行政管理部档案管理岗位工作手册

1、 久泰能源科技有限公司 PAGE 1行政管理部部档案管管理岗位位工作手册编制：吴洪洪芹复核：审批：下发日期： 年 月 日执行日期： 年 月 日 PAGE 122目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc342054668 一、目的 PAGEREF _Toc342054668 h 6 HYPERLINK l _Toc342054669 二、适用范范围 PAGEREF _Toc342054669 h 6 HYPERLINK l _Toc342054670 三、岗位职职责 PAGEREF _Toc342054670 h 6 HYPERLINK l _Toc34205467

2、1 四、公司档档案简述述 PAGEREF _Toc342054671 h 7 HYPERLINK l _Toc342054672 （一）职能能分工 PAGEREF _Toc342054672 h 7 HYPERLINK l _Toc342054673 （二）现存存档案 PAGEREF _Toc342054673 h 7 HYPERLINK l _Toc342054674 （三）设备备用具 PAGEREF _Toc342054674 h 7 HYPERLINK l _Toc342054675 五、档案工工作 PAGEREF _Toc342054675 h 8 HYPERLINK l _Toc34

3、2054676 （一）收集集 PAGEREF _Toc342054676 h 8 HYPERLINK l _Toc342054677 1、归档范范围 PAGEREF _Toc342054677 h 8 HYPERLINK l _Toc342054678 2、不归档档范围： PAGEREF _Toc342054678 h 9 HYPERLINK l _Toc342054679 3、归档时时间 PAGEREF _Toc342054679 h 9 HYPERLINK l _Toc342054680 4、归档要要求 PAGEREF _Toc342054680 h 10 HYPERLINK l _Toc

4、342054681 5、档案交交接表 PAGEREF _Toc342054681 h 11 HYPERLINK l _Toc342054682 （二）分类类 PAGEREF _Toc342054682 h 12 HYPERLINK l _Toc342054683 1、文书档档案 PAGEREF _Toc342054683 h 12 HYPERLINK l _Toc342054684 2、产品档档案 PAGEREF _Toc342054684 h 13 HYPERLINK l _Toc342054685 3、基建档档案 PAGEREF _Toc342054685 h 13 HYPERLINK l

5、 _Toc342054686 4、设备档档案 PAGEREF _Toc342054686 h 13 HYPERLINK l _Toc342054687 5、科研档档案 PAGEREF _Toc342054687 h 14 HYPERLINK l _Toc342054688 6、会计档档案 PAGEREF _Toc342054688 h 14 HYPERLINK l _Toc342054689 7、人事档档案 PAGEREF _Toc342054689 h 15 HYPERLINK l _Toc342054690 8、实物档档案 PAGEREF _Toc342054690 h 15 HYPERL

6、INK l _Toc342054691 9、声像档档案 PAGEREF _Toc342054691 h 16 HYPERLINK l _Toc342054692 10、资质质证书 PAGEREF _Toc342054692 h 16 HYPERLINK l _Toc342054693 11、流动动档案 PAGEREF _Toc342054693 h 17 HYPERLINK l _Toc342054694 12、电子子档案 PAGEREF _Toc342054694 h 17 HYPERLINK l _Toc342054695 （三）整理理 PAGEREF _Toc342054695 h 18

7、 HYPERLINK l _Toc342054696 1、文书档档案 PAGEREF _Toc342054696 h 18 HYPERLINK l _Toc342054697 2、科技档档案 PAGEREF _Toc342054697 h 23 HYPERLINK l _Toc342054698 3、实物档档案 PAGEREF _Toc342054698 h 26 HYPERLINK l _Toc342054699 4、照片档档案 PAGEREF _Toc342054699 h 27 HYPERLINK l _Toc342054700 （四）保管管 PAGEREF _Toc342054700

8、h 28 HYPERLINK l _Toc342054701 1、库房 PAGEREF _Toc342054701 h 28 HYPERLINK l _Toc342054702 2、档案代代理卡 PAGEREF _Toc342054702 h 28 HYPERLINK l _Toc342054703 3、定期检检查、清清点 PAGEREF _Toc342054703 h 29 HYPERLINK l _Toc342054704 （五）借阅阅 PAGEREF _Toc342054704 h 30 HYPERLINK l _Toc342054705 1、找什么么 PAGEREF _Toc34205

9、4705 h 30 HYPERLINK l _Toc342054706 2、怎么找找 PAGEREF _Toc342054706 h 30 HYPERLINK l _Toc342054707 3、去哪找找 PAGEREF _Toc342054707 h 30 HYPERLINK l _Toc342054708 4、如何借借 PAGEREF _Toc342054708 h 31 HYPERLINK l _Toc342054709 （六）统计计 PAGEREF _Toc342054709 h 32 HYPERLINK l _Toc342054710 （七）保密密 PAGEREF _Toc34205

10、4710 h 32 HYPERLINK l _Toc342054711 （八）编研研 PAGEREF _Toc342054711 h 33 HYPERLINK l _Toc342054712 （九）销毁毁 PAGEREF _Toc342054712 h 34 HYPERLINK l _Toc342054713 （十）考核核 PAGEREF _Toc342054713 h 34 HYPERLINK l _Toc342054714 1、公司考考核 PAGEREF _Toc342054714 h 34 HYPERLINK l _Toc342054715 2、集团考考核 PAGEREF _Toc342

