采购部工作手册

1、采 购 部工作手册 30目录目 录11.选购部组织构造22.选购治理方法3选购部工作职责5选购部工作职责5作业层面的职责5选购经理工作职责5选购员岗位职责6选购岗位说明65.选购部门工作职能86.选购工作流程9选购询价流程12供给商治理制度13选购工作考核制度14选购工作奖惩制度15附件 1：部门表单17附件 2：工作流程图25选购部组织构造一、选购部门在企业中的隶属关系选购部门隶属于生产副总经理主要职责是帮助生产工作顺当运行主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以到达财务上的目标发挥降低本钱的作用，使得选购部门成为企业制造利润的另一种来源主要职责是协作生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业二

2、、选购部门与其他部门的关系选购与销售部门的关系：相互反映选购与生产治理部门的关系：信息互动、相互协作选购与仓储治理部门的关系：相互合作选购与财务部门的关系：应付账款、打算和预算方面相互作用选购治理方法总 则：选购过程中要遵循哪些原则，才能使选购效益最大化呢？以下引用 “5R”原则，其一、适价：多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供给商报价，还应要求一些供给商报价。公道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进展比较。比价：俗话说“货比三家”，由于供给商的报价单中所包含的条件往往不同，应选购实可信的比较结果。议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通，不

3、仅可以将具体的选购要求传达给供给商，而且可进一步“杀价”，供给商的第一次报价往往含有“水份”。但是，假设选购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供给协商价，最终所取得的实际效果可能要比预期的要低。需保持两至三个供给商的报价。.二、适质一个不重视品质的公司在今日剧烈的市场竞争环境中根本无法立足。选购人员不仅工作中要安排局部时间去推动供给商改善、稳定商品品质。治理费用。交货，会降低客户对公司的信任度。假设因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。三、适时假设公司已接到销售订单，供给商却不能如期到达，这样会引起客户猛烈不满。资金，这是很忌讳的事情。四、适量故合理确定选购数量相当关键，一般按

4、经济订购量选购，选购人员不仅要监视供给商准时交货，还要强调按订单数量交货。五、适地天时不如地利，公司在选择供给商时最好选择近距离供给商来合作。近距离供货不仅使得双方沟通更为便利，处理事务更快捷，亦可降低物流本钱。能否找到所需的大局部供给商，对公司长期的进展有着不行估量的作用。在实际的选购工作中假设仅将上述“ 5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。例如，假设过分强调品质，供给商就不能以市场最低价供货，由于供给商在品质把握上投入了很多精力，它必定会把这方面的局部本钱转嫁到它的客户身上。因此，选购人员必需纵从而争取有更多时机获得供给商合理报价。选购部工作职责一、作业层面的职责品质能够明确说明

5、规格供给客户的验收标准给供给商参与品质问题的解决帮助供给商建立品质治理制度敬重供给商的专业技术交货给供给商正确能够到达的交货期供给长期的需求打算给供给商使供给商同意包装及运输方式帮助供给商处理交货问题价格给供给商公正的价格让供给商共享共同推行价值分析的成果尽快付款其他对供给商的问题及埋怨尽快回复供给技术和测试仪器，使供给商生产更佳的商品使供给商尽早参与产品的设计二、选购经理工作职责拟定选购部门的方针与目标编制年度选购打算与预算选购制度的建立与改善主持或参与选购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作制定选购谈判的策略和方案并加以实施选购合约与订单的起草，签发以及治理制定选购打算，审核选购需求，打

6、算适宜的选购方式撰写部门周报与月报主持选购人员的教育训练对公司选购和供给治理的政策和程序进展有益的宣传并提出建设性的改进建议开发并提高选购与供给系统以及库存治理系统中的技术含量好的伙伴关系依据需要实行相应的应急行动或进展后续跟踪处理质量问题，包括建立质量的测评标准，设立目标，供给质量问题的解决方案负责并确保所实行的选购行为符合有关政策，法规和道德标准三、选购员岗位职责以搞好“选购供给，保障经营需要”为原则，抓好选购治理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供给状况，把握有关财务规定以及对物资选购本钱、费用资金把握的要求，生疏各种物资选购打算。商品的厂家、供给商，要准确了解、把握市场供求即时行情

7、，适时组织选购。尽可能多渠道选购，降低选购本钱，提高选购质量；选购治理制度，选购均以“物资申购单”为依据。“凭单项选择购”要准时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。听从公司财务监视，遵守公司有关规章制度及员工守则。四、选购岗位说明选购作业要格外留神,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,选购是要负担 全部责任的,所以做任何事情都不能有“任凭”两字。务沟通，严禁单方面进展操作。选购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要机敏,不 知道尽量告知对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会 客时间尽量在格外至十五分钟之

