印信管理制度docx

1、印信管理规定MYGL002 -V1.0 第 华拓数码科科技有限限公司文件编号：MYZZCB-20111-ZZD-0002版本号： V 11.0印信管理制制度密 级：保密第 1 页页，共 9 页目的加强公司对印信的管理，便于对外开展工作，防范经营风险，维护公司的合法权益。范围本规定适用用于华拓拓数码科科技有限限公司北北京总部部及各分分支机构构。原则 用印信必须须有申请请并备案案；严禁印章私私自外带带；严禁在空白白文件上上用印；严禁开具并并私自带出出空白介介绍信。职责总部及各分分支机构构的行政政部负责责人分别别负责总部部及各分分支机构构公章的的保管、用用印；财务部负责责人指定定专人分分别负责责财务

2、章章和法人人章的保保管、用用印；部门负责人人指定专专人负责责部门章章的保管管、用印印；各部门总监监审核本本部门的的印信申申请单；总裁办负责责审批公公章使用用、合同同章使用用、介绍绍信的开开具、印印章外带带，以及及除HRR部门章章的对外外出具文文件；总裁负责审审批对外外出具的的产生法法律和经经济责任任文件的的公章使使用；审审批财务务部对外外出具文文件的财财务印鉴鉴使用；特殊情况，印印章需要要带出时时必须由由使用部部门总监监、行政政总监和和总裁办办的审批批。 工作程序印章刻制制发放 经公司发发文批准准成立的的机构，可可申请刻刻制印章章； 刻制印章章须开具具公司介介绍信，由行政部到合法印章社刻制；

3、印章刻好好后，使使用单位位到总部部行政部部填写印印章开启启使用登登记表，留留印模后后印章即即可启用用； 部门因工工作需要要刻制业业务专用用章或部部门章时时，需向向部门总总监申请请，详细细阐明用用章理由由，部门门总监与与总裁两级级审批同同意后，由由行政部部到合法法印章社社刻制； 因更改名名称需重重新刻章章的，新新印章刻刻好后，各各使用单单位以旧旧换新，旧旧章由总总部行政政部验收收留印模模后，统统一归档档或销毁毁； 印章因因长期使使用，损损坏不能能使用的的，各使使用单位位报部门门总监批批准后，由由行政部部办理刻刻制，并并以旧换换新，使使用部门门办理印印章启用用手续。印章的使用用范围 对外报报送资料

4、料、发送送文件、公公函、报报表、向向政府有有关部门门申办有有关证件件手续、呈呈递书面面报告； 公司内内部发布布有关文文告、通通知、通通报、任任命、决决定等； 公司对对外签订订合同、协协议及其其他文本本； 为公司司有关人人员外联联开具证证明、介介绍信； 其他需需要使用用公司印印章的文文件。印章使用程程序 公章的的使用员工申请用用印的文文件必须须是有效效文件，用用印前需需填写印印信使用用申请单单；将需用印文文件呈送送其部门门总监审审批，部部门总监监审阅后后同意用用印的，在在印信信使用申申请单上上签字确确认或邮邮件批复复，然后后由总裁裁办审批批，报总总裁备案案；对于涉涉及法律律责任和和经济责责任的对

5、对外文件件，还需需经总裁裁审批；各部门对于于经常性性用章事事项，可可由部门门总监统统一确认认公章使使用授权权，经总总裁办批批准，在在行政部部备案。凡凡遇备案案事项，可可直接在在行政部部办理盖盖章登记记，而无无需审批批； 经部门和总总裁办批批准的用用章事项项，在行行政部负负责人处处审核、登登记、用用印，印印信使用用申请单单留行行政部备备案。 合同章章的使用用销售部签订订与销售有有关的合合同，技技术部和和行政部部签订与与采购有有关的合合同，其其他部门门签订与与其业务务相关的的合同，需加盖合合同章；签署合同须须合同同管理制制度所所规定的的流程和和权限进进行审批批； 经审审批后的的合同方方可签署署盖章

