事务管理手册文书处理部分规定修正对照表

1、PAGE PAGE 事務管理手冊文書處理部分規定修正對照表修正規規定現行規規定說明壹、總述壹、總述篇名未修正正。一、本手冊冊所稱文文書，係係指處理理公務或或與公務務有關，不不論其形形式或性性質如何何之一切切紀錄資資料。凡凡機關與與機關或或機關與與人民往往來之公公文書，機機關內部部通行之之文書，以以及公文文以外之之文書而而與公務務有關者者，均包包括在內內。一、本手冊冊所稱文文書，係係指處理理公務或或與公務務有關，不不論其形形式或性性質如何何之一切切紀錄資資料。凡凡機關與與機關或或機關與與人民往往來之公公文書，機機關內部部通行之之文書，以以及公文文以外之之文書而而與公務務有關者者，均包包括在內內。

2、本規定未修修正。二、文書製製作應採採由左至至右之橫橫行格式式。配合公文程程式條例例第七條條之修正正，爰新新增本規規定。三、特種文文書，如如司法機機關之裁裁判書、行行政機關關之訴願願決定書書、外交交機關之之對外文文書、僑僑務機關關與海外外僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事機關關部隊有有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定其其文書之之格式，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。二、特種文文書，如如司法機機關之裁裁判書、行行政機關關之訴願願決定書書、外交交機關之之對外文文書、僑僑務機關關與海外外僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事

3、機關關部隊有有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定。序號遞移。按特種文書書固有其其特殊之之功能要要求，得得准由各各業務主主管機關關自行訂訂定所需需要之格格式，惟惟仍應遵遵守由左左至右之之橫行格格式原則則，爰修修正本規規定。四、本手冊冊所稱文文書處理理，係指指文書自自收文或或交辦起起至發文文、歸檔檔止之全全部流程程。關於於文書之之簡化、流流程管理理、保密密、公務務登錄、文文書用具具及處理理標準等等事項，均均依本手手冊之規規定為之之。三、本手冊冊所稱文文書處理理，係指指文書自自收文或或交辦起起至發文文、歸檔檔止之全全部流程程。關於於文

4、書之之簡化、流流程管理理、保密密、公務務登錄、文文書用具具及處理理標準等等事項，均均依本手手冊之規規定為之之。序號遞移。五、機關公公文以電電子文件件行之者者，其交交換機制制、電子子認證及及中文碼碼傳送原原則等，依依文書書及檔案案管理電電腦化作作業規範範辦理理。四、機關公公文以電電子文件件行之者者，其交交換機制制、電子子認證及及中文碼碼傳送原原則等，依依文書書及檔案案管理電電腦化作作業規範範辦理理。序號遞移。六、機關公公文以電電子文件件處理者者，其資資訊安全全管理措措施，應應依行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理要要點及及行政政院及所所屬各機機關資訊訊安全管管理規範範辦理理。各機機關如有有其

5、他特特殊需求求，得依依需要自自行訂定定相關規規範。五、機關公公文以電電子文件件處理者者，其資資訊安全全管理措措施，應應依行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理要要點及及行政政院及所所屬各機機關資訊訊安全管管理規範範辦理理。各機機關如有有其他特特殊需求求，得依依需要自自行訂定定相關規規範。序號遞移。七、機關對對人民、法法人或其其他非法法人團體體之文書書以電子子文件行行之者，除除依機機關公文文傳真作作業辦法法及機關公公文電子子交換作作業辦法法辦理理外，得得視需要要，另訂訂處理原原則。六、機關對對人民、法法人或其其他非法法人團體體之文書書以電子子文件行行之者，除除依機機關公文文傳真作作業辦法法及機

6、關公公文電子子交換作作業辦法法辦理理外，得得視需要要，另訂訂處理原原則。序號遞移。八、文書除除稿本外外，必要要時得視視其性質質及適用用範圍，區區分為正正本、副副本、抄抄本（件件）或影影印本或或譯本。正正本及副副本，均均用規定定公文紙紙繕印，蓋蓋用印信信或章戳戳，以電電子文件件行之者者，得不不蓋用印印信或章章戳，但但應附加加電子簽簽章。抄抄本及譯譯本，無無須加蓋蓋機關印印信或章章戳，其其文面應應分別標標示抄抄本(件件)或或譯本本。七、文書除除稿本外外，必要要時得視視其性質質及適用用範圍，區區分為正正本、副副本、抄抄本（件件）或影影印本或或譯本。正正本及副副本，均均用規定定公文紙紙繕印，蓋蓋用印信

7、信或章戳戳，以電電子文件件行之者者，得不不蓋用印印信或章章戳，但但應附加加電子簽簽章。抄抄本及譯譯本，無無須加蓋蓋機關印印信或章章戳，其其文面應應分別標標示抄抄本(件件)或或譯本本。序號遞移。九、為加速速文書處處理，各各機關依依行政政機關分分層負責責實施要要項之之規定及及上級機機關之指指示，將將本機關關各單位位職掌範範圍內之之文書，分分別情形形，訂定定分層負負責明細細表(格格式如附附件一)，經核核定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機機關首長長亦得授授權單位位主管處處理。八、為加速速文書處處理，各各機關依依行政政機關分分層負責責實施要要項之之規定及及上級機機

8、關之指指示，將將本機關關各單位位職掌範範圍內之之文書，分分別情形形，訂定定分層負負責明細細表(格格式如附附件一)，經核核定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機機關首長長亦得授授權單位位主管處處理。序號遞移。十、各機關關實施分分層負責責，視其其組織大大小及業業務繁簡簡，以劃劃分三層層為原則則，不得得少於二二層或超超過四層層。分層層負責明明細表之之規定，並並應根據據實際情情況檢討討修正。九、各機關關實施分分層負責責，視其其組織大大小及業業務繁簡簡，以劃劃分三層層為原則則，不得得少於二二層或超超過四層層。分層層負責明明細表之之規定，並並應根據據實際情情況檢討討修正

