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文档简介

1、本文格式为Word版，下载可任意编辑 有关规范档案管理及设立兼职档案管理员通知 佳兆业物业管理(深圳)有限公司惠州分公司 佳物管惠字2022149号 关于规范档案管理及设立兼职档案管理员的通知 各部门、物业服务中心： 为保障公司档案资料的完整性及保密性，明确档案归属管理，同时提高档案管理水平，有效保管和利用档案，公司现将档 案管理进行规范如下： 一、档案资料 （一）工程承接查验、移交等资料 1、各工程所涉及的各业务口承接查验或与外部移交资料归 属工程存档，职能各业务口保存电子档以备查验； 2、各工程涉及到相关查验、移交节点的，统一由各工程发 起A8协同报批，需注明时间节点、外部对接单位及相关事

2、项， 确保各节点有效连接，落实到相关责任人，所有承接手续及资料 存档需严格依照佳兆业物业移交标准工作指引日执行； 审批流程为：工程发起各职能业务口负责人职能分管高管分公司第一负责人。 （二）公司合同类、保单类、备案类等资料 1、针对公司内所有合同类、保单类、备案类、工商类等资料，保存一份原件由职能行政保管并存档，各工程保存档案复印件以备查验； 2、各类固定资产（含地产移交）、低值耐用品说明书、保修卡由各工程行政专门保管，并建立清册，以备查阅。 二、设立档案室及兼职档案管理员 （一）各物业服务中心设立档案室，专门对档案进行存档置放； （二）各物业服务中心设立兼职档案管理员，依照佳兆业物业档案管理

3、制度（附件1）对所属工程承接查验、移交等相关四大业务类（工程、安全、客服、环境）的档案进行分类、编号、存档； （三）兼职档案管理员需对档案进行保密，对档案的完整性负责。相关人员查借阅档案，务必按公司流程审批后方可借阅，归还时办理注销手续； （四）兼职档案管理员需将工程所有电子版资料档案上传至工程百度云相应文件夹中，每月由品质及工程部在百度云中收集汇总至公司百度云存档，以保证资料完整性。 三、历史资料收集 为了有效保持档案的完整性和延续性，各常态工程根据附件新建物业资料移交清单，于2022年12月31日前与地产各业 务口初盘各工程工程、园林绿化资料移交清单，并将初盘信息反馈至品质及工程管理部刘尚恒处。待公司汇总后，于2022年1月10日前与地产相关部门召集会议探讨，完善该类资料存档。 请部门、工程应引以重视，规范档案管理，加强档案管理的检查与监视，公司将定期对工程进行档案管理检查，并将检查结果纳入各职能、工程负责人考核，纳入管理层专项扣分。 特此通知 附件：1、佳兆业物业档案管理制度 2、佳兆业物业移交标准工作指引 3、新建物业移交清单 5、工程档案目录分类 6、归档目录清单 6、借阅审批表 7、档案盒脊 8、档案封面 责任部门：品质及工程管理部 安全督察部 行政及人力资源部 佳兆业物业管理（深圳）有限公司惠州分公司 二一五年十二月十五日 主题词：档案管

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