档案资料管理规程

1、档案资料料管理规规程一、档案案管理规规定（一）档档案管理理规定1、为加加强档案案管理，确保文文件、记记录资料料收集、整理、归档、保管、借阅、借阅、销毁管管理规范范，制订订本规定定。2、各部部门在工工作中形形成的具具有保存存价值的的文件资资料都应应收集整整理归档档。3、档案案资料的的形成和和收集应应纳入工工作计划划中，在在专（兼兼）档案案管理员员岗位职职责中予予以明确确。4、文件件资料的的收集应应从多方方面积累累，形成成内部和和外来料料资料收收集累积积的网络络系统。5、档案案资料按按资料形形成的先先后排序序进行分分类、编编制类目目、分册册、装订订归档。6、归档档资料按按类别按按年份摆摆进档案案柜

2、,并按形形成时间间自上而而下，自自左至右右顺序排排列。7、归档档资料要要求字迹迹工整、完整、准确、真实，纸张及及文件格格式应符符合要求求，禁止止将用铅铅笔等材材料书写写及传真真文件未未经复印印处理的的资料归归档。8、归档档资料原原则上使使用原件件归档，如确要要用复印印件归档档时，应应在归档档复印件件上加盖盖“归档件件”专用印印章。9、资料料归档时时间一般般在某一一项目工工作完成成后或在在年度工工作完成成后，建建设项目目、改造造项目工工程的资资料在竣竣工后一一个月内内归档。新购设设备（包包括引进进设备或或技术改改造）于于完工后后连同调调试记录录等文件件材料一一齐整理理归档。各类管管理运行行记录及

3、及相关资资料必须须在年度度完成后后于次年年第一季季度整理理归档。10、归归档份数数一般要要求一式式一份，主要的的或使用用频繁的的文件材材料可根根据需要要增加备备份。11、档档案必须须严格按按规定要要求保管管，档案案保存的的地方要要严格做做到“七防”（防火火、防盗盗、防潮潮、防高高温、防防虫、防防尘、防防腐蚀）工作；档案管管理人员员严格遵遵守档案案保管保保密制度度，借阅阅必须有有借阅登登记手续续。（二）档档案借阅阅制度1、重视视档案的的保护，借阅档档案必须须办理借借阅登记记手续。重要档档案只阅阅不借。一般档档案借出出后155天内归归还，如如需延长长借用期期，需归归还后办办理续借借手续。2、借阅阅

4、者要爱爱护档案案，不得得丢失、损坏。所借档档案不得得随意折折叠和拆拆散，严严禁对档档案资料料随意更更改、涂涂写。3、档案案资料只只允许在在借阅范范围内借借阅，仅仅供阅览览的档案案只能在在档案室室查阅，保密档档案不供供查阅。4、在确确保档案案资料不不泄密的的前提下下，可对对内对外外交流档档案目录录。5、档案案借出和和归还时时，应办办理清点点和签名名登记手手续，由由档案管管理员和和借阅者者当面核核对清楚楚。6、档案案如有丢丢失、损损坏或泄泄密，档档案管理理员须立立即写出出书面报报告，请请示上司司按情节节轻重追追究当事事人的有有关责任任。7、员工工调职、离职时时，必须须清理移移交、归归还所借借阅的档

5、档案资料料，移交交清楚后后方可办办理调离离手续。8、外单单位人员员查阅档档案须持持所在单单位介绍绍信和本本人有效效证件，经主管管档案的的领导批批准，办办理有关关查阅手手续后，方可查查阅。9、非财财务人员员查阅财财务档案案须经财财务部门门主管或或所在管管理处经经理批准准，办理理查阅手手续后，方可查查阅（三）档档案销毁毁制度1、档案案必须经经鉴定认认为可销销毁后才才进行销销毁。鉴鉴定该销销毁的档档案应列列出档案案销毁清清单，报报主管领领导审批批准后方方可进行行销毁处处理，销销毁清单单和销毁毁报告由由档案室室保存。2、档案案销毁时时，要由由二人以以上监销销并在销销毁清册册上签名名。3、销毁毁档案时时

6、要严格格执行档档案保密密规定。对在销销毁档案案过程中中出现失失密或对对公司造造成损失失，将按按公司的的有关规规定进行行处理。（四）档档案保管管期限规规定1、物业业规划建建设基础础资料（包括规规划报建建、测量量、施工工监理、竣工验验收、移移交接管管）等图图纸资料料永久保保存；2、业主主权属资资料，公公众管理理制度、来往文文书等记记录资料料永久保保存。3、物业业管理内内部运作作资料，人事劳劳资档案案永久保保存；财财务经营营档案长长期保存存；设备备设施维维修和技技术改造造资料长长久保存存；一般般日常工工作记录录保存55年。二、档案案类目编编制方法法（一）档档案类目目编制方方法1、形成成的资料料应按年

