某咨询-某房地产收、发文管理办法

1、总则为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。办公室不得得积压文文件，随随时呈批批或下发发。为确保文书书在传递递过程中中的安全全，文书书在公司司内部的的传递由由部门资资料管理理员或其其他专人人负责。第二章 行文规规则公文的种类类根据公司现现行状况况，需要要办理的的公文类类别主要要有：通通知、通通报、报报告、请请示、决决定、决决议、批批复、函函、会议议纪要、总总结、计计划、简简报、制制度、规规定、办办法等。通知：传达达上级的的指示，要要求各部部门办理理或需要

2、要通知的的事项；批转下下级的公公文或者者转发上上级单位位的公文文，用“通知”。通报：把工工作情况况、经验验教训以以及好坏坏典型事事例，通通知所属属部门，用用：“通报”。报告：向上上级部门门汇报工工作、反反映情况况、提出出建议，不不需上级级部门或或主管领领导批示示意见的的，用“报告”。请示：请求求对某项项工作或或问题做做出指示示，给予予答复，用用“请示”。批复：答复复请示事事项，用用“批复”。决定、决议议：对某某些问题题或者重重大行动动做出安安排，用用“决定”；经过过会议讨讨论通过过，要求求执行的的事项，用用“决议”。指示：对下下属部门门阐明工工作活动动的要求求，用“指示”。函：在没有有隶属关关

3、系的单单位、组组织、公公司之间间或同政政府机关关、企业业、团体体和个人人商洽和和联系工工作、事事务、询询问或答答复问题题时，用用“函”。计划：对一一定时期期内的工工作做出出具体安安排的，用用“计划”。总结：把已已经做过过的某一一时期的的工作进进行全面面系统的的总检查查、总评评价、总总分析、总总研究的的，用“总结”。简报：汇报报工作、反反映问题题，帮助助领导掌掌握情况况的，用用“简报”。条例：用于于规定某某个机构构的组织织和权限限以及某某些专门门人员任任务的权权限的，用用“条例”。规定和办法法：对某某项工作作或活动动进行具具体规范范时，用用“规定” 、“办法”。议定书：记记录有关关各方对对某一个

4、个专门问问题达成成的协议议，用“议定书书”。会谈纪要：记录、传传达会议议议定事事项和主主要精神神，要求求有关单单位共同同遵守执执行的，用用会议议纪要。公文格式公文格式一一般包括括：标题题、主送送部门（领领导）、正正文、附附件、发发文单位位（单位位公章）、发发文时间间、抄送送单位、文文件版头头、公文文编号、机机密等级级、紧急急程度、阅阅读范围围等项。标题：公文文的标题题应当准准确、简简要地概概括公文文的主要要内容并并标明发发文部门门、事由由和公文文种类。主送部门：指公文文主要送送达的单单位（领领导），凡凡是向上上级报送送均为主主送部门门；一般般只写一一个主送送部门，不不得多头头主送。如如需要，同

5、同时报送送另一上上级，可可以用抄抄报的形形式。正式公文的的主体：文字简简明扼要要、条理理清楚、实实事求是是。请示示问题一一文一事事，不要要一文数数事。发文单位：写在公公文下面面偏右，要要写全称称，如以以领导个个人名义义行文，应应冠以职职务身份份。发文日期：公文必必须注明明发文日日期，以以表明从从何时开开始下文文。发文文日期在在发文部部门下面面向右错错开，要要写全年年月日。发发文日期期一般以以领导签签发日期期为准。抄报、抄送送单位：属上级级的列入入抄报，平平行或下下级列入入抄送。文件版头：正式公公文一般般都有版版头，版版头以红红色大写写印上“XX（公公司）文文件”，下面面加一道道红线，通通常称为

6、为红头文文件（格格式见附附表一）。所所有以公公司名义义下发的的公文一一律用红红头文件件形式。公文编号：一般包包括代字字、年号号、顺序序号。公公司具体体公文编编号见附附表一。机密等级：机密公公文应当当根据机机密程度度划分等等级，分分别注明明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。附件：公文文如有附附件，应应当在正正文之后后，发文文部门之之前注明明附件名名称和件件数。其它：公文文排版要要求详见见附件。行文要求下级一般应应按照直直接隶属属关系行行文，不不要越级级行文，如如遇特殊殊必须越越级行文文时，应应抄报越越过的主主管领导导或部门门。报的的公文应应一文一一事。平行或不隶隶属之间间，应使使用平行

