宝洁公司分销商一体化经营系统运作流程手册

1、 Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.前 言分销商一体体化经营营系统（IDS）是宝洁公司分销商生意运作的标准运作系统。而全球分销商核心运作流程正是宝洁公司分销商进行有效生意运作的最佳方式，同时为分销商一体化经营系统（IDS）的发展奠定基础。为使分销商更符合全球分销商核心运作流程（CWP）的标准，我们特制作此手册。本手册分为为两个部部分，第第一部分分为IDDS各核核心运作作流程的的介绍；第二部部分是支支持各核核心运作作流程的的支持性性文件，从从而真正正帮助中中国的分分销商以以最容易易的方法法来运

2、用用IDSS。通过学习本本手册，使使用者将将会熟悉悉分销商商核心运运作流程程，理解解流程要要素，找找出分销销商生意意运作与与全球核核心运作作流程的的差距，并并制定相相应的行行动计划划消除差差距，以以达到真真正的高高效运作作。中国IDSS小组目录简介 332005年年分销商商覆盖模模式5分销商标标准组织织结构7小店货车车销售标标准模式式17C店销售售标准模模式27分销商覆覆盖服务务费33协议58运作手册册91销售代表表招聘1055CSR日日常培训训手册1115分销商向新新模式转转变步骤骤1123客户服务核核心运作作流程1335支持性文件件1669财务会计核核心运作作流程1999财务会计核核心运作

3、作流程支支持性文文件2333分销商标准准组织结结构目录1分销商商组织结结构图82分销商覆覆盖人员员工作职职责9运作经理理9销售主管管100销售组长长111大店销售售代表122大店助销销员155小店货车销销售代表表16分销商组织织结构图图总经理分销商运作作经理销售主管人事主管财务主管系统主管后勤主管销售组长财务人员出纳员系统操作员员仓管人员销售代表*注：1.一个分分销商人人员可能能因实际际情况从从事多于于一个岗岗位。 2对对于一个个分销商商只有一一个分销销商经理理. 3.每每个销售售主管至至少要管管理35个销售售组长。 4每每个销售售组长至至少要管管理810个销销售代表表。职称： 分分销商运运作

4、经理理部门： 分分销商总体工作目目标：分销商运作作经理负负责分销销商整体体生意的的运作，以以实现分分销商总总体生意意目标（销销量，利利润等）及及在所覆覆盖范围围内各渠渠道良好好的客户户服务和和店同表表现，同同时还负负责分销销商组织织结构及及运作系系统的构构架、提提高和完完善，以以实现长长期可持持续发展展。工作范围：工作对象级别4内部外部直接下属属数量4-5上级管理层层零售和批批发客户户汇报给总经理部门经理宝洁客户户经理销售部宝洁区域域经理人事部财务部系统部储运部要求： 高中中及高中中以上文文化程度度教育程度： 丰富的的分销商商运作经经验经验：其他要求（知知识，技技能，态态度）：出色的领导导才干

5、，解解决问题题能力，思思考分析析能力，和和他人有有效工作作能力，沟沟通能力力及高度度的职业业道德，正正直品性性。职责：负责实现现分销商商年度和和季度生生意目标标。（销销量，利利润和季季度生意意促销计计划等）负责实现现所覆盖盖范围内内各渠道道良好的的客户服服务及店店内表现现。负责年度度和季度度生意计计划和部部署。负责与战战略性零零售客户户及大批批发商谈谈判/签订付付款协议议。负责人员员培训和和发展。负责人员员奖励和和评估。负责宝洁洁专用货货车的统统一管理理，确保保车量的的运作不不影响宝宝洁货车车销售计计划运作作。发展良好好的客户户关系。负责所在在区域的的长期可可持续发发展。 a）人人员配置置/招

6、聘/客户的的筛选。 b）制制定有效效的策略略和计划划发展生生意。 c）跨跨部门有有效的沟沟通。结构图：总经理分销商运作经理销售部人事部财务部系统部后勤部 每日发货报报告仓库名： 仓仓管员： 日期： 单据号码客户代码备注单据号码客户代码备注注意：仓管管员需将将要将每每日发生生的出仓仓/移仓/退货/报残等等所有有有关库存存变化的的情况准准确记录录在此报报告中。194方法：1、及时更新签名卡。步骤：总经理可以作出以下授权：预算主管可在预算内对基金和费用支出有决定权。财务经理/会计主管对预领款/现金付款有决定权，必要时需指定权限范围。财务经理/会计主管对银行付款有决定权，必要时需指定权限范围方法：1、

