公司采购管理工作概述

1、公司采购管理工作概述一、采购管理工作原则物资采购的基本原则,就是人们常提到的5R理论；合适的价格 (Right Price)、合适的质量(Right Quality)、合适的时间(Right Time)、合适的数量(RiSht Quantity),合适的地点(Right Place) o合适的价格合适的价格是指来位所的物资,在合适数量,质量、实际需要 的前提条件下下。支付最合理的价格。适当价格这一目标的提出,在 于付出的原材料采购成本能确保产品处于有利的竞争地位,并在维持 物料供需双方共赢的前提下,保证原材料供应源源不断。合适的质量采购的基本要求就是采购人员要以最便宜的价格购买到生产所 需要的

2、最正确质量物料,另一方而,采购人吊要督促那些长期合作的 供应商不胁完善质量管理体系,提供质量更加稳定的物料。如果采购的物资出现质量方面的问题,将会对产品生产带来极大 的危害：延误生产计划由于质量不合格而耽误了交货时间,会延误产品生产,降低生产 企业的信誉度,使生产企业失去更多的客户。增加返工率不良物资的采购,会使生产线上的产品质量受到很大影响,误工、窝工、返修现象增多,影响了生产效率。增加检验成本物资品质不良,物资的甄选、分类将耗费更多的时间和精力,使 得检验费用增加,产品成本居高不下。加大管理费用会剧增客户投诉,产品返工、生产效率低下,这些问题都使得管理人员 疲于应付,突增更大的管理成本。合

3、适的时间在生产制造企业,较为流行的采购理论,是基于零库存和及时供 给理论,也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下,尽量减少 库存的持有量。这就需要在最恰当的时间,购回生产所需要的物资。合适的数量物资采购是一次性采购好还是分批量采购好,需要采购人员对生 产需求、物料损耗、数运和仓储费用等进行仔细核算,制订周密的来 购计划,最终确定究意采用明一种采购方式。不论采用何种方法,都要以适量库存为基本要求,因为任何理由 或任何形式的超购,都将导致呆滞废料的发生,并且会占用企业的流 动资金。合适的地点采购地点的选择要以实现采购成本最低为基本出发点,不同地区 的采购成本是不同的,在同等条件下,成本最低的地

4、方就是最合适的 采购地点。二、物资采购的基本要素就近采购在采购物资的交货期中,有很多时间消耗在运输上。因此,物资 的运输时间和成本,在物资采购中的作用不容忽视。有些物资还是低 值易损产品,长途运输无疑将增加采购成本、运输和报价成本,有时 这些费用甚至超过了所采购物资本身的价值。因此,选择就近采购, 尽量缩短交货周期、减少运输成本成为很多生产制造企业的共识。建立良好的采购关系买卖双方的良好合作关系,是通过长期的诚信、互利合作才形成 的,其中货款的及时支付是一个最重要的标准。良好的信誉能极大地 提升采购方在谈判中的有利地位,采购员在向供应商要求更长时间的 货款支付时也不会左右为难。另外,良好的买卖

5、双方关系,还可以使 买方在市场物资短缺、物价 上扬时仍能以相对合理的价格及时得到 供货,在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。树立正确的来购观念物资采购从生产计划排单、接受采购任务、制订采购计划、选择 供应商、价格谈判与签约以及跟踪催单等,实际上是一个系统工程, 采购回来的物资数量与品质,与产品的生产设计、产品品质,产品的 销售是-个相互制约的关系,各部门的协调配合。观念 上的-一致, 对生产企业整体运作至关重要。数量优势数量优势在采购价格谈判中,经常被买方所运用。也就是说物资 采购的批量是买方在谈判中的最大优势,从某种意义上讲,它可以左 右采购物资的最终价格。为了保证价格优势始终有利于己方,

