公文处理指引

1、公文处理指引(2013 版)编制_日期_审核_日期_批准_日期_修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人审批人目的为规范公文格式，提高公文办理的质量和效率，特制定本指引。适用范围适用于集团总部各部门、集团下属公司（含全资、控股、参股公司）、分公司。术语与定义无职责无关键活动描述5.1.公文拟稿规范公文文种选择：根据国家行政机关公文处理办法规定，结合我司实际，主要公文文种分为 12 类： 1、决定； 2、通告； 3、通知； 4、通报； 5、报告； 6、请示； 7、批复； 8、意见；9、函； 10、会议纪要； 11、决议； 12、议案。文种要求适用范围适用于对重要事项或者重大行动做出安一般用于向各

2、公司、集团各部门公布重大决定排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销决策事项。下属公司不适当的决定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者主要用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。周知的事项。适用于批转下属公司的公文，转发集团总“通知”可以是下行文、平行文，主要用通知部和不相隶属单位的公文，传达要求下属于批转转发公文、传达集团决策精神、颁公司办理和需要有关单位周知或执行的事布规章制度、任免干部等，在集团内使用项广泛。适用于表彰先进，批评错误，传达重要情分为表彰性、批评性、传达性通报。主要通报用于在较大范围内表彰先进、批评错误，况。传达重要精神或情况等。适用于向集团总部或管理部门汇报工作

3、，主要用于向有关集团总部或管理部门汇报报告反映情况，答复集团总部或管理部门的询工作。问。请示适用于向集团总部或管理部门请求指示、主要用于向有关集团总部或管理部门就重批准。大事项请求指示、批准。批复适用于答复下属公司请示事项。主要针对属下各企业请示事项进行答复。意见可以是上行文、平行文、下行文，主意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。要用于对重要问题提出建设性见解和解决办法。适用于不隶属单位之间商洽工作、询问和主要用于与不相隶属的单位之间商洽工函作、询问和请求答复、批准，集团使用广答复问题，请求批准和答复审批事项。泛。主要用于传达重要会议精神和决议事项，会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事

4、项。董事会、总办会、运营会、专项会议使用广泛。决议用于经会议讨论通过的主要决策事项。主要用于董事会、监事会、总办会等重要会议讨论决定事项。议案适用于按照法律程序提请审议重要事项。集团主要用于提请董事会、监事会、等重要会议审议事项。5.2.公文的结构层次及常用单位全称及简称公文结构层次第一层序号为“一”、“二”、 “三”， 第二层次为 （一）、（二）、（三）第三层次为 1、2、3，第四层次为（ 1）、（ 2）、（ 3）公文正文中一般较少使用表格，有表格的，应尽量作为附件列示。成文日期以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。公文中单

5、位称谓应使用标准全称或规范化简称，不得随意简化或变更。集团公文办理中常用的单位全称及标准化简称有：5.3.公文如何美化字号分层小标题：第一层三号宋体加粗，第二层小三号宋体加粗，第三层小三号仿宋加粗，第四层以下不设特殊字体。5.3.2.分层序号的数字选择：不加括号的分层序号后加顿号；加括号的分层序号后不能加顿号。具体如 1.2.3 。5.3.3.标题和正文的编排位置标题：红色反线下空二行居中输入；标题需要回转行时，要做到词意完整。正文：与标题隔一行分段另起一行的排版处理：始终为另起一行时首行缩进两个字符。关于公文分段与结构分段不宜过多，每段文字字数应大体相当，字数、行数不能太多或太少；公文结构中

6、几部分之间文字和行数也应大体相当；无“三”不成章。制订措施、阐明观点等一般不少于三点，但一般不超过六条。为避免层次过多，相似的内容可以归类合并。同一层次的标题，字数尽量相等，句式尽可能相对。公文内在美严密的逻辑、清晰的思路。流畅的语言、准确的表达。5.4.公文审批流程发起区域、下属子公司、部门以某知名房地产集团名义发文的上文渠道：1)各区域因工作需要，须以某知名房地产集团名义发文的，应通过 OA收发文管理，文件会签转相关职能部门办理发文，一般不直接提交人事行政部。常用的上文渠道例如：企业经营、拓展选址方面的文件通过经营管理部；企业资本运作和投资管理方面的文件通过财务部；日常行政事务方面的文件通

