文档管理规范

1、20XX文档管理规范Internshipexperience文档管理规范目录1、编写目的22、适用范围23、文档规范33.1基本情况。33.2文档命名规则33.3文档封面要求33.4校正记录要求批43.5正文格式要求43.6新建文档要求43.7文档更正要求53.8其他要求54.文档目录结构65.文档管理66.文档模板7校正纪录校正时间内容大纲校正版本校正人编写底稿：2021-01-01V1.0 xx1、编写目的为保证项目推行过程中项目文档的规范性和有效性，积累项目经验，形成项目知识文档，为项目的有效推进和建设打下基础，特拟定此文档管理规范。2、适用范围本规定适用于项目组成员在项目中所提交的文档

2、。3、文档规范3.1基本情况。文档规范包括：文档命名原则、封面的要求、校正记录要求、页眉/页脚的要求、正文格式要求、需求类文档格式、模板等几个方面，下面从个别方面详细介绍，并合适举例。3.2文档命名规则XXXX_ZZZV99_TTT.FFF格式。文档种类：直接填写中文，参照种类以下：产品需求培训文档会议纪要问题记录项目管理文档模板测试计划测试报告测试方案用户调研系统设计分享项目计划开发计划项目总结规范指引学习总结工作计划ZZZV99-项目+版本号：大写V后跟数字，建议是小数点形式。比方：宁夏实例化V1.0。-主题：可以是中英文，长度自行控制，尽量保持短小，精简。比方：初版、最后版等，让人感觉清

3、楚易懂。文件扩展名：按Windows标准。比方下面以产品需求文档命名为例子：需求：产品需求_宁夏实例化V3.2_最后版.doc细则：产品需求_宁夏实例化原型：产品需求_宁夏实例化3.3文档封面要求文档封面的基本要素是文档名称和文档编写日期，也可注明适配的系统等等，其详细格式以下：3.4校正记录要求批校正记录主要表现文档的更正情况，目的是对文档编写过程进行追想。基本要素包括校正人、校正时间和更正内容说明、校正版本。文档后续的更正，建议使用红色加下划线字体。详细格式以下：校正时间内容大纲校正版本校正人编写底稿V1.0XXX2021-01-01依照评审会议谈论结果，增加部分试用规则说明页眉/页脚的要

4、求。对于一般的文档，页眉要求以下（建议套用模板的）：页眉的左上方是“宁夏实例化”图标，中间是文档名称，对于较长的文件名称一般只写文件类别名称，比方XXX项目软件需求说明书，一般写为“软件需求说明书”。右上角显示“内部资料”。3.5正文格式要求对于正文要求为：标题采用四号宋体加粗的格式，可采用多级标题，而正文都是采用小四宋体，1.5倍行距。3.6新建文档要求尽可能经过模板新建文档，从其他格式变换的文档也必定遵守格式要求；按命名规则设置文档名，文档在提交前不放入正式文档的目录，可先放在个人文档目录下。3.7文档更正要求更正文档时务必更正文档校正记录的内容。正文的更正部分要求用下划线，字体用红色表记

5、。更正文档时请使用“校正”功能，以便更好的认识更正的内容，以及查阅最后版本。文档更正后，经过必要的路子通知项目相关人，比方经过邮件通知也许通知通知的方式，防备新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档。保留全部原有版本备查。3.8其他要求文档目录采用自动生成方式，一般不高出三级。正文中引用的文件或表单，需要单独编制，并在附件中列出。在模板中用于说明的文字，要求用蓝色表记，使用时删除。英文缩写及专用名词必定以全“大写”字母表示，如MKT。粘贴图片应采用“.JPG”、“.GIF”等经过压缩的图片格式，不能使用“.BMP”等未经压缩的图片格式。注意控制文档的页数和大小，原则上不高出100页和不大于1

6、0M，若文档的页数和大小高出限制，应采用附件形式对文档分拆成册。文档目录结构为了可以在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立项目文档管理规范内部资料一套完满的文档目录系统，对各样文档进行分类管理。项目文档的目录结构建议以下：子目录暂不做细分，若是一个目录内文档比很多，可新建目录来存放。以产品需求为例，若是“免费试用”模块有多个需求文档，可以新建“免费试用”目录，把相关文档都存放在此目录内，便于查找，也防备因存放路径过多，遗漏了个别文档。文档管理5.1全部项目文档均由特地的项目文档管理人员按本规范要求进行监督和管理。5.2文档管理人员需对项目文档、目录如期进行备份。5.3个人文档供项目成员进行文档交流所用，由个人自行备份，也可上传到项目也许团队的分享目录中。文档模板面对各样纷繁复杂的文档，若是各式各样，每个人一个风格，不论从雅观性和可读性上，都会有影响，所以在文档管理过程中需要建立一套文档的模板。在建立文档模板时，需要对一些格式进行要