某化妆品公司文件与资料管理规程

1、XX化妆品品有限公公司程序文件文件编号：LC1128002000002200受 控 号号：修改日期：题目（Suubjeect）： 文件和和资料管管理规程程生效日期：批准之之日起 页 数：编 制/日日期审 核/日日期批 准/日日期1. 目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。2. 适用范围本规程适用用于公司司各部门门及所有有文件和和资料的的管理。3. 术语语和定义义参见ISOO90000:220000之规定定。4. 职责责4.1 各各部门按按职能负负责

2、行使使文件和和资料的的归口管管理工作作，总经经理办公公室负责责对各部部门的文文件管理理进行指指导和监监督；各各部门负负责所起起草文件件和资料料的统一一标识、协协调、发发放、回回收、销销毁等控控制工作作；4.2 各各部门按按其主管管业务范范围负责责有关公公司文件件的编写写/审核核/批准准，负责责贯彻执执行批准准发布的的文件；4.3 各各部门负负责本部部门记录录表格的的审核、批批准和发发放；4.4 各各部门负负责对本本部门持持有文件件进行有有效管理理并保证证其有效效实施；4.5 各各部门应应密切关关注文件件的执行行情况和和反馈信信息并及及时组织织修改；4.6全员员执行过过程中发发现文件件存在问问题

3、时，应应及时填填写信息息反馈表表交其部部门负责责人审阅阅后，由由其传送送文件编编制的责责任部门门。5.工作程程序5.1文件件的分类类5.1.11 一级级文件：质量手手册；5.1.22 二级级文件：程序文文件；5.1.33 三级级文件：作业指指导书；5.1.44 记录录表格5.1.55 规范范、标准准5.1.55.1公公司内部部技术标标准包装材料检检验标准准（包括括包装材材料通用用标准、包包装物料料产品标标准等）；化工原、辅辅料检验验标准；成品质量标标准/产产品内控控标准；已备案的企企业标准准；工艺技术文文件；引用国家、行行业或其其它标准准，目前前正作为为公司产产品的执执行标准准；国家强制执执行

4、的有有关标准准；5.1.55.2公公司外部部参考标标准（包包括可收收集到的的国际、国国内先进进标准，同同行企业业标准等等）；5.1.66 顾客客提供的的文件和和资料（包包括图样样）5.1.77 法律律、法规规（包括括产品质质量法、消消费者权权益保护护法等）。5.1.88 公司司内部各各项管理理规范、制制度5.1.99 公司司内部各各部门之之间、与与公司外外部之间间的发出出公文。其中5.11.1-5.11.9所所描述的的文件为为受控文文件。5.2文件件的编写写、审核核和批准准5.2.11文件的的编写5.2.11.1品品质/技技术部组组织编写写质量量手册管管理规程程、程程序文件件管理规规程、作作业

5、指导导书管理理规程、表表格管理理规程，对对文件编编写的格格式、文文件内容容要求及及表格格格式等进进行规定定，并下下发到各各职能部部门，同同时组织织各部门门指定的的文件编编写人员员学习以以上文件件。5.2.11.2 各部门门按照质质量手册册管理规规程、程程序文件件管理规规程、作作业指导导书管理理规程、记记录表格格管理规规程及及本规程程的相关关规定进进行文件件编写工工作和表表格的设设制，编编写人员员应熟悉悉ISOO90001：220000标准要要求和本本文件所所规定的的内容，对对所编写写的文件件的全面面性、准准确性、符符合性、适适用性和和有效性性负责；5.2.11.3 对5.1.55.1所所规定的

6、的公司内内部技术术标准由由品质/技术部部组织编编写技技术文件件管理规规程（或或分别制制定标标准管理理规程、工工艺管理理规程、配配方管理理规程等等技术文文件），由由品质/技术部部按照本本规程进进行相应应文件的的编写工工作。5.2.11.4 各部门门依据工工作需要要按照公公司制定定的模版版，自行行进行日日常公文文的起草草、审核核、批准准和传递递工作。5.2.22 文件件审核5.2.22.1质质量手册册由管管理者代代表审核核；程序序文件、管管理规范范由各责责任部门门经理审审核；作作业指导导书由各各部门业业务负责责人审核核；公司司内部技技术标准准由品质质/技术术部负责责人审核核；审核核人对所所审定的的

7、文件（包包括所涉涉及的表表格）进进行签名名确认，同同时要签签具审核核日期；5.2.22.2 审核人人对文件件的有效效性、适适用性、系系统性负负责；5.2.22.3 当文件件涉及多多个部门门执行时时，由文文件编写写部门组组织相关关部门对对文件内内容进行行会审，会会审人员员对审定定通过的的文件进进行签名名确认并并签具会会审日期期；5.2.33 文件件批准5.2.33.1质质量手册册由总总经理批批准；程程序文件件、管理理规范由由总经理理/管理理者代表表批准；作业指指导书由由各部门门负责人人批准；公司内内部技术术标准由由管理者者代表或或指定人人员批准准；表格格随文件件的类别别所规定定的权限限进行批批准

