办公室主任岗位任务说明书

1、6/6办公室主任岗位任务说明书编号：_YD/BG/001拟制：_核准：_生效日期：_一、基本资料部门名称办公室岗位名称主任挺直上级总经理所辖人员本部门员工二、工作说明1、主要职责1、主持办公室全面工作。2、组织起草公司的规章制度、工作方案、工作总结。3、负责公司会议决议督办、方案实行和任务完成状况检查等综合管理工作和部门之间关系的协调工作。4、负责组织信息管理工作。5、指导或办理公文处理、会务安排、档案管理、公关接待工作。6、指导公司的后勤保障工作、平安保卫工作、房产管理工作。7、负责组织公司的企划宣扬工作。8、参与子公司管理工作。2、主要工作内容1、帮助总经理室制定公司的年度工作方案、公司的

2、基本规章制度和管理方法，组织撰写公司工作总结；制定公司行政管理方面的各项规章制度、制定本部门工作方案、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、准时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作方案实行状况、任务完成状况的督办和检查。3、组织收集、整理、沟通公司的经营管理信息，把握公司主要活动状况，依据工作要求对有关信息组织专项调查探究，为领导探究工作和决策供应综合信息资料，做好领导的参谋和助手。4、组织起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，指导公司公文处理工作。5、负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专题会议的会务预备、资料预备，做

3、好会议记录和整理睬议纪要，必要时形成内参后发文，并贯彻、检查会议精神的实行状况。6、督办档案管理工作，加强保密训练，检查保密工作状况。7、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理好公司公共关系。8、组织公司的企业形象设计和对外宣扬工作。9、组织做好公司办公设备的购置、维护和办公智能化建设，规范办公用品、劳保用品、其他工作用品及礼品的供应、选购和管理，统一标记、信笺的印制、管理。10、检查指导后勤管理员做好固定资产、房产管理、车辆租赁与调度工作和完成卫生、绿化、午餐供应等日常工作。11、组织做好平安训练工作，实行公司内部治安保卫、消防平安工作。12、帮助总经理审定和完善子公司的章程；并准时向总

4、经理报告子公司的经营管理信息；实行总经理办公会决议，并检查子公司决议执行状况。13、组织编写公司大事记、状况沟通等公司的内部刊物。14、指导文员做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。15、做好行政信访接待工作。16、负责公司行政印鉴的管理、用法。17、负责公司办公费用的用法和掌握。18、搞好部门建设，不断改进内部管理工作，检查员工各项工作完成状况，做好部门工作总结，指导、培训、考核本部门员工，提高员工综合素养和部门工作绩效。19、完成公司领导交给的其他任务。3、主要工作要求1、工作方案、总结1.1精确理解总经理对年度工作方案、工作总结制定的目标和要求，为制

5、定年度工作方案、总结预备必要的资料供领导参考，依据领导的要求组织编写工作方案和总结，报总经理批阅修改后，行文实施。1.2 在每月第一个工作日、每季度首月的第三个工作日内，每年1月15日前，制定出本部门的工作方案，组织实施、检查。年度方案上报总经理，经审批后组织实施；工作方案的制定要准时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按方案开展各项工作，要准时跟踪方案实施状况，发觉问题马上处理；要依据实际工作需要准时修改工作方案，并做修改记录。2、制定制度2.1全面了解公司的经营状况，依据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理方法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查实

6、行状况。2.2依据公司实际，准时制定、修改公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、平安保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查实行状况。3、综合管理与协调3.1保持与各部门之间的协调沟通，准时了解各部门工作任务完成状况，并将有关状况和问题向总经理室汇报。3.2帮助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深化的调查、了解，与相关部门或人员沟通、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的状况，照实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1审核副主任组织制定的信息管理制

7、度，提出修改意见和建议，修改后报总经理室审批，检查制度执行状况。4.2检查、督促副主任和信息管理员按时做好系统维护工作。4.3督促、考核计算机应用学问的培训工作。4.4组织部门专职人员收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，准时把握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，马上汇报。4.5组织部门专职人员，为公司重大决策事项供应信息支撑和专项探究报告：依据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研方案，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写出书面报告呈送

8、领导。5、公文处理5.1建立公文处理规范，指导秘书和文员依据精确、快速、平安的原则和公文处理的规定完成公文的收发、处理。5.2依据领导的要求，帮助领导起草或安排秘书起草会议讲话稿等有关文件，掌握文稿质量和定稿的时间，做到工作准时，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1组织安排会务，有秩序地做好会前预备、会中管理和服务、会后办结事宜。把握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，指导布置会场、安排食宿、调度车辆等工作，做到有条有序，能够承上起下、联络左右、内外照应，妥当应对随时交办的事项。6.2安排专职人员做好会议的录音、摄像、记录及会议记录的整理、纪要的拟写；认真审核、修改记录和纪要，掌握质量

9、，做到格式规范、内容和用语精确；必要时形成内参后发文。6.3贯彻会议精神、决议，检查实行状况。7、档案管理7.1组织制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。7.2准时检查、指导档案管理员的工作，确保档案管理妥当、井然有序。8、接待与公共关系8.1内宾接待：指导部门员工热忱接待来访客人，亲自接待比较重要的客人，重要客人来访前要准时向领导汇报，商定接待方案，实行相关人员参与接待并预备相关资料，必要时安排食宿。8.2外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，实行接待细则（接送、住宿、陪随、洽谈、会场、宴会、票务、车辆、时间、