9、。序號遞移。十一、各層層決定之之案件，其其對外行行文所用用名義，應應分別規規定。凡凡性質以以用本機機關為宜宜者，雖雖可授權權第二層層或第三三層決定定，仍以以機關名名義行文文。案件件如根據據法令對對來文照照例准駁駁，或根根據前案案照例催催辦、催催覆或其其他適合合以單位位名義行行文者，可可由第二二層或第第三層逕逕行決定定，並得得以該單單位名義義行文。十、各層決決定之案案件，其其對外行行文所用用名義，應應分別規規定。凡凡性質以以用本機機關為宜宜者，雖雖可授權權第二層層或第三三層決定定，仍以以機關名名義行文文。案件件如根據據法令對對來文照照例准駁駁，或根根據前案案照例催催辦、催催覆或其其他適合合以單位

10、位名義行行文者，可可由第二二層或第第三層逕逕行決定定，並得得以該單單位名義義行文。序號遞移。十二、依分分層負責責之規定定處理文文書，如如遇臨時時特別案案件，必必須為緊緊急之處處理時，次次一層主主管得依依其職掌掌，先行行處理，再再補陳核核判。十一、依分分層負責責之規定定處理文文書，如如遇臨時時特別案案件，必必須為緊緊急之處處理時，次次一層主主管得依依其職掌掌，先行行處理，再再補陳核核判。序號遞移。十三、第二二層、第第三層直直接處理理之案件件，必要要時得敘敘明來來(受)文機關關、案由及處處理情形形、發文日日期字號號等，定定期列表表陳報首首長核閱閱。下級級機關被被授權處處理之案案件，亦亦得比照照此項

11、方方式辦理理。十二、第二二層、第第三層直直接處理理之案件件，必要要時得敘敘明來來(受)文機關關、案由及處處理情形形、發文日日期字號號等，定定期列表表陳報首首長核閱閱。下級級機關被被授權處處理之案案件，亦亦得比照照此項方方式辦理理。序號遞移。貳、公文製製作貳、公文製製作篇名未修正正。十四、公文文程式之之類別說說明如下下：(一)公文文分為令、呈、咨、函、公告、其其他公文文六種種：、令：公公布法律律、發布布法規命命令及人人事命令令時使用用。、呈：對對總統有有所呈請請或報告告時使用用。、咨：總總統與國國民大會會、立法法院公文文往復時時使用。、函：各各機關處處理公務務有下列列情形之之一時使使用：()上級

12、級機關對對所屬下下級機關關有所指指示、交交辦、批批復時。()下級級機關對對上級機機關有所所請求或或報告時時。()同級級機關或或不相隸隸屬機關關間行文文時。()民眾眾與機關關間之申申請及答答復時。、公告：各機關關就主管管業務，向向公眾或或特定之之對象宣宣布週知知時使用用。其方方式得張張貼於機機關之公公布欄、電電子公布布欄，或或利用報報刊等大大眾傳播播工具廣廣為宣布布。如需需他機關關處理者者，得另另行檢送送。、其他公公文：其其他因辦辦理公務務需要之之文書，例如：()書函函：甲、於公務務未決階階段需要要磋商、徵徵詢意見見或通報報時使用用。乙、代替過過去之便便函、備備忘錄、簡簡便行文文表，其其適用範範

13、圍較函函為廣泛泛，舉凡凡答復簡簡單案情情，寄送送普通文文件、書書刊，或或為一般般聯繫、查查詢等事事項行文文時均可可使用，其其性質不不如函之之正式性性。()開會會通知單單：召集集會議時時使用（格格式如附附件二）。()公務務電話紀紀錄：凡凡公務上上聯繫、洽洽詢、通通知等可可以電話話簡單正正確說明明之事項項，經通通話後，發發話人如如認有必必要，可可將通話話紀錄作作成兩份份並經發發話人簽簽章，以以一份送送達受話話人簽收收，雙方方附卷，以以供查考考（格式式如附件件三）。()手令令或手諭諭：機關關長官對對所屬有有所指示示或交辦辦時使用用。()簽：承辦人人員就職職掌事項項，或具具幕僚性性質之機機關首長長對上

14、級級機關有有所陳述述、請示示、請求求、建議議時使用用。()報告告：公務務用報告告如調查查報告、研研究報告告、評估估報告等等；或機機關所屬屬人員就就個人事事務有所所陳請時時使用。()箋函函或便箋箋：以個個人或單單位名義義於洽商商或回復復公務時時使用（箋箋函作法法舉例見見附錄五五）。()聘書書：聘用用人員時時使用。()證明明書：對對人、事事、物之之證明時時使用。()證證書或執執照：對對個人或或團體依依法令規規定取得得特定資資格時使使用。()契契約書：當事人人雙方意意思表示示一致，成成立契約約關係時時使用。()提提案：對對會議提提出報告告或討論論事項時時使用。()紀紀錄：記記錄會議議經過、決決議或結

15、結論時使使用。()節節略：對對上級人人員略述述事情之之大要，亦亦稱綱要要。起首首用敬敬陳者，末署署職稱稱、姓名名。()說說帖：詳詳述機關關掌理業業務辦理理情形，請請相關機機關或部部門予以以支持時時使用。()定定型化表表單。(二)上述述各類公公文屬發發文通報報週知性性質者，以以登載機機關電子子公布欄欄為原則則；另公公務上不不須正式式行文之之會商、聯聯繫、洽洽詢、通通知、傳傳閱、表表報、資資料蒐集集等，得得以發送送電子郵郵遞方式式處理。十三、公文文程式之之類別說說明如下下：(一)公文文分為令、呈、咨、函、公告、其其他公文文六種種：、令：公公布法律律、發布布法規命命令及人人事命令令時使用用。、呈：對

16、對總統有有所呈請請或報告告時使用用。、咨：總總統與國國民大會會、立法法院公文文往復時時使用。、函：各各機關處處理公務務有下列列情形之之一時使使用：()上級級機關對對所屬下下級機關關有所指指示、交交辦、批批復時。()下級級機關對對上級機機關有所所請求或或報告時時。()同級級機關或或不相隸隸屬機關關間行文文時。()民眾眾與機關關間之申申請及答答復時。、公告：各機關關就主管管業務，向向公眾或或特定之之對象宣宣布週知知時使用用。其方方式得張張貼於機機關之公公布欄、電電子公布布欄，或或利用報報刊等大大眾傳播播工具廣廣為宣布布。如需需他機關關處理者者，得另另行檢送送。、其他公公文：()書函函：甲、於公務務