7、过人事行政部；审计方面的文件通过审计部；人力资源管理方面的文件通过人力资源部；企业文化、新闻报道方面的文件通过营销策划部。具体流程为：主办部门相关部门 公文综管部门（人事行政部）红头文选用适用于制发各类重要公务文件。“某知名房地产有限公司” ：以某知名房地产有限公司为主体，与其经营发展相关的发文，使用广泛。白头文选用（信函式公文）适用于制发的一般性公务文件。5.4.4.易混淆的流程： 需加盖某知名房地产有限公司印章但不需正式制发公文的文件、合同、协议、函件等，不使用发文流程，应使用用印审批、函件审批或合同审批流程。5.4.5.密级与保密期限涉密文件应设定密级和保密期限，秘密公文的保密期限根据公

8、文性质和具体内容确定，一般最短为壹个月，最长为叁拾年。发文人员必须将密级和保密期限的标识印制在涉密文件封面右上角。涉密文件的管理具体参见保密管理相关规定。主题词标引1)主题词表：红头文必须标引主题词，主题词一般由 3 到 5 个词或词组组成。公文主题词的标引参考主题词表 （见附件 2）执行。白头文不需标引主题词。主题词标引的一般规则主题词标引方法如下：反映公文内容的主题词即类别词在前，反映公文形式的主题词即类属词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。第一主题词第二主题词第三主题词第四主题

9、词类别词第一类属词第二类属词文种注：涉及多主题的公文标题时，主题词数量可多于4 个，但一般最多不超过6 个。类别词、第一类属词、第二类属词在主题词表中选择，最后一个主题词为公文文种。词表中无准确反映文件主题内容的类属词时，可只标引类别词，也可根据公文内容自行拟定。主题词标引要求：主题词必须准确，要能准确反映全文内容特征和归属类别。主题词之间要有一定层次性。不能把主题词与公文标题混同。主送、抄送规范公文主送， 行文应当根据公文的内容及发文、收文单位的隶属关系及职权范围确定主送单位，上行文只送一个主送单位，不能多头主送。确定上行文主送单位的规范是：请示，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，

10、应当用抄送形式。公文抄送， 抄送单位是指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位。应当抄送的情况包括：除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应列为抄送单位；向下属公司或者关联公司的重要行文，应当同时抄送集团总部；集团总部向有其它股东的下属公司行文，必要时应当抄送下属公司的另一个股东集团总部；受双重股东领导的公司向集团总部行文，应写明主送单位和抄送单位；下属公司因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的管理单位；不应当抄送的情况：请示不得抄送下属公司；接受抄送公文的单位不必再向其他单位转抄、转送；凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。主送上级单位的公文，不得抄送给主送单位的职能部门。5.5.

11、核稿、复核、会签核稿、复核 是公文流转中的重要环节， 具体包括拟稿部门负责人核稿、公文管理人员核稿、行政管理负责人复核，以及公司相关领导审批几个环节。核稿、复核环节主要审核以下方面：是否确有发文必要，是否确有效用；重要事项是否选用红头文行文；对有关问题未形成共识的，不得正式行文；文件流程是否符合规范要求；是否符合国家的法律、法规和方针、政策，是否与本单位有关规定相抵触；文种选用是否正确，如“请示”与“申请”、表彰“通报”与表彰“决定”、“请示”与“报告”、“函”与“请示”不能混淆；文字使用是否规范，包括字词使用是否规范、引用资料是否准确、数字使用是否规范、段落结构是否清晰、文件格式、公文标题是