6、同时也 为了分散采购风险,通常某一类物资要选择23个长期稳定供应商。 对于某些比较零散的物资采购,如果采取分散采购,则会削减自己 的批量优势。在这种情况下,可以将同类商品与不同类的商品进行合 并采购,从而提升谈判的力量。选择综合型供应商当选择合并采购方式时,选择单一物资的供应商与选择综合型的 供货商,各有其优缺点。对于单一物资的供应商,他们虽然具有足够 大的成本优势,但提供给买方的不一定是最优惠的价格（特别是对新 的采购商）,而且也不会单独为某一客户储备大量的库存。而一些大 型的单一物资供应商由干本身制度的原因,也不会为每个客户储备足 够的库存,并且交货的速度往往更慢。相对而言,有时选择综合型

7、的中小型供应商,可能更能满足买方 的全方位需求,买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣,他们 还可以要求供应商储备一定的库存量,从而将本企业库存量压缩到最 小。三、物资采购工作任务物资采购有以下几个方面的任务；保证物资的正常供应采购部门的首要任务就是保证所需物资的正常供应。如果不能正 常供应物资,牛产经营活动将无处谈起。因为企业经营的基本任务就 是生产产品,如果物资不能正常供应,产品质量得不到保证,产品就 无法销售出去,必然会给企业带来生存的危机。尽量缩短采购流程采购的首要任务完成后,还要不断优化改进采购流程,使采购的 时间和环节降到最低,以降低直接采购成本和间接采购成本。力争降低物流成本采

8、购部门完成以上阶段的任务后,就需要通过物流系统将采购到 的物资运回。物流成本是原材料成本之外的第二大成本,它主要包括; 物流过程中所耗费各种资源的货币表现,如包装、装卸、运输、储存、 流通加工、物流信息等各个环节所支出的人力,物力,财力总和。对 于制造企业来说,随着生产能力的增加,物流体系的成本也同样在上 升。一般来说,物流成本占总成本的30%左右,对于不同行业,这一 比例有所不同,如医药行业的物流成本达到40% ,某些鲜活产品的物 流成本则高达60%o物流成本中最主要的成本就是采购部门为采购物 资而支付的费用,因此,研究降低物流成本同样是采购部门的基本任 务。采购档案与文件的管理采购部门的另

9、一大任务是要负责管理、控制好与采购相关的文件 及信息,如程序性文件,作业指导书,供应商调研报告、供应商考核 比以及认可报告,图样及样品,合同、发票等。四、物资采购管理工作内容现代化的物资采购管理理论,把采购管理、供应管理及运储管理 作为企业生产过程中物资管理的三大管理,其与销售管理占同等地位。 物资采购管理的基本职能包括以下几个方面：拟订物资采购政馆采购政策是完成采购目标的保障。因此,采购政策的拟订,必须 根据产业特性,并且综合权衡企业的内外部环境,来制定正确的采购 政策。采购政策确定以后,才能制订具体的采购执行计划。制计物资采啮计划一般应该根据产销计划及存料,耗用等资料,编制采购计划与销 售

10、计划,进而制订出生产计划,然后由各用料部门汇编用料总估算, 再参考物料存量编制购料及预算,并参考生产计划进度,物资可用存 量及资金状况,编制分期采购计划及预算。进行市场调查进行市场调查的目的,是为了掌握有利的物资供应渠道,研究拟 订采购计划,为新产品寻求新材料供应企业,以及为改造老产品寻找 代用品。基于这个目标.必须有计划有目的地用系统、科学的方法, 调查有关供应商的全部信息与资料,作为目后对供应商进行评价、制 定价格和谈判策略的基础。对供应商进行评估对供应商的选择,是确保物资供应品质和服务最重要的措施之一。 找到合适的供应商,才能在最适当的价格下,得到合格质量的数量及 优质服务。在选择供应商