17、未決階階段需要要磋商、徵徵詢意見見或通報報時使用用。乙、代替過過去之便便函、備備忘錄、簡簡便行文文表，其其適用範範圍較函函為廣泛泛，舉凡凡答復簡簡單案情情，寄送送普通文文件、書書刊，或或為一般般聯繫、查查詢等事事項行文文時均可可使用，其其性質不不如函之之正式性性。 ()開會會通知單單：召集集會議時時使用。()公務務電話紀紀錄：凡凡公務上上聯繫、洽洽詢、通通知等可可以電話話簡單正正確說明明之事項項，經通通話後，發發話人如如認有必必要，可可將通話話紀錄作作成兩份份並經發發話人簽簽章，以以一份送送達受話話人簽收收，雙方方附卷，以以供查考考。()其他他定型化化處理之之公文。（二）公文文程式之之類別除除

18、上述外外，尚有有下列類類別，得得視公務務性質使使用之：、手令或或手諭：機關長長官對所所屬有所所指示或或交辦時時使用。、簽：承承辦人員員就職掌掌事項，或或具幕僚僚性質之之機關首首長對上上級機關關有所陳陳述、請請示、請請求、建建議時使使用。、報告：公務用用報告如如調查報報告、研研究報告告、評估估報告等等；或機機關所屬屬人員就就個人事事務有所所陳請時時使用。、箋函或或便箋：以個人人或單位位名義於於洽商或或回復公公務時使使用。、聘書：聘用人人員時使使用。、證明書書：對人人、事、物物之證明明時使用用。、證書或或執照：對個人人或團體體依法令令規定取取得特定定資格時時使用。、契約書書：當事事人雙方方意思表表

19、示一致致，成立立契約關關係時使使用。、提案：對會議議提出報報告或討討論事項項時使用用。、紀錄錄：記錄錄會議經經過、決決議或結結論時使使用。、節略略：對上上級人員員略述事事情之大大要，亦亦稱綱要要。起首首用敬敬陳者，末署署職稱稱、姓名名。、說帖帖：詳述述機關掌掌理業務務辦理情情形，請請相關機機關或部部門予以以支持時時使用。、其他他有需要要之文書書。(三)上述述各類公公文屬發發文通報報週知性性質者，以以登載機機關電子子公布欄欄為原則則；另公公務上不不須正式式行文之之會商、聯聯繫、洽洽詢、通通知、傳傳閱、表表報、資資料蒐集集等，得得以發送送電子郵郵遞方式式處理。一、序號遞遞移。二、為免滋滋生疑義義，

20、其其他公文文一項項，勢有有必要明明確規範範，爰將將現行規規定(一一)其他公公文及及(二)酌作修修正。又又為配合合上開修修正，現現行規定定(三)改為(二)。十五、公文文結構及及作法說說明如下下：(一)公布布法律、發發布法規規命令及及人事命命令：、公布法法律、發發布法規規命令：()令文文可不分分段，敘敘述時動動詞一律律在前，例例如：甲、訂定施行細細則。乙、修正辦法第條條文文。丙、廢止辦法。()多種種法律之之制定或或廢止，同同時公布布時，可可併入同同一令文文處理；法規命命令之發發布，亦亦同。()公、發發布應以以刊登政政府公報報或新聞聞紙方式式為之，並並得於機機關電子子公布欄欄公布；必要時時，並以以公

21、文分分行各機機關。、人事命命令：()人事事命令：任免、遷遷調、獎獎懲。()人事事命令格格式由人人事主管管機關訂訂定，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。(二)函：、行政機機關之一一般公文文以函函為主主，製作作要領如如下：()文字字敘述應應儘量使使用明白白曉暢，詞詞意清晰晰之文字字，以達達到公文文程式條條例第八八條所規規定簡簡、淺、明明、確之要求求。()文句句應正確確使用標標點符號號。()文內內避免層層層套敘敘來文，祇祇摘述要要點。()應絕絕對避免免使用艱艱深費解解、無意意義或模模稜兩可可之詞句句。()應採採用語氣氣肯定、用用詞堅定定、互相相尊重之之語詞。()函的的結構，採採用主主旨、說明

22、、辦辦法三三段式，案案情簡單單可用主旨一段完完成者，勿勿硬性分分割為二二段、三三段；說明、辦辦法兩兩段段名名，均可可因事、因因案加以以活用。、分段要要領：()主主旨：為全文文精要，以以說明行行文目的的與期望望，應力力求具體體扼要。()說說明：當案情情必須就就事實、來來源或理理由，作作較詳細細之敘述述，無法法於主主旨內內容納時時，用本本段說明明。本段段段名，可可因公文文內容改改用經經過、原因等名稱稱。()辦辦法：向受文文者提出出之具體體要求無無法在主旨內簡述述時，用用本段列列舉。本本段段名名，可因因公文內內容改用用建議議、請求、擬擬辦、核示事事項等等名稱。()各段段規格：甲、每段均均標明段段名，

23、段段名之上上不冠數數字，段段名之下下加冒號號：。乙、主旨旨一段段不分項項，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫。丙、說明明辦辦法如如無項次次，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫；如如分項條條列，應應另列縮縮格書寫寫。丁、說明明、辦法中，其其分項條條列內容容過於繁繁雜、或或含有表表格型態態時，應應編列為為附件。、行政規規則以函函檢發，多多種規則則同時檢檢發，可可併入同同一函內內處理；其方式式以公文文分行或或登載政政府公報報或機關關電子公公布欄。但但應發布布之行政政規則，依依本點(一)、所定定法規命命令之發發布程序序辦理。(三)公告告：、公告一一律使用用通俗、簡簡淺易懂懂之文字字製作，絕絕對避免免使用艱