12、否准确；公文标题、主送单位、抄送单位及相关格式是否规范；主题词标引是否准确；发文相关审批手续是否齐全。是否按照公司规范治理的要求行文。 如对投资企业发文一般不使用 “遵照执行” ，应使用“参照执行”。涉及承诺函、授权委托书等具有法律效力、或涉及法律事务方面的文件，须经法务部门会签同意后方可发文。5.6.发文字号及文件签发发文字号是发文的登记编号，发文字号包括单位代字、序号；以某知名房地产有限公司名义制发的公文，需依据集团权责手册，由行政总裁或首席运营官签发。信函式公文（白头文）经发文部门经理审核后，需提交人事行政部负责人审核，根据情况确定是否需要报主管领导审批。眉首格式， 包括秘密等级和保密期

13、限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人。秘密等级及保密期限。商业秘密分为商密AAA，商密 AA、商密 A。密级用小三号黑体字；顶2)格标识在版心右上角第1行。保密期限用大写数字标示。商业秘密保密期限分为壹个月、叁个月、半年、壹年、贰年、叁年。紧急程度。紧急文件应当分别标明“特急”、“紧急”。紧急程度用小3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3)签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用小三号仿宋，签发人

14、后标全角冒号，冒号后用小三号楷体字标识签发人姓名。主体格式， 包括标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章等部分。1)公文标题。公文标题红色反线下空 2行，小二号宋体加粗。标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文件不能以文号作标题。标题居中排列。正文。主送单位名称下 1行，小三号仿宋，每段左空 2字（首行缩进 2个字符），回行顶格书写。正文两端对齐，用小三号仿宋；数字、英文字母用Times new Roman标识，不能分开回行。附件。在正文下空 1行左空 2字用小三号仿宋标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起

15、装订，并在附件左上角第 1行顶格标识。转发类（批转、转发、印发等）文件，被转发的材料不作为附件。版记放置在被转发材料的后面。印章。单一单位制发的公文在落款处可不署发文单位名称，只标识成文日期。加盖印章在成文日期上，端正、居中（齐年盖月）下压成文日期，印章色为标准蓝色或红色。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，两印章相距不超过3毫米。附注。用小三号仿宋，居左空 2字加圆括号标识在成文日期下 1行。“函”须在附注处注明联系人及联系电话。5.7.盖印、分发、存档5.7.1.公文盖印， 除会议纪要及工作简报外，正式公文必须加盖公章，否则视为

16、无效。未经过领导签发的文件，不得用印分发。因工作需要，确需紧急盖印、分发的文件，经电话等方式请示签发领导同意后可先行办理，但必须及时补办审批手续。5.7.2.文件分发， 文件盖印后须经审核无误后方可正式分发，分发方式主要有两种：电子文件分发：通过 OA办公系统发放文件；纸质文件分发：一般外地企业通过特快专递方式寄发；涉密文件分发，需要制作下发表单，签字领取。主送分发明细公司领导：发送某知名房地产有限公司董事及副总裁等领导各公司：发送各开发、商业、物管公司各部门：发送集团各职能部门文件存档公文流程办理完毕后，文件除保存电子文档外，还需要保存纸质文件。至少存档一份。档案人员每半年应对当期发文进行整

17、理，按照文种分类归档，建立文件查询目录，以备查阅。具体归档要求参照某知名房地产有限公司档案管理办法执行。5.8.文件催办、查办在公文办理中，应做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。拟稿人作为文件发起者，有跟踪公文审批、适时催办的责任；人事行政部门也应跟踪公文审批流程，行使催办、查办职责。5.9.收文规范收文来源：在 OA接收电子文件到信箱收取文件接收传真和邮件接收其它机构来文收文种类： 纸质文件、电子文件收文筛选： 企业对收到的文件进行筛选，选出与公司有关的文件，滤掉无关的文件。收到下级单位上报的公文，人事行政部门应当对文件进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。收到上级单位或政府相关部门来文，由人事行政部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。收文登记： 文秘人员将需办理的文件进行收文登记，并