关于公司财务报销制度及相关流程

1、关于公司财务报报销制度及相相关流程第一部分 总则则 第一条、 为了加强公公司内部财务务管理、成本核核算、合理控控制费用支出出，规范公司司财务报销工工作,倡导一切以以业务为重的的指导思想，提高公司经经济效益，根根据有关财务务管理法规制制度和公司章章程有关规定定，结合本公公司实际情况况，特制定本本制度。 第二条、 本制度根据据相关的财经经制度及公司司的实际情况况，将财务报报销分为日常常办公费用、工工薪福利及相相关费用、税税费支出、工工程相关支出出、专项支出及物物流费用等,以下分别说说明报销相关关流程及各项项支出具体的的财务报销制制度和报销流流程。 第三条、本本制度适用于公司全体员员工。 第二部分

2、借款款及备用金制制度 第四条、 借款管理规规定 (一) 出出差借款：出出差人员凭审审批后的出出差申请单按批准额额度办理借款款，出差返回回3个工作日内内办理报销还还款手续(不含周末及及节假日)。 (二) 其其他临时借款款，如业务费费、各办事处处的备用金等等，借款人员员应及时报帐帐，除各办事事处的备用金金外其他借款款原则上不允允许跨月借支支。 （必须跨月月借支，例如如下月月初资资金需求的情情况呢？）(三) 各各项借款金额额超过10000元应提前前一天通知财财务部备款。 (四) 借款销销账规定：1、借款销帐时时应以借款申申请单为依据据，据实报销销，超出申请请单范围使用用的，须经主主管领导批准准，否则

3、财务务人员有权拒拒绝销帐； 2、借领支票者者原则上应在在同一工作日内内办理销帐手手续。 （实际情况况很多不成立立）3、年终不论任任何人的任何何借款全部交交回财务，进进行往来欠款款清算。第二二年如有需要要重新借支。 (五) 借款未还者者原则上不得得再次借款，逾逾期未还借支支者转为个人人借款从工资资中扣回。 第五条、借款流流程 (一) 借借款人按规定定填写借款款单，注明明借款事由、借借款金额（大大小写须完全全一致，不得得涂改）、支支票或现金。 (二) 审审批流程：主主管部门经理理审核签字财务经理复复核总经理审批批。 (三) 财财务付款：借借款凭审批后后的借款单到到财务部办理理领款手续。 第六条、备

4、备用金制度规规定（一）备用金限限额：1、上海办事处处有仓库且负负责的客户多多，产生的费费用也多，南南京办事处的的备用金归属属于上海办事事处统一管理理，暂定备用用金7000元以下；2、武汉办事处处有仓库但发发生的物流费费用不是很多多，暂定备用用金2000元以下；3、重庆、广州州、北京、沈沈阳办事处没没有仓库且发发生的物流费费用相对较少少，暂定备用用金1000元以下；4、总部各部门门除采购部外外其余部门没没有分配备用用金，需要的的款项填写用款申请单或付款审批单单，外办事处处备用金需要要填写申请单单。以上备用用金除了月或或季度缴纳的的房租之外，大大额物流费用用可以根据实实际情况提前前申请，备用用金不

5、足的可可以再做调整整。（二）备用金及及预支款项销销帐规定：1、外办事处销销售会计每月月1号、16号要把之前前发生的支付付单据按规定定要求整理好好后寄回总部部，没按要求求整理的，退退回办事外，各各负责人重新新整理（退回回的快递费自自行承担）。外外办销售会计计每天发送电电子档现金金收支明细账账，并把账账核对清楚，否否则再次申请请的备用不予予处理。2、总部预支款款项，需在三三个工作日，最最长在一个星星期之内办理理销账手续，并并结算清楚，否否则不可再申申请下一笔款款项。（需结合不同地地区送货时间间效率，另一一种常见情况况，若非预支支的款项，事事后付款的是是否也有时间间规定呢？）3、总部及外办办事处负责

6、人人每月28号之前做好好下个月整个个月及上旬的的支出预算，每每月9号、19号之前做好好中旬、下旬旬的支出预算算并发电子档档到总部财务务部负责人做做公司支出预预算。4、外办事处备备用金需填写写用款申请单单，发电子表表格给总部，由由总部负责人人代替给相关关部门签字审审批后转账。5、总部各部门门相关负责人人填写用款申申请单或付款款审批单，经经各相关部门门签字审批后后支付。出纳付款总经理审批财务经理审批会计审核是否有未结清的费用负责人审核经办人凭采购合同、采购申请单、销售订单等填制付款审批单（三）备用金及及预支款项流流程：出纳付款总经理审批财务经理审批会计审核是否有未结清的费用负责人审核经办人凭采购合