24、艱深費解解之詞彙彙。、公告文文字必須須加註標標點符號號。、公告內內容應簡簡明扼要要，非必必要者如如各機關關來文日日期、文文號及會會商研議議過程等等，不必必在公告告內層層層套用敘敘述。、公告之之結構分分為主主旨、依據、公公告事項項(或或說明)三段，段段名之上上不冠數數字，分分段數應應加以活活用，可可用主主旨一一段完成成者，不不必勉強強湊成兩兩段、三三段。、公告分分段要領領：()主主旨應應扼要敘敘述，公公告之目目的和要要求，其其文字緊緊接段名名冒號之之下書寫寫。()依依據應應將公告告事件之之原由敘敘明，引引據有關關法規及及條文名名稱或機機關來函函，非必必要不敘敘來文日日期、字字號。有有兩項以以上依

25、依據者者，每項項應冠數數字，並並分項條條列，另另行低格格書寫。()公公告事項項（或或說明）應應將公告告內容分分項條列列，冠以以數字，另另行低格格書寫。使使層次分分明，清清晰醒目目。公告告內容僅僅就主主旨補補充說明明事實經經過或理理由者，改改用說說明為為段名。公公告如另另有附件件、附表表、簡章章、簡則則等文件件時，僅僅註明參參閱某某某文件件，公公告事項項內不必必重複敘敘述。、公告登登載時，得得用較大大字體簡簡明標示示公告之之目的，不不署機關關首長職職稱、姓姓名。、一般工工程招標標或標購購物品等等公告，得得用定型型化格式式處理，免免用三段段式。、公告除除登載於於機關電電子公布布欄者外外，張貼貼於機

26、關關公布欄欄時，必必須蓋用用機關印印信，於於公告兩兩字右側側空白位位置蓋印印，以免免字跡模模糊不清清。(四)其他他公文：、書函之之結構及及文字用用語比照照函之規定定。、定型化化表單之格格式由各各機關自自行訂定定，並應應遵守由由左至右右之橫行行格式原原則。(五)製作作公文，應應遵守以以下全形形、半形形字形標標準之規規定： 、分項標標號：應應另列縮縮格以全全形書寫寫為一、二二、三、，(一)、(二)、(三)，、，()、()、()(格式如附件四)。、內文：（1）中文文字體及及併同於於中文中中使用之之標點符符號應以以全形為為之。()阿拉拉伯數字字、外文文字母以以及併同同於外文文中使用用之標點點符號應應以

27、半形形為之。十四、公文文結構及及作法說說明如下下：(一)公布布法律、發發布法規規命令及及人事命命令：、公布法法律、發發布法規規命令：()令文文可不分分段，敘敘述時動動詞一律律在前，例例如：甲、訂定施行細細則。乙、修正辦法第條條文文。丙、廢止辦法。()多種種法律之之制定或或廢止，同同時公布布時，可可併入同同一令文文處理；法規命命令之發發布，亦亦同。()公、發發布應以以刊登政政府公報報或新聞聞紙方式式為之，並並得於機機關電子子公布欄欄公布；必要時時，並以以公文分分行各機機關。、人事命命令：()人事事命令：任免、遷遷調、獎獎懲。()人事事命令格格式由人人事主管管機關訂訂定。(二)函：、行政機機關之一

28、一般公文文以函函為主主，製作作要領如如下：()文字字敘述應應儘量使使用明白白曉暢，詞詞意清晰晰之文字字，以達達到公文文程式條條例第八八條所規規定簡簡、淺、明明、確之要求求。()文句句應正確確使用標標點符號號。()文內內避免層層層套敘敘來文，祇祇摘述要要點。()應絕絕對避免免使用艱艱深費解解、無意意義或模模稜兩可可之詞句句。()應採採用語氣氣肯定、用用詞堅定定、互相相尊重之之語詞。()函的的結構，採採用主主旨、說明、辦辦法三三段式，案案情簡單單可用主旨一段完完成者，勿勿硬性分分割為二二段、三三段；說明、辦辦法兩兩段段名名，均可可因事、因因案加以以活用。、分段要要領：()主主旨：為全文文精要，以以

29、說明行行文目的的與期望望，應力力求具體體扼要。()說說明：當案情情必須就就事實、來來源或理理由，作作較詳細細之敘述述，無法法於主主旨內內容納時時，用本本段說明明。本段段段名，可可因公文文內容改改用經經過、原因等名稱稱。()辦辦法：向受文文者提出出之具體體要求無無法在主旨內簡述述時，用用本段列列舉。本本段段名名，可因因公文內內容改用用建議議、請求、擬擬辦、核示事事項等等名稱。()各段段規格：甲、每段均均標明段段名，段段名之上上不冠數數字，段段名之下下加冒號號：。乙、主旨旨一段段不分項項，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫。丙、說明明辦辦法如如無項次次，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫；如如分項條條

30、列，應應另行低低格書寫寫為一、二二、三、，。丁、說明明、辦法中，其其分項條條列內容容過於繁繁雜、或或含有表表格型態態時，應應編列為為附件。、行政規規則以函函檢發，多多種規則則同時檢檢發，可可併入同同一函內內處理；其方式式以公文文分行或或登載政政府公報報或機關關電子公公布欄。但但應發布布之行政政規則，依依本點(一)、所定定法規命命令之發發布程序序辦理。(三)公告告：、公告一一律使用用通俗、簡簡淺易懂懂之文字字製作，絕絕對避免免使用艱艱深費解解之詞彙彙。、公告文文字必須須加註標標點符號號。、公告內內容應簡簡明扼要要，非必必要者如如各機關關來文日日期、文文號及會會商研議議過程等等，不必必在公告告內層

31、層層套用敘敘述。、公告之之結構分分為主主旨、依據、公公告事項項(或或說明)三段，段段名之上上不冠數數字，分分段數應應加以活活用，可可用主主旨一一段完成成者，不不必勉強強湊成兩兩段、三三段。、公告分分段要領領：()主主旨應應扼要敘敘述，公公告之目目的和要要求，其其文字緊緊接段名名冒號之之下書寫寫。()依依據應應將公告告事件之之原由敘敘明，引引據有關關法規及及條文名名稱或機機關來函函，非必必要不敘敘來文日日期、字字號。有有兩項以以上依依據者者，每項項應冠數數字，並並分項條條列，另另行低格格書寫。()公公告事項項（或或說明）應應將公告告內容分分項條列列，冠以以數字，另另行低格格書寫。使使層次分分明，