11、054715 h 35 HYPERLINK l _Toc342054716 3、外部考考核 PAGEREF _Toc342054716 h 35 HYPERLINK l _Toc342054717 （十一）培培训 PAGEREF _Toc342054717 h 35 HYPERLINK l _Toc342054718 六、附则 PAGEREF _Toc342054718 h 35 HYPERLINK l _Toc342054719 附件1： PAGEREF _Toc342054719 h 36 HYPERLINK l _Toc342054720 附件2： PAGEREF _Toc3420547

12、20 h 37 HYPERLINK l _Toc342054721 附件3： PAGEREF _Toc342054721 h 54 HYPERLINK l _Toc342054722 附件4： PAGEREF _Toc342054722 h 56 HYPERLINK l _Toc342054723 附件5： PAGEREF _Toc342054723 h 57 HYPERLINK l _Toc342054724 附件6： PAGEREF _Toc342054724 h 58 HYPERLINK l _Toc342054725 附件7： PAGEREF _Toc342054725 h 59 HY

13、PERLINK l _Toc342054726 附件8： PAGEREF _Toc342054726 h 60 HYPERLINK l _Toc342054727 附件9： PAGEREF _Toc342054727 h 61 HYPERLINK l _Toc342054728 附件10： PAGEREF _Toc342054728 h 62 HYPERLINK l _Toc342054729 附件11： PAGEREF _Toc342054729 h 63 HYPERLINK l _Toc342054730 附件12： PAGEREF _Toc342054730 h 64 HYPERLINK

14、 l _Toc342054731 附件13： PAGEREF _Toc342054731 h 65 HYPERLINK l _Toc342054732 附件14： PAGEREF _Toc342054732 h 66 HYPERLINK l _Toc342054733 附件15： PAGEREF _Toc342054733 h 77 HYPERLINK l _Toc342054734 附件16： PAGEREF _Toc342054734 h 87行政管理部部档案管管理岗位位工作手册册一、目的 为为规范公公司内部部档案管管理工作作并保证证档案完完整性和和保密性性，有效效积累和和收集各各部门在在

15、各项活活动中形形成的具具有查考考价值的的文件记记录，合合理有效效利用档档案资料料，现根根据企企业文件件归档基基本范围围与保管管期限参参考表、久久泰能源源集团档档案管理理制度、山山东公司司档案管管理实施施细则，结结合公司司实际，特特制定档档案管理理岗位工工作手册册。二、适用范范围 本本手册是是对档案案工作的的进一步步梳理和和明确，适适用于行行政管理理部档案案管理岗岗位三、岗位职职责坚守岗位，热热情服务务，严守守机密，立立足做好好本职工工作；参加工程竣竣工验收收、设备备开箱、产产品鉴定定会及科科技成果果鉴定会会；负责本公司司档案的的收集、鉴鉴定、整整理、分分类、组组卷、编编目及上上架入库库；负责本

16、公司司档案借借阅、统统计、销销毁、总总结，做做好调研研以便更更好服务务；负责库房管管理，保保持库房房清洁，做做好“九防”，对各各类档案案及时检检查，及及时修复复破损档档案。四、公司档档案简述述（一）职能能分工行政管理部部为公司司档案管管理部门门，目前前共设三三个档案案室：综综合档案案室、人人事档案案室、财财务档案案室。人人事档案案室和财财务档案案室分别别由人力力资源部部和财务务部单独独管理，并并接受行行政管理理部的监监督和指指导。行政管理部部负责除除财务档档案、人人事档案案以外的的公司其其他各类类档案的的统筹管管理；负负责设立立公司专专职档案案员岗位位，组织织各部门门建立健健全公司司专职档档案

17、员队队伍，并并开展培培训和业业务指导导；负责责贯彻执执行集团团和公司司有关档档案管理理规章制制度，并并进行适适时修订订和补充充。（二）现存存档案公司根据集集团档案案提升工工程的要要求，结结合自身身实际情情况，对对现存档档案进行行合理分分类，形形成了文文书、科科技、会会计、职职工、实实物、声声像、电电子等多多种类型型的档案案。截至至20112年11月1日日，共形形成档案案707752件件，其中中：文书书档案2239559件，基基建档案案305553件件，设备备档案551511件，会会计档案案38220件，职职工档案案11888件，实实物档案案1599件，声声像档案案1688件，电电子档案案575

18、54件。（三）设备备用具档案盒：符符合国家家标准的的文书档档案盒、科科技档案案盒、照照片档案案盒、声声像档案案盒；印章：久泰泰能源科科技有限限公司全全宗章、临临沂久新新能源公公司全宗宗章、文文书归档档章、科科技归档档章、数数字印章章、100年章、330年章章、永久久章；电子设备：中晶AA3扫描描仪1台、台台式电脑脑3台（办办公室、借借阅室、库库房）、HHP打印印机1台、除湿湿机2台台、温湿湿度计表表2个；其他工具：打孔机机、大小小订书机机、装订订线、钩钩针、不不锈钢钉钉等。五、档案工工作（一）收集集档案工作具具有系统统性和连连贯性。档档案收集集是开展展档案整整理、分分类、编编目、保保管、借借阅