7、行文（如如函）；要分清主送送与抄送送，向上上级的请请示不要要同时抄抄送下级级；向下下级的重重要行文文，可以以抄送直直接上级级。明确发文权权限。属属于全面面的，重重要的方方针政策策性问题题，以公公司名义义行文。属属于限定定方针范范围内的的日常业业务工作作问题，以以有关部部门名义义行文。公文由主办办部门经经办人拟拟稿，经经部门经经理审核核、签字字后交办办公室登登记。由由办公室室送呈有有关领导导签发。发发文涉及及几个部部门的，经经办单位位负责组组织相关关部门会会签后，再再交办公公室。第三章 发文的的处理发文的程序序一般包包括拟稿稿、校对对、审核核、签发发、用印印、发文文、归档档等程序序。公文的草拟拟

8、、打印印、校对对：经办人负责责公文的的起草（包包括录入入、排版版）。草草拟公文文必须使使用统一一格式的的公文稿稿纸（见见附表三三），起草公公文的人人名、地地点、数数字、标标点符号号要准确确，时间间要写具具体的年年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。起草公文后后，到前前台统一一打印、输输出。前前台打字字员核对对公文符符合公文文格式后后“加盖草草稿文本本专用章章”。公文打印后后、由拟拟稿人校校对无误误后签字字。公文审核。文件起草后后，由经办部部门经理理审核、签签字。如涉及及其他部部门，经经办单位位负责协协调相关关部门经经理审核核、签字字。把“文件呈呈批单”（具体体格式见见附表），同

9、同文件一一并交办办公室。公文的核稿稿。所有公文呈呈批前由由办公室室负责核核稿。核核稿的主主要内容容包括：文件呈批单单是否填填写准确确，完整整。所有有相关部部门是否否都已签签字，公公文的文文别是否否正确。公文打印、排排版格式式是否符符合公司司要求；公文意思是是否得表表达清楚楚、准确确。如核稿不合合格，办办公室签签署修改改意见后后交经办办单位重重新办理理。公文的呈批批。办公室核稿稿通过后后，在“文件呈呈批单”上填写写公文编编号和密密级，签签署处理理意见。在在“发文登登记表”上登记记后，由由办公室室主任根根据事情情的轻重重缓急，在在文件呈呈批表上上加盖“特急”和“急件”字样。按按审批权权限、业业务性

10、质质分类，分分别呈相相关领导导审批。公文批阅。“特急”文文件必须须马上办办理，“急件”应当尽尽快办理理公司领导签签署修改改意见后后，由办办公室交交拟稿人人修改。（如如果修改改不涉及及公文实实质内容容或者仅仅仅是个个别字句句的修改改，可由由办公室室主任加加以修改改。）如如果修改改内容涉涉及到相相关部门门，经办办部门还还须告知知相关部部门经理理。再次送签时时必须附附上修改改前的所所有原稿稿。办公公室负责责核对修修改稿与与原稿，确确保公文文严格按按领导意意见进行行了修改改，并且且经办人人已经告告知相关关部门经经理（由由办公室室主任电电话查询询）。公文打印、盖盖印。公文签发后后，由主主管领导导的文秘秘

11、直接交交办公室室。由档档案管理理员负责责打印正正式文稿稿。档案管理员员持正式式文稿和和领导签签发的终终稿、和和“文件呈呈批单”到印章章保管员员处履行行盖章手续续。印章保保管员核核对无误误后加盖盖印章。对对两张以以上的文文件另外外加盖骑骑缝盖。“文件呈批单”第二联由印章保管员留存备查。登记、存档档。公文打印、盖盖章后，办办公室填填写“发文登登记表”后，将将一份正正式文件件、领导导签发的的终稿、文文件呈批批单第一一联存档档备案。发文。对外发文：办公室通知知经办人人到档案案室登记记文件领领用后，自自行办理理（机密密及绝密密文件档档案室派派人）；需要以特快快专递或或以电子子邮件形形式发文文的，统统一由