7、及时更新签名卡。步骤：总经理可以作出以下授权：预算主管可在预算内对基金和费用支出有决定权。财务经理/会计主管对预领款/现金付款有决定权，必要时需指定权限范围。财务经理/会计主管对银行付款有决定权，必要时需指定权限范围销售经理可签署销售合同，财务经理可决定客户赊销额。生产部经理负责从宝洁订货，入仓，申报残损货物人事部经理负责签署每月工资会计主管决定会计科目和会计流程图并且决定纳税申报财务经理负责安排金融（贷款）和运用适当的金融工具（例如租赁、制造）销售经理和财务经理决定产品价格说明：对下一级委任职责和决定权。输入：从董事会成员到总经理都要有权限的委任输出：签名卡权限的委任宝洁公司中国/分销商核心

8、工作流程流程： 会计 版本：1子流程： 内部控制 编号：7.3.1要素： 权限的委任 地点：总部宝洁公司宝洁公司中国/分销商核心工作流程流程： 会计 版本：1子流程： 应付帐款 编号：6.3.3要素： 内部调节 地点：总部签名卡签名卡宝洁分 销 售客 户客户服务部部财务部销售部管理系统部部人事部法律部客户服务部部经理财务分析员员销售经理管理系统部部经理人事部经理理法律部经理理230内部控制的建立内部控制的建立某某宝洁经经营部应应收帐款款内部对对帐流程程（样本本）责任人：编写人：批准人：IDS标准准操作流流程手册册日期：编码：目的：明确业务员员，操作作员和应应收帐目目管理在在记录和和冲销客客户应

9、收收款流程程中的职职责，确确保IDDS系统统和分销销商手工工帐记录录都准确确无误。原则：两套系统均均应以发发货就记记录应收收帐。手工帐系统统应该建建立宝洁洁IDSS系统的的销售清清单号码码。对帐的时间间点双方方必须统统一。数据有出入入，双方方均有责责任查找找原因，直直到对准准为止。运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体体情况而而定）1每天收款，DSR将现金及其它票据交收款台，收款台复核后，将现金交内部银行，将支票，汇票等交出纳。出纳等银行兑现后，交到会计处。财务经理会计出纳随时2财务会计作作收款报报告汇总总后把报报告交给给IDSS系统管管理员。会计9：003操作员根据据报告进进行当天天收款输输

10、入。IDS：AAR操作员10：000-111：004操作员打印印当天收收款报表表。IDS：AAR每日日销售日日记帐报报表操作员5操作员把它它与每日日收款报报告进行行对帐。操作员6周末对帐：操作员员从电脑脑中打出出客户应应收帐龄龄分期报报表，与与会计手手工明细细帐对帐帐，与，并并查找原原因如有有差异即即查找原原因并及及时调整整，并计计算应收收帐款记记录准度度（RRRA）交交业务经经理见（附附件2）。IDS：AAR应收收帐款帐帐龄报表表业务经理操作员周末7月末对帐，操操作员计计算应收收帐记录录准度（RRA）的平均值。操作员月末8月末：操作作员打印印超期欠欠款明细细表计算算超额欠欠款占销销售额比比率

11、（OOverrduee Raate）（见见附件33）。操作员月末四项总控目目标-交易的授授权-交易的记记录-资产的合合理保护护-帐面资产产与实际际资产的的对照P 2322财务会计核核心运作作流程支支持性文文件P234某某宝洁经经营部应应收帐款款标准流流程（样样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准准操作流流程手册册日期：代码：目的： 明确业业务员，邮邮纳，电电脑操作作员在向向客户收收款时各各自的职职责，以以便系统统数据能能及时，准准确和真真实地么么映客户户应收款款情况并并能够及及时准确确提供信信息，有有效地控控制客户户信用状状况。原则：IDS系统统以销售售人员下下订单，仓仓库发出出商品，根根据