32、清清晰醒目目。公告告內容僅僅就主主旨補補充說明明事實經經過或理理由者，改改用說說明為為段名。公公告如另另有附件件、附表表、簡章章、簡則則等文件件時，僅僅註明參參閱某某某文件件，公公告事項項內不必必重複敘敘述。、公告登登載時，得得用較大大字體簡簡明標示示公告之之目的，不不署機關關首長職職稱、姓姓名。、一般工工程招標標或標購購物品等等公告，得得用定型型化格式式處理，免免用三段段式。、公告除除登載於於機關電電子公布布欄者外外，張貼貼於機關關公布欄欄時，必必須蓋用用機關印印信，於於公告兩兩字下闢闢出空白白位置蓋蓋印，以以免字跡跡模糊不不清。(四)其他他公文：、書函之之結構及及文字用用語比照照函之規定定

33、。、定型化化公文格格式由各各機關自自行訂定定。惟對對於文別別不得擅擅加或變變更。(五)上述述各類公公文以電電子文件件行之者者，得使使用橫行行格式製製作(見見附錄五五)。一、序號遞遞移。二、配合公公文程式式條例第第七條修修改，改改由左而而右橫書書格式，爰爰修正本本規定。三、現行規規定十三三(一)()其其他定型型化處理理之公文文，已已刪除，現現行規定定(四)爰配配合修正正為定定型化表表單；為免疑疑義，並並加註但應遵遵守由左左至右之之橫行格格式原則則等字字。四、為求公公文排版版齊一，增增列(五五)製作作公文應應遵守之之相關規規定。十六、公文文用語規規定如下下：(一)期望望及目的的用語，得得視需要要酌

34、用請、希、查照、鑒鑒核或或核示示、備查、照照辦、辦理見見復、轉行照照辦等等。(二)准駁駁性、建建議性、採採擇性、判判斷性之之公文用用語，必必須明確確肯定。(三)直直接稱謂謂用語：、有有隸屬關關係之機機關：上上級對下下級稱貴；下級對對上級稱稱鈞；自稱稱本。、對對無隸屬屬關係之之機關：上級稱稱大；平行行稱貴貴；自自稱本本。、對對機關首首長間：上級對對下級稱稱貴；自稱稱本；下級級對上級級稱鈞鈞長，自自稱本本。、機機關（或或首長）對對屬員稱稱台端端。、機機關對人人民稱先生、女女士或或通稱君、台端；對團團體稱貴，自自稱本本。、行行文數機機關或單單位時，如如於文內內同時提提及，可可通稱為為貴機機關或或貴單

35、單位。(四)間間接稱謂謂用語：、對對機關、團團體稱全銜或簡簡銜，如如一再提提及，必必要時得得稱該該；對對職員稱稱職稱稱。、對對個人一一律稱先生女士士或君。十五、公文文用語規規定如下下：(一)期望望及目的的用語，得得視需要要酌用請、希、查照、鑒鑒核或或核示示、備查、照照辦、辦理見見復、轉行照照辦等等。(二)准駁駁性、建建議性、採採擇性、判判斷性之之公文用用語，必必須明確確肯定。(三)直直接稱謂謂用語：、有有隸屬關關係之機機關：上上級對下下級稱貴；下級對對上級稱稱鈞；自稱稱本。、對對無隸屬屬關係之之機關：上級稱稱大；平行行稱貴貴；自自稱本本。、對對機關首首長間：上級對對下級稱稱貴；自稱稱本；下級級

36、對上級級稱鈞鈞長，自自稱本本。、機機關（或或首長）對對屬員稱稱台端端。、機機關對人人民稱先生、女女士或或通稱君、台端；對團團體稱貴，自自稱本本。、行行文數機機關或單單位時，如如於文內內同時提提及，可可通稱為為貴機機關或或貴單單位。(四)間間接稱謂謂用語：、對對機關、團團體稱全銜或簡簡銜，如如一再提提及，必必要時得得稱該該；對對職員稱稱職稱稱。、對對個人一一律稱先生女士士或君。序號遞移。十七、簽、稿稿之撰擬擬說明如如下：(一)簽稿稿之一般般原則： 、性質：()簽為為幕僚處處理公務務表達意意見，以以供上級級瞭解案案情、並並作抉擇擇之依據據，分為為下列兩兩種：甲、機關內內部單位位簽辦案案件：依依分層

37、授授權規定定核決，簽簽末不必必敘明陳陳某某長長官字樣樣。乙、下級機機關首長長對直屬屬上級機機關首長長之簽簽，文文末得用用敬陳長官字字樣。()稿稿為公公文之草草本，依依各機關關規定程程序核判判後發出出。、擬辦方方式：()先簽簽後稿：甲、制定、訂訂定、修修正、廢廢止法令令案件。乙、有關政政策性或或重大興興革案件件。丙、牽涉較較廣，會獲結論案案件。丁、擬提決決策會議議討論案案件。戊、重要人人事案件件。己、其他性性質重要要必須先先行簽請請核定案案件。()簽稿稿併陳：甲、文稿內內容須另另為說明明或對以以往處理理情形須須酌加析析述之案案件。乙、依法准准駁，但但案情特特殊須加加說明之之案件。丙、須限時時辦發

38、不不及先行行請示之之案件。()以稿稿代簽為為一般案案情簡單單，或例例行承轉轉之案件件。、作業要要求：()正確確：文字字敘述和和重要事事項記述述，應避避免錯誤誤和遺漏漏，內容容主題應應避免偏偏差、歪歪曲。切切忌主觀觀、偏見見。()清晰晰：文義義清楚、肯肯定。()簡明明：用語語簡練，詞詞句曉暢暢，分段段確實，主主題鮮明明。()迅速速：自蒐蒐集資料料，整理理分析，至至提出結結論，應應在一定定時間內內完成。()整潔潔：簽稿稿均應保保持整潔潔，字體體力求端端正。()一致致：機關關內部各各單位撰撰擬簽稿稿，文字字用語、結結構格式式應力求求一致，同同一案情情的處理理方法不不可前後後矛盾。()完整整：對於於每