6、。由总裁办对合同的法律条款、审批流程和审批权限进行审核。行政部印章管理人在确认审批环节完整后予以盖章； 印章管管理人和和使用人人在用印印后，应应如实填填写印印章使用用登记表表。 部门章章的使用用部门若需刻刻制部门门章，应应经部门门总监申申请，总总裁批准准后方可可刻制；若需用部门门章，使使用人应应填写印印信使用申申请单，由部门总监和总裁办审批签字或邮件批复，经备案的事项由HR经理或HR总监审批即可；用印后，印印信使用申申请单由部门章管理人员存档备案，并如实填写印章使用登记表。 财务印印鉴财务印签包包括公司司财务章章和法人人章；财务印签只只限于财财务人员员使用；财务章和法法人章分分别由不不同的财财

7、务人员员保管；对于需要使使用财务务印签的的财务票票据需由由两名印印章保管管人根据据有关用用款审批批单据分分别用印印后出票票；对于需要使使用财务务印鉴的的对外报报送财务务报表或或出具财财务票据据的，需由财财务总监监审批签签字后加加盖印章章；对于于出具公公司资质质证明文文件或对对外报送送资料的的，需经经财务总总监和总总裁的审审批； 印章外外带公司印章原原则上不不允许外外带，因因公确需需外带印印章的，需需主管部部门总监监、印章管管理部门门（行政政部或财财务部）负负责人及及总裁办批准；携带印章外外出人员员，需填填写印印章借出出声明，由当事人本人、主管部门总监、印章管理部门（行政部或财务部）负责人及总裁

8、办签字确认；印章保管人人见到审审批完备备的印印章借出出声明，方方可将印印章交给给当事人人。介绍信使用用范围 以公司司名义对对外联络络、证明明员工身身份等事事项； 部门总总监以上上领导决决定或根根据实际际需要确确认介绍绍信的使使用。介绍信使用用程序 公司介绍绍信由总总部或分分支机构构行政部部专人负责责管理，管理人人员不得得擅自使使用介绍绍信； 使用介绍绍信，使使用人需需填写印印信使用用申请单单，由由部门总总监、总总裁办审审批签字字； 管理人员员在开具具介绍信信时，必必须填写写清楚，字字迹工整整，存根根需记载载开据证证明的人人员姓名名、事由由、时间间，信文文与存根根记载要要求一致致，将印印信使用用

9、申请单单存档档备案，并并如实填填写印印章使用用登记表表。 无特殊情情况，不不得为非非公司人人员办理理介绍信信，不得得邮寄介介绍信。介绍信的印印制和销销毁 介绍信印印制由行行政部履履行报批批和登记记手续，由由总部行行政部负负责人审审批； 介绍信及及其存根根销毁销销毁前要要按编号号进行登登记，由由行政部部负责人人监督下下进行，销销毁后要要由在场场人员签签字备查查。6 相关表表格印信使用用申请单单印章使用用登记表表印章借出出声明印章开启启使用登登记表7 附加说说明：本规定由总总裁办负负责制定定，解释释权和修修订权在在总裁办办。起草人： 总裁办办审批人： 徐岩审批日期：20111年x月x日生效日期：2

10、0111年x月x日附件：印信管理审审批权限限表审批内容审批权限印信类别文件类别部门总监财务总监HR经理/HR总总监行政总监总裁办CEO印章管理人公章公司对外报报送文件件具法律责任任或经济济责任的的对外文文件公司对内发发布文件件签署、终止止或解除除劳动合同同/协议议对外报送人人事相关关文件表表单开具公司证证明文件件其他需盖公公章文件件合同章已经审批流流程的合合同HR部门章交付中心人人资部内内部发文文实习生实习习协议、实实习鉴定定、在职职证明离职证明财务印鉴财务报表财务票据公司资质证证明文件件对外报送资资料其他部门章部门对内对对外出具具文件介绍信身份介绍开具证明印章外带印信使用申申请单申 请 人人部 门日 期印信类别份 数文件名称接受单位部门主管批 准 人人印信使用申申请单申 请 人人部 门日 期印信类别份 数文件名称接受单位部门主管批 准 人人印章使用登登记表序号日 期部 门文件名称接受单位份数使用人备注12345678910111213141516171819202122印章开启使使用登记记表印章名称开启日期管理部门领用人签字字印模留底印章借出声声明现有部门门，因因办理事宜，需将将章借借出公司司使用。借出时间：年月日时分年月日时分。印章借出期间，所发生的一切与上述申请办理事宜无关的法律责任概由借出人承担。特