12、签收收回单做做发货报报告确定定销售实实现，并并记录客客户应收收帐款。分销商财务务以收到到客户货货款和月月末开出出增值税税发票计计算销售售收入，应应收帐款款作附助助记录。业务员收到到客户货货款交分分销商财财务部，财财务部单单独编制制宝洁产产品收款款报告。财务部负责责核对电电脑应收收帐款数数据与原原始单据据一致。运作流程运作环节电脑操作运作人员时间（根据据具体情情况而定定）1操作员打印印出销货货清单后后把财务务联留下下，其余余联分别别交相应应的人员员。操作员仓管员仓库发货后后2操作员等收收到仓库库的发货货报告过过帐后，会会计再把把过完帐帐后的销销货清单单登记在在相应的的客户应应收帐款款明细记记录本

13、上上。操作员会计每天3业务员把需需开增值值税发票票的销货货清单交交开票员员开票。会计精务员随时4必要时业务务员可从从电脑里里获取其其负责客客户应收收款和信信用状况况报表。AR：应收收款帐龄龄分期报报表操作员业务员随时5每天上午财财务从收收款台处处获得今今日收款款报告（见见附件11）会计财务经理出纳上午9：0006对于由于月月末结帐帐挂帐后后的收款款，则由由相就此此的业务务员负责责填写收收款报告告，交出出纳盖章章，由出出纳转交交财务。业务员会计财务经理7财务手工冲冲销应收收明细记记录，同同时把收收款报告告交操作作员进入入电脑冲冲销应收收帐款。AR：现金金收据输输入及过过帐会计操作员10：000-

14、111.3008操作员打印印每日销销售日记记帐和每每日收款款报告进进行对帐帐。SO：每日日销售日日记帐操作员下午16：309周末对帐：操作员员从电脑脑中打出出客户应应收帐龄龄分期报报表，与与业务员员手工明明细帐对对帐，并并查找原原因如有有并非异异立即查查找原因因并及时时调整。AR：应收收款帐龄龄分期报报表业务经理操作员会计周末10月末对帐：操作员员计算平平均RRRA（见见附件22）操作员月末职责：操作员：登登记应收收帐款明明细记录录并提供供客户应应收帐龄龄分期报报表对帐帐，计算算应收帐帐款记录录准度（RRA）。业务员：负负责客户户收款并并填写收收款报告告，及时时做冲销销应收款款的记录录并跟踪踪

15、客户应应收末收收帐款。应收帐目管管理员：管理应应收帐款款帐户，及及时把收收款报告告交给操操作员更更新电脑脑中数据据。P 2355某某宝洁经经营部预预收款（样样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准准操作流流程手册册日期：代码：目的：明确业务员员、收款款员、出出纳、电电脑操作作员在向向客户预预收款时时各自的的职责，以以便系统统数据能能及时准准确和真真实地反反映客户户应收款款情况并并能够及及时准确确提供信信息，有有效地控控制客户户信用状状况。原则：IDS系统统以销售售人员下下订单，仓仓库发出出商品，根根据发货货报告确确定销售售实现，并并记录客客户应收收帐款。分销商财务务以：收到客客户货款款计算销销

16、售收入入，应收收帐款作作附助记记录。当有有预收款款时，马马上挂帐帐在收款款报告上上列明这这张销售售单还没没有发货货。这张张销售单单发货后后，立即即冲回挂挂帐在收收款报告告上列明明这笔挂挂帐已经经冲销完完毕。业务员收到到客户货货款交分分销商财财务部，财财务部单单独编制制宝洁产产品收款款报告。财务部负责责核对电电脑应收收帐款数数据与原原始单据据一致。运作流程运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体体情况定定）1业务员负责责收款，收收款后将将货款交交收款台台。业务员收款员随时2收款台每日日收款汇汇总并核核对无误误后交会会计填写写每日收收款汇总总。会计计将收款款汇总交交操作员员输入电电脑，并并冲销应应收

