102iso9000程序文件控制程序

1、XXXX有限公司程序文件文件编号Q/XXP-01-2004版本号A0批准日期2004-2-14文件控制程序页次第5页 共5页1 目的为了使与质量管理体系有关的所有文件得到控制，确保质量管理体系运行的各个场所都能获得适用文件的有效版本。2 范围本程序适用于与质量体系有关的所有文件。3 定义： 3.1 受控文件：质量管理体系现场中所使用的文件，这些文件的发放、更改、回收能够全部及时地追溯到使用者，版本的有效性受到控制，以“受控文件”标识。3.2 非受控文件：公司内部用于参考的或提供给外单位的非作业文件，文件的发放、更改、回收不受控制，版本的有效性不受控制，以“非受控文件”标识。4 职责4.1人事行

2、政部负责公司文件和资料控制的归口管理。4.2管理者代表负责组织质量手册、程序文件的编制、修订和审核。4.3各部门负责相关职能范围的有关文件、作业指导书的编制和修订。4.4总经理负责质量手册、程序文件的批准。4.5部门经理负责本部门文件的审核。4.6管理者代表负责各职能部门有关文件的批准。5 工作程序5.1 文件的分类5.1.1 质量手册。5.1.2 程序文件。5.1.3 支持性管理文件（如：管理规定、制度、办法、导则、细则等）。5.1.4 技术文件和资料（如：技术要求、作业指导书、工艺规程、操作规程、检验规程等）。5.1.5 外来文件（如：法律法规、标准、顾客提供等）。5.2 文件的版式与编号

3、，按质量管理体系文件编写导则规定执行。5.3 文件编写5.3.1 质量手册和程序文件由人事行政部组织相关部门编写。5.3.2 生产部负责相关技术文件、工艺技术规程、技术通知单、检验规程、企业标准的编写。5.3.3 各部门负责职能范围内的管理文件、作业文件的编写。5.3.4 文件编号由人事行政部负责规定，确保编号唯一性。5.4 文件审核、批准5.4.1 质量手册、程序文件和企业标准由管理者代表审核，总经理批准。5.4.2 作业指导书、管理文件由部门经理审核，管理者代表批准。5.4.3 指导跨部门质量活动的作业指导书、管理文件由部门经理审核，经相关部门经理会签，管理者代表批准。5.4.4 文件在送

4、审同时填写“文件分发清单”以确定分发范围，并由文件审批人负责审批。5.5 文件的发放5.5.1 质量手册、程序文件、技术文件由人事行政部负责，按“文件分发清单”发放。5.5.2 文件原稿（包括电子版本）提交人事行政部，文件管理员应对下列项目确认：文件是否进行有效的审核、会签、批准，审核、批准人须签署；标题、文件号、版本号、页码、生效日期、编制人、审核人是否完整、无误。5.5.3 确认后对文件原稿作归档登记，填写“有效文件清单”，并同时在计算机指定文件夹中保存文件的电子版本。5.5.4 文件编制部门确定文件发放范围，填写“文件分发清单”，文件管理员根据“文件分发清单”，编制“受控文件发放/回收登

5、记表”，拷贝相应总份数，并在拷贝文件上加盖 “受控文件”章，标记“受控号”，提供外单位参考的非受控本加盖“非受控文件”章。“受控号”的填写，按“受控号分发一览表”规定执行。5.5.5 文件管理员发放文件时，同时回收作废、失效文件。领用人应在“受控文件发放、回收登记表”上签收，回收文件由回收人签名。5.5.6 受控文件未经批准不得复制，质量手册、程序文件和技术文件的复制,由使用人向部门 经理提出申请并填写“文件领用申请表”，管理者代表批准后，由人事行政部负责执行。5.5.7文件严重破损影响使用或不慎遗失时，不得随意借用他人文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门经理审核，管理者代表批准后，到人

6、事行政部办理领用手续。5.5.8 公司内不得使用未盖“受控文件”印章的文件，一经发现由人事行政部或文件发放部门收回，并视作违规。5.6 文件的更改5.6.1 文件的更改由原编写部门负责，并应填写“文件更改通知单”，说明更改原因和内容。5.6.2 “文件更改通知单”及更改后的文件应按本程序中第4条规定进行审核、批准。5.6.3 更改后的文件应在文件更改记录款项中记载更改内容（包括历次修改内容），同时在本次修改的条文下以下划线标识。5.6.4 更改页面应反映出最新更改状态，质量管理体系文件中每页的更改状态，以阿拉伯数字 （0、1、2、3、）表示，每更改一次，其编号就随着变更一次，当更改状态变更到9

7、以后，该文件需要换版，版本状况以英文大写字母（A、B、C.）表示。5.6.5 文件修订后发放、回收控制按5.5款执行。5.6.6 “文件更改通知单”与更改后的文件一同由文件管理员归档保存。5.7 外来文件的控制5.7.1 从作为采购、质量检验等依据的外来文件，包括上级主管部门、供应商、客户处发来的文件，管理者代表审查确认后，文件管理员在“文件目录”中登记，发放时加盖“受控文件”印章，并按5.5款规定执行。5.7.2 国家标准、国际标准、行业标准、价格表、订货政策等外来文件人事行政部应保存一份原稿。5.7.3 分公司外来文件按5.7和5.8款规定执行。5.8 外来文件发放的控制5.8.1 外来文

8、件必须经总经理批准后方可外发。5.8.2 提供给供应商、外加工单位的受控文件，提供部门按5.5款规定执行。5.9 技术通知单5.9.1 技术通知单由生产部根据特定产品、特定加工需求下达工艺技术和质量控制要求。5.9.2 技术通知单由部门经理批准，跨部门执行的应经相关部门会签，管理者代表批准。5.9.3 技术通知单的发放、更改和回收由各发文部门负责。5.10 文件的使用管理5.10.1 各部门负责各部门岗位文件存放以便于查阅。5.10.2 不得在受控文件上随意涂改，不得私自外借，确保文件清晰、整洁和完好。5.10.3 借阅文件时，应填写“文件借阅记录表”，借阅者应保持文件完好无损并用时归还。5.

9、11 文件的评审公司每年管理评审前，管理者代表应组织各部门对受控文件进行评审，更新发布“有效文件清单”。5.12 文件的作废处置5.12.1 失效、废止的质量手册、程序文件、及其它公司级文件，由人事部行政部文件管理员按“受控文件发放/回收登记表”收回并记录。5.12.2 存档备查的作废文件，人事行政部加盖 “作废文件”印章，保存于人事行政部指定文件夹，其余收回作废文件，人事行政部填写“文件销毁申请表”由管理者代表批准后方可销毁。5.12.3 失效、废止的技术文件及其它管理文件，由各有关部门按“受控文件发放/回收登记表”收回并记录。5.12.4 存档备查作废的技术文件，生产部整理后交人事行政部，由其加盖红色“作废文件”印章，保存于人事行政部指定文件夹，其余收回作废文件，人事行政部填写“文件销毁申请表”由管理者代表批准后方可销毁。相关文件 6.1 质量管理体系文件编写导则 RS/WI-4.2-01相关记录受控文件发放、回收登记表 QR/P-4.2-0102文件借阅记录表 QR/P-4.2-0103文件更改通知单 QR/P-4