42会计档案管理办法

1、PAGE 1第22页 共14页编号：2004-4.2 生效时间：2004.7.2页数：144 批准准人：4.2 会会计档案案管理办办法 1 总则1.1为加加强集团团会计档档案的管管理，促促进集团团整体会会计基础础工作管管理水平平的不断断提高，实实现会计计档案管管理工作作规范化化、制度度化、统统一化，确确保集团团会计资资料的安安全完整整、妥善善保管、查查阅方便便、存放放有序，特特制订本本办法。1.2本办办法依据据国家会会计基础础工作规规范、会会计档案案管理办办法并并结合集集团的实实际情况况制订。1.3本办办法适用用于集团团总部和和所属企企业。2 释义2.1会计计档案是是会计凭凭证、会会计帐簿簿、

2、会计计报表等等会计资资料以及及财务管管理过程程中相关关资料的的总称，它它是记录录和反映映经济业业务的重重要资料料和证据据。2.2会计计档案种种类和内内容2.2.11按照内内容分类类 （11）会计计凭证类类：原始始凭证，记记帐凭证证，汇总总记帐凭凭证，其其他会计计凭证。（2）会计计帐簿类类：总帐帐，明细细帐，日日记帐，辅辅助帐簿簿，其他他会计帐帐簿。（3）财务务报告类类：月度度、季度度、年度度财务报报告，包包括会计计报表、附附表、附附注及文文字说明明，税务务报表、查查帐报告告、验资资报告，评评估报告告及其他他财务报报告。（4）其他他类：银银行存款款余额调调节表、银银行对帐帐单、票票据，存存储财务

3、务资料的的光盘、磁磁盘、磁磁带，会会计档案案移交清清册，会会计档案案保管清清册，会会计档案案销毁清清册等其其他应保保存的会会计核算算与管理理资料，以以及合同同、章程程、董事事会纪要要等与经经营管理理和投资资者权益益有关的的其他重重要文件件资料。2.2.22按照保保管期限限分类 会会计档案案分为永永久、定定期两类类。定期期保管期期限分为为3年、55年、110年、115年、225年五五类。各各种会计计档案保保管期限限从年度度终了后后的第一一天算起起。2.2.33按管理理主体分分类 分分为集团团总部保保管和所所属企业业保管二二类。2.2.44按照密密级分类类 分分为秘密密、机密密、绝密密三类。 （1

4、1）秘密密涵指在在一定时时期内所所有财务务资料。 （22）机密密指涉及及的内容容在一定定时期内内不能为为众多人人所知，如如果泄露露将给企企业的生生产经营营造成一一定影响响和损失失的财务务资料。 （33）绝密密指涉及及的内容容在一定定的时期期内只能能为相关关的少数数人所知知，如果果泄露将将给企业业生产经经营造成成严重影影响和损损失的财财务资料料。3 日常管管理3.1集团团所属企企业的财财务部门门具体负负责本企企业会计计档案的的整理、保保管、归归档的日日常管理理工作。各各企业财财务部门门负责人人为会计计档案管管理的第第一负责责人，并并应指派派兼职人人员管理理会计档档案。出出纳人员员不得兼兼管会计计

5、档案。3.2各企企业财务务人员必必须于次次月将应应归档的的会计凭凭证移交交会计档档案管理理人员统统一管理理；于次次年一季季度将其其他会计计档案资资料移交交会计档档案管理理人员统统一管理理。3.3负责责档案管管理的财财务人员员根据档档案管理理的要求求负责日日常会计计档案的的整理、登登记造册册、保管管工作，督督促各会会计人员员将所形形成的会会计资料料移交管管理人员员集中保保管。3.4移交交的会计计档案资资料应符符合会计计资料整整理要求求。4 建档标标准4.1会计计凭证4.1.11会计凭凭证按月月整理，分分类（现现字、银银字、转转字）装装订成若若干册，每每册为一一卷。会会计凭证证在装订订前，要要分类

6、整整理、按按标号顺顺序排列列，检查查凭证各各项内容容是否齐齐全、凭凭证顺序序号有无无颠倒、记记帐凭证证附件是是否齐全全，取出出金属物物，按每每本3厘厘米左右右的厚度度确定本本册所汇汇总的凭凭证张数数、顺序序排列。凭凭证前面面要附有有本册记记帐凭证证的凭证证汇总表表。4.1.22装订凭凭证采取取“三针引引线法”装订，实实行三眼眼一线打打结，凭凭证封皮皮采用牛牛皮纸统统一印制制。4.1.33凭证装装订完毕毕，确定定本月装装订凭证证的册数数，按凭凭证前后后顺序，在在每册凭凭证封面面上填写写凭证种种类、起起止号码码、凭证证张数、本本月装订订凭证册册数、本本册是第第几册。企企业财务务负责人人和装订订人员