17、款帐帐。（如如果有预预收款，请请挂帐）。会计出纳9：003操作员冲销销电脑里里客户的的应收帐帐并作预预收款的的记录。AR：现金金收据输输入及过过帐操作员10：000-111：304操作员打印印每日销销售日记记帐报表表与每日日蛋款报报告进行行对帐。SO：每日日销售日日记帐操作员会计下午16：305会计收到仓仓库通知知，该销销售单已已经发货货，冲销销此笔挂挂收，并并在收款款报告汇汇总上列列明。会计6把该笔帐冲冲销入帐帐。操作员随时7月末对帐：操作员员按业务务经理选选择的客客户从电电脑中打打出指定定客户应应收帐龄龄分期报报表，与与业务员员的手工工明细帐帐对帐，并并查找原原因如有有差异即即查找原原因并

18、及及时调整整。AR：应收收款帐龄龄分期报报表会计月末P 2366信用额建立立及信用用控制标标准流程程目的：有效地建立立和控制制客户信信用额，支支持销售售业务发发展同时时降低赊赊销风险险。原则：对于所有赊赊销供货货百货商商店、超超级商场场在IDDS系统统建立信信用额。百货商店和和超级商商场客户户信用额额3个月修修正一次次。客户信用额额必须得得到财务务经理以以及相关关经理的的批准。客户信用额额根据以以下方式式计算得得出。计算依据：客客户过去去三个月月销售量量。 客户户赊销天天数。（付付款天数数+平均送送货天数数） 信用用系统（客客户付款款表现以以及销售售人员意意见）建议公式：信用额额=客户过过去3

19、个月销销售/990天赊销天天数信信用系数数（计算算表见附附件） 客客户信用用最大风风险值=信用额额风险险系数（过过去3个月中中最高月月销量/过往3个月平平均月销销量）程序：信用额建立立：每季度末（财财务结帐帐那天），财财务部回回顾客户户销售及及付款状状况，编编制客户户信用额额计算表表，交销销售代表表。销售代表安安照客户户实际财财务及业业务发展展状况，提提供调整整系数交交财务部部。财务部计算算客户季季度最新新信用额额及客户户信用最最大风险险值交经经理批准准。操作员调整整修改IIDS客客户信用用额 。信用额的临临时调整整：财务部或销销售代表表根据客客户付款款或销售售申请减减少或增增加客户户信用额额

20、（申请请表见附附件）申请表交直直接经理理和经理理批准交交电脑操操作员调调整IDDS客户户信用额额。信用额建立立流程运作环节电脑操作运作人员时间1财务会计回回顾客户户销售及及付款状状况，提提供信用用调整系系数，交交财务经经理。财务会计每季度末2销售代表按按照客户户实际业业务发展展状况，提提供销售售增长系系数交分分销商经经理。销售代表每季度末3财务经理和和分销商商经理共共同确认认客户季季度最新新信用额额。财务经理/分销商商经理每季度末4操作员调整整修改IIDS客客户信用用额。 操作员每季度末搁置订单释释放流程程运作环节电脑操作运作人员时间1操作员开销销售单时时，发现现有信用用问题订订单，进进行定单

21、单搁置，打打印出搁搁置定单单报表。SO：输入入该销售售单时出出现警告告操作员随时2分销同经理理收到搁搁置定单单报表后后向财务务出纳和和销售代代表询问问是否已已收到该该客户的的货款。操作员财务人员销销售代表表上午10：30/下午15：3003若已收货款款并且已已收货款款大于信信用差额额，分销销商经理理同意释释放。如如否，分分销商经经理与负负责该客客户的销销售代表表联系并并决定释释放或取取消该订订单。忽略此警告告，继续续打印此此销售单单/信用控控制系统统：选择择搁置此此订单/信用控控制系统统：打印印搁置订订单报表表操作员/分分销商经经理/财务人人员得到收款员员的肯定定答复后后P 2377信用额建立

22、立及信用用控制标标准流程程4销售代表如如果需要要释放此此订单，需需向经理理陈述理理由，并并填写收收款保证证写操作员/销销售代表表/分销商商经理得到收款员员的否定定答复后后5财务经理在在同意释释放的订订单旁签签批，并并把搁置置报表与与收款保保证书给给分销商商经理，分分销商经经理同意意签字后后，将收收款保证证书留财财务出纳纳处，搁搁置订单单报表交交给操作作员。操作员/财财务经理理/分销商商经理同意签字后后马上6操作员释放放/取消此此订单。信用额控制制系统选选择释放放So：打印印此订单单/SOO：取消消此订单单操作员7销售代表确确认订单单处理结结果，并并通知客客户。销售代表每日上/下下班前8财务出纳

