程进度时间.64.3采买工程管理.64.4确立潜伏供给商.64.5比价或招招标.64.6确立采买标的规格及技术指标.74.7采买订单/合同.84.8查收和付款.84.9供给商产质量量追踪.85文件管控.106附件.107附那么.11降本钱保质量建系统提效益.适用文档.目的为了提升公司采买效率、明确岗位职责、有效

2、降低采买本钱，保证及提升产质量量，知足公司对优良资源的需求，进一步标准物质采买流程，增强与各部门间的配合，特制定本制度。合用范围公司全部的采买工程物件或效力。采买管理责任范围依据本公司申请部门的需求，拟订采买方案及策略；依据本公司及公司采买管理制度负责对本公司全部采买事项的履行，包含但不限于对供给商的采纳、资质审查、比价议价、招招标组织、订单的跟进等；控制采买本钱，保证产质量量，保证产质量量可追踪；依据采买交易方式，负责申请采买工程中的全部花费，包含但不限于估算内、估算外、提早垫付、预支款、尾款及全款报销等；成立及保护本公司供给商数据库，开发重点及后备供给商，对供给商进行按期的评估和管理，促使

3、供给商的优越劣汰；-每季度出具本公司的采买剖析报告，在每季度的第1周内达成上季度的采买剖析，并提报给分管总监及、总裁及公司企管部。责任范围拟订需求方案，包含工程名称、产品及效力根本要求、估计需求时间及花费，并将估计花费归口到采买员进行采买花费估算编制，报公司进行花费估算审批；提出采买申请，工程需求应明确，采买申请需要预留采买周期；共同采买员参加采买事项办理：评比供给商，关注产品及效力能否能够知足需求；对申请采买的物质和效力负责进行查收及反应；对产质量量、交期及售后效力提出反应建议。3.3采买的管控规那么公司全部的采买事项均需经过“先申请及审批，后履行的流程进行管控，详细规那么以下：1采买申请流

4、程各部门对有需求的采买工程均需提报采买申请流程，采买申请流程一定经过分管总监及总裁审批赞同后，方可转至营运部采买员负责采买。注：a、行政办公类类物件由行政部一致采集各部门的需求，并倡始采买申请流程。.适用文档.、向已签有年度合作协议的供给商重复采买特定产品的采买工程无需提报采买申请流程，可直接倡始采买审批订单审批流程c、波及需进行招标的采买工程，采买申请流程除经过分管总监及总裁审批赞同后，还需知会公司企管部的有关岗位同事，并与公司企管部有关同事进行共同办理。2采买审批流程由营运部采买员负责倡始采买审批流程，若有需要，可要求需求部门负责人进行采买共同：单次采买金额小于KKKK元的采买工程含KKK

5、K元，不必提报采买审批流程，接到各部门倡始的经总裁赞同赞同的采买申请流程后，即可采买，无需签订采买合同，经过付款流程或花费报销方式进行结算。单次采买金额大于KKKK元但小于20万的采买工程，那么须提报采买审批流程，签订采买合同，经公司及公司各级领导采买审批流程及采买合同盖印审批流程可合并倡始，并参照公司财务权限规定设置各级领导的审批节点审批赞同后，方可进行采买。年度采买金额大于100万、且需重复性采买的特定采买工程，那么须签订年度采买合同，并经公司企管部有关岗位同事共同办理，XX及公司各级领导参照公司财务权限履行审批赞同后采买审批流程及采买合同盖印审批流程可归并倡始，并参照公司财务权限规定设置

6、各级领导的审批节点，方可进前进行采买。备注：特定采买工程为指：1拥有独一性的物件采买如：享有国内独家经销权的酒品采买、供给商享有专利的物件采买等；2虽非独一性，但有较高技术或质量要求的物件采买如：需先打样并经查收或需第三合作方共同查收合格后才能进入采买环节的物件等；3供给长久效力的第三方效力采买；已签有年度采买合同的特定采买工程，后续只要提报采买订单，并经公司及公司各级领导采买审批流程及采买订单盖印审批流程可归并倡始，并参照公司财务权限规定设置各级领导的审批节点审批赞同后，方可进行采买。单次采买金额大于20万元的采买工程原那么上需经过招招标进行采买向签有年度采买合同的特定产品采买除外，或依公司

7、招招标采买制度要求需经过招招标方式进行采买的采买工程，采买审批流程需经公司企管部有关岗位同事共同办理，XX及公司各级领导参照公司财务权限履行审批赞同后，方可进行采买合同盖印审批，即，采买审批及采买合同盖印审批需分开申请。.适用文档.能否需能否需能否需集采买种类类型或范围要采买要采买团企管部申请审批共同单次采买金额小额、惯例采买工程是否否KKKK元KKKK元单次采买金全部采买工程是是否额20万元年度采买合年度估计采买金额100万的特定物件或否是是同效力采买工程采买订单特定物件或效力否是否单次采买金额在20万元以上的采买工程招招标工程签有年度采买合同的特定产品除外；或是是是依公司招招标采买制度要求