39、一案案件，應應作深入入廣泛之之研究，從從各種角角度、立立場考慮慮問題，與與相關單單位協調調聯繫。所所提意見見或辦法法，應力力求周詳詳具體、適適切可行行；並備備齊各種種必需之之文件，構構成完整整之幕僚僚作業，以以供上級級採擇。(二)簽之之撰擬：、款式：()先簽簽後稿：簽應按按主旨旨、說明、擬擬辦三三段式辦辦理。()簽稿稿併陳：視情形形使用簽，如如案情簡簡單，可可使用便便條紙，不不分段，以以條列式式簽擬。()一般般存參或或案情簡簡單之文文件，得得於原件件文中空空白處簽簽擬。、撰擬要要領：()主主旨：扼要敘敘述，概概括簽簽之整整個目的的與擬辦辦，不分分項，一一段完成成。()說說明：對案情情之來源源、

40、經過過與有關關法規或或前案，以以及處理理方法之之分析等等，作簡簡要之敘敘述，並並視需要要分項條條列。()擬擬辦：為簽簽之重重點所在在，應針針對案情情，提出出具體處處理意見見，或解解決問題題之方案案。意見見較多時時分項條條列。()簽簽之各各段應截截然劃分分，說說明一一段不提提擬辦意意見，擬辦一段不不重複說明。、本手冊冊所訂簽之之作法舉舉例，下下級機關關首長對對直屬上上級機關關首長行行文時應應一致採採用，至至各機關關內部單單位簽辦辦案件得得參照自自行規定定。(三)稿之之撰擬：、草擬公公文按文文別應採採之結構構撰擬。、撰擬參參考要領領：()按行行文事項項之性質質選用公公文名稱稱，如令、函、書函、公公

41、告等等。()一案案須辦數數文時，請請參考下下列原則則辦理：甲、設有幕幕僚長之之機關，分分由機關關首長及及幕僚長長署名之之發文，分分稿擬辦辦。乙、一文之之受文者者有數機機關時，內內容大同同小異者者，同稿稿併敘，將將不同文文字列出出，並註註明某處處文字針針對某機機關；內內容小同同大異者者，用同同一稿面面分擬，如如以電子子方式處處理者，可可用數稿稿。()函函之正正文，除除按規定定結構撰撰擬外，並並請注意意下列事事項：甲、訂有辦辦理或復復文期限限者，請請在主主旨內內敘明。乙、承轉公公文，請請摘敘來來文要點點，不宜宜在稿稿內書書：照照錄原文文，敘至至某處字樣，來來文過長長仍請儘儘量摘敘敘，無法法摘敘時時

42、，可照照規定列列為附件件。丙、概括之之期望語語請核核示、請查照照、請照辦辦等，列列入主主旨，不不在辦辦法段段內重複複；至具具體詳細細要求有有所作為為時，請請列入辦法段內。丁、說明明、辦法分項條條列時，每每項表達達一意。戊、文末首首長簽署署、敘稿稿時，為為簡化起起見，首首長職銜銜之後可僅書書姓，名字字則以表表示。己、須以副副本分行行者，請請在副副本項項下列明明；如要要求副本本收受者者作為時時，則請請在說說明段段內列明明。庚、如有附附件，請請在說說明段段內敘述述附件名名稱及份份數。十六、簽、稿稿之撰擬擬說明如如下：(一)簽稿稿之一般般原則： 、性質：()簽為為幕僚處處理公務務表達意意見，以以供上級

43、級瞭解案案情、並並作抉擇擇之依據據，分為為下列兩兩種：甲、機關內內部單位位簽辦案案件：依依分層授授權規定定核決，簽簽末不必必敘明陳陳某某長長官字樣樣。乙、具有幕幕僚性質質的機關關首長對對直屬上上級機關關首長之之簽，文末末得用右右陳長官字字樣。()稿稿為公公文之草草本，依依各機關關規定程程序核判判後發出出。、擬辦方方式：()先簽簽後稿：甲、制定、訂訂定、修修正、廢廢止法令令案件。乙、有關政政策性或或重大興興革案件件。丙、牽涉較較廣，會獲結論案案件。丁、擬提決決策會議議討論案案件。戊、重要人人事案件件。己、其他性性質重要要必須先先行簽請請核定案案件。()簽稿稿併陳：甲、文稿內內容須另另為說明明或對

44、以以往處理理情形須須酌加析析述之案案件。乙、依法准准駁，但但案情特特殊須加加說明之之案件。丙、須限時時辦發不不及先行行請示之之案件。()以稿稿代簽為為一般案案情簡單單，或例例行承轉轉之案件件。、作業要要求：()正確確：文字字敘述和和重要事事項記述述，應避避免錯誤誤和遺漏漏，內容容主題應應避免偏偏差、歪歪曲。切切忌主觀觀、偏見見。()清晰晰：文義義清楚、肯肯定。()簡明明：用語語簡練，詞詞句曉暢暢，分段段確實，主主題鮮明明。()迅速速：自蒐蒐集資料料，整理理分析，至至提出結結論，應應在一定定時間內內完成。()整潔潔：簽稿稿均應保保持整潔潔，字體體力求端端正。()一致致：機關關內部各各單位撰撰擬簽

45、稿稿，文字字用語、結結構格式式應力求求一致，同同一案情情的處理理方法不不可前後後矛盾。()完整整：對於於每一案案件，應應作深入入廣泛之之研究，從從各種角角度、立立場考慮慮問題，與與相關單單位協調調聯繫。所所提意見見或辦法法，應力力求周詳詳具體、適適切可行行；並備備齊各種種必需之之文件，構構成完整整之幕僚僚作業，以以供上級級採擇。(二)簽之之撰擬：、款式：()先簽簽後稿：簽應按按主旨旨、說明、擬擬辦三三段式辦辦理。()簽稿稿併陳：視情形形使用簽，如如案情簡簡單，可可使用便便條紙，不不分段，以以條列式式簽擬。()一般般存參或或案情簡簡單之文文件，得得於原件件文中空空白處簽簽擬。、撰擬要要領：()主