8、，如如涉及程程序文件件、管理理规范的的表格则则由总经经理/管管理者代代表批准准，以此此类推。5.2.33.2批批准人对对文件所所涉及的的资源配配置需要要增加给给予有效效支持，对对文件的的可操作作性及有有效性负负责。5.2.33.3公公司所有有质量体体系文件件必须按按照5.2.33.1的的规定进进行批准准，然后后到品质质/技术术部备案案后才能能下发实实施；5.2.33.4所所有文件件经规定定的权限限批准时时，批准准人必须须签署本本人姓名名和批准准日期，否否则视为为无效文文件，执执行部门门有权拒拒绝执行行。5.3文件件标识文件标识的的内容包包括文件件编号、受受控状态态及文件件的有效效性标识识，以上

9、上所有标标识对该该文件而而言都是是唯一的的。5.3.11文件编编号5.3.11.1 公司内内部通用用标准和和产品标标准编号格式为为：Q/BB XXXX-YYYYY其中：Q-企业内内部标准准代号BB-公司司代码：GLxxx化妆品品有限公公司（广广州工厂厂） SLxxx化妆品品有限公公司（汕汕头工厂厂）LCxxx化妆品品有限公公司（广广州工厂厂和汕头头工厂）XXX-顺顺序号（0001-9999）YYYY-年号（以以自然年年号为准准）5.3.11.2 一般性性技术标标准、管管理规范范和制度度编号格式为为BBDDDAAAATTTXXXXVV格格式。 FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX

10、FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX 修正号号（VVV）顺序号（XXXX）部门下一级级机构（TTT）部门代号（AAAA）文件类别（DDD）公司代码（BBB）其中： BB公公司名称称代号: GGLxx化化妆品有有限公司司（广州州工厂） SLxxx化妆妆品有限限公司（汕汕头工厂厂） LCxxx化妆妆品有限限公司（广广州工厂厂和汕

11、头头工厂） DD文文件类别别（详见见附表11：本公公司一般般性技术术标准、管管理规范范和制度度编号） AAA提出该该作业指指导书的的部门 TT部部门下一一级机构构的编号号（如车车间、科科、室等等）可以以是从00199之之间的任任何数字字 XXX 顺序号号，可以以是从00009999之间的的任何数数字 VV 修修正号，如如是新作作业指导导书，则则定义VVV为000，作作业指导导书每修修正一次次，VVV则递增增01，VVV可以以是从00099之之间的任任何数字字。5.3.11.3 公文FE字（BBBBBB）XXXX号其中：F-部门英英文缩写写MG-总经经理办公公室；PPD-生生产部；PMCC-PM

12、MC部；HR-人力资资源/行行政部；MRKK-销售售部；FIN-财财务部；QT-品质/技术部部E-公文种种类简称称，如：联络书书简称为为联。BBBB-公元年年号XXX-顺顺序号5.3.22文件受受控状态态5.3.22.1所所有文件件分为两两种状态态，即“受控”和“非受控控”。所有有文件必必须标识识受控状状态，盖盖蓝色“受控”或蓝色色“非受控控”章。印印章格式式如下：XX XX 文件管理专用章XX XX 文件管理专用章非受控XX XX 文件管理专用章受控/生效5.3.22.2所所有受控控文件只只能为使使用者在在工作岗岗位上使使用，一一律不允允许对外外（包括括公司内内与本岗岗位无关关的人和和公司外

13、外部）；非受控控文件可可以对外外，但必必须有发发放登记记，领取取人需办办理相应应的签领领手续。5.3.33文件有有效性标标识5.3.33.1所所有文件件必须到到品质部部备案，并并在文件件封面加加盖文件件管理专专用章、同同时对文文件进行行唯一编编号方为为有效。5.3.33.2若若为作废废文件，由由各部门门回收，文文件管理理员加盖盖红色“作废”章；印印章格式式如下：XX XXXX XX文件管理专用章作废5.4文件件发布、发发放5.4.11所有质质量体系系文件必必须经编编写人、审审核人、批批准人签签名确认认，报品品质/技技术部备备案对文文件进行行标识后后才能发发布，否否则视为为无效文文件；5.4.2

14、2所有质质量体系系文件的的发放由由品质/技术部部文件管管理员按按文件件分发清清单发发放到各各部门文文件管理理员，各各部门文文件管理理员按部部门内部部文件件分发清清单再再发放到到相应的的工作岗岗位人员员手中。5.4.33 所有有管理文文件由各各部门文文件管理理员按文文件分发发清单发发放到相相应部门门文件管管理员，再再按部门门内部文文件分发发清单再再发放到到相应的的工作岗岗位人员员手中；5.4.44公司所所有的文文件管理理员必须须建立文文件管理理台帐，发发放文件件时，要要求文件件领取人人在管理理台帐上上完成签签名及签签署领取取日期手手续；5.4.55 当文文件、资资料有严严重的损损坏等不不能正常常

