公文写作培训教材

1、公文写作培训提纲一、公文使用方面（一）乱用公文文种 公文标题必须根据公文内容准确使用法定性文种。必须正确使用条例、办 法中规定的文种，不得使用“办法”、“规定”、“细则”、“建议”、“指示”、“汇报”、“总结”、“计划”、“方案”等事务文书或规章制度类文书作为公文文种。近日，在 收到某些部门的正式文件中，发现将“汇报”、“工作方案”等直接作为公文文种使 用的现象。如关于我旗XXX年度XXX检查工作核查情况的汇报、关于深入 开展XX系统促进廉洁执法主题实践活动的工作方案、关于开展整顿机关作风活 动的实施方案等。根据条例、办法有关规定，我国现行各级党政机关单位 通用公务文书的主要文种归纳起来共 1

2、8 种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均 不能当成党政公文的文种来使用。上述例子中的“汇报”不属于法定公文的文种， 应改为“报告”；“工作方案”、“实施方案”（包括说明、细则、总结等）亦不可乱 用作公文文种，应以印发转发类通知的形式下发。（二）错用公文文种1.“请示”与“报告”的错用。“请示”和“报告”都是上行文，是党政机关 公文使用频率较高且容易混淆的文种。特别是报告与请示错用及请示中夹带报告或 报告中夹带请示的问题十分常见。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关 请求批准；“报告”是阅件，一般不需要回复，适用于向上级机关报告工作，反映 情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，

3、就不能用“报告”来请示 解决问题。“请示”和“报告”这两个文种范围不同，行文目的也不一样，“请示” 中不能夹带报告，“报告”中也不能夹带请示事项。两者更不能放在一起使用。例 如某部门报来关于建设XXX的报告，文中前一部分是情况报告，后一部分主 要是请示解决的事项，结束语也使用了 “妥否，请批示”。此件中，既有请示事项 又有情况报告，重点不突出，影响办文效率，应进一步修改内容后以“请示”上报。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。 一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报 工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品

4、等。二是内容 不同，请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报 告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事 项。三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的 事项。四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。 五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报 告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。六是处理不同。上 级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到 上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是

5、了解情况，可 以不答复，下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般 不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。八是结束语不 同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告” 用“专此报告”、“特此报告”。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联 系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。“请示”与“函”的错用。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和“请示”在行文方向上不同，“请 示”的主送机关必须是有隶属关系的直接上级机关，而“函”则是向平级或不相隶 属的机关行文

6、。“通告”与“通知”的错用。“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周 知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：XX单位关于整顿和规范药 品市场秩序的通告。“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公 文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文 文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使 用较多，如会议通知、转发性通知等。这里着重谈谈“转发性通知”应注意的问题。 转发上级机关和不相隶属机关的公文，其主要作用是：要求下级机关办理和需要有 关单位周知或执行。在转发性通知的草拟中要特别注意标题的运用，常见问题主要 有：在标题中

7、重复出现“关于”、“通知”。让人看了眼花缭乱。“通知”与“通报”的错用。“通知”是运用广泛的知照性公文。用来发布 法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公 文，要求下级机关办理某项事务等。“通告”是在一定范围内公布应当遵守或周知 事项时使用的文种，其主要特点是知照性、专业性、约束力。 具有规范性、广泛 性和业务性的特点。周知性通告：传达告知业务性、事务性事项，一般没有执行要 求；规定性通告：公布国家有关政策、法规或要求遵守的约束事项，告知对象必须 严格遵照执行 。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关 的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单

8、位需要周知或共同执行的事项；任 免聘用干部。通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。从上述定 义可以看出，通知和通报有相似的一面，两者都具有知照性的特点，可以用来沟通 情况，传达领导机关的意图。但两者的功用又明显不同：通知提出工作意见和办法， 要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育。（三）滥用公文文种 在工作实践中，常见超出职权范围和工作内容随意使用公文文种的现象。如应 该用某些社会事务性文书（声明、启事等）去解决问题，却滥发“通知”、“通告”； 提出一般事项的请示时能用“申请”、“签报”办理的，却用“请示”、“报告”；把“简报”当作正式公文，取代“报告”使用反

9、映情况；把“通知”当成万能文种， 本该用会议纪要、批复、意见、通报、函等文种，行文皆用“通知”代替。这种滥 用公文文种的做法都损害了法定公文的权威性、严肃性和公文办理的规范性。二、公文格式方面 公文格式中规定的各个组成要素，是不可少的。如果在某一件公文中该标注的 要素未予标注，就是公文格式不全。最近我们遇到的问题主要有文件无标题、无主 送单位、文件缺页、文字缺行等，这些错误导致文件无法办理，只得作退稿处理。（一）发文字号标注不规范 发文字号是公文的一个标志，有利于文件管理与查询。发文字号有发文机关代 字、年份和发文顺序号组成，标注在版头下方居中、套红细实线上方位臵。常见错 误有：漏写发文字号。

10、有的单位报来的正式文件缺失发文字号，这是不完整的文件 格式。发文机关代字不当。主要表现一是机关代字使用简称不当，易造成混淆，起不到代字作用。二是有的乡镇和部门向旗委、政府写报告或请示时，代字都用“X X发“ XXXX：X号”。“发”一般用于下行文或平行文，“报”用于上行文。所 以为便于公文办理，应区别开来为妥。上行文的发文代字采用“XX报“XXXX” X号”，下行文和平行文的发文代字用采用“” XX发“ XXXX”X号。3年份表达不完整和年份使用括号不规范。公文印制版式说明中规定，“发 文字号年份应标全称，用中文六角括号 “ ”括起来，不能用西文方括号”但经常见到有些文件字号的年份不完整，使用