19、、鉴鉴定、统统计、销销毁等一一系列工工作的首首要环节节。俗话话说，巧巧妇难为为无米之之炊，只只有从源源头上做做好收集集工作才能能保证档档案后续续工作的的顺利展展开。1、归档范范围 上上级机关关文件材材料：颁颁发执行行文件、上上级会议议、代上上级草拟拟定稿、上上级视察察讲话、指指示、题题词、照照片及录录音录像像材料； 本本单位文文件材料料：会议议、正式式文件（签签发稿、印印制稿及及重要文文件修改改稿）、与与上下级级间的请请示批复复文件、本本单位及及部门的的工作计计划和总总结报告告、本单单位领导导出息的的重要活活动材料料、本单单位的统统计报表表、财务务、人事事、会计计、生产产经营等等规章制制度文件

20、件及协议议； 同同级单位位和非隶隶属单位位的文件件：联系系协商的的文件来来往； 下下级单位位的文件件材料：下级单单位的工工作计划划及总结结、统计计报表、财财务预算算及决算算等资料料2、不归档档范围：上级机关任任免、奖奖惩非本本公司工工作人员员的文件件；上级级机关下下发的仅仅供参阅阅而不办办理、征征求意见见未定稿稿、一般般事务性性文件；本公司形成成的重份份文件，无无查考利利用价值值的事务务性、临临时性文文件，未未经领导导审阅、签签发的未未生效文文件，一一般文件件的历次次修改稿稿，打印印文件的的校对稿稿，从正正式文件件、报纸纸、杂志志上摘录录下来的的供工作作参考的的非证明明性文件件，以参参考为目目

21、的从各各方面收收集的文文件材料料，招标标未中标标文件；集团各单位位和非隶隶属单位位的文件件材料，不不许贯彻彻执行和和无查考考价值的的文件材材料；非非隶属单单位抄送送的不需需要办理理的文件件；各单位报送送集团的的参阅简简报，不不应抄送送和不必必备案的的文件，抄抄送一般般而不需需办理的的文件，抄抄报备案案的一般般性文件件材料。3、归档时时间经营管理工工作、生生产技术术管理工工作、行行政管理理工作、党党群工作作中形成成的文件件一般应应在办理理完毕后后的第二二年一季季度归档档；科研开发、项项目建设设文件应应在其项项目鉴定定、竣工工验收前前归档，周周期长的的可分阶阶段、单单项归档档；产品品生产及及服务业

22、业务应定定期或按按阶段归归档；产权产籍、质质量认证证、资质质信用、合合同协议议、知识识产权等等文件应应随时归归档；外外购设备备仪器或或引进项项目的文文件应在在开箱验验收或接接收后即即时登记记归档；会计档案和和人事档档案由相相关部门门整理归归档；电子文件逻逻辑归档档宜定时时进行，物物理归档档应与纸纸质文件件归档时时间一致致；磁带、照片片及底片片、胶片片、实物物等载体体形式的的文件应应在工作作结束后后及时归归档，或或与相应应内容的的纸质载载体归档档时间一一致；更新、补充充的文件件，企业业内部机机构变动动和干部部职工调调动、离离岗时应应清退的的文件，企企业资产产与产权权变动过过程中形形成的文文件，其

23、其他活动动中形成成的文件件等，应应随时归归档。4、归档要要求企业应实行行部门、项项目及专专项工作作的文件件收集、整整理、归归档责任任制。各各部门、项项目及专专项工作作专兼职职档案人人员应按按照规定定将文件件整理后后归档。归档的文件件应完整整、准确确、系统统，其制制成材料料应有利利于长久久保存，图图文字迹迹应符合合形成文文件设备备(打印印机、复复印机、扫扫描仪等等)标称称的质量量要求。归档的文件件应为原原件。因因故无原原件的可可将具有有凭证作作用的复复制件归归档。非纸质文件件应与其其文字说说明一并并归档。外外文(或或少数民民族文字字)材料料若有汉汉译文的的，应一一并归档档，无译译文的要要译出标标

24、题和目目录后归归档。归档的文件件一般一一式一份份。重要要的、利利用频繁繁的和有有专门需需要的可可适当增增加份数数。两个以上单单位合作作完成的的项目，应应以合同同、协议议等形式式约定文文件归档档要求。主主办单位位一般应应保存全全套文件件，协办办单位保保存与所所承担任任务相关关的正本本文件。5、档案交交接表文件形成部部门应就就归档文文件填写写档案案交接表表(附附件1)。重要要项目文文件归档档时应由由项目管管理部门门编写归归档说明明，并经经项目负负责人审审核签字字。一式式两份，以以备日后后查考和和统计，防防止工作作中出现现扯皮现现象。档案交接表表应规范范填写，在在办理交交接前可可由移交交人先发发一份

25、填填写好的的电子版版交接表表给接收收人，接接收人确确认无误误后，再再由移交交人打印印出来，找找领导签签字。交交接表填填写应注注意以下下事项：（1）移交交时间为为必填项项，方便便日后查查考和编编制流水水号；（2）移交交部门为为必填项项（3）序号号为所移移交的一一组资料料的流水水号（4）文号号或图号号，有则则必须填填写（5）责任任者必填填，责任任者为文文件材料料形成者者，应写写全称；（6）文件件材料题题名必填填，题名名应规范范，准确确反映文文件内容容；（7）日期期必填，日日期应为为八位阿阿拉伯数数字，只只有年和和月时，日日应用000表示示；（8）页数数必填，背背面有内内容的应应视为一一页；（9）保