7、在在装订成成册的凭凭证封皮皮上签章章。4.1.44会计凭凭证归档档应做到到平整美美观，封封面项目目填写齐齐全，字字迹工整整，由经经办人签签字，加加盖骑缝缝章（财财务专用用章）。4.2会计计帐簿4.2.11会计年年度终了了时，在在帐簿装装订前，根根据总帐帐核对明明细帐是是否齐全全，核对对所启用用帐户的的帐页数数是否齐齐全、序序号排列列是否连连续。活活页帐簿簿保留已已用过的的帐页，编编写序号号，去除除空白页页，撤掉掉帐夹，用用牛皮纸纸做封面面、封底底，装订订成册。多多栏式、三三栏式、数数量金额额式活页页帐不允允许混装装，应按按照同类类业务、同同类帐页页分类装装订。4.2.22采用电电算化核核算的单

8、单位，帐帐簿打印印采用统统一的打打印纸。年年度终了了，将总总帐、明明细帐打打印装订订。打印印的帐簿簿根据实实际情况况设定横横向或纵纵向打印印，保证证内容齐齐全完整整。4.2.33各种帐帐簿的帐帐簿启用用登记表表要格式式规范、栏栏目填写写齐全、手手续完备备。装订订的会计计帐簿应应保持平平整、整整齐、牢牢固，不不得有折折角、缺缺角、错错页、掉掉页、加加空白纸纸的现象象。封口口要严密密，封口口处要加加盖骑缝缝章。帐帐簿的封封面上填填写好帐帐目的种种类，编编好卷号号，财务务负责人人和装订订人员签签章。4.3会计计报表4.3.11会计报报表统一一采用AA3、AA4的打打印纸打打印或标标准印制制报表填填制

9、，对对每个月月的会计计报表，检检查报表表种类是是否齐全全、内容容是否完完整，分分清月报报、季报报、年度度报表。各各单位将将全年的的会计报报表整理理整齐后后，用牛牛皮纸做做封面封封底，进进行装订订，封面面内容填填写齐全全，有关关领导、财财务负责责人、编编报人签签字盖章章，加盖盖骑缝章章。4.4其他他会计资资料除上述会计计凭证、账账簿、报报表外，企企业的税税务资料料、审计计报告、验验资报告告、评估估报告及及合并、注注销、清清算报告告等资料料应按资资料的种种类，单单独建档档保存。5 会计档档案的归归档5.1集团团总部及及所属企企业的会会计档案案，由各各自分别别保管。5.2会计计档案按按集团档档案分类

10、类规则进进行分类类，会计计凭证为为01、会会计帐簿簿为022、财务务报告为为03、其其他会计计资料为为04。5.3会计计凭证按按形成时时间的先先后顺序序立卷归归档，并并以年度度相区分分，卷号号从 0001-9999号。5.4会计计帐簿按按总帐、银银行存款款日记帐帐、现金金日记帐帐、明细细分类帐帐（银行行对帐单单随银行行日记帐帐一起保保管）顺顺序立卷卷归档，卷卷号从0001-9999号。5.5会计计报表按按永久、225年、115年、110年、55年、33年等保保管期限限分类立立卷归档档，卷号号从0001-9999号号。5.6电子子文件的的归档5.6.11归档的的光盘、磁磁盘、磁磁带按照照类别分分

11、类，粘粘贴标签签，设立立单独的的登记簿簿登记，便便于查找找。5.6.22随计算算机配置置而来的的操作系系统、各各类应用用程序软软件以及及购买的的商品化化会计核核算系统统软件，以以及上述述软件的的备份磁磁盘、光光盘，必必须作为为会计档档案保管管。各类类电子会会计档案案的存档档，必须须经过财财务负责责人审批批同意并并签章，如如果对备备份磁盘盘、光盘盘的操作作可能危危及该备备份磁盘盘、光盘盘的完整整性，应应制作该该备份磁磁盘、光光盘的复复制件，使使用复制制件进行行操作。6 会计档档案保管管6.1保管管要求6.1.11 集团团总部及及所属企企业应设设会计档档案室，没没有条件件设立会会计档案案室的单单位

