海中物业培训教案第五讲：财务管理

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档中海物业培训教案第五讲：财 务 管 理目 录 TOC o 1-4 一、物业公司概况 PAGEREF _Toc24189098 h 69二、收 支 预 算 PAGEREF _Toc24189099 h 691、资金的权属 PAGEREF _Toc24189100 h 692、收支预算的原则 PAGEREF _Toc24189101 h 703、预算项目的设定 PAGEREF _Toc24189102 h 70三、合理化成本 PAGEREF _Toc24189103 h 711、成本开支项目 PAGEREF _Toc24189104 h 722、成本开支

2、标准 PAGEREF _Toc24189105 h 72四、收费中常遇问题的处理和技巧 PAGEREF _Toc24189106 h 731、收费的理念 PAGEREF _Toc24189107 h 732、收费管理的机制 PAGEREF _Toc24189108 h 733、收费的方法 PAGEREF _Toc24189109 h 744、对不交费的处理 PAGEREF _Toc24189110 h 74五、财务制度的建立 PAGEREF _Toc24189111 h 751、财务管理制度 PAGEREF _Toc24189112 h 752、岗位责任制 PAGEREF _Toc241891

3、13 h 753、岗位操作规程 PAGEREF _Toc24189114 h 754、检查制度 PAGEREF _Toc24189115 h 765、专项付款程序规定 PAGEREF _Toc24189116 h 76物业公司概况在讲业务之前，先让我们了解一下物业公司。物业公司就其经营结构来讲，应分为两部分，一部分是物业管理公司（以下称公司本部），它是依靠管理手段和各种技术力量来运作物业管理项目，同时赚取管理酬金的；另一部分是物业管理处（以下称管理处），它是物业管理具体的实施部门，其内容是收取管理费来进行各种服务项目运作，以上这两部分组成了物业管理公司经营的整体。既然经营分两部分，那么，财务的

4、核算也应分为两部分，既物业公司以公司本部为会计核算主体，管理处以物业项目为会计核算主体。作为一个经营企业，其功能一般分为三个层次，即投资中心、利润中心、成本中心，那么以上这两个会计主体属于哪个中心呢？我们认为，公司本部应包含前两个中心，而管理处应为成本中心，为什么呢？因为经营企业都是以获取最大利润为目的的，要达到目的，应有两条总的原则，即开源和节流，作为物业公司本部，同时具备开源和节流的空间，而作为管理处，由于多种条件所限，开源的空间不大，主要靠控制成本，所以，管理处应是成本控制中心，我们今天要讲的内容主要是以管理处为主。收 支 预 算资金的权属企业的经营离不开营运资金，这些资金有一个所属权的

5、问题，那么管理处的资金是归属物业公司，还是物业项目呢？我们来分析一下。 首先，从企业的经营次序来看，一般企业经营的次序是供产销，先投入资金，投入人力，再进行生产，最后销售，而管理处是先收取业户的管理费，然后进行服务的过程，最后产出服务的效果，所以其次序应是销供产，从这里可以看出，管理处的营运资金来自于消费者，即业户。 其次，从管理的原则上讲，管理处充当了一个管家的角色，就好比我们家庭聘请钟点工，主人除了付给钟点工工资外，要买菜还要付买菜的钱，如果买完菜后有剩余的钱归谁呢？当然是业主！管理处也类似钟点工，先收取全体业户的管理费，然后进行投入，为全体业户提供约定的等值的服务，等值，即是收支平衡或略

6、有盈余，（为什么要收支平衡或略有盈余呢？以后讲），从这一点上也可以看出，管理处或者说是项目上的资金来自于消费者而不是管理处，推而广之，项目上的开支原则上要由业户（业主委员会）认可。当然，管理处肯定不同于钟点工，它不是社区服务，而是物业“管理”。收支预算的原则 为什么要作收支预算呢？有两个方面的原因，其一，从财务核算角度看，无论是经营者还是所有者都希望资金是良性的正常的循环，那就要清楚的知道资金运作的状况，而要做到这一点，就要对资金运作有事先、事中和事后的控制，这就要定期地科学地做出资金收入和支出的预先概算，当然，做预算是一门专业技术，比如建筑预算，套定额等，而物业管理和那些还不太一样；其二，物