26、管管期限和和备注选选填，备备注用以以说明文文件的份份数、原原件、复复制件以及特特殊材料料如光盘盘、照片片、磁带带等；（10）签签名：移移交人和和移交部部门负责责人手签签后，由由接收人人和接收收部门负负责人手手签，交交接表由由移交人人和接收收人各持持一份。（二）分类类目前公司档档案分类类严格按按照企企业档案案归档基基本范围围与保管管期限参参考表（附件2），并结合公司实际情况补充新增类目。现结合实例例具体讲下公司目目前档案案分类方方案：1、文书档档案文书档案采采取按年年度分类类，每个个年度之之下又分分经营决决策、生生产管理理、行政政管理、党党群管理理四大类类，每个个大类之之下又根根据企企业文件件归

27、档基基本范围围与保管管期限参参考表划划分二级级类目。01 经营营决策 002 生生产管理理 03 行政管管理 044 党群群工作保管期限：永久、330年、110年例如：20011年年的物资资采购计计划表归归档分类类档号01620111-0001件号001页数100期限30年 说明：档号中011代表经经营决策策类，66代表001经营营决策类类之下第第六类物物资管理理类，220111代表归归档文件件是20011年年的；件号：代表表归档文文件在同同级类目目下按照照时间排排序后的的流水序序号；页数：代表表归档文文件的页页数，正正反面都都有内容容的算两两页；期限：表示示归档文文件的保保管期限限，根据据标

28、准物物资采购购计划表表的保管管期限为为30年年。2、产品档档案产品档案按按照“课题阶段”进行归归档，目目前能源源科技公公司产品品档案全全部由集集团科研研中心档档案分室室进行保保管。从从长远考考虑，公公司目前前先预留留出档号号，即005，以以便随时时补充。3、基建档档案基建档案按按照“项目阶段”进行分分类，一一级类号号为066，再根根据公司司基础建建设情况况划分生生产建筑筑、生活活建筑、办办公建筑筑，然后后按照具具体项目目划分三三级类目目，如33万吨二二甲醚/年、66万吨二二甲醚/年、220万吨吨二甲醚醚、500万吨甲甲醇/年年、1000万吨吨二甲醚醚/年等等项目。例如：200万吨/二甲醚醚替代

29、石石油项目目立项批批复文件件档号序明：档号中066代表基基础建设设类， 2代表表基础建建设项目目中的生生产建设设类，33代表生生产建设设类之下下的200万吨年年产二甲甲醚项目目，0001代表表第一卷卷，立项项批复属属于前期期资料，应应该放到到前面； 序序号代表表当前文文件为本本卷第三三件文件件。4、设备档档案设备类档案案遵循一一机一档档原则，先先分出综综合、生生产设备备、办公公设备、电电子仪质质四类，其其中生产产设备之之下又按按照生产产部门分分为甲醇醇部、甲甲醚部、动动力部，部部门之下下又分项项目，项项目之下下划分工工段，办办公设备备是按照照办公用用品类型型进行分分

30、类，如如电脑、打打印机、传传真机等等。需要要说明的的是，集集团20012年年最新要要求ITT电脑因因为更新新换代比比较快且且以后员员工可采采取补贴贴购买方方式，电电脑资料料将不再再进行归归档。例如：5万万吨甲醇醇项目变变换工段段变换器器脱硫塔塔部件图图档号序号7003说明：档号中7代代表设备备类，22代表生生产设备备，1代代表甲醇醇部，第第二个11代表55万吨甲甲醇项目目，第二二个2代代表变换换工段，最最后一个个1代表表第一卷卷。件号0033代表第第一盒中中第三件件，设备备类资料料一般是是文字材材料再上上，图纸纸在下进进行排列列。5、科研档档案科研档案按按照“课题阶段”进行归归档，目目前能源源

31、科技公公司科研研档案全全部由集集团科研研中心档档案分室室进行保保管。从从长远考考虑，公公司目前前先预留留出档号号，即008，以以便随时时补充。6、会计档档案会计档案先先划分出出能源科科技公司司和久新新公司，公公司之下下又分凭凭证、账账簿、报报表、盘盘点表、银银行开户户资料、调调节表、支支票领用用登记簿簿、审计计咨询报报告、税税务等。例如：20004年年能源科科技公司司1月份份会计凭凭证档号0901101120004-01件号01页数178期限15年说明：档号中099代表会会计类，001代表表能源财财务，001代表表会计凭凭证，220044 表示示才凭证证为20004年年的，001代表表是第一一

32、盒凭证证；件号01代代表为第第一件，凭凭证类现现默认一一盒为一一件；页数代表本本凭证共共有1778页，注注意附件件也算一一页；期限表示会会计凭证证保管期期限为115年。7、人事档档案人事档案一一级类目目为职工工档案，序序号100；二级级类目为为职工类类别，在在岗职工工为011，退休休职工为为02，离离岗职工工为033，死亡亡职工为为04；三级类类目为职职工档案案流水号号，起始始号为000011。每位位职工档档案按照照内容又又分为十十类，依依次为履履历材料料，自传材材料，鉴定、考考核、考考察材料料，评定岗岗位技能能和学历历材料，政审材材料，党党、团材材料，奖奖励材料料，招用、劳劳动合同同、调动动

33、、聘用用、复原原退伍、转转业、工工资、保保险福利利待遇、出出国、退退休、退退职等材材料，其他可可供组织织参考的的材料。8、实物档档案实物档案是是按照载载体形态态进行分分类，共共分为001奖状状、022奖牌、003奖旗旗、044奖杯、005证书书五类，归归档采用用红色四四格纸进进行划分分。例如：20002年年12月月30日日获得的的中国专专利山东东明星企企业证书书。全宗号110552002001 说明：全宗号暂不不写，由由档案馆馆给号；档号为11105，111表示示实物类类档案，005表示示证书；2002表表示此实实物的年年度时间间；001表示示此证书书为实物物证书类类第一件件证书。9、声像档档

