资料档案管理办法

1、资料档案管理办法第一条 本办法适用于本公司文书档案、技术档案、人事档案、会计档案、商务合同、重要的销售凭证以及质量记录的资料管理。第二条 组织机构和工作职责公司档案室设于公司综合办资料室内，由综合办档案管理员统一管理。综合办负责文书档案、技术档案、重要的质量记录等资料档案的收集、整理归档、借阅和销毁，并指导和检查各部门文件和资料的收集、整理、保存工作及资料管理工作。第三条 档案受理程序（一）基建工程竣工、技术改造完成和主要设备开箱时，部门负责人到现场收集相关的图纸、产品说明书和竣工验收资料统一送综合处。（二）综合办每年进行一次公司档案整理，各部门于次年5-6月份前整理好上年度本部门应归档的文件

2、，并附文件目录表（文件目录表须有件号、责任者、文号、提名、日期、页数、备注等），以便档案管理员整理归档。提交综合办，综合办重新按类别归档，任何部门和个人不得保留应存档的资料。（三）档案移送归档时，由档案管理员确认，档案管理员检查文件的正文与附件是否完整，文件处理程序是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。（四）与本公司无关的文件或不应随便归档的文件，档案管理员应立即退回经办部门。第四条 档案整理归档文件按文件类别统一编号整理。第五条 档案分类（一）档案根据业务性质等，分为以下几类：1.党群类。2.基本建设类。3.经营管理类。4.行政管理类。5.设备类（包括主要设备、单项设备、定型设备等图纸

3、说明书、安装说明书、试运行记录、设备运转记录）。6.生产技术类（包括质量日报、月报、质量事故记录、大宗原燃材料进厂台帐、出厂产品台帐等）。7.人事档案（人事资料、劳动合同、考勤资料、工资福利等）。8.会计档案（会计凭证、会计报表等）。9.综合类。10.合同类。（二）根据档案载体分为文字档案、音像档案、电子档案（磁盘、光盘等）。（三）根据档案的密级分为秘密、机密、绝密。（四）综合办统一制定公司档案分类目录及编号，并指导各部门编写部门文件目录。第六条 档案编号（一）同一“小类”（或细类）的文件以装订于同一档案夹为原则，如果文件较多，一个档案不够使用时，可分开装订，编号，以便查找、利用。（二）每一档

4、案夹封面内页应设“文件目录表”，文件归档时依序编号、登记；每个档案只能有一个“目录”编号。（三）档案各级分类应赋预名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。（四）档案各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数的使用依文件多少和增长情况酌情而定。（五）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。（六）档案分类各级记号内应预留若干空档，以备将来公司发展或业务增加时，随时增补。（七）档案分类名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先详细研究，并拟出新旧

5、档案分类编号对照表，以免混淆。（八）档号以一文一号为原则，遇到文件叙述几件事或可以归入几类的，应先确定其主要类别，编列档号。（九）归档文件，应依目次号顺序存放于相关类别的档案盒内，以便翻阅。（十）所有“文件目录表”和“档案分类编号表”须由计算机打印，避免用笔在上面随意涂改，以便在增加或减少文档时，及时从计算机中修改。（十一）档案盒的背脊应标明内部档案的分类编号及名称，以便查找。第七条 档案的保存和期限（一）文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特别规定的，依下列规定办理。（二）永久保存的有公司章程、合资合同、出资证明、公司成立的各种证照、政府机关批准文件、各类产权证、董事会议、工程图纸、设

6、备资料以及其他涉及公司经济利益及法律责任的重要资料和文件。（三）十年保存有：人事资料、预算、决算书类等以及其他经公司决定须保存十年的文书。（四）五年保存的有：期满可以解除的合同、质量记录以及其他公司决定须保存五年的文书。（五）两年保存的有：结案后无长期保存必要的；如报告、请示等，以部门名义经公司领导批准的文件。（六）公司规章制度及管理办法由职能部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。（七）会计档案保管期限按会计档案管理办法执行。第八条 档案日常管理（一）档案管理员应随时擦拭档案柜，维护档案室及档案的清洁，以防虫蛀及腐烂。（二）每年度应对所有档案进行重新清理，已到保存期限的，应理清目录呈公司

7、领导核准后销毁，并于目录表的附注栏内注明销毁日期和批准人、监销人。保管期限到期的文件中，部分经核定仍有保存参考价值的，档案管理员应注明。（三）作废和/或失效文件和资料，除文件和资料本身盖上“作废”印记外，存放该类别文件的文件柜上也要标明“失效、作废文件和资料”、“待销毁文件、资料和记录”。（四）机密文件应单独建档，与其他一般文件分开保管。第九条 借阅管理（一）各部门因业务需要借阅档案的，填写“借阅申请单”或借阅登记表上签字，办理手续后方可借阅。外单位借阅档案的或借阅机密文件须经公司领导批准。（二）档案管理员接到“借阅申请单”或借阅登记表并经核查后，取出该项档案，并于“借阅申请单”上填注借出日期后，将档案交借阅人。并依“借阅申请单”预定归还日期的先后整理，以备催还。（三）一般文件借阅时间最长以一周为限，技术资料类文件借阅时间最长以20天为限，如有特殊情况需延长借阅期限时，应重新办理借阅手续。借阅人员不得私自转借。（四）档案归还时，档案管理员核实后归入档案夹中，“借阅申请单”或借阅登记表由档案管理员留存备查。（五）借阅人员对于所借文件，不得抽换增损。如确因工作需要必须拆开时，应需要经过综合办负责