7、业管理是以收定支，通俗的讲，就是收多少钱，办多少事，或者说，收什么标准的钱，就要支出什么标准的成本，你收了业户多少钱就应该让业户享受多少服务，这里面就有一个标准问题，一个科学的分配问题，这就是我们说的物业管理公司的“管理”的意义所在，管理意味着要用你的专业、你的理念、按照法规去进行工作。按照以上的原则制订收支预算，其结果应该是收支平衡，或略有盈余。当然，有些人会说，我们可以用少的成本来为业主节约，甚至为业主降价，但是，要知道，有些标准必须有投入才能达到效果。预算项目的设定 1、项目设置的原则 上面说到，我们现在所讲的预算不同于专业的预算，同时，也不同于会计核算，所以，其项目的设置既不同于专业预

8、算项目，也不同于会计核算科目，如，会计核算科目的划分主要考虑经济业务的性质，而物业管理的预算主要考虑经济业务的分类（管理酬金、保安费用等）；另外，还要考虑管理的需要以及企业文化等等。2、收入项目收入的项目主要分三部分，一部分是经过政府有关部门批准的，比如物业管理综合费用（简称物业管理费）、车位管理费,即然是批准的，就应是法律意义上的收入项目，这是每个业户有义务必须交纳的费用，是进行物业管理的主要的经济来源，是全体业户共同的资产，因此，任何单位和个人都不能挪用这些资金，当然，也无权减免，否则，是对全体业户利益的一种侵犯；二部分是政府部门规定的，比如停车费（其实该项目也有争议），这是业户和物业公司

9、应共同遵守的；三部分是物业公司和业户约定的，俗话说叫“你情我愿”， 有空调使用费、维修费、保安费、清洁卫生费、电话维护费、其他劳务费等。这部分没有什么规定，主要是根据业户所享受的服务及需要来设定。3、支出项目 考虑到业户的利益，政府有关部门在这方面作了规定，就是说，在收取了业户的管理费后，可以开支哪些项目是有规定的，比如广州市物业管理办法规定，开支的范围有：人员工资福利、设备设施维护、公共秩序服务（保安）、园林绿化、公共清洁、公共水电、公共设施保险、办公费、管理酬金等，但是，我们认为，管理处维护的是一种社会性的公共秩序，在经济条件允许的基础上，经业户（业主委员会）同意，适当开支一些与物业管理密

10、切相关的或有助于物业管理的项目是可行的，也是符合物业管理理念的，但切记，一定要从业户的利益出发，要尽量节流。 所以，基于上述的理念，我们这样设置支出项目：人员薪金及福利、设备及设施的维修维护费、公共水电费、清洁费、绿化费、公共保险费、文化联谊费、节日布置、燃料及材料费、保安及消防费、邮政服务费、管理酬金、固定资产折旧费、劳动保护费、交际应酬费、培训费、低耗品、各种行政费、税费等。这些如果按会计核算来划分，应分为两部分，一部分是物业管理成本，即是与物业管理密不可分的主要支出（构成产品主要实体的支出），二部分是物业管理费用，即是与物业管理有关的次要支出。 4、预算的编制 编制时间一般为每年的111

11、2月份，内容包括：所属期间、项目名称、应收费面积、上年度实际发生金额、预算金额、百分比、计算依据说明；编制时每项都要有依据，如，面积、单价、数量、人数、法规、行规、合同、协议、项目、市场价格、要求等等，如果确实没有，则应参照上年度实际开支确定。该表编制的原则是收支平衡，使管理处的收支不偏离预定的轨道。（格式省略）5、预算执行情况的统计按照物业管理的有关规定，其收、支的情况要定期公布，那么，在实际操作中，应将项目的实际发生数与预算相比较，即考核预算的执行情况并说明原因，然后，按规定定期予以公布，当然，对不属于本年度的费用可以适当进行调整，以使得统计的数据更加准确合理，不但如此，通过对这种事后控制

12、的结果进行分析，可以更准确的把握下期的收支。（格式省略）合理化成本作为一个物业项目，一旦入住率达到100%，其主要收入来源（如管理费）是有限度的，即使增加其他的经营收入，其开源的空间也还是有限的，而相比，节流的空间则更大一些，所以，应当从这方面要效益，换句话说，要控制好成本，但不是控制死成本，要控制的恰到好处；而所谓合理，即是合乎情理，一是合乎法律法规（包括财务核算方面），二是合乎一般的自然规律，三是合乎人们正常逻辑思维下对事物的判断，而合理的成本应包括两个方面，一个是合理的项目，另一个是合理的价格标准，那，什么是合理的物业管理成本呢？也从这两个方面说起。成本开支项目首先，作为一个经济实体，必