8、的招招标采买工程3.4采买流程控制图流程控制申请部门营运部采买员备注说明显采1采买申请说明12拟订采买方案说明1：购1、参照采买申请OA流程2、附件：采买申请表、产品参数4(说明3)3说明2申请产品信息确认确立潜伏供给商说明2:1、优先采纳合格供给商2、新供给商需检查及提交资料采否采购6说明5购5说明4审说明3：审有关部门和领1、样品确认比价议价流程批2、包装方式、表记导审批批3、交期和质量标准7确立供给商是8签合同/下订单/付产预支款品.说明4：1、惯例采买工程比价原那么：三千至两万元含两万起码两家供给商比价；两万至万二十万元起码三家供给商比价；二十万元以上起码三家供给商比价或招标订.适用文

9、档.9说明6跟单说明5：11查收货物10通知到货1、参照采买审批OA流程2、附件：供给商采纳表、报价验单、合同/订单、供给商及产品有关资料收及否13能否解12能否有付是决异样状况说明6：接到申请部门下单通知且款确立需求后一个工作日内下单否14收货是说明7：15说明71、采买申请、审批OA2、采买合同/订单、查收凭据付尾款/数据整理归3、供给商资料购申请OA流程：a)非招招标申请人部门负责人分管总监总裁采买员3.6采买审批OA流程a、非招招标的惯例采买工程审批及合同审批OA流程含在已签有特定采买工程年度合同前提下的重复性采买订单采买员公司法务总监KK、财务总监KK、营运总监KK【并发，共同】总裁

10、KK【审批】公司总裁KK【审批】公司董事长KK、公司财务副总裁KK、公司财务总监KK、公司副总裁KK【并发，知会】KK广州章/KK南京章、采买员【并发，知会】.适用文档.b、特定采买工程的年度采买审批及合同审批的流程采买员公司法务总监KK、财务总监KK、营运总监KK、公司企管部采买员、公司企管部经理KK、公司企管部总监KK【并发，共同】总裁KK【审批】公司总裁KK【审批】公司董事长KK、公司财务副总裁KK、公司财务总监KK、公司副总裁KK【并发，知会】KK广州章/KK南京章、采买员【并发，知会】c、招招标的采买审批OA流程采买员财务总监KK、营运总监KK、公司企管部采买员、公司企管部经理KK、

11、公司企管部总监KK【并发，共同】总裁KK【审批】公司总裁KK【审批】采买员c、招招标的合同审批OA流程采买员公司法务总监KK、财务总监KK、营运总监KK、公司企管部采买员、公司企管部经理KK、公司企管部总监KK【并发，共同】总裁KK【审批】公司总裁KK【审批】公司董事长KK、公司财务副总裁KK、公司财务总监KK、公司副总裁KK【并发，知会】KK广州章/KK南京章、采买员【并发，知会】注：说明：a)详细需加签的公司领导要求请参照附件?XX公司财务审批权限表?。只有波及到需公司高管审批、且为广告或媒体资源的采买业务，才需加签公司副总裁KK。c)单次采买金额KKKK元及以下的采买工程不必提报以上采买

12、审批流程。在进行OA的采买审批流程前，采买员需把采买工程有关信息发给申请部门确认，在进行采买审批OA流程时，要把采买申请OA流程和审批有关资料合同、比价报价等作为附件增添。采买流程操作引导采买工程开发营运部采买员依据申请部门供给的采买需求或方案立项方案描绘进行采买跟进；开发产品或效力方案可优先从现有的供给商数据库含公司供给的供给商数据库中选择，也可依据采买需求的类型和方案描绘，邀请有关供给商参加开发设计方案；.适用文档.工程方案的开发，应联合需求部门的建议，并充分考虑后续生产的合法性，合理性以及质量保证能力；提交详细工程方案，并与申请部门一同确立最后产品及方案。确立工程进度时间确立产品及方案后

13、，一定与申请部门确认该工程的详细时间。工程时间进度确认应当包含其实不限于：工程最后上市时间及上市方式;工程最早及最晚交托时间；订单最晚确认时间；最后包装，表记及运输方法的最晚确认时间如合用；最少生产保障时间；采买岗应依据该工程的实质展开状况，实时跟进工程进度。采买工程管理为保证采买工程准时保质的达成，采买员应当拟订详尽的工程管理方案，追踪工程履行状况，并准时向上司领导报告进度；工程履行中，波及到有可能影响工程产品及效力的状况，如：交托时间，数目，价钱，产品设计改正，质量标准或效力要求等，采买岗需实时与申请部门协调办理，必需时报告到营运总监进行协调办理。确立潜伏供给商新供给商的选择由采买员申请，