15、使用时时，使用用部门应应申请更更换，经经部门负负责人批批准后交交回破损损文件，由由原始文文件发放放部门文文件管理理员用原原件复印印并完成成标识后后按5.4.22和5.4.33规定发发放，并并在文件件管理台台帐上注注明补发发原因；文件发发放部门门的文件件管理员员对破损损文件加加盖“作废”章并妥妥善保存存；5.4.66当使用用部门丢丢失文件件，使用用者必须须说明原原因经部部门负责责人核实实后提出出补发申申请，然然后按发发放规定定进行；5.5文件件更改5.5.11质量体体系文件件、资料料需更改改、更新新时，应应由文件件更改提提出人或或文件更更改提出出部门的的负责人人填写“文件更更改申请请单”说明更更

16、改原因因，对重重要的更更改（如如技术参参数）还还应附有有充分的的证据,将所有有与文件件更改相相关的资资料汇总总，提交交品质/技术部部，再由由品质/技术部部将需更更改的信信息传达达到文件件的原编编写部门门，由编编写部门门提出更更改、更更新意见见并对原原文件进进行更改改，同时时按5.2规定定进行；5.5.22 管理理文件需需更改、更更新时，应应由文件件更改提提出人或或文件更更改提出出部门的的负责人人填写“文件更更改申请请单”说明更更改原因因，将所所有与文文件更改改相关的的资料汇汇总，提提交原编编写部门门，由编编写部门门提出更更改、更更新意见见并对原原文件进进行更改改，同时时按5.2规定定进行；5.

17、5.33文件、资资料更改改的审批批应由原原审批人人或相应应职权的的人员进进行，同同时应获获得原始始审批资资料。5.5.44文件、资资料更改改批准后后，才允允许发布布。文件件更改时时注明更更改标记记和更改改生效时时间，由由品管部部文件管管理员按按照5.4规定定的原发发放清单单发放修修正后的的文件、资资料，同同时回收收原文件件、资料料并对回回收文件件进行“作废”标识。对对重要更更改还应应发放“文件更更改通知知单”告知文文件、资资料使用用人。5.5.55所有文文件更改改在未获获批准前前一律执执行原文文件的规规定。5.6文件件作废及及处理5.6.11 各部部门文件件管理员员必须控控制现场场的作废废文件

18、、资资料，所所有使用用现场不不允许出出现任何何作废的的文件（包包括已经经作废但但未标识识的文件件）。5.6.22作废或或换版前前的文件件、资料料由各部门文文件管理理员按“文件管管理台帐帐”收回并并记录，进进行“作废”印章标标识；质质量体系系文件由由各部门门文件管管理员上上交品质质/技术术部文件件管理员员进行“作废”印章标标识；绝绝不允许许现场出出现任何何“作废”文件，以以防误用用。5.6.33 各部部门文件件管理员员每年的的7月份份汇总所所有的作作废文件件，统一一填写“文件销销毁申请请单”，说明明作废及及销毁原原因，报报各部负负责人审审核后，需需有两人人在场完完成销毁毁工作。需需作资料料保留的

19、的作废文文件，文文件管理理员需填填写“作废文文件留用用申请单单”，经各各部负责责人同意意后，方方能留档档备存，原原则上所所作废销销毁的文文件都必必须保留留2份作作为历史史档案以以备查。5.7文件件保管、复复制、贮贮存、归归档5.7.11 文件件管理员员对文件件的管理理必须建建立文文件管理理台帐，文文件的收收、发、销销毁、更更改的信信息都必必须在台台帐上进进行登记记。5.7.22 文件件的复制制者必须须申请，填填写文文件复制制、补发发申请表表，经经部门负负责人审审核批准准后，由由文件管管理员登登记并向向各部文文件管理理员索取取文件原原件进行行复制，任任何单位位和个人人不得随随意复制制任何文文件，

20、所所有文件件上只允允许原始始的文件件管理专专用章出出现，而而不允许许有任何何复印的的文件管管理专用用章出现现，否则则视为违违规。5.7.33文件的的使用者者和管理理者对于于所有文文件都必必须妥善善保存，确确保文件件完好，并并注意保保密工作作，不得得随意借借与他人人进行复复制。5.7.44所有文文件的原原件都必必须统一一由各部部文件管管理员进进行归档档管理，文文件管理理员建立立相应的的文件档档案，并并有适宜宜的环境境条件以以保证归归档的文文件保持持完好，符符合国家家规定的的档案管管理要求求。5.7.55文件管管理员必必须坚持持原则，认认真管理理好所有有文件，确确保文件件的有效效性，同同时应注注意保密密工作，不不得将文文件任意意复制和和传播。5.8文件件存载的的媒体本公司所有有文件所所采用的的媒体可可以是计计算机软软件、软软盘、光光盘和书书面文件件，在目目前公司司MISS系统不不健全的的情况下下，一律律使用书书面文件件形式，同同时完成成签名手手续。6.支持性性文件6.1质量量手册管管理操作作规程6.2作业业指导书书管理操操作规程程6.3表格格管理操操作规程程7.质量记记录标准准表格7.1文件件管理台台帐7.2文件件更改申申请、审审批表7.3文件件作废