34、案声像档案代代号为112，根根据载体体材料并并结合其其内容性性质划分分为划分分为011照片、002数据据、033录像、004录音音、055资料等等五类。公司目前主主要是照照片档案案，在全全宗内按按保管期期限年年度问问题进行行分类，采用照照片特有有的整理理方式，编编制照片片说明，使使用组联联符号，照照片要素素说明需需详细。10、资质质证书资质证书属属于公司司重要证证件，因因此单独独存放保保管，主主要分为为公司资资质和个个人资质质两类。例如：20009年年颁发的的久泰能能源科技技有限公公司安全全生产许许可证正正本档号件号1301160说明：档号中133表示资资质证书书代号，001表示示公司资资质；

35、 件件号中660代表表此证书书为公司司资质证证书第六六十件。11、流动动档案 流流动档案案是根据据公司实实际工作作需要及及其载体体的特殊殊性单独独设立的的，目前前公司流流动档案案主要有有机动车车辆资料料、仪器器仪表检检定证书书、特种种设备压压力容器器登记证证书。流流动档案案虽单独独保管，也也需要编编制目录录以方便便查找。流流动档案案代号为为14.12、电子子档案电子档案先先按照年年度进行行划分，每每年度有有划分出出01公公司级文文件和002部门门级文件，综综合类之之下又分分为红头头文件、通通知制度度、规章章办法、会会议纪要要、总结结计划、成成本消耗耗、生产产报表、党党委文件件等，部部门文件件按

36、照各各部门资资料进行行划分。例如：20011年年9月11日下发发的关关于久泰泰能源科科技有限限公司110万吨吨/年工工业甲醇醇生产装装置停产产的请示示档号件号151122012说明：档号中155表示电电子文件件编号，11表示公公司级文文件，第第二个11表示红红头文件件，2表表示能源源科技公公司红头头文件；件号0122表示为为20111年能能源科技技公司红红头文件件第122件。备注：个人人的电子子资料也也可参照照此法整整理，详详见个个人电子子文件整整理归档档方法（附附件3）（三）整理理1、文书档档案（1）归档档单位：文书档案整整理、归归档以件件为单位位，一般般以每份份文件为为一件。文件正本与与定

37、稿为为一件（定定稿不易易装订的的也可单单独作为为一件）；正文与附件件为一件件（如附附件数量量较多也也可各为为一件）；原件与复制制件为一一件（对对制成材材料或字字迹材料料不利于于长期保保管的、以以及破损损的文件件，要复复制后与与原件一一起归档档）；转发文与被被转发文文为一件件。重要文件的的正文与与历次修修改稿为为一件（重重要文件件须保留留历次修修改稿的的,应作作为一件件，如修修改稿数数量较多多也可各各为一件件）。稿：用计算算机打印印的定稿稿，无论论定稿上上有无重重要修改改手迹、领领导批示示，均应应归档；计算机机及其网网络环境境中形成成的文件件，无定定稿的，须须多打一一份作为为定稿与与正文和和发文

38、稿稿纸为一一件归档档。纸：栏目填填写齐全全、经领领导亲笔笔签发的的发文稿稿纸，与与正本、定定稿一并并归档。件阅办单：正文与与文件阅阅办单为为一件； 不论论有无领领导批示示内容、有有无处理理结果的的文件处处理单，均均应与文文件一起起归档。正正文在前前，阅办办单放中中间，底底稿放最最后。文与复文（指指请示与与批复、报报告与批批示、函函与复函函）可为为一件； 这样样是为整整理此类类文件节节约了工工作量，但但在此后后的编目目中文件件题名应应写批复复的题名名，在后后面要注注明（附附请示、报报告、函函）。（2）文件件的修整整整理归档文文件所使使用的书书写材料料、纸张张、装订订材料等等应符合合档案保保护要求

39、求。已破破损的文文件应予予修整，字字迹模糊糊或易褪褪变的文文件应予予复制或或进行字字迹加固固处理。文文件的修修整、复复制要在在保持原原貌的前前提下进进行。需保管300年以上上的文件件要进行行修整，保保管100年以下下的文件件可保持持原状。文文件修整整工作内内容有修修裱、复复制、去去除易锈锈金属物物，及大大纸张折折叠。 修修裱：对对破损纸纸张进行行修补或或托裱。复制：对字字迹模糊糊或易褪褪变的文文件进行行复制。去除易锈金金属物：除去普普通的订订书钉、回回形针、大大头针等等。大纸张折叠叠：超过过A4 规格的的，按照照A4 规格进进行折叠叠，折叠叠时尽量量减少折折数，多多页的要要单张折折叠。（3）装

40、订订装订方式采采用不锈锈钢订书书钉在文文件左侧侧装订，一一般订两两只钉。较较厚的文文件采用用三孔一一线的装装订方式式。装订时注意意件内文文件的排排列顺序序：正本本在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；复文与与来文为为一件时时，复文文在前，来来文在后后；有文文件阅办办单的，正正文在前前，文件件阅办单单在后。（4）编目目编目是指根根据分类类方案和和室编件件号顺序序编制归归档文件件目录，是是对归档档文件以以件为单单位进行行系统分分类、排排列、编编号后，将将每一份份文件的的内容、形形式特征征及其编编号登记记下来，以以备查找找利用和和