12、，应应设会计计档案专专柜，并并指定兼兼职人员员负责保保管。每每年会计计年度终终了，会会计凭证证、会计计账簿、会会计报表表暂由财财务部门门保管一一年，期期满后移移交档案案部门保保管。年年度终了了时填制制的会计计档案目目录送档档案部门门一份备备查。其其他会计计档案，由由财会部部门自行行保管。6.1.22会计档档案保管管部门对对各种会会计档案案必须单单独存放放，按照照不同类类别分别别入柜，按按时间顺顺序立卷卷排列，并并对非永永久性会会计档案案建立一一般会计计档案保保管清册册（附件件4）；对永久久保存的的会计档档案单独独保管，设设立永久久会计档档案保管管清册（附附件5）。所所有会计计档案必必须装入入档

13、案盒盒，各会会计档案案盒、档档案柜应应注明档档案种类类、年度度、所属属企业、名名称、起起止卷号号，存放放有序、便便于查找找。6.1.33档案管管理人员员严格遵遵循安全全和保密密制度，定定期检查查档案柜柜、库，发发现问题题及时报报告上级级主管。6.1.44会计档档案做到到防潮、防防暴晒、防防虫蛀、防防鼠咬。6.1.55磁盘、光光盘等备备份数据据资料，必必须装入入盘套，存存放在安安全、洁洁净、防防热、防防潮、防防磁、防防辐射的的场所。每每满2年要进进行一次次抽样机机读检验验。抽样样率不低低于100%，发发现问题题及时采采取恢复复措施。设设备环境境更新时时应确认认库存载载体与新新设备的的兼容性性，如

14、不不兼容，应应进行电电子档案案的载体体转换工工作，原原载体同同时保留留时间不不少于33年。磁磁性载体体上的电电子档案案，每44年转存存一次。原原载体同同时保留留时间不不少于44年。6.1.66企业因因各种原原因而终终止的，所所有会计计档案应应当由终终止单位位的财务务部门整整理后，按按照移交交的有关关内容，移移交集团团总部档档案管理理部门集集中保管管。6.1.77通过并并购方式式建立的的企业，原原企业的的会计档档案原则则上由其其上级主主管部门门负责处处理，如如无明确确部门承承担的，原原会计档档案由并并购后的的企业封封存，单单独保管管。6.1.88如果企企业分立立，原企企业存续续的，其其会计档档案

15、应当当由分立立后的存存续方统统一保管管，其他他方可按按照规定定查阅、复复制与其其业务相相关的会会计档案案；企业业分立后后原企业业解散的的，其会会计档案案应移交交集团总总部档案案管理部部门保管管，各方方可以查查阅、复复印与其其业务相相关的会会计档案案。企业业分立中中未结清清的会计计事项所所涉及的的原始凭凭证，应应当单独独抽出由由业务相相关方保保存，并并按照规规定办理理交接手手续。6.1.99企业因因业务移移交其他他单位办办理所涉涉及的会会计档案案，应当当由原单单位保管管，承接接业务单单位可查查阅、复复印与其其业务相相关的会会计档案案，对其其中未结结算的会会计事项项所涉及及的原始始凭证，应应当单独

16、独抽出由由业务承承接单位位保存，并并按规定定办理交交接手续续。6.2会计计档案保保管期限限详见会计档档案保管管期限表表（附件件1）6.3会计计档案的的查阅6.3.11建立会会计档案案查阅台台帐（附附件6），填填写档案案查阅情情况及利利用效果果。6.3.22本企业业财务人人员查阅阅已移交交档案管管理部门门管理的的会计档档案，须须填写“会计档档案查阅阅、复印印申请单单”（附件件2），写写清查阅阅内容的的用途、档档案的名名称、所所属企业业和档案案的年度度、查阅阅的时间间（日期期），经经企业财财务负责责人批准准后才能能查阅。本本企业非非财务人人员因工工作需要要查阅会会计档案案的，应应按以上上内容详详细

17、填写写“会计档档案查阅阅、复印印申请单单”，经本本企业财财务负责责人和总总经理（或或负责人人，下同同）批准准后方能能查阅；非本企企业人员员需要查查阅会计计档案的的，须由由查阅方方提出查查阅申请请并提供供单位介介绍信后后，比照照本企业业非财务务人员查查阅办法法办理相相关手续续，在指指定的地地方查阅阅，查阅阅时应有有本企业业财务人人员在场场。6.3.33会计档档案不得得借出，如如有特殊殊原因需需填写“会计档档案查阅阅、复印印审批单单”，经本本企业财财务负责责人和总总经理批批准，可可提供复复印件。6.3.44查阅和和复制会会计档案案的人员员，严禁禁在会计计档案上上涂画、拆拆封和抽抽换。6.4会计计档