8、内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很劳碌的,要懂得善用时间.,肯定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.,要公平对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有方法同供货商建立好关系的.,或帮其它人选购材料,这样做是违法的,任何选购单肯定要有客户的正式订单方可作业.,选购自填写供货商评定表给上级批合格后,方可选购原料.然后再登记合格供货商记录,并交一份给选购部,选购负责盘亏、盘盈进展分析，并追踪材料的去向.,选购了解状况后,(如有选择所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商担当一切费用). 给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资

9、料给财务扣除货款.,要马上告知上级处理,不要等到没方法处理了再告知上级,这样会影响货期,给公司造成损失.,选购员要先记录在样品登记明细表上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供给商做相关记录并存档以备用。供货商传来的报价单,选购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,选购员要多同其它公司选购员和公司业务员多沟通.才了解材料最低价.,需要备原料或安排库存,肯定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.2开增值税票注明是含多少点。3不用转厂也不用开税票一般收据。以上状况肯定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不开心的争议.,有时会一边执行一边做文件,由于这是对外工作,切记要将文件做得清

10、楚,否则会损坏公司的利益.司的批准，且在事后不迟于其次天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，选购员应当尽量削减此类事情的操作方式。并要求供给商写速递单时肯定要写我司的名字和 司的利润空间。选购部门工作职能二、确保每月的发票正常收回。把握、价格体系更等必需做到了如指掌，落实到人。四、要乐观主动协作业务部门做好每个工程方案，并与业务部门达成共识。评，每年按肯定比例更供给商形成表单。六、亲热与供给商的合作关系，做到投入、细致、深知，到达低价、快速、准时供货。 相关的人员。八、负责客户部工程执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。出库为主。十一、组织本部门员工业务培训。十二、树立尖端公司的专业

11、形象，保证公司的名誉不受到侵害。选购工作流程制作选购单、内部报批、选购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。一制作选购订单申购人员在制作选购订单时应留意以下要点：审查选购申请单。选购员在审查选购申请单时应着重以下内容：适当的申购人。选购所需的内容，只有需用部门最为清楚，由需要用部门提出选购申请。以书面方式提出物品的选购。确定物品要求的内容。操作方式、维护等以及售后效劳的速度、次数、地点等。以型号规格说明选购的标准。生疏选购的原材料。价格确认。查找最正确供给商，以维护企业最大利益。确认质量标准。确认原材料选购量。提出并进展弥补工作。制定选购订单。确认的选购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术标

12、准、标准等。另外在选购单的反面，多会有附加条款的规定，亦构成选购单的一局部，其主要内容包括：12345品质保证保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定67其他。发出选购订单。二选购订单跟踪则应全力跟踪。跟踪原材料供给商的生产加工工艺。跟踪原材料。信誉较差的供给商要提高警觉。跟踪加工过程。对加工过程进展监控。跟踪包装人库。对重要的原材料、零部件跟单员应去供给商的仓库查看。三原材料零部件检验确定检验日期跟单员应与供给商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。通知检验人员优先检验。进展原材料检验对一般原材料，承受正常的检验程序；对重要原材料，或供给商在此原材料供给上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；

13、对不重要的原材料，或者供给商严峻缺陷、稍微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。处理质量检验问题。货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供给商资格等。四原材料零部件进仓协调送货许可的状况下送货跟单员在没有和供给商协调确定的状况下，都会引起混乱。协调接收商所在地的状况。通知进货知后，应马上组织专职人员进展处理，将原材料送至指定仓库。原材料零部件人库1包才能卸货；5卸货；6清点原材料；7搬运人库；8填写“原材料9将原材料人库信息录人存储信息系统中。处理原材料零部件接收问题零部件在接收环节上可能会实。填写选购申请单填写选购申请单总经理签批后选购比价选购使用部门检验N是否合格？Y仓库注

14、1门领导批准递交选购部执行选购程序。选购询价流程一、最大程度地公开询价信息。参照公开招标做法，金额较大或技术简单的询价工程，其视台公布，扩大询价信息的知晓率，信息公布要保证时效性，让供给商有足够的响应时间，询价结果也应准时公布。通过公开信息从源头上削减“消息迟滞型”“不速之客”现象的消灭.二、更多地邀请符合条件的供给商参与询价。被询价对象确定要由询价小组集体确定。询价小组应依据选购需求，从符合相应资格条件的供给商名单确定不少于三 家的供给商，被询价对象的数量不能仅满足三家的要求，力求让更多的符合条件的供给商参与等多种询价方式，让路途较远不便亲来现场的供给商也能参与询价。“三家以上”到达三家，但