11、括号时随意性大，有的 用“”，有的用“（ ）”，有的甚至把括号用在发文顺序号上，如“XX发 08 XX号”、，XX字2010第XX号”，正确的写法应为“XX发“ 2008XX 号”和 “XX 字“ 2010XX 号”。4搭配虚字或序号编虚位。例如，“XX发“ 2010 ”第8号”、，XX发2010 0008号”等，这种都是不符合规范的。虚字“第”和虚位“0”都通应删掉。正确 的应为“XX发“20108号”。5. 发文字号多出。办法规定联合行文时只标注主办机关发文字号。有些部 门单位为了兼顾平衡，罗列每个单位的发文字号，这是违背要求的。（二）标题不规范规范的公文标题通常由“发文机关+事由（内容）

12、+文种”构成。下面列几种常 见的标题不规范现象。1. 引用公文标题不完整。引用公文时，所引用公文的标题和发文字号应该完整 规范，先引标题，后引发文字号。“中办、国办关于XXX的若干规定（中办发“ 2011X号）”，应为“中 共中央办公厅、国务院办公厅印发关于XXX的若干规定 的通知（中办发2011X号）”。还有的单位引用公文的发文字号错误，这一类错误出现在公文中 是很不严肃的，希望能引起重视。2标题中省略介词“关于”。“关于”是连接发文机关和事由的介词，与事由组 成介宾结构，不能随意省略“关于”。3缺少宾语。例如XX县人民政府关于认真做好拥军优属的通知。乍一看 没什么问题，但认真分析发现“拥军

13、优属”在这里是个定语，应在其后加上“工作” 这个宾语，才是一个完整的结构，即XX县人民政府关于认真做好拥军优属工作 的通知。4.转发类通知标题拟制不规范。这类标题的拟制，不仅常见，而且容易出错， 最典型的是直接抄袭来文拟制标题。如果每个单位在转发上级单位的公文时都在标 题前加上“关于转发”，在标题后加上“通知”则会出现“关于”、“转发”、“的” 以及“通知”等字样重复叠加，造成标题冗长，而且读起来拗口。应采用直接转发 的方法，即在第一个发文单位的标题前加发文机关名称和“转发”即可。至于中间 各个转发单位的指示精神可以在文中加以说明。（三）主送机关标识不规范 主送机关是指在公文的主要受理机关，应

14、当使用全称或规范化简称。标识公文 主送机关是公文格式中的重要内容之一。常见的错情有：缺失主送机关。某些部门单位报送来的公文，有时出现没有主送机关或标识 方法不正确的现象，给办理时造成不便。主送机关正确的标识方法是：标题下空 1 行，左侧顶格用3 号仿宋体标识，同行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角 冒号。主送机关过繁或过简。过繁的主要表现是不使用规范化简称，给人一种拖沓 冗余之感。过简的主要表现是主送机关反映不出该单位的实际名称或业务范围。如：“旗人大”应称为“旗人民代表大会常务委员会”（全称）或“旗人大常委会”（规 范化简称）；主送机关为旗人民检察院时，简称为“旗检”；这样称呼都是不规范

15、、 不准确的。混淆主送机关和抄送机关。主送机关是公文内容的办理机关，抄送机关时只 需对公文内容作了解的机关。混淆情况多见于受双重领导的下级机关的行文中。如 卫生部门所属医疗机构上报请求编制的公文时，主送应为编制部门，卫生部门为抄 送机关。（四）其它要素不规范 一是字体字号不统一。公文每一部分和位臵的字体字号都有明确规定，如公 文标题用2号小标宋体字。一些单位对公文字体字号使用比较随意，许多单位的公 文标题采用宋体加黑，少数单位公文通篇使用一种字体。二是排版印制不统一。部 分单位公文排版印制很不规范，每页的字数和行数比较随意（一般每个页面排 22 行，每行28 个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴

16、），杂乱无章，结构层次序数标 注不正确，版记部分未放在公文末页等。三是成文用印不统一。印章要端正、清晰 地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题 是有的单位公文没有加盖印章，有的印章模糊不清，不居中，不端正，或上下压文 等,还有将印章盖到成文日期以外，印章距正文远近不一，没有达到骑年压月的要 求，公文落款处署有发文机关名称等错误。四是附件不规范。附件一般在正文之下 空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的 公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件X” 字样。五是成文日期不规范。根据规定，公文的成文日期

17、应以负责人签发的日期为 准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章 的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1 行的空白。如空白过 大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。 另一个常见的问题是成文日期中用英文字母“0”或“零”代替“O”，将“O”写 作“0”，如“二00三年二月一日”，正确的写法应为“二OO三年二月一日”。还 有，单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将 年、月、日标全，包括单位、部门向领导送呈的介绍信、白纸上递交领导签阅的文 稿，如盖章就不必再在落款处署部门、科室或单位名称

18、。但是要说明，这是对行政 公文的要求，若是党文，如党委、党组文件，日期则用阿拉伯数字，可写成“2007 年11月9日”。这也是党文和行政公文的一个区别。三、行文规则方面（一）文件倒流。凡以旗委、旗政府或旗委办公室、政府办公室名义制发公文， 必须首先经旗委办公室、旗政府办公室把关，然后才能送旗相关领导签阅，但少数 单位仍有越级直接报送旗领导签发公文现象，严重违反了行文程序。（二）越级行文。凡上报市以上人民政府审批的文件由旗人民政府行文，上报 旗人民政府审批的文件由乡镇人民政府（街道办）行文。但有些公文，违反了不得 越级行文的规定。除因特殊情况确需越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。（三）多头报送。少数单位在请示类公文中将主送机关直接标注旗委、旗政府， 有的公文虽