7、同、采购申请单、销售订单等填制付款审批单第三部分 日常常费用报销制制度 第七条、 日常费用主主要包括差旅旅费、电话费费、交通费、办办公费、低值值易耗品及备备品备件、培培训费等。在在一个预算期期间内，各项项费用的累计计支出原则上上不得超出预预算。 第八条、 费用报销的的一般规定 (一) 报报销人必须取取得相应的合合法票据(从外单位取取得的原始凭凭证必须盖有有填制单位的的公章；从个个人取得的原原始凭证必须须有填制人员员的签名或盖盖章),发票背面有有经办人签名名并简述事由(何人何时何何地何事），发发票单据需按按要求黏贴。 (二) 填填写报销单应应注意:根据费用性性质填写对应应单据，严格按单据要求求项

8、目认真写写，注明附件件张数，金额大小写写须完全一致致（不得涂改改）。 (三) 报销11000元以以上需提前一一天通知财务务部以便备款款。(四) 费用报报销的具体要要求：1、生活用品：除扫把、拖拖把、水桶、垃垃圾袋用于办办公地方清洁洁用品外，其其余不能报销销。2、办公用品：必须开具正正规发票并附附上购物清单单。3、运输费用：具体规定详详见第六部分物物流费用报销销流4、临时雇工费费：附临时工工明细表，明明细表上贴标标计时费，需需注明贴标发发往哪里的货货物，共计几几件几双鞋子子；搬卸费，需需注明几件货货物，单据需需要有临时工工人签名及电电话号码。5、所有单据都都需要有三个个人以上签字字：经办人、区区

9、域负责人、会会计。6、各办事处寄寄回来的单据据不符合规定定的不予以报报销，全部退退回各办事处处，负责人自自行处理，不不予以抵扣预预支的备用金金。7、所有的支出出必须做费用用支出凭证，把把原始单据分分为正规发票票和收款单据据黏贴在黏贴贴单上，差旅旅费按黏贴标标准。8、属于员工借借支而后至财财务部核销的的，填写费用用报支单时应应在单据的左左上角写上“销账”二字，以区区分财务是否否已经付款。第九条、费用报报销的一般流流程:1、办事处报销销流程：经办人填制报支单经办人填制报支单销售会计初审区域经理审核签字总部财务审核总经理审批出纳办理抵扣备用金账款 经办人填制费费用报支单（附签字后的原始票据），提供给

10、销售会计 销售会计初审（票据是否符合公司的相关规定，购买物资的需附上审批后的购买物资申请表），如不符合退还经办人，如符合则黏贴票据区域经理审核签字财务部门审核总经理审批出纳报销。2、泉州总部报报销流程：经办人填制费用报销单部门经理审核经办人填制费用报销单部门经理审核财务部审核总经理审批出纳付款业务经办人按付付款类型收集集整理齐全完完整的付款凭凭据作为附件件，并正确填填写相应的费费用报销单，签签名确认后报报送部门经理理进行业务审审核，部门经经理审核确认认后，送交财财务部审核付付款凭据是否否齐全，业务务是否合规、合合理，支出金金额是否超出出预算或合同同、单据是否否合法完整，再再报送总经理理审批，出

11、纳纳根据审批后后单据执行付付款程序。第十条、差旅费费报销制度一、差旅费标准准1、费用标准：日常支出差差旅费按不同同岗位级别标标准不同，具具体规定如下下：1）、住宿费按按出差地区和和人员级别制制定标准，(原则上两人人出差，如为为同性住宿标标准按一个人人住宿标准报报销)级别一般地区直辖市及省会城城市特区、广州副总经理以上级级别140170190经理级100130150助理及主管级70100120员工级50801002）、出差的市市内交通费实实行包干制，标标准如下：级别市内交通费副总经理以上级级别全额报销经理级30元/天助理及主管级25元/天员工级20元/天3）、出差人员员每人每天伙伙食补贴标准准如

