新时期高职院校行政秘书工作状况初探

1、新时期高职院校行政秘书工作状况初探新时期高职院校行政秘书工作状况初探一、新时期高职院校行政秘书岗位职责分析作为一名高职院校的行政秘书，首先要明确自己应该做什么，才能对所做的工作进展把握并做好。高职院校的行政秘书的工作职责主要有，一是文字工作。学校对内对外的文稿的拟定，包括年度的工作方案、工作总结、申请报告以及通知文件等。并对其进展审校、打印与发布，会议内容的记录与整理等。二是档案管理工作，主要是对各类信息、资料以及外来的文函进展归档保管等，对员工的档案进展登记、审核以及保管。三是工作的沟通与协调，负责行政管理层与师生员工的联络，学校各职能部门的联络，院系内各部门间合作的协调，并承当院系的接待、

2、公关以及外联等事务。四是人力资源工作的管理，包括考勤考本文由论文联盟.Ll.搜集整理核、评定职称以及福利事务等，根据院系行政管理层的相关要求，协助院系行政组织编制组织架构，以怨报德人才招聘以及员工的培训等。五是日常行政工作的管理，协助并催促各项工作方案的完成，制度的施行落地，办公用品的采买与保管，固定资产的管理以及办公设备的维修与维护等，除此之外，还有会议安排与筹备，得到院系行政管理层的受权后，对有关文件资料进展审核并签署意见等。六是临时性工作以及突发性工作的处理，处理后及时向院系行政指导汇报。二、当前高职院校行政秘书工作现状分析根据行政秘书在工作中具有的特点，并结合地方高职行政秘书的实际情况

3、，对二级学院的秘书工作中易出现的问题汇总如下三个方面：首先，工作任务较多并且繁琐。二级学院的行政秘书在工作中具有较多的头绪，工作的范围涉及面也较广，每天都有很多工作需要做，不但有各类文件的登记与传阅需要登记完成，各种会议的通知及各种来电来访需要接待与处理，另外，还要做好指导交办的临时性的工作。与此同时，需要与不同的教师和学生接触，对他们提出的问题要及时的处理。在实际的工作中有很多工作内容都不在行政秘书的岗位职责范围内。所以，行政秘书每天都在忙，每个月都在忙，但是，到年终总结的时候还是忙的没有头绪，没有成绩。其次，工作得不到足够的重视。二级学院的行政秘书的工作是非常繁忙的，给人的感觉就像在打仗，

4、一件事连着一件事，经常是几件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在指导的眼里都是理所当然的，而且，在年终的绩效考核的时候，行政秘书很少有人是优秀者。不管是学生还是教师，都要效劳于他们，假设效劳做不好，就会有人投诉，所以，行政秘书不但不被重视，而且还没有什么回报。付出与回报无法形成正比，使得有些行政秘书心生抱怨。觉得不管干成什么样，都是一样的，心理容易产生消极，心情郁闷，工作起来没有积极性。最后，没有太多的晋升的时机。二级学院的行政秘书中有很多人并不是学秘书专业，有很多是引进的人才的子弟或是家属，从事行政事务通常不会得到高级的职称，评到中级职称就算是到头了。在实际工作中，高职二级学院的行政秘书得不到

5、重视与关爱，不具备专业知识的培训与交流，也没有明确的职业规划，对将来也很渺茫。因此，就会使得行政秘书思想方面不稳定，没有积极的态度，对工作缺乏激情，对于相关的知识不能深化的研究学习。三、新时期高职院校行政秘书工作完善性策略分析首先，把角色定位明确下来，把秘书的岗位价值表达出来。角色的合理定位是把院系行政秘书的工作做好的关键，行政秘书必须做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，开展起工作才会更加积极与主观。行政秘书对于职责的分工要有充分的理解，在院系的行政管理层中，行政秘书是主要的参谋与助手，并且，还是院系行政管理层与师生关系的纽带，起着非常重要的作用。所以，院系行政秘书在做办公室的工作的时

6、候，不管是收发文件，会议筹备，协调办事，还是出谋划策，都要有效劳意识，否那么，不但会给工作的效率带来很大的影响，还会影响到教师与学生的心理，起不到良好的窗口表现的作用。其次，把特点认清，把效劳的质量程度进步上来。行政秘书的工作具有非常显著的特点，那就是繁琐性、效劳性与重复性。效劳性也就是说秘书工作具有效劳指导的性质。繁琐性就是工作具有非常多的头绪，涉及的面也较广，辛苦且非常零碎，不但费时间还费事。重复性就是指秘书的工作每天都会重复同样的工作，反复办理的事较多。所以，不但要注重特点，还要使工作的质量程度得到不断的进步。最后，把工作的意识强化起来，把工作的执行才能进步起来。一是把政治意识强化起来，

7、在院系的办公室中行政秘书是一个较为特殊的岗位，在平日的工作中，行政秘书会代指导办事，对文件的上传下达，对内部事务的处理，以及各方面关系的协调，这就要求行政履书必须具有正常强的政治意识。因此，行政秘书一定要把自身的政治素养与理论程度提升起来，二是把效劳意识强化起来。人才培养是高校中最为核心的职能，所以，行政秘书要把院系以及学校的整体利益放在中心，把效劳育人的思想结实的树立起来，全心全意做好行政管理工作。四、结语总而言之，我们国家的高职院校在不断的深化改革，对高职二级学院的行政秘书也提出越来越高的要求。所以，行政秘书必须从思想观念上进展转变，把角色定位明确下来，树立起效劳的意识，对自己的综合素质以及才能不断的加强培养，平时多读书，多积累知识，虚心的学习，工作中要用心，从多角度、多方面来强化自己，不