12、办办公室办办理。任何部门和和个人不不得以公公司名义义对外发发文。对内发文：办公室在公公司局域域网上公公布或通通知相关关部门资资料管理理员到办办公室领领文件复复印件；文件复印件件由档案案管理员员统一复复印。各各部门资资料管理理员须办办理文件件借阅手手续。办公室不达达积压文文件，随随时呈批批或下发发。关于公司各各部的公公文编字字。为便于公司司公文的的使用、保保管、立立卷、归归档和查查阅，将将公司公公文编字字明确为为：（一）公文文编号说说明年份部门编字流 水 号号2002董事会办公室人力资源部部财务部京鲁房董字字京鲁房办字字京鲁房人字字京鲁房财字字001公文的借阅阅和清退退按档档案管理理办法有有关规

13、定定执行。公文的立卷卷、归档档和废除除按档档案管理理办法有有关规定定执行。第四章 收文的的处理收文处理。一一般包括括登记、分文、批办、分办、催办等程序。来文登记。凡收到外部部的来文文（政府府批文、信信函、传传真等），由由前台接接收、登登记后交交办公室室，由专专人在收文登登记表上登记收收文编号号、收文文日期、来来文者、文件标题、摘要及附件；（“收文登记表”见附表。）参加各种会会议或通通过其它它形式由由经办人人取回的的政府批批文、合合同等文文件资料料，经办办人须在在当天交交到办公公室，由由档案管管理员办办理登记记、备案案、归档档手续。特特殊情况况经总经经理批准准后，可可于次日日送档案案室归档档。如

14、果果次日恰恰是周末末，经办办人必须须在周五五送档案案室归档档。分文。办公室主任任签署处处理意见见，根据据事情的的轻重缓缓急，在在文件呈呈批表上上加盖“特急”和“急件”字样。按按审批权权限、业业务性质质分类，分分别呈相相关领导导批阅。文件批阅。公司领导批批阅文件件，“特急”文件须须马上批批办，“急件”须当天天批办。所所有文件件的必须须在两天天之内阅阅批完毕毕，由办办公室及及时交承承办单位位。文件分办、传传阅。需要转有关关部门办办理或传传阅的文文件，由由办公室室将文件件送达各各部门。各各部门须须在收文文登记单单上签字字。各部部门传阅阅文件须须当日完完成。经办人文书书办理期期限。电报、机密密文件等等

15、应随到到随办，以文到一日内处理完毕为原则。一般文件由由部门主主管斟酌酌经办人人的工作作量，指指定处理理期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。合同审批、计计划、规规章修订订等特殊殊文件，部门主主管应斟斟酌实际际需要分分别规定定其处理理期限。来文定有答答复期限限者，应应于来文文所定期期限内处处理完毕毕。文件催办。办公室负责责对公文文的办理理进行催催办。跟跟踪公文文的传递递和进程程，督促促经办部部门在规规定时间间内完成成公文的的办理。对对出现的的问题负负责协调调，协调调无效或或超出协协调权限限及时向向有关领领导汇报报。定期期向有关关领导汇汇报办理理情况。第五章 附则本管理办法法由办公公室负

16、责责解释。本管理办法法的拟定定或者修修改由办办公室负负责，报报总经理理批准后后执行。本管理办法法自颁布之日日起实施施。附表一、鲁鲁艺房地地产开发发有限责责任公司司办文呈呈批单京鲁房 字 第 号号文件标题（文别）（ ）密级附件拟稿人日期公司领导办公室主任任经办部门经经理相关部门经经理拟 稿 说说 明鲁艺公司印印章使用用申请单单申请部门对方单位申请人日期印章类别份数公司领导办公室申请事项附表二、红红头文件件样式北京鲁艺房地产开发有限公司文件（红色）北京鲁艺房地产开发有限公司文件（红色）发文号（黑色）（红色）（密级） 标 题 收文部门（正 文）（附件） （发文单位） （日 期）附表二、白白头文件件样式 （