行政专员的工作内容

1、行政专员的工作内容：组织办好会议主持、做好会议纪要等；协助制定、监督、执行公司行政规章制度；组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作;管理公司参考书籍及光盘等资料；做好公司人员考勤和处理各种假期；管理公司的公共卫生；发放日常福利、节日福利；公司的宣传资料以及其他物品的管理工作；购买、管理和维修公司固定资产；定购机票、预定酒店等外联工作。完成直属上司交办的临时性工作。修订日期：岗位名称 行政专员 汇报对象 行政经理所属部门行政部 职类职级 行政专员编制 晋升方向行政主任/经理/相关适合岗位编制日期2005-11-20批准人岗位/部门的核心价值 规范管理，提升公司形象；控制成本；后勤

2、保障岗位工作目标 协助行政部经理提供强有力的后勤保障工作，实现规范管理、成 本控制，体现自身价值主要岗位职责工作标准结果输出协助行政部经理跟踪、监督总部及分公司各项制度的贯彻执行情况并进行督查和 推动实施CE-AD-901-20050729-A 总部文件管理规定，CE-AD-902-20050729-A公司制度体系管理规范及其它相关规章制度规章制 度的较好实施负责分公司发文、图书、行政部相关资料归类管理CE-AD-902-20050729-A公 司制度体系管理规范及其它相关管理规定完整、清晰、易查的资料档案负责日常资产管理工作，包括资产调配、维护、盘点、报废，保障公司日常工作 的正常开展CE-

3、AD-910-20050801-A公司资产管理制度及其它相关管理规定 资产盘活，成本控制负责对各部门办公用品的申购、申领表进行审核，并进行审核、汇总、分析，编 写分公司月申购汇总表；CE-AD-907-20050801-A公司办公用品管理制度及 其它相关管理规定后勤保障，成本控制负责根据总部采购标准执行分公司资产、办公用品、耗材等物资的采购、验收、 出/入库，并提出采购合理化意见或建议；CE-AD-910-20050801-A公司资产 管理制度，CE-AD-907-20050801-A公司办公用品管理制度， CE-AD-914-20050801-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-20

4、050801-A 公 司计算机管理制度，CE-AD-906-20050801-A公司库房管理制度等保障物资需 要，成本控制负责总部寄送物资 的验收、入库、分发等工作，月底库房的盘点工作； CE-AD-914-20050801-A公司印刷品管理制度及相关制度保障宣传品需要 负责各类行政费用收集、整理、审核、分析；CE-AD-910-20050801-A公司 资产管理制度，CE-AD-908-20050801-A公司计算机管理制度及时、准确提交行政费用负责各类行政报表数据的收集、整理，包括基本状况表、资产物料表、信息费用 表等公司相关规章制度 完整、清晰、准确、及时的各类报表负责库房管理，包括所有

5、物资的出入库、建帐和每月对库房物资进行的盘点（包 括礼品）CE-AD-906-20050801-A公司库房管理制度及其它相关规章制度完 善的库房管理负责办公环境的改善、维护、监督CE-HR-201-20050801-A员工手册及其它相关规章制度良好的办公环境负责人员离职时资产清理工作个人工作资产保管卡内容资产完整负责协助各类会议、活动工作根据相关要求高效、优质完成行政经理交办的其它事务根据相关要求高效、优质完成工作权限1、监督员工行为规范的执行情况，监督办公环境；2、审核供应商资 料，选择合适供应商；3、审核供应商提供各类票据；4、监督公司资产的合理利 用任职资格1、大专学历以上，行政管理、企

6、业管理或具备相关工作经验者等优先；2、熟悉资产管理、采购工作，有基本的财务知识，熟练操作计算机，熟悉各类 行政文书的起草；3、1年以上行政管理工作经验，熟悉资产、采购、后勤管理 工作考核指标关键业绩考核指标（KPI）物资采购的计划性与及时性行政成本控制相关任务的完成率服务满意度服务承诺用心服务，认真执行，获得认可，体现价值工作流程工作1 办公用品：申购一入库一出库一盘点1.每月5日前各部门提交当月办 公用品申领表报于行政专员；2、行政专员审核各部门申购需求及库存情况，汇 总当月申购清单，填写月办公用品申购表；3、行政专员与供应商联系询价，并将取得的规格及报价分析后汇报行政经理；4、行政经理审核

7、申购汇总表，并提交总监审核批准；5、行政专员采购批准后的申购办公用品；6、库管组织验收采购办公用品并填写入库单；7、行政专员根据需求将采购办公用品出库至前台文员处；8、前台文员通知各部门物品到位，并做好领用登记记录；9、行政专员在月底根据领用登记及库存制作办公用品报表10、行政经理审核报表并提交财务部。工作2 总部印刷品、物品管理：确认入库出库一盘点1、行政专员收到总 部印刷品或物品，及时E-mail总部货物确认单；2、行政专员将收到印刷品或物品及时入库，填写入库单；3、行政专员将收到物品名称汇报行政经理，并将收到印刷品或物品根据发放规 则发放至相应部门或员工，填写出库单；4、行政专员月底盘点

8、实际库存数量，做好库存报表，检查库存与实际是否相符 工作3 资产管理申购一入库一出库一盘点1.各部门经理向行政专员提出固定 资产申购或报废要求；2、行政专员汇总并审核各部门申请，进行市场询价比较分析，确认采购规格及合 作供应商，填写实物资产申购单或资产报废申请单提交行政经理审核， 并提出相关建议；3、行政经理审核实物资产申购单或资产报废申请单，通过后提交相关上 级审批；4、行政专员根据审批后的实物资产申购单或资产报废申请单进行相应 的申购或报废操作；5、行政专员将采购来的资产移交库管或相关人员验收入库，填写入库单；6、库管根据流程分配资产到申请部门，作好出库登记、资产编码张贴、资产保 管卡等记录；7、行政专员根据相关规定定期进行季度资产盘点，制作资产盘点表；8、行政经理审核资产盘点表并给出意见，将审核通过的盘点表提交上级审核。 工作4 相关行政费用收集、整理1.行政专员根据申购内容及原始凭据与供应商 一一核对，核对不误收集票据、数据；2、行政经理审核行政专员提交票据及数据；3、行政经理将审核通过的票据提交财务部；4、财务部审核后提交相关上级审批；工作5 文件、图书、相关资料的管理1、文件行政经理将需存档文件交付行政专员， 行政专员根据文件编号规则、类别等进行一一归档2、图书行政专员将公司所属图书编号归类放于图书柜；行政专员管理好图书借 阅工作做好