14、经分管总监及总裁审批赞同使用，原那么上应第一考虑供给商数据库内的合格供给商。非独一性的，且年采买额超100万元人民币的采买工程应起码有一家以上的经查收合格的后备供给商；全部供货供给商均应填报附件2:?潜伏供给商检查表?，并供给营业执照及税务登记证复件，依据上述标准初步挑选；比价或招招标a比价原那么采买单笔采买工程单笔购买金额比价方式人民币KKKK元及以下直接采买不需要比价人民币KKKK元以上X0,000元以下(含起码选择2家供给商进行比价2万元).适用文档.人民币X0,000元以上、X,000,00元及起码选择3家供给商进行比价以下人民币X,000,00元以上起码选择3家或以上供给商进行比价或

15、招标特定采买工程的年度重复性采买性质比价方式独一性的采买工程采纳参照物进行性价比对比非独一性的采买工程起码选择2家经查收合格后的供给商进行比价b优先在现有的合格供给商含公司供给的合格供给商数据库中精选业务范围般配的供应商，重复采买的工程应每一年进行价钱审查或本钱剖析；c波及生产供给安全或重要活动保障等特别状况的工程，应当考虑使用2家或以上合格供应商供给同一产品或效力；d需要进行招标的工程，应与公司企管部有关同事及领导共同展开，向3家或以上经审查拥有资质的供给商发出一致的招标书；e标书或询价单应依据需要包含但不限于以下内容：招标内容和要求；招招标时间表；招标文件格式及或报价模板；签订合同的主要条

16、款，如：交货地址，交货时间，运输方式，转包限制，风险转移，安装，查收，付款条件，保修，改正条款，供给效力人员的要求，违约责任，保密协议等；废标条件，比如：截标时间后收到的标书、技术参数不切合要求等，废标应获得总裁的赞同；f标书应密封或经过电子招标系统上传至总裁，同时开标；假定标书以邮寄方式送到，应请第3方部门目睹开标；要有开标志录，记录价钱，文件状况，需要开标参加人署名，招标文件由营运总监保留；g供给商评估结果一定由总裁赞同。h其余招标行为依公司后续增补的招招标有关制度的规定履行；确立采买标的规格及技术指标；采买员应在赞同发出采买订单前确认产品或效力的主要采买标的及技术指标；工程技术指标的拟订

17、应当参照相应的国际，国家，行业或许公司标准，并联合申请部门在?采买申请单?上注明的根本规格，指标或需求，与供给商确立详细的技术要求内容；技术详细的指标及细节，采买员应与申请部门和查收部门交流确立；.适用文档.需进行招招标的工程，招招标以前应与公司企管部有关同事共同成立专项招标小组，由招标小组一致拟订各样技术标准以及招标书要求，采买产品或效力的主要规格及技术指标或其范围，以便供给商依据一致的要求报价；产品规格及技术指标一定反应在订单/合同或其附件中。采买订单/合同；a.申请部门的?采买申请?需切合公司有关的要求，需填写采买申请单，格式详见附件3：?采买申请单模板?；采买订单由采买员提交，经公司及

18、公司各级领导参照公司财务权限规定审批赞同赞同并盖印后，才能发出采买订单,订单格式详见附件4：?采买订单模版?；采买工程在生产或履行过程中需要用到的工具，器材设施，如：生产模具等；应当在采买订单或合同中清楚的说明该工具或设施的权属关系和办理条款；订单签订后，采买员应在生产时期按期与供给商确认生产进度，保证准时交货。查收和付款；查竣工作由采买员和采买需求部门共同履行，并以需求部门的查收为准。产品交托前，采买员应当与供给商交流，拟订详尽的交托方案并通知有关部门收货；采买员应实时跟进有关部门的查收状况，假定出现因品责问题而致使的拒绝收货，应协调供给商、申请部门、质量部门等有关方面，对问题作全面剖析，研

19、究解决或改良方案；需要供给商返工改良质量的状况，应当实时和申请或使用部门交流，确立需要的时间和影响；产品/效力查收合格入库或工程达成后，依据合同标的，采买员需准备有关的财务票据及审批文件，按财务程序交有关领导署名后上交财务部；财务部审验有关采买的票据及文件包含但不限于合同或采买订单、发票、收货凭据、OA审批单等无误后依据付款条件付款。供给商产质量量追踪申请部门在采买申请时要明确注明所需产品的质量要求，以便采买员在潜伏供给商选择时能够找到切合需求的供给商和产品，并把质量要求写进采买订单或许合同；供给商质量问题由申请部门提出后，并由采买员及产品使用部门再次确认；采买员将与需求部门及供给商一同对产质量量作出原由剖析，并供给解决方案；供给商质量问题将记录在案并影响供给商年度评估分数，不合格供给商将暂停供货资格，待整顿后从头评估；严重不合格产品的供给商一经认定，暂停供货资格，待整顿后从头评估；采买员按期向申请部门认识产品使用状况。.适用文档.说明：本流程中的“家产公司内部流程，须在各子公司的制度流程中标准。文件管控采买员负责保留全部采买工程有关的全部资料，文档正常状况下