41、管理统统计之需需。编目工作是是档案人人员按文文件分类类、排列列的结果果逐类、逐逐件登录录，也是是对归档档文件内内容进行行标引、著著录的过过程，应应做到准准确、全全面、详详细、深深入，以以适应档档案管理理现代化化及计算算机检索索的需要要。档号件号责任者文号文件材料名名称日期页数期限备注档号：同同“归档章章档号”。件号：同同“归档章章件号”。责任者：填写制制发文件件的组织织或个人人，即文文件的发发文机关关或署名名者的名名称。填填写责任任者使用用全称或或通用简简称，责责任者多多的可适适当省略略，原文文上没有有的要经经考证后后补上。文号：填填写文件件的发文文字号，一一般由机机关代字字、年度度、顺序序号

42、组成成，要求求照实抄抄录，填填写完整整，不得得省略。如如久张发发200118号。 题名：归归档文件件的标题题。题名名十分重重要，是是以后查查找档案案时的最最重要的的要素，填填写时一一般应照照实抄录录。文件只有一一个题名名且能反反映文件件内容的的（正题题名），填填写时照照实抄录录；文件有正副副题名的的，正题题名能反反映文件件内容的的，副题题名无须须抄录；文件有有并列题题名的，并并列题名名与正题题名一并并抄录；没有题名或或题名不不规范的的，可自自拟标题题，外加加“ ”号。文件的附件件独立性性强，正正文标题题不能反反映附件件内容时时附件标标题可一一并抄录录，外加加“（）”标注。来文与复文文作为一一件

43、，只只对复文文进行编编目，题题名后注注明“（附请请示）”；任免免文件和和表彰文文件中人人员未列列在题名名中的，在在题名后后将人员员列出，原原题名简简单的要要重拟，补补充的内内容都要要加“（）”。日期：文文件的形形成时间间，以88 位阿阿拉伯数数字标注注年月日日，如220111.111.011。 页数：填填写每一一件归档档文件中中有图文文页面的的总数（归归档章上上的总页页数），并并在每页页下方居居中位置置用铅笔笔标明页页码。期限：填填写保存存期限。备注：注注释文件件需说明明的情况况包括密密级、破破损、修修改、补补充、移移出、销销毁、更更新等。归档文件目目录根据据情况，可可装订成成册并编编制封面面

44、。归档档文件目目录一年年装订成成一本，或或每年区区分机构构（问题题）装订订成若干干本，这这要根据据公司年年度归档档的数量量来定。合合订成一一本的目目录中内内页加目目录或用用标签纸纸以区分分保管期期限和机机构（问问题）。全宗名称称：立档档公司的的名称，填填写时应应使用全全称或规规范化简简称年度：文文件形成成年度，44位阿拉拉伯数字字组成，如如“20111”。保管期限限：对应应归档文文件的保保管期限限，填写写永久、330年、110 年年。机构（问问题）：根据分分类方案案，填写写对应归归档文件件的类目目。归档文件件目录装装订成册册，外封封面可用用统一制制作的归归档文件件目录夹夹。（5）装盒盒将归档文

45、件件按事先先编好件号顺顺序装入入档案盒盒，并填填写档案案盒封面面、盒脊脊及备考考表项目目。装盒按归档档的件号号顺序装装入。二二级分类类时，可可装满一一盒后再再装下一一盒；三三级分类类时，视视一个机机构（问问题）文文件的多多少确定定。同一一盒内的的归档文文件仅是是按件号号顺序装装在一起起。档案盒封面面应标明明全宗名名称，统统一用黑黑色字体体，也可可使用全全宗章。档案盒在盒盒脊设置置分类号号、年度度、起止止件号、盒盒号等必必填项，用用黑色墨墨水书写写，或用用印章印印书。为为使其美美观也可可打印盒盒脊内容容，然后后使用胶胶棒剪贴贴至档案案盒上。文文书档案案盒脊分分3（附附件4）和44（附附件5）。起

46、止件号填填写盒内内第一件件文件和和最后一一件文件件的件号号。盒号即档案案盒的排排列序号号，档案案室可根根据需要要用铅笔笔编制。（如如分类方方案为“保管期期限年年度”的，220100年度的的归档文文件，永永久1n盒，330年11n盒盒， 110年11n盒盒）。（6）排架架归档文件整整理完毕毕装盒后后，上架架排列方方法应与与文书档档案分类类方案一一致，排排架遵循循从上到到下，自自左至右右的顺序序，要求求整齐美美观。常用方法：采用“问题保管期期限年年度”、“保管期期限年年度机机构（问问题）”的入库库排架方方法，目目前公司司根据自自身实际际情况采采用的是是“年度问题保管期期限”排架法法，经与与集团协协

47、商自220133年起文文书档案案将采用用“年度保管期期限问题”排架法法。2、科技档档案（1）基建建档案基建档案一一个项目目一个流流水号，按按形成阶阶段结合合内容分分别组卷卷。基建建文件材材料数量量多、规规格杂，组组卷时可可考虑在在同一阶阶段内同同一种格格式的材材料组卷卷，如竣竣工图组组一卷或或若干卷卷，原材材料检测测、质保保书组一一卷或若若干卷。基建档案原原则上按按前期基建建依据性性材料、基基础性材材料、工工程设计计（含初初步设计计、技术术设计、施施工图设设计）、工工程施工工、工程程监理、工工程竣工工验收等等排列。文字和图纸纸组在一一卷的，按按文字材材料在前前，图样样在后的的顺序排排列。也可参