46、主旨：扼要敘敘述，概概括簽簽之整整個目的的與擬辦辦，不分分項，一一段完成成。()說說明：對案情情之來源源、經過過與有關關法規或或前案，以以及處理理方法之之分析等等，作簡簡要之敘敘述，並並視需要要分項條條列。()擬擬辦：為簽簽之重重點所在在，應針針對案情情，提出出具體處處理意見見，或解解決問題題之方案案。意見見較多時時分項條條列。()簽簽之各各段應截截然劃分分，說說明一一段不提提擬辦意意見，擬辦一段不不重複說明。、本手冊冊所訂簽之之作法舉舉例，具具有幕僚僚性質之之下級機機關首長長對直屬屬上級機機關首長長行文時時應一致致採用，至至各機關關內部單單位簽辦辦案件得得參照自自行規定定。(三)稿之之撰擬：

47、、草擬公公文按文文別應採採之結構構撰擬。、撰擬參參考要領領：()按行行文事項項之性質質選用公公文名稱稱，如令、函、書函、公公告等等。()一案案須辦數數文時，請請參考下下列原則則辦理：甲、設有幕幕僚長之之機關，分分由機關關首長及及幕僚長長署名之之發文，分分稿擬辦辦。乙、一文之之受文者者有數機機關時，內內容大同同小異者者，同稿稿併敘，將將不同文文字列出出，並註註明某處處文字針針對某機機關；內內容小同同大異者者，用同同一稿面面分擬，如如以電子子方式處處理者，可可用數稿稿。()函函之正正文，除除按規定定結構撰撰擬外，並並請注意意下列事事項：甲、訂有辦辦理或復復文期限限者，請請在主主旨內內敘明。乙、承轉

48、公公文，請請摘敘來來文要點點，不宜宜在稿稿內書書：照照錄原文文，敘至至某處字樣，來來文過長長仍請儘儘量摘敘敘，無法法摘敘時時，可照照規定列列為附件件。丙、概括之之期望語語請核核示、請查照照、請照辦辦等，列列入主主旨，不不在辦辦法段段內重複複；至具具體詳細細要求有有所作為為時，請請列入辦法段內。丁、說明明、辦法分項條條列時，每每項表達達一意。戊、文末首首長簽署署、敘稿稿時，為為簡化起起見，首首長職銜銜之下可可僅書姓，名名字則以以表示示。己、須以副副本分行行者，請請在副副本項項下列明明；如要要求副本本收受者者作為時時，則請請在說說明段段內列明明。庚、如有附附件，請請在說說明段段內敘述述附件名名稱及

49、份份數。序號遞移。為配合公文文製作橫橫行格式式，現行行規定(一)()乙右右陳等等語，爰爰修正為為敬陳陳；(三)()戊首首長職銜銜之下修正為為首長長職銜之之後。為符現況，(一)乙具具有幕僚僚性質的的機關首首長修修正為下級機機關首長長。參、處理程程序參、處理程程序篇名未修正正。十八、文書書處理程程序一般般原則如如下：(一)各機機關之文文書作業業，均應應按照同同一程序序集中於於文書單單位處理理。惟機機關之組組織單位位不在同同一處所所及以電電子文件件行之者者，不在在此限。(二)公文文之機密密性、時時間性，由由各機關關依業務務性質及及實際需需要自行行區分，以以作為公公文處理理作業之之依據。(三)文書書處

50、理，應應隨到隨隨辦、隨隨辦隨送送，不得得積壓。(四)各機機關得視視實際需需要，採採用收發發文同號號，但以以符合工工作簡化化為原則則。(五)任何何文書均均須記載載年、月月、日、時時；文書書中記載載年份，一一律以中中華民國國紀元為為準，惟惟外文或或譯件，得得採用西西元紀年年。(六)文書書處理過過程中之之有關人人員，均均應於文文面適當當位置蓋蓋章或簽簽名，並並註明時時間(例例如十一一月八日日十六時時，得縮縮記為111088/16600)，以明明責任。簽簽名必須須清晰，以以能辨明明為何人人所簽。(七)各機機關在辦辦公時間間外，遇遇有公文文收受，應應由值日日人員按按照值日日及值夜夜規則之之規定辦辦理。(

51、八)機關關內部各各單位間間文書之之傳遞，均均應視業業務繁簡簡及辦公公室分布布情形，設設置送文文簿或以以電子方方式簽收收為憑；另公文文之陳核核流程並並得以線線上簽核核方式處處理。(九)組織織龐大所所屬單位位較多而而分散辦辦公之機機關，應應設立公公文交換換中心，定定時集中中交換，以以加速公公文之傳傳遞。(十)機關關公文電電子交換換收發文文處理原原則如下下：、機關公公文電子子交換，係係指將文文件資料料透過電電腦及電電信網路路，予以以傳遞收收受者。各各機關對對於適合合電子交交換之機機關公文文，於設設備、人人員能配配合時，應應以電子子交換行行之。機機關公文文電子交交換機制制分為三三類：()第一一類：屬屬

52、經由第第三者(公文電電子交換換服務中中心)集集中處理理，具有有電子認認證、收收方自動動回復、加加密(電電子數位位信封)等功能能，並提提供交換換紀錄儲儲存、正正副本分分送及怠怠慢處理理等加值值服務者者。()第二二類：屬屬點對點點直接電電子交換換，並具具有電子子認證、收收方自動動回復、加加密(電電子數位位信封)等功能能者。()第三三類：屬屬發文方方登載於於電子公公布欄，並並得輔以以電子郵郵遞告之之，不另另行文者者。加密密(電子子數位信信封)之之功能，各各機關得得視安全全控管之之需要自自行選用用。上述述三類機機制之選選用由各各機關視視公文性性質，自自行考量量決定。、各機關關應由文文書單位位或單位位收