15、是起码要到达两家以上，询价选购由于工程一般较小往往让大牌供给商提不起兴趣，假设非得要达三家，询价极可能陷入“僵局”非在供给商数量上斤斤计较。四、不得定牌选购。指定品牌询价是询价选购中的最大弊病，并由此带来操控市场价格和“木偶型”“不速之客”绝迹于询价选购活动，让选购人真正享用到政府选购带来的质优价廉的好东西。五、不单纯以价格取舍供给商。法律规定“选购人依据符合选购需求、质量和效劳相等且不少人片面地认为既然是询价嘛，那么谁价格低谁“中标”，供给商在恶性的“价格和良好的售后效劳为条件的，无论是选购人还是供给商都应理性地对待价格问题。不行否认，价格是询价中的关键因素，但绝非惟一因素，在成交供给商确定

16、上要综合评审比较价格、技术性指标和售后效劳等，在此根底上依法确定。供给商治理制度一、合格供给商初选程序几个生产治理好、质量牢靠、效劳信誉好的生产厂家作为候选商。2、选购员向上述厂家索取样品并谈价。交选购部经理审批。监察部等有关人员进展实地考察，并写出考察报告，经合议审核后，由选购部列入初选名单。二、评价供给商的准则1、质量水平。1物料来件的优良品率 2质量保证体系 3样品质量45设备的优良性。2、交货力量。1交货的准时性 2扩大供货的弹性 3出样的准时性4增、减订货的反响力量。3、价格水平。1优待程度 2消化涨价的力量 3本钱下降空间。4、技术力量。1工艺技术的先进性 2后续研发力量 3产品设

17、计力量4技术问题的反响力量。5、后援力量。1零星订货保证 2配套售后效劳力量6、人力资源。1经营团队 2员工素养。7、信用状况。1合同履约率 2年均供货额和所占比例 3合作期限45经济状况；8、须经审核的供给商。1生产许可证2卫生合格证3营业执照副本4质检报告单。三、供给商考评与淘汰1、供给商考评每月进展一次，由选购部负责具体实施。一旦觉察严峻问题，应及早采 公司选购部，以引起重视。2、质检科会同选购部依据供给商业绩状况，对成绩偏后的供方进展不定期辅导。3、选购部对连续三次评核成绩不合格的供给商，有权终止选购合同。在协商解决遗留 问题后，四个月时间将供方余款全部结清。4A、B、C 三类对供给商

18、重排序打印，准时分发各分公司选购部。选购工作考核制度供给商治理，开发和维护供给商，每个原料供给商始终保持2-3 家，稳定供货三个月以1 分。1 分。库存治理，按月材料需求合理把握库存，入库量与库存量的比例不得大于 120%，增加1%1 分。1 分。工作品质，要求没有遗漏、延期和误购，假设犯相应一项则扣 1 分。团队治理，部门员工警告一次以上处分扣 0.5 分，记过一次扣 1 分，记大过一次扣 1.5分。无过错可拿到相应分值。部门协同，迟到一次扣 0.5 分，无故缺席扣 2 分，相关部门投诉一次扣 1 分。选购工作奖惩制度一、嘉奖具体如下，视奉献大小和业绩状况赐予XXX司范围内通报表扬：1、在物

19、料紧缺、原材料供给紧急的状况下，能提前完成选购任务，为公司解决困难， 奉献突出的；2 带来效益且被承受的；3XXX 元以上或挽回XXX 元以上，经核实的；4、为维护公司形象和声誉作出突出奉献的；5、对一贯忠于职守，乐观负责，廉洁奉公，事迹突出的。二、惩罚1 XXX 元的罚款。25000 XX 元的罚款，5000-10000 元的，处以XX 10000 元的，作无薪开除处理。另主管领导治理不善，负连带责任，处以双倍惩罚。3XX 元的罚款，另主管领导负连带责任，处以双倍惩罚。4导处理，未上报的造成生产待料的对责任人处以XX 元的惩罚。主管领导处理不了的马上上报给部门领导或分管副总。5、选购员不得承

20、受供给商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供给商借款等，一 XXX 元的罚款，情节严峻的，赐予无薪开除处理，并送交公安机关处理。6、选购员不得与供给商会餐、消遣，不得借用交通工具以及承受供给商供给的其它方XXX 元的罚款。7 5-10 倍进展惩罚。8 2 小时内回复具体的到货XXX元/次的惩罚。9、在选购过程中，如发生原料物资价格涨幅高于上次选购价格 5%时，为不影响生产的XXX 元/次的惩罚。10、选购部门应每月对现有供给商进展市场询价，每月不得少于 3 家替换供给商，填写选购物资市场询价表，抄送相关部门及领导。未按此要求操作的予以 XXX 元/次的惩罚。附表：选购申请单申请部门：货品名称