48、照经经营管理理、生产产技术管管理类的的方法按按件进行行整理，然然后根据据件的序序号组装装一盒或或数盒，目目前公司司基建档档案即采采用采法法。（2）设备备档案一机一档，一一套设备备顺序组组卷、按按形成阶阶段和文文件种类类分别组组卷，或或按件整整理。遇到以下情情况要特特殊处理理：引进项目中中的成套套科技文文件材料料及设备备说明书书等可不不拆散组组卷，保保持原有有装订方方式。底图以张为为单位单单独保存存和管理理，另行行整理编编目。 产品更新换换代或更更换零部部件时，保保留新形形成的科科技文件件材料并并单独组组卷排列列在原产产品案卷卷之后。设备维修中中形成的的科技文文件材料料单独组组卷。外外购设备备中

49、的随随机文件件材料可可以单独独组卷。文字和图纸纸组在一一卷的，按按文字材材料在前前，图样样在后的的顺序排排列。（3）去订订、折叠叠、编号号归档科技文文件材料料中有金金属物装装订的要要拆除，以以件为单单位的还还需用不不锈钢钉钉或用线线装订。归档文件材材料的规规格大小小采用AA4 ( 2997mmm *2110mmm ）。如果图纸尺尺寸大于于标准规规定，要要采用“手风琴琴”式折叠叠成标准准规格，做做到大小小统一，图图表外露露。按AA4 高高度向内内折（做做一块AA4 标标准的硬硬质纸板板或铁皮皮板作为为折叠标标准板），折折成A44 规格格，左边边留出装装订边，右右下角露露出标题题栏 。如文件材料料

50、小于标标准，采采取裱贴贴方法，裱裱贴在AA4 纸纸上。成成册的科科技材料料小于AA4 的的保持原原规格，不不用加工工。（4）编制制封面 案卷题名是是该盒内内全部文文件材料料的总标标题，包包括以下下“ 三要要素”内容：科技项项目（工工程、产产品、设设备）名名称文文件材料料的内容容特征文件名名称（ 即文种种）。题名要简明明、准确确揭示内内容，但但不能过过于概括括笼统，比比如“某某工工程前期期文件材材料”， “前期”概念太太大，这这是以大大概小。内容表达要要通畅、精精炼，结结构词使使用要合合理。比比如不要要滥用“关于”、“有关”。不要使用序序数词，比比如“某某项项目施工工文件材材料（一一）”“某某某

51、项目施施工文件件材料（二二）” ，在在这里要要注意尽尽量不要要使用相相同的题题名，要要用各种种方式把把相同的的题名区区分开来来，比如如用标段段、楼层层、桩号号等，而而不要使使用序数数词。能标出具体体文件名名的尽量量不用“文件材材料”。如“某某设设备说明明书、安安装说明明”，不写写成“某某设设备文件件材料”。 （5）装盒盒填写档案盒盒内容：题名、档档号和保保管期限限，同封封皮一样样填写。编制日期是是盒内材材料的最最早日期期至最晚晚日期；编制单单位是材材料的责责任者。 盒盒脊标签签为规范范美观，也也采用打打印剪贴贴方式，目目前库房房使用的的科技档档案盒分分3（附附件6）和和4（附附件7）。3、实物

52、档档案（1）区分分载体数量较少的的公司可可不分类类，直接接按时间间顺序排排列整理理；数量较多的的公司可可按载体体种类分分为证书书、奖牌牌、奖杯杯、奖状状、锦旗旗、其他他，或证证书、奖奖牌、其其他。（2）清洁洁修整实物档案由由于载体体特殊，容容易受损损或受污污，整理理时就要要进行清清洁修整整。奖状状、证书书破损要要进行修修裱，奖奖牌污损损要清洁洁、抛光光、保养养，尽量量恢复原原状，其其他可根根据不同同的要求求进行修修复。（3）电子子存档实物档案根根据其载载体形态态采用扫扫描或是是拍照方方式将其其电子版版存放起起来，以以便日常常查阅调调取。（4）贴标标签实物档案标标签采用用红色四四格标签签。标签签

53、的贴法法采用贴贴在实物物档案的的背面右右上方固固定位置置 ，较较大的礼礼品档案案标签可可贴在底底座上。（5）编制制目录实物档案要要求编制制特殊载载体档案案目录，内内容有：序号、载载体类型型、归档档日期、案案卷名称称、编号号、载体体（规格格、数量量、单位位）、编编制（单单位、日日期）、密密级、保保管期限限、对应应案卷档档号、备备注。大大部分项项目填写写要求与与文书、科科技档案案的要求求相同。载体类型：填写实实物档案案的类型型，如证证书、奖奖牌等。对应案卷档档号：填填写该荣荣誉的表表彰文件件、审批批表所在在的文书书档案的的档号。（6）入库库上架实物档案排排架，按按种类分分别排放放，存放放的方式式有