53、發負負責辦理理機關公公文電子子交換作作業。但但依公文文性質、行行文單位位及時效效，有適適當控管管程序者者，可指指定專人人辦理。、各機關關應於機機關網站站上設置置電子公公布欄專專區，供供第三類類電子交交換機制制公文登登載之用用，便利利各界查查詢、參參考。、登載電電子公布布欄之公公文應註註明登載載期限，超超過期限限者，應應自電子子公布欄欄專區移移除。 、各機關關公文電電子交換換作業收收文、發發文、登登載電子子公布欄欄之相關關紀錄及及文稿，得得視需要要予以儲儲存。、各機關關對於其其他機關關電子公公布欄所所登載之之資訊，應應視內容容性質自自行下載載使用並並為必要要之處理理。(十一)機機關公文文電子交交

54、換收發發文處理理程序如如下：、公文電電子交換換收文處處理程序序：識別別通行、電電子認證證、收文文確認、收收文列印印、檢視視處理、分分文、編編號、登登錄、傳傳送等。、公文電電子交換換發文處處理程序序：列印印全文、繕繕校、列列示清單單、識別別通行、電電子認證證、發文文傳送、發發文確認認、加蓋蓋已電電子交換換章戳戳、檢視視發送結結果、處處理失敗敗訊息等等。 (十二)機機關公文文受文對對象為人人民、法法人、或或其他非非法人團團體，其其公文電電子交換換收、發發文程序序，由發發文機關關依業務務需要與與受文對對象相互互約定，但但應採電電子認證證方式處處理，並並得視需需要增加加其他安安全管制制措施。(十三)人

55、人民、法法人或其其他非法法人團體體於參加加政府機機關公文文電子交交換作業業時，應應符合機關公公文電子子交換作作業辦法法、文書及及檔案管管理電腦腦化作業業規範及相關關規定。(十四)線線上簽核核係指公公文以電電子方式式在安全全之網路路作業環環境下，進進行線上上傳遞、簽簽核工作作。文書書之陳核核採線上上簽核者者，應採採用電子子認證、權權限控管管或其他他安全管管制措施施，以確確保電子子文件之之可認證證性。公公文線上上簽核應應注意事事項如下下：、可判別別文件簽簽章人。、可標示示公文時時效性。、應提供供代理人人設定之之功能。、應詳實實記錄各各會簽意意見。、應詳實實記錄各各陳核流流程人員員之修改改與批註註文

56、字。十七、文書書處理程程序一般般原則如如下：(一)各機機關之文文書作業業，均應應按照同同一程序序集中於於文書單單位處理理。惟機機關之組組織單位位不在同同一處所所及以電電子文件件行之者者，不在在此限。(二)公文文之機密密性、時時間性，由由各機關關依業務務性質及及實際需需要自行行區分，以以作為公公文處理理作業之之依據。(三)文書書處理，應應隨到隨隨辦、隨隨辦隨送送，不得得積壓。(四)各機機關得視視實際需需要，採採用收發發文同號號，但以以符合工工作簡化化為原則則。(五)文書書除各種種報表、簿簿冊、附附件譯文文及以電電子文件件行之者者，得採採由左而而右之橫橫行格式式外，應應用由右右而左之之直行格格式。

57、(六)任何何文書均均須記載載年、月月、日、時時；文書書中記載載年份，一一律以中中華民國國紀元為為準，惟惟外文或或譯件，得得採用西西元紀年年。(七)文書書處理過過程中之之有關人人員，均均應於文文面適當當位置蓋蓋章或簽簽名，並並註明時時間(例例如十一一月八日日十六時時，得縮縮記為111088/16600)，以明明責任。簽簽名必須須清晰，以以能辨明明為何人人所簽。(八)各機機關在辦辦公時間間外，遇遇有公文文收受，應應由值日日人員按按照值日日及值夜夜規則之之規定辦辦理。(九)機關關內部各各單位間間文書之之傳遞，均均應視業業務繁簡簡及辦公公室分布布情形，設設置送文文簿或以以電子方方式簽收收為憑；另公文文

58、之陳核核流程並並得以線線上簽核核方式處處理。(十)組織織龐大所所屬單位位較多而而分散辦辦公之機機關，應應設立公公文交換換中心，定定時集中中交換，以以加速公公文之傳傳遞。(十一)機機關公文文電子交交換收發發文處理理原則如如下：、機關公公文電子子交換，係係指將文文件資料料透過電電腦及電電信網路路，予以以傳遞收收受者。各各機關對對於適合合電子交交換之機機關公文文，於設設備、人人員能配配合時，應應以電子子交換行行之。機機關公文文電子交交換機制制分為三三類：()第一一類：屬屬經由第第三者(公文電電子交換換服務中中心)集集中處理理，具有有電子認認證、收收方自動動回復、加加密(電電子數位位信封)等功能能，並

59、提提供交換換紀錄儲儲存、正正副本分分送及怠怠慢處理理等加值值服務者者。()第二二類：屬屬點對點點直接電電子交換換，並具具有電子子認證、收收方自動動回復、加加密(電電子數位位信封)等功能能者。()第三三類：屬屬發文方方登載於於電子公公布欄，並並得輔以以電子郵郵遞告之之，不另另行文者者。加密密(電子子數位信信封)之之功能，各各機關得得視安全全控管之之需要自自行選用用。上述述三類機機制之選選用由各各機關視視公文性性質，自自行考量量決定。、各機關關應由文文書單位位或單位位收發負負責辦理理機關公公文電子子交換作作業。但但依公文文性質、行行文單位位及時效效，有適適當控管管程序者者，可指指定專人人辦理。、各

60、機關關應於機機關網站站上設置置電子公公布欄專專區，供供第三類類電子交交換機制制公文登登載之用用，便利利各界查查詢、參參考。、登載電電子公布布欄之公公文應註註明登載載期限，超超過期限限者，應應自電子子公布欄欄專區移移除。 、各機關關公文電電子交換換作業收收文、發發文、登登載電子子公布欄欄之相關關紀錄及及文稿，得得視需要要予以儲儲存。、各機關關對於其其他機關關電子公公布欄所所登載之之資訊，應應視內容容性質自自行下載載使用並並為必要要之處理理。(十二)機機關公文文電子交交換收發發文處理理程序如如下：、公文電電子交換換收文處處理程序序：識別別通行、電電子認證證、收文文確認、收收文列印印、檢視視處理、分