21、型号规格申请日期：数量/单位申请到货日期编号：入库日期备注用途及其他申请人：部门经理：总经理：选购员：采 购 订 单供方：合同编号：签订日期：年 月日产品名称产品名称规格型号计量单位数量含税单价元含税总金额元备注合计金额大写：一，要求：与需方供给的样品全都，假设因产品质量引起的问题，供方无条件退货或补数。二，交货时间：合同生效之日起十二天内到货。三，交货地点及方式：由供方送货到需方仓库金华始丰路325 号四，结算方式：月结25 号前结清上月货款。五，验收标准：由需方验收为准。六，特别商定：选购经办人：总经理：供方代表：月选购打算编号：JL-7.4-序号：序序号选购物品名称型号规格打算数量实购数

22、量打算到货日期实际到货日期备 注 时间：材料设备询价表日期：年 月 日需求单位：序号材料名称规格型号单位数量12345678910合计：供方报价单位：供货周期付款方式联系人供货周期付款方式联系人电话传真报价单位：供货周期付款方式联系人电话传真报价单位：供货周期付款方式联系人电话传真询价 询价一二三原选购单价备 注二三信息2.本单只做询价用。付款申请审批单申请日期：合同订单编号:合同名称：合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥元；已付款额：￥元；申请付款金额：￥元；质保金:；本次申请付款大写：合同洽谈人：分管副总意见：财务副总意见：总经理意见：年月编号:JP

23、-TY/B1012职 位部 门职 位部 门签字、日期签字、日期考核标准单项考核分清零1112周工作打算每周上交周工作打算，有自我创意识加 2 分，没交打算扣2 分，依每周六下班前为上交10%期限。不能按时完成每项扣 1分。工作效率导致停产状况1物品不超过 3 个工作日，原材20%料日常用品不超过 5 个工作1/每天完成状况得分5s5s1/次主要原料供给商档案不全每项扣 2 分，需交检测报告农产0由于选购不准时而受到跨部门10%20%/2按时完成上级安排的其它事其他事项项，延期每项扣 1 分/天10%10%得分合计得分沟通:每季度得分最高 2 项权重比例降低 30%，得分最低 2 项权重比例提高

24、 20%。发约人签字：日期：受约人签字：日期：合格供给商评审表供给商名称电 话联 系 人备 注传 真产品工序名称产品执行标准序号供方 自 评1.质量体系认证 无 2.能执行标准 无标生产 3.企业注册资金三百万以上 口一百万以上三百万以下口五十万以下口4.流水作业成批生产单件生产 5.自行设计 能设计简洁产品 不能设计6.十年以上 口五年以上十年以下 口三年以下口7.企业人资条件500-1000100-5000-100口8.序号年产量 100%-200%口我 口司 评 审60%以下口1.供给产品质量优 良 一般 2.优 良 一般 3.超过历年最高销售量根本满足不满足 4.按时交货状况较好 较差

25、 评审意见：合 /应商档案中。评审人：/不列入 )年我公司合格供月日评审结论：/ 不列为总经理：年月日年度复评记录年度 是否连续列入合格供方名录批准时间年度 是否连续列入合格供方名录批准时间年度 是否连续列入合格供方名录批准时间或相关资料工厂机器设备清单、代理商贸易商需供给代理证书。供给商实地评估记录评估工程评估内容评估量分评估部备注门1、产能充分和饱满程度8 分交货保证2、物流、仓储、运输力量7 分选购力量25分3、交期承诺合理性5 分4、打算、跟单安排5 分1、体系完整和执行度12 分2、IQC人员、设备、质量记录6 分品质保证3、PQC 质量记录和工序安排6 分力量4、QA抽样标准、出货

26、保证力量10 分品管50分5、客户埋怨处理8 分6、5S 治理8分工程技术1、产品开发、设计力量7 分力量8分工程25分3、工艺保证力量10 分合格供方名录编号：JL-7.4-序号：序供方名称供给的产品名年度复评结号入日期序号果附件二月结供给商选购流程图1、收货： 要求供给商供给一式二联送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统一由仓管员验收货物，仓管员负责验收货物实物、规格型号、数量、重量是否与选购订单相符。2、品质检验： 公司指定品质检验员负责对物料质量进展开出“扣款通知联络单”。是4、签章： 仓管员在一式三联的送货单上签名，一份送给选购文员、一份整理归类存放好， 待月底移交给财务对账。在金蝶系统里见到选购文员已录选购订单的，应准时调出订单并入库，如没有选购订单，应准时催选购文员录入。是否相符？3、1货实不符、数量、重量否有误的由仓管员处理，方式有：退货、换货、补 货。有其他违反选购协议规定知联络单”。如有需要供给商帮助处理待处理完后才安排付款。与财务。5、选购对账：1选购文员应依据仓管员签收的送货单认真核对每月供给商的对账单，觉察数量或单的，应准时通知供给商更改对账单。依据实际状况填由选购主管填写扣款金额，并 给供给商，