11、时,还要考虑采购的方式。进行价值分析生产所需物资的质量鉴定,虽然是技术人员的事,但是,采购人 员仍有必要充分了解所购物资的特性,品质与用途,并依物资产品本 身的需要以及市场供应现状,提出使用新的产品原料或代用品的建议。 其次,要研究采购价格管理方法、提出降低采购成本的方案。另外就 是参与对所购物资进行的价值分析。所谓价值,是由物资的晶质、价 格与效用所构成,即：进行物资价值分析,一方面通过合理的采购步骤,获得满足生产 需要、质量合格的物资,另一方面,就是要尽量降低物资采购成本。确定采购数量采购数量的确定,关系到存货管理策略、零库存理论的实施,如 经济批量问题、物资的管理等问题。至于采购物资的时

12、机,则应该考 虑物资的质量、价格、需要量、采购折让、季节折让、运输折让及流 动资金等因素综合决定。选择采购方法物资采购的方法有很多,如公开采购、比价采购、议价采购、订 货采购、拍卖采购等,这完全视企业对于生产物资的采购政策及市场 供需情况而定。做好交货管理采购的最终目的,在于量适当的时间内获得交货,所以必须改进 交货管理。这种管理,必须考虑交货日期、采购标准时间、缩短物资 储运时间、分析延误交货的原因,以及必要的应对策略。内部协调管理采购部门还要注重在生产企业内部各部门之间的职责划分与协 调配合工作,研究出合适的管理方式进行管理,以保证物资采购作业 的有效进行。进行绩效评估对整个采购作业进行评

13、估,确定采购工作的效率,找出存在的问 题与解决之道,这也是采购部门的基本管理职责之一。物资采购绩效 评估办法,要依是集中采购还是分散采购而定。采购绩效优异的,一 般都具备以下几个共性；有统-的采购策略。有标准的采购测评机制。有科学的采购组织架构。全企业范围内的人才整合,建立优秀的采购团队。五、物资采购形式物资采购形式依采购的组织、地区、方式的不同,有不同的划 分形式。按照采购组织分类上门采购上门采购适合于采购量不多、交货次数有限的小型生产制造企业。 也可以采用采购员、检验员和调拨员集于一身的采购形式,便于就地 开单、就地检验、就地将物资直发车站、码头。采购小组对于供应商比较集中的地区,可以采取

14、划片进行集中采购,然后在片区的中心供应商处设立采购小组,统一办理采购的-一切手续。驻点采购对于那些采购量大、品种多、交货次数频繁的大中型生产制造企 业,可配备专职的采购、调拨和检验人员,生厂开展物资采购业务, 京地开单、就地检验,就地发货。还可以在供应商厂内设立专用存料 采购点。按照采购地区分类国内采购国外采购企业内部采购一些大型企业集团,下属各分厂经济上独立核算,且分厂间的产 品互为原材料,会有企业内部的采购行为。按照采购方式分类委托采购将所需要的物资,全部或部分委托外部专门的采购机构办理,受 委托机关即代委托者签订采办合同,收取代办费。这种方式,要委托 人处干代办的地位,除有过朱外,不负风

15、险责任。集中采购各用料部门,按照各自的用料预算,填送请购单,交由专设机 构统筹办理。调拨采购对各部门存有大量未用或停用的物资、原料、设备与工具,经过审计部门的评估,然后根据需用单位的需要,由物资部门以此库存物 资作为供应物资。直接采购直接采购是指用料单位直接向国内外市场采购。按采购性质分类正常性采购按用料计划进行不带盈利性质的采购。投机性采购物资价格低廉时批量购入或作为企业长期备料,或者在高价时转 手卖出的采购行为。紧急采购用于设备、设施紧急维修所需配件的采购行为。此类采购往往事 前都有相应的规章制度,所以不需要临时再经过层层审批就可以进行 采购。大量采购数量巨大、类别繁多的采购行为。零星采购采购数量很少、类别不多的采购行为。按采购价格模式分类直接采购采购方根据以往合作的信誉及物资的供应情况,直接向某一供应商提出采购计划和售价建议,经双方衡讨后签订采购合同的一种没有章争的采购左式。指定价格采购指定