10、路途等）。严格把握抵达、离开时间，实行专人负责迎送和相关人员参与接待，供应相关资料；遵循外事纪律，应对突发状况，做好接待小结。8.3领导公务活动：提前做好预备工作，实行时间、地点、人员，预备相关资料，必要时实行专人负责全程服务。8.4公司商务活动：事先与有关部门商定方案，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，实行迎送、接待人员，预备相关资料。8.5上述活动要做到组织有序，接待恳切、热忱、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。8.6妥当协调、处理公司的对外事务以及公共关系；准时安排人员或亲自访问有关单位和人员，妥当办理相关事宜；准时安排恰当的人员参与外部相关会议和活动。8.7组织承

11、办公司的企业形象设计事项，联系CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统，力求CIS方案达到具有系统性、可行性，符合公司经营理念和文化，能够塑造公司形象的要求。8.8组织员工做好公司形象的新闻宣扬，公司有重要活动时要联系有关新闻单位参与，并做好接待和资料预备工作；要准时督促秘书、文员和档案管理员做好相关公关资料、图片、录音、录像、题词等的收集、整理、记载存档工作，以便在需要时展现。8.9督促副主任和信息管理员建设、维护公司网站，准时更新网页、发布信息，对拟发布信息内容进行审核，提出修改意见。8.10留意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和大事的信息，分析其后果，快速做出有效的应对处理，

12、重要大事要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1检查、督促后勤管理员做好卫生、绿化工作，保持办公场所的洁净洁净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位做到整齐、清洁、光明、无异味。9.2定期审核午餐伙食标准、就餐人员，确定供应商，保证卫生、养分合理。9.3审定办公用品、劳保用品、礼品选购方案，检查选购质量，审批账单，掌握费用，指导制定办公用品管理制度。做到选购准时、质量优良、费用节省、管理有序。9.4确定租车数量、规格，审核车辆租赁费用；指导做好车辆租赁、费用结算和调度工作。10、固定资产管理制定固定资产和房产的管理细则，明确工作程序和要求，指导检查后勤管理员按规范管理，建立台账，做到资

13、料清晰、完整，管理井然有序。11、平安保卫组织开展平安训练工作，以“预防为主”为中心，通过宣扬训练提高职工法制观念和平安意识；定期检查平安工作实行状况，准时、妥当协调处理平安工作中存在的问题，杜绝平安隐患，确保陆上单位平安生产无事故。检查、督促安保人员做好证件办理等工作。12、子公司管理12.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议。12.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，主要了解、检查子公司的经营管理活动完成状况、执行公司章程和法律要求状况等。12.3定期收集、整理子公司的经营管理信息，并准时向总经理报告。12.4准时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管

14、理方面的事项，并检查子公司执行会议决议的状况。13、其他13.1确保公司重要事项准时编入大事记；组织编辑状况沟通，保证质量。13.2准时检查公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退状况和机关订阅报刊状况，保证工作的准时性。13.3做好行政信访接待工作，深化调查了解实际状况，准时处理答复。13.4管理公司印鉴，制定印鉴用法规定，严格把握用印范围，了解用印用途，遇有疑问准时向总经理或分管领导请示，用印后准时做好登记。13.5统一公司各类信笺、标记的印制，制定印制规格，规范印制标准，合理掌握费用，检查管理、领用、发放状况。13.6搞好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训，不断提高员工业

15、务素养。13.7依据领导要求牵头组织或参与公司企业文化建设，做到组织有序、工作有效。13.8依据工作要求组织部门内考核，在规定时间内完成评分工作，做好被考人面谈沟通工作；每年要编制本部门的培训方案、用人方案，递交人力资源部；对员工的奖惩要公正、适当，要能够充分地调动员工的工作主动性，形成良好的团队氛围，提高部门工作绩效。13.9定期检查本部门方案完成和规章制度执行的状况，准时调整不适应的工作环节，做好工作总结，形成书面报告，按要求汇报。13.10按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其他任务。三、任职资格因素细分因素等级限定资料学问学历B经济管理类或航运类专业本科以上学历或

16、相当程度。行业学问B生疏航运行业学问，对行业发展趋势的把握基本精确。专业学问B生疏公司平安管理体系；生疏公司生产经营管理状况；生疏党和政府有关改革开放、经济建设、交通运输等方面的方针政策；把握行政管理学问；把握各种应用文书的写作学问，生疏礼仪学问。力量领导力量B能够把握管理技巧，合理安排、掌握、检查、评估所负责管理的各项工作，准时指导、检查下属工作，严格管理，公正客观地对待下属，保持所领导的团队的协调性。组织协调力量A能够正确组织下属开展本部工作，协调本部门内部和部门之间的关系，能够妥当处理各种人际关系。事务处理力量B能够合理安排工作方案，准时、正确的完成各项工作，能够解决突发大事。理解力量A能够精确把握本身职务定位、工作内容；精确、快速的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对于所学的学问和技能能够快速理解和把握，反应机敏，能够举一反三。决策力量B能够科学地进行猜测和分析，全面权衡利弊关系，准时选择出切实可行的方案。推断力量B能快速、精确的推断各种问题，把握其实质，能较为精确的推断从未遇到的问题，找到解决的方法。开拓创新力量B能够较快速地接受新事物，具有较强的创新意识，能够在工作