54、两种种：竖放放和平放放。公司司实物档档案由于于空间有有限，采采取竖放放排列。实物档案在在档案室室总体分分类方案案中列最最后，排排架时也也宜排在在档案架架的最后后部分。4、照片档档案（1）芯页页说明照片说明应应采用横横写格式式，分段段书写，格格式如下下： 照片号/底片号号：全宗宗号保保管期限限代码册号张号，影像相相符的照照片、底底片编号号相同，目目前公司司照片档档案较少少，统一一采用顺顺序号。 事由：照照片所反反映的事事件。时间：拍拍摄时间间用8位位阿拉伯伯数字表表示，如如2011005516。地点：被被摄物所所在的具具体地点点。人物：照照片上主主要人物物的姓名名、身份份。摄影者：为拍摄摄者姓名

55、名，必要要时填写写。（2）入册册放置照片入册时时，按照照片号/底片号号顺序插插入芯页页；对照照片册放放不下的的大幅照照片，可可将其放放入专用用的档案案袋或档档案盒中中，按照照片号顺顺序排列列。（3）组联联符号和和总说明明同一问题的的照片有有两张或或两张以以上应编编制总说说明，概概括问题题情况并并使用组组联符号号，组联联符号用用以标明明同组照照片的第第几张。（四）保管管“维护秩序序”、“保护实实体”是档案案保管工工作的两两个基本本方面，既既要使档档案在存存放和使使用中始始终有序序，又要要使其在在存放和和使用中中不受或或少受人人为地或或自然因因素的损损害，以以延长其其物质形形体的“自然寿寿命”。1

56、、库房保持库房整整洁，经常常通风，档档案存放放要争气气有序符符合要求求，档案案橱柜及及装具、地地面无灰灰尘。根据实际情情况配备备相应的的去湿机机、加湿湿器、空空调、温温湿度测测量及控控制设备备、防火火防盗报报警器、灭灭火器、通通讯及闭闭路电视视监控设设备等。根据实际需需求和现现实经济济条件配配备防霉霉防虫药药品、吸吸湿剂等等易耗低低值物品品。库房无人时时必须关关灯、关关窗、房房门上锁锁，严格格库房出出入制度度。2、档案代代理卡在利用频繁繁、档案案出入库库数量、次次数较多多的情况况下，可可使用档档案代理理卡，不不仅可以以避免误误放现象象，还可可以随时时提示档档案工作作人员案案卷的去去向及用用途，

57、减减轻了调调还卷过过程中的的重复性性劳动。用用过的代代理卡还还详细记记录了档档案被使使用的原原始情况况，可作作为分析析、统计计档案使使用现象象及规律律的素材材使用。做法：预设设若干空空白的或或印有确确定栏目目的卡片片备用，每每从库房房中掉粗粗一个或或一组卷卷号相连连的案卷卷，就随随手填写写一张代代理卡插插放在所所调出的的案卷位位置，还还卷时再再将其取取下。档案代理卡卡样式如如下：档案代理卡卡档号件号调出时间调出原因 调卷人归还时间还卷人3、定期检检查、清清点定期检查的的内容重重点在档档案实体体的理化化性状，以以发现是是否有霉霉变、虫虫蛀等现现象发生生，库房房中是否否有潜在在安全隐隐患因素素，以

58、及及档案的的调出和和归还是是否履行行了严格格的手续续，实体体秩序是是否收到到破坏、出出现混乱乱，是否否有长期期使用未未归还的的案卷。定定期检查查可以月月、季、节节假日为为周期。定期清点重重点在于于及时发发现实体体秩序的的错乱现现象及档档案丢失失或去向向不明等等问题，并并随手予予以纠正正，使档档案实体体严整有有序。定定期清点点一般以以一年或或几年为为周期，但但在搬迁迁或是突突击性的的大规模模利用之之后，清清点尤为为必要。（五）借阅阅1、找什么么首先要确定定借阅的的资料，了了解借阅阅者的目目的和需需求，明明确查找找的范围围，快速速调卷。2、怎么找找借阅方式有有直接查查阅、电电话调阅阅、网上上查阅、

59、复复印扫描描、电子子传送、原原件索要要等。例例如查找找实物档档案中某某一个数数据，可可以通过过查阅扫扫描件实实现，无无需再去库房房翻阅实实物。查找的关键键在于找找准关键键词。事事物名称称、责任任者、文文号和图图号、时时间等都都可以作作为关键键词进行行检索，当当使用一一个关键键词不能能直接检检索到所所需资料料时要注注意缩放放关键词词的外延延，扩大大或缩小小查找范范围。操作方法：打开“我的电电脑E盘01档档案工作作01档档案目录录01档档案检索索目录”确定定查找资资料的类类别ctrrl+FF输入关关键词点击击查找按按钮进行行查找如找找不到所所需资料料则注意意变换关关键词继继续查找找最终终找出所所需

60、资料料。3、去哪找找查找时注意意区分类类别：文文书类、基基建类、设设备类、实实物类、资资质类、声像类、电子类。01-044文书类类主要是是文件、合合同协议议、生产产记事、操操作记录录表、安安全、环环境、保保卫、物物资、审审计、宣宣传、党党群、协协会等方方面的资资料，存存放于文文书档案案库房06基建类类主要是是按照项项目进行行划分：3万吨吨二甲醚醚（5万万吨击穿穿）、66万吨二二甲醚（110万吨吨甲醇）、220万吨吨二甲醚醚、500万吨甲甲醇（660万吨吨甲醇）、1100万万吨甲醇醇、乙二二醇、铁铁路专用用线、示示范加气气站、公公寓、餐餐厅等资资料，存存放于科科技档案案库房。07设备类类基本是是