23、督督促销售售代表收收回写了了付款保保证书的的货款。财务人员销销售人员员随时9如客户生意意需要改改变信用用额，销销售代表表填写信信用更改改表，交交分销商商经理及及财务经经理。销售代表/经理/财务人人员10分销商经理理及财务务经理根根据客户户以往付付款表现现和生意意发展需需要确认认信用额额并签字字，交操操作员。系统管理员员销售代代表11操作员更改改信用额额。操作员订单释放的的原则：每天根据客客户的有有效信用用额及时时释放客客户的订订单是客客户财务务主管的的重要职职责。为为了准确确的释放放客户被被扣订单单有效地地帮助销销售代表表及时开开展他们们的分销销工作，为为公司减减产风险险，同时时创造更更多利益

24、益。订单单释放必必须控制制在客户户最大风风险值之之内，并并遵从以以下原则则：被扣单原因因相应措施1客户没没有偿还还能力取消订单2由于业业务发展展或新产产品推出出得到有关销销商售及及财务经经理批准准，释放放订单。3客户不不能按照照付款期期支付货货款销售代表书书面提交交客户付付款计划划书，并并转交财财务主管管跟踪，保保证客户户按时付付款。如如客户不不覆行上上次订单单所交付付款计划划，则不不能释放放当次订订单。职责：财务部客户户主管：掌握客客户付款款表现，及及时准确确将客户户赊销状状况的信信息反馈馈给销售售人员，及及时采取取措施跟跟踪解决决付款有有问题的的客户，防防止客户户坏帐出出现。销售代表：满足

25、客客户业务务发展需需要，同同时保证证客户健健康付款款状况，跟跟踪解决决客户付付款问题题，及时时将客户户有关业业务、财财务信息息反馈给给财务部部。批发：手工订单流流程运作环节电脑操作运作人员时间1销售代表下下订单，经经财务经经理与分分销商经经理审核核后签名名放行。销售代表财财务经理理分销商商经理随时2销售代表把把经批准准的订单单交与操操作员输输入系统统，并做做发货处处理。操作员销售代表随时P 2388P 2399某某宝洁经经营部应应付帐款款内部对对帐流程程（样本本）责任人：编写人：批准人：IDS标准准操作流流程手册册日期：编码：目的：明确操作员员和财务务会计在在记录和和冲销客客户应付付帐流程程中

26、的职职责，确确保IDDS系统统和分销销商手工工帐记录录都准确确无误。原则：两套系统均均应以收收货就记记录应收收应收应应付帐。手工帐系统统应该建建立宝洁洁IDSS系统的的采购清清单号码码。对帐的时间间点双方方必须统统一（每每周六上上午100：30）。数据有出入入，双方方均有责责任查找找原因，直直到对准准为止。运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体体的情况况而定）1财务会计作作付款记记录工作作后把付付款报告告交给IIDS系系统操作作员（见见附件）会计随时2操作员根据据作付款款输入。IDS：AAP操作员随时3操作员打印印每日采采购日记记帐报表表和付款款报告对对是否输输入正确确。IDS：AAP每日日采

27、购日日记帐报报表操作员每天下班前前4打印应付帐帐款帐龄龄报表IDS：AAP应付付帐款帐帐龄报表表周末/月末末5财务会计整整理好手手工帐交交操作员员。周末/月末末6操作员核对对两套系系统中数数据是否否一致并并查找原原因调整整，同时时计算应应付帐款款记录准准度（PPRA）（见见附件66）。操作员周末/月末末职责：操作员：每每日检查查付款报报告数据据和电脑脑中数据据是否一一致；月月末提供供客户应应收帐龄龄分期报报表对帐帐，计算算应付帐帐款记录录准度（PRA）。财务会计：管理应应付帐款款帐户，及及时把付付款报告告交操作作员更新新电脑中中数据；月末提提供应付付帐款手手工记录录给操作作员对帐帐。某某百货集