7、年份、按按文件性性质进行行分类，公司档档案类目目以英文文字母加加阿拉伯伯数字混混合编制制。2、总分分类表由由公司统统一编制制，给出出每大类类的固定定代码，细分类类表由各各部门依依据总分分类表的的分类基基础上，根据自自身的实实际情况况编制。如果总总分类表表列出的的分类不不符自身身档案的的要求，可根据据实际编编写分类类，但需需将分类类表报办办公室备备案。3、年份份应在档档案盒封封面及册册内封面面目录示示出。（二）档档案类目目编码表表1、档案案总类目目编码表表A行行政文书书 B人人力资源源管 C财财务经营营管理 D管管理制度度 E合同同管理 F采购购管理 G计计划管理理 H设备备管理 I房屋屋管理

8、J环境境管理 K绿化化管理 L治安安管理 M消消防管理理 N车场场管理O服服务管理理P社社区文化化Q物业业接管资资料R住户户资料S业业主委员员会资料料T档案案管理U智智能化管管理V图图书管理理2、档案案分类目目编码表表档案代码码文件名称称A 行政文书书A01 政府部门门文件A0101 区街部门门文件A0102 物价部门门文件A0103 物业主管管部门文文件A0107 物业管理理协会文文件A0105 公安部门门文件A0104 消防部门门文件A02 企事业单单位文件件A0201 供电部门门文件A0202 供水部门门文件A0203 开发商文文件A0204 外来其它它文件A03 公司内部部文件A030

9、1 公司会议议纪要A0302 公司资源源部下发发文件A0303 公司品质质督导部部下发文文件A0304 公司秘书书下发文文件A0305 公司财务务部下发发文件A0306 公司经营营部下发发文件A04 管理处内内部文件件A0401 管理处会会议纪要要A0402 管理处发发文（内内）A0403 管理处发发函（外外）A0404 管理处通通知A0405 批复文件件A0406 管理处月月报A0407 管理处其其它文件件B 人力资源源管理B01 员工档案案B02 员工培训训B03 员工考勤勤、考核核C 财务经营营管理C01 财务分析析C0101 财务报表表C0202 财务分析析报告C02 经营收入入C02

10、01 物业管理理费C0202 停车场经经营C0203 有偿服务务C0204 营业外收收入C03 经营支出出C0301 员工工资资C0302 管理支出出费用C04 专项资金金管理C0401 维修基金金C0402 水电运转转金C0403 资产管理理D 管理制度度D01 质量管理理体系文文件D0101 质量手册册D0102 程序文件件D0103 作业指导导书D0104 记录表格格D02 财务管理理制度D03 公众管理理制度D04 其他专项项制度E 合同管理理E01 物业管理理合同E02 外判管理理合同F 采购管理理F01 采购计划划F02 仓库进帐帐记录F03 仓库领出出记录F04 仓库库存存盘点G

11、 计划管理理G01 公司计划划、总结结G02 管理处计计划、总总结G03 各部门计计划总结结H 设备管理理H01 综合要求求H01-01 设备总帐帐H01-02 机电设备备台帐H02 设备运行行H02-01 设备运行行分析H02-02 设备运行行记录H02-03 交接班记记录H04 设备保养养H0-001 设备年度度保养计计划及完完成情况况H0-002 设备月度度保养计计划及记记录H05 任务单I 房屋养护护I01 房屋年度度养护计计划及完完成情况况I02 装修管理理J 环境卫生生J01 卫生检查查K 绿化养护护K01 绿化检查查L 安全管理理L01 应急管理理L02 防范管理理L02-01

12、保安部工工作记事事簿L02-02 保安巡逻逻记录L02-03 消防中心心值班工工作记录录L02-04 闭路电视视监控运运行记录录L02-05 来访登记记L02-06 货物出行行证明M 消防管理理M01 消防检查查记录M01-01 消防设施施月检记记录M02 消防操作作记录M02-01 消防监控控中心设设备运行行记录N 车场管理理N01 车场资料料N02 车辆出入入情况记记录N03 车场交接接班记录录O 服务资料料O01 服务评议议O0101 满意调查查O0102 专项意见见征询O0103 住户走访访O0104 住户投诉诉O0105 住户表扬扬O02 服务工作作记录O0201 值班记事事O03 服务资料料O0301 服务简介介O0302 各项收费费标准 P 社区文化化P01 社区文化化实施方方案P02 社区文化化活动资资料P03 内部宣传传资料P04 员工板报报Q 物业移交交资料Q01 规划报建建资料Q02 设备设施施移交资资料Q03 房屋建筑筑移交资资料R 住户资料料R01 业主档案案目录R02 通讯录T