13、然有收有支，从效益角度来讲，当然是希望收多、支少，但是，要产出，必须有投入，而且往往要有足够的投入；其次，在成本支出方面，有些项目是必须的，而有些项目则是根据需要而支出的，这也和项目管理档次的定位以及物业公司的管理理念是分不开的，比如，成本中一定有薪金、设备维护、工程维修、清洁、绿化等，而不一定要开支邮政服务费等；再者，有得必有失，收入和支出是有配比关系的，这也是必然的经济规律。上述是物业管理支出的一般规律，既然有了规律，我们就应该按规律办事：首先，要根据发展商的要求和物业公司的管理理念制定物业管理收费组成及标准上报有关部门，待政府有关部门批准后，设置与其相适应的成本开支项目；其次，根据上述这

14、些要求，制订预算，这是一项综合性很强的工作，要考虑的因素很多，比如物业管理企业是劳动密集型的企业，对人的管理相当重要，所以，先要确定工作人员，如根据管理项目档次的定位确定管理及保安人员的岗位；根据现有设备的情况确定维修人员的岗位；根据某些工作的要求是否需要外判？根据管理的需要哪些项目应该开支，哪些项目不应该开支；还要考虑资金的来源，如果收支不平衡怎么办？如果收不抵支发展商是否补贴？等等，由于此项工作涉及面较广，所以必须由有关部门一起磋商。其三，切记应属发展商的开支和物业公司的开支分不清，目前广州的很多物业公司都是隶属于发展商的，原本属于发展商的质量原因的维修都由物业公司在承担，有的时候这笔费用

15、是相当大的，直接影响了物业公司的损益，所以，这些开支一定要分清，当然，物业公司可以先行垫支，但该属谁的就应该由谁承担，俗话说，亲兄弟还要明算帐，何况是两个法人单位？成本开支标准确定了开支项目后，接下来就要确定开支的标准（这里所讲的只是物业管理范围内的开支标准），这也和上述的很多因素有关，其一，工作主体的素质含量，比如工作岗位和人员确定了，人的素质呢？按一般规律，素质和薪金成正比，这就直接影响着薪金的开支标准，不仅如此，它还反过来影响工作岗位的确定，素质高的可以一人多岗，反之，则相反；其二，成本项目核算的形式，比如有些项目是由管理处或物业公司来完成的，这需要一个标准，而有些项目是需要外判的，这又

16、需要另一个标准，而且还受市场的影响；其三，还是要考虑到物业管理项目档次的定位，是低标准管理还是高标准管理？比如，门岗是设专职保安，还是只设一般的物管员？老头老太太行不行？下岗职工行不行？他们是否能履行延伸服务的职能？其四，以收定支，按照所定的标准进行成本的开支，是否在收入范围之内，以做到收支平衡，等等，以上这些都涉及到一个开支标准的问题，即，什么样的标准才是合理的标准。总之，成本开支的项目和标准只要符合上面所讲的原则，我们就应该认为它是合理的。收费中常遇问题的处理和技巧用户和物业公司往往是一对矛盾，作为企业，服务是手段，盈利是目的，而作为业户，不管你提供了什么样的服务，收钱越少越好，这是一种最

17、直接的心态，关键是要让业户感觉到你的服务，觉得这个管理费交得值！要善于化解这一对矛盾。那么，怎样才能让业户感觉到你的服务，觉得这个管理费交得值呢？和以下几个方面有关。收费的理念在收费方面，有些业户存在着意识上的误区，不但是业户，其实，很多物业管理人员也未必很清楚，就是前面说的，物业管理处收取的管理费是属于全体业户的，而管理处只是代业户管理所收到的钱，用这些钱为全体业户提供服务，从这一点上讲，如果某个业户不按规矩交管理费，那他侵犯的是全体业户的利益，如果是某些业户甚至很多业户都对交管理费有抵触，那么，影响的将是整个物业项目的管理。作为一个合格的物业管理企业，它管理的物业项目如果得到业户和社会的认