18、案销销毁6.4.11保管期期满的会会计档案案，除本本办法第第6.44.6条条规定的的情形外外，按照照以下程程序销毁毁。6.4.22由财务务部门提提出销毁毁意见，编编制会计计档案销销毁清册册（附件件8），列列明销毁毁会计档档案的名名称、卷卷号、册册数、起起止年度度和档案案编号、应应保管期期限、已已保管期期限、销销毁时间间等内容容。6.4.33填写会会计档案案销毁审审批单（附附件3），报报经本企企业财务务负责人人和总经经理审核核，集团团财务总总监复核核，集团团总经理理及董事事长批准准后方可可销毁。6.4.44销毁会会计档案案时，应应由会计计档案保保管部门门、本企企业财务务部门、集集团财务务管理部部

19、共同派派员监销销。6.4.55监销人人员在监监销档案案以前，应应当按照照会计档档案销毁毁清册所所列的内内容认真真清点核核对所要要销毁的的会计档档案。销销毁后，监监销人员员在销毁毁清册上上签名盖盖章，销销毁审批批单附后后，交本本企业档档案管理理部门长长期保管管。6.4.66对于保保管期满满，但未未结清债债权债务务的原始始凭证（协协议、合合同等）、尚尚未报废废的固定定资产、对对外投资资有关的的资金投投入等涉涉及其他他未了事事项的原原始凭证证不得销销毁，应应单独抽抽出另行行立卷，由由档案管管理部门门保管至至相关事事项终结结时为止止。单独独抽出立立卷的会会计档案案，应当当在会计计档案销销毁清册册和会计

20、计档案保保管清册册中列明明。会计档案移移交7.1 会会计档案案保管人人员，应应相对稳稳定。如如果保管管人员有有变动，必必须办理理交接手手续后才才能离开开。交接接双方应应当按照照移交清清册（附附件7）所所列内容容逐项交交接，并并由交接接双方的的单位负负责人负负责监交交。交接接时移交交人与接接管人应应按会计计档案目目录逐一一点交。如如发现会会计档案案有短缺缺，应由由移交人人负责找找齐，如如有丢失失，移交交人应查查明原因因，承担担责任。交交接完毕毕后，交交接双方方经办人人和监交交人应当当在移交交清册上上签名或或盖章。7.2会计计档案移移交清册册一式四四份，经经双方经经办人和和监交人人员核对对无误后后

21、，交接接双方经经办人及及监交人人各持一一份，企企业存档档一份。罚则 有有下列情情况和行行为的，按按照集团团有关规规定对责责任人员员实行经经济、行行政处罚罚，情节节严重者者依法追追究法律律责任。8.1会计计档案管管理不符符合要求求，管理理混乱的的。8.2未按按规定移移交、保保管会计计资料，致致使会计计资料损损坏、灭灭失的。8.3伪造造会计凭凭证、帐帐簿，隐隐藏、故故意销毁毁会计资资料的。8.4借阅阅、复印印会计资资料时涂涂画、拆拆封、抽抽换和篡篡改会计计资料的的。8.5泄露露财务秘秘密，对对集团造造成重大大损失的的。附则9.1本办办法的修修订、解解释权属属集团财财务管理理部。8.2本办办法自22

22、0044年 月 日起执执行。附件：1 会计计档案保保管期限限 22 会会计档案案查阅、复复印申请请单（格格式） 33 会会计档案案销毁审审批单（格格式） 44 一一般会计计档案保保管清册册（格格式） 55 永永久会计计档案保保管清册册（格格式） 66 会会计档案案查阅台台帐（格格式）7 会计计档案移移交清册册（格格式）8 会计计档案销销毁清册册（格格式）抄报：集团团公司总总经理抄送：集团团公司稽稽核审查查部集团公司人人事行政政部下属各公司司及各司司财务部部附件1会计档案保保管期限限序号档案名称保管期限备注一会计凭证类类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类类4总帐15年包括日记总总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行行存款日日记帐225年7固定资产卡卡片固定资产报报废清理理后，保保存5年年8辅助帐簿15年三财务报告类类包括各级主主管部门门汇总财财