秘书实训指导模块四：商务活动安排

1、中国管理资源网 /秘书实训指导模块四：商务活动安排 （一）实训目标 通过训练，生疏常用商务活动的预备工作，了解常用商务活动的程序，如会见会谈、签字仪式、宴会等商务活动的程序，具备帮助领导做好商务活动的相关工作的力量。（二）学问点 1商务活动的预备工作； 2会见与会谈工作程序与要点；3签约仪式的程序与预备工作； 4新闻发布会的预备工作与程序； 5宴请活动的程序与礼仪；6制订商务旅行方案与预备工作。（三）实训内容 1签字仪式。 2宴请接待。 3制订商务旅行方案。 实训项目 十：签字仪式拟设职业情景，模拟演示签字仪式的程序。 职业情景 北京远达公司是一家大型私营企业，最近，公司即将与德国的一个同行企

2、业签订技术合作业务，共同研制一种新型产品，并于近期签订合同。请模拟此次签约仪式。 1实训条件 会务实训室或秘书综合技能实训室进行。 2实训方式与手段 实行分组模拟的方式进行，每小组68人。3实训要求与标准 以小组为单位，共同完成实训任务； 操作中需要的物品及文字材料，要求由小组成员提前预备或制作。如条幅、签字笔、合同书、文件夹、国旗、托盘等。假如没有，可以用替代物或自行制作； 完成后，由每组一名成员向其他同学讲解会场的布置及对整个签字仪式操作过程的总结；4实训考核方法 由同学互评，最终由指导老师依据任务的完成状况赐予成果评定。实训项目 十一：宴请接待拟设职业情景，完成实训任务。 职业情景 为迎

3、接公司成立20周年，天地公司董事会年初就组建了一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业20周年纪念活动，包括编印公司画册，布置企业发展陈设室，举办中国调味品发展论坛，召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联欢晚会等。这期间，有一项重要的任务由今年刚安排到企业担当见习秘书的黄小丽负责，那就是活动期间全部的宴请接待安排。 黄小丽工作很认真、细致，她依据邀请回执，安排好了宴会席次、桌次，考虑到有少数民族代表出席，还特地审查了菜单，并到国际大酒店查看了宴会大厅的面积、音响设备、贵宾休息室 1实训条件 会务实训室或秘书综合技能实训室进行。 2实训方式与手段 实行分组模拟的方式进行，每小组68人。3实训要求

4、与标准 以小组为单位，共同完成实训任务；请对正式宴会主桌(圆桌)席次进行安排(在空格内填入仆人、第二仆人，并依重要程度，挨次填写出1-8个座位号)； 模拟演示秘书黄小丽陪随总经理在国际大酒店门口迎接客人直至散席送客的情景； 依据情景的内容，拟写酒会、茶会邀请卡和餐会请柬或邀请卡的内容； 模拟演示在宴请过程中，消失下列状况时的处理情景：a宴会开头前，身份高于仆人的来宾到来，需重新调整席座； b宴会开头时，临时提高了客人； c宴会进行过程中，气氛比较沉闷，你主动要敬酒； d就餐过程中，客人不慎打翻酒水等； 4实训考核方法 由同学互评，最终由指导老师依据任务的完成状况赐予成果评定。5留意学问点：依据

5、国际惯例，宴会席次、桌次挨次的凹凸以偏离主桌位置的远近而定，近者高，远者低，并遵循“以右为上”，主桌的右手为上，左手为下，即右高左低。 在宴请客人时，尽可能地照看赴宴者；主动了解客人的民族、宗教背景，留意不同客人的特殊口味和禁忌，敬重少数民族和外宾的饮食习惯。 敬酒应以年龄大小、职位凹凸、宾主身份为序，敬酒前要充分考虑好敬酒的挨次，分清主次。实训项目 十二：商务旅行方案拟设职业情景，完成情景中的工作任务。 职业情景 杭州的浙江欣达低压电器公司行政会议讨论探究了近期工作安排，其中包括总经理外出的状况。按方案黄总经理将到北京出席5月8日至9日召开的全国低压电器行业发展论坛，5月12日下午参与成都进行的企业家沙龙，5月14日上午还要出席本公司的一个新产品推广会议。考虑到北京论坛与成都的沙龙尚有确定的空隙，黄总有意在北京期间拜会北京X X低压电器公司的领导，同时，走访信息产业部科技情报处，并到公司驻北京办事处，听听他们下半年的准备，作些沟通。假设你是行政秘书钟苗，请拟定出具体的商务旅行方案表，并提示黄总将要预备相关的物品。1实训条件 秘书综合技能实训室2实训方式与手段 实行分组讨论的方式进行，每小组24人。3实训要求与标准 以小组为单位，共同完成实训任务；