28、集团公司司宝洁经经营部应应付帐款款流程（样样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准准操作流流程手册册日期：编码：目的：根据收日期期，金额额，及时时支付宝宝洁货款款，保证证14天付付款获取取宝洁33%付款款折扣及及由调整整订货量量而取得得的折扣扣原则：客户向宝洁洁公司订订货，当当客户收收到货物物，将产产品签收收单交到到操作员员处确认认，即记记录应付付宝洁货货款。客户获得付付款折扣扣，在付付款时根根据宝洁洁提供发发票，在在电脑作作折扣记记录处理理。财务员负责责将已付付款的单单据并连连同付款款报告转转交电脑脑操作员员，更新新应付款款。操作员负责责复核电电脑应付付帐款与与分销商商财务帐帐目一致致。运作

29、流程运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体体情况而而定）1IDSS向向宝洁下下定单，得得到宝洁洁的定单单确认后后，IDDSS马马上修改改定单的的成本。（注注：如选选择“BB”价格格忽略修修改流程程）。产产填写调调整表，月月末交财财务会计计。操作员随时2财务会计每每月末，根根据IDDSS填填写的成成本调整整表调整整销售成成本。会计月末3仓管员把宝宝洁签收收单汇总总表交给给操作员员。仓管员操作员收货后一小小时4在电脑中记记录收货货。PO：收货货操作员同时5仓管员把签签收单（财财务联）交交给会计计及出纳纳。仓管员会计，出纳纳同时6出纳收到宝宝洁发票票后，将将发票和和宝洁签签收单相相对应，确确认付款款

30、折扣后后，填写写付款报报告，并并记帐。（因因为是即即时付款款折扣发发票，可可直接承承认折扣扣。）会计出纳同时7如不能满足足14天付付款，宝宝洁公司司将于每每月末将将多付的的折扣重重新开出出发票，分分销商收收到发货货票后复复核是否否是损失失的折扣扣，确认认无误后后，经分分销商经经理批准准，操作作员打印印出“打打印及过过帐采购购单收据据”报表表交会计计。会计计单独做做付款报报告，（根根据其中中的宝洁洁计算机机号码及及分销商商计算机机号码，在在备注中中注明多多少天付付款），如如CIPP不能满满足5天，则则由宝洁洁公司开开具发票票，分销销商收到到发货票票后，在在IDSS系统中中做Crrediit MM

31、enoo并记帐帐。并把把付款报报告交操操作员冲冲销付款款。AP/凭证证付款输输入会计出纳分销商经理理操作员员每月初8财务会计记记帐后把把付款报报告交财财务经理理交出纳纳付款。会计出纳下午2：0009出纳付款后后把付款款单据交交会计，会会计把付付款报告告交给操操作员，同同时把银银行付款款凭证交交会计，并并登记现现金日记记帐。会计财务经理付款后10操作员冲销销电脑里里应付帐帐记录。AP：凭证证付款输输入与过过帐操作员马上11打印采购日日记帐报报表与付付款报告告核对数数据是否否一致。AP：采购购日记帐帐报表操作员每天下班前前12打印应付帐帐龄分期期报表。AP：应付付帐龄分分期报表表操作员月末13财务

32、 会计计准备好好手工记记录交操操作员对对帐。会计操作员月末14周末：操作作员在财财务经理理监督下下对帐，如如有差异异查找原原因并及及时调整整并计算算应付帐帐款记录录准度（PRA）（见付件6）财务经理周末15月末：操作作员计算算PRAA的平均均值（见见附件66）操作员月末职责：操作员：每每日检查查付款报报告数据据和电脑脑中数据据是否一一致；月月末提供供客户应应收帐龄龄分期报报 表对帐帐，计算算应付帐帐款记录录准度（PRA）。应付宝洁款款管理员员：填写写付款报报告，及及时把付付款报告告交给财财务会计计记帐和和通知付付款。财务会计：及时通通知出纳纳付款；及时登登记和销销帐；及及时把收收款报告告交出纳纳通知出出纳付款款；月末末提供付付帐款手手工记录录给操作作员对帐帐。出纳；及时时付款及及时把付付款报告告交操作作员进行行电脑冲冲销。仓库保管员员：准确确记录产产品进仓仓，并及及时将进进仓单转转交