18、可，不但说明使用者的感觉是良好的，而且，还标志着这个物业项目的保值和增值，这难道不是全体业户，特别是业主所希望的吗？可是，又有谁会说，要达到这一目的，和资金没有关系呢？这就是收费的意义，换句话说，资金虽然不是物业管理的全部，但它会直接影响物业管理的质量，所以，应该让业户明白这些道理，我想，他们会支持物业公司工作的，当然，收取了管理费，就应该提供到位的服务，或者说，等值的服务，否则，责任在物业公司，就拿我们管理的物业项目来说，没有一个业户是因为物业管理的不好而拒交管理费的，当然，有没有不交的？也有，什么原因？怎么办？下面再讲。收费管理的机制其一，物业公司和业户应该用文字的东西将彼此的关系确定下来

19、，如服务协议、服务公约等，明确双方的权利和义务，这也是物业公司收取管理费和业户享受服务的法律依据；其二，应该让业户有知情权，特别是财务上，比如，每年的预算要公布，预算的执行情况也要定期公布，让业户了解自己交的费用都干什么用了？是不是都用到物业管理上了？让他们对物业管理的收支有个大概的概念，否则，业户们会认为涉及到钱是秘密的，而秘密的东西往往说不清；其三，收费的依据应予以公布，不管是政府批准的或规定的，还是双方协议的，都应与予公布，让业户清楚收费的来历，懂得物业公司每项收费都有依有据,不是在乱收费，使业户感觉到所有的收费都是在他们的监督之下进行的；其四，业主委员会，不要小看了业主委员会，它的作用

20、在以后的物业管理当中将会越来越大，在法律上，只有它代表全体业（主）户的利益，在香港，它叫业主立法团，在小区的物业管理上，权利相当大，甚至可以根据实际情况将业户赶出小区；在广州，根据我们的经验，政府部门在检查物业管理收费时，特别注重业主委员会的反应，这证明政府也越来越重视业主委员会的作用，为什么？就因为它是为全体业主（户）谋利益的组织，因此，只要是涉及到大多数业主（户）利益的事情，应取得业主委员会的理解和支持；其五，在管理处的管理决策当中，应当有财务管理的理念渗透其中，具我们了解，很多业户实际上是概念不清，而由于是财务管理的范畴，当然财务人员最懂，财务人员解释一句，比一般管理人员解释十句还有用，

21、所以，根据实际情况，适当给予财务人员一定的权利或职务，对收缴率的提高有很大的帮助。收费的方法在收费的方法上，各公司各有不同，业户也各有各的想法，有些企业采用的是保姆式的做法，久而久之，误导了业户，认为是物业公司在求他们交费，有些为了提高收缴率，甚至让员工和业户交朋友，以博得业户的信任，当然，作为物业管理，这种亲和行为不能说不好，但决不是一种值得提倡的方法，（再者，业户未必愿意交朋友，特别是现今的小区），不应该把收费纳入服务的范畴，而应纳入管理的范畴，我们既然是物业管理公司，就应该发挥管理的职能，寻找一个有利于物业管理的收费方式，在这方面，我们公司提倡的是一种无接触式的管理，即，我按协议服务，你

22、按协议交费，相互之间打的交道越少，证明运作越成功。另外，在计、收费的方式上，应尽量采取“封闭式”的做法，比如，电脑系统计费、打单、收费减少中间环节的人工操作；再如，推行记帐式的周期收费，减少零星收费；还有，坚持专人收费等等，以增加业户对计、收费的可信度。对不交费的处理 按照上面三方面的原则进行处理，业户基本认可，比如，我们有的物业小区基本上没有欠费（几千元欠费），但刚才讲了，也有不交费的，什么原因？基本上都是房屋质量有问题或业主认为房屋质量有问题的，为什么这么说呢？分两部分，其一，房屋确实有质量问题，一般情况下发展商是会给予解决的；其二，业主单方认为房屋质量有问题，这就涉及到质量的标准问题，比如，墙体裂缝，在建筑上是有标准的，但在业户看来，只要有裂缝，就是质量问题，这种情况下，往往业主会提出条件，而发展商则态度强硬，这时，我们应当主动和双方联系，最好采取问题以外的方法给予解决，或是根据实际情况适当考虑业主的要求，比如，减免管理费呀等等，这