12、下：一般般城市享有补补助20元/天，省会城城市及特区35元/天。具体时时间规定标准准如下： A.中午110时前离开本本市按全天补补助伙食费。 B.中午110时后离开本本市按半天补补助伙食费。C.中午14时时前抵达本市市按半天补助助伙食费。D.中午14时时后抵达本市市按全天补助助伙食费。2、费用标准的的补充说明：（1）以上报销销的住宿费，交交通费，伙食食补助费都必必须提供相等等额度的票据据报销（必须须提供正规票票据，按标准准报销，超出出部分自己负负责），往返返长途车费必必须以车站电电子发票为准准（全额报销销），可自行行按实际需要要安排选择公公路、铁路或或水路，如因因工作性质确确实需要乘坐坐飞机者

13、必须须向各相关部部门申请，经经各相关部门门及总经理同同意后方可执执行。（2）住宿费报报销时必须提提供住宿发票票，实际发生生额未达到住住宿标准金额额不予补偿；超出住宿标标准部分由员员工自行承担担。（3）出差费用用原则上按一一天一夜报销销，如是早上8:30出发，第二二天18:00返回的可按按两天一夜报报销，具体时时间依据电子子车票上的发发车时间为准准。（4）到各办事事处出差，其其办事处提供供住宿者不补补住宿费，如如办事处无法法提供住宿可可按住宿标准准报销住宿费费用。（5）出差时由由对方接待单单位提供餐饮饮、住宿及交交通工具等将将不予报销相相关费用。 （6）宴请客户户需由总经理理批准后方可可报销招待

14、费费，同时按比比例（早餐20、午餐或或晚餐40）扣减出出差人当天的的伙食补贴。（7）出租车费费在紧急情况况下（如每季季度送大件的的样品），市市区内可以搭搭乘出租车，跨跨区有班车的的一律坐班车车，事先向行行政部申请报报备，总经理理同意后方可可报销。（8）出差时两两人不能同时时去同一个地地方，除非特特大事件需要要两人同行，必必须事先申请请报备。申请请后方可按报报销标准报销销，否则只报报销一人。（9）因工作需需要超出原计计划出差时间间，出差人员员在外地要事事先向公司总总经理说明原原因征得同意意，返回后在在差旅费申请请表中加以注注明，经批准准予以报销。凡凡未经批准事事后追加费用用，超预算部部分一律由当

15、当事人自付。（二） 报报销流程 1. 出差申请请：公司人员员因工作需要要出差填写出出差申请单，详细注注明出差地点点、业务内容容、行程安排排、交通工具具及预计差旅旅费用项目等等，出差申请请单由直接主主管审核、总经理理审批。 2. 借支支差旅费：出出差人员将审审批过的出出差申请单交财务部,按借款管理理规定及相关关于出差报销销标准额度办办理借款手续续，出纳按规规定支付所借借款项。 3. 购票票: 公司人员员出差须订票票的持审批过过的出差申申请单，到到行政部统一一订票，经审审批人签字后后报财务。 4. 返回报销销：出差人员员应在回公司司后三个工作日或一一个星期之内内办理报销事事宜，根据差差旅费用标准准

16、填写差旅旅费报销单，附出差申请单及路线日程表，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十一条 电话费报销销制度及流程程(一) 费费用标准 1. 移动动通讯费：为为了兼顾效率率与公平的原原则，员工的的手机费用的的报销采用与与岗位相关制制，即依据不不同岗位，根根据员工工作作性质和职位位不同设定不不同的报销标标准，具体标标准见行政部部相关管理制制度规定。 2固定电话费费：公司为员员工提供工作作必须的固定定电话，并由由公司统一支支付话费。不不鼓励员工在在上班期间打打私人电话。 3、移动电话费费：因工作的的特殊性，公公司部分员工工将统一使用用公司的办公公电话用于

17、业业务联系，并并由公司统一一支付话费，私私人电话将不不再报销话费费，禁止员工工使用办公电电话打私人电电话。员工转转岗或离职后后应将手机交交还行政部（依依照工作业务务手机使用协协议办理）。(二)报销销流程 1、人力资源部部每月初将报报销话费做入入员工工资表，20日由财务部部统一发放。如如有配置电话话的，由公司司统一付费（超超出部分由员员工负责），不不再从工资做做补贴。2、公司统一支支付话费由行行政部指定专专人按日常费费用审批程序序及报销流程程办理报销手手续，若遇电电话费异常变变动情况应到到相关部门查明明原因，特殊殊情况报总经经理批示处理理办法。 第十二条 交通费报销销制度及流程程 (一) 费用标

18、标准：(1)员工因公公需要用车可可根据公司相相关规定申请请公司派车，在在没有车的情情况下经行政政部车辆管理理人员同意后后可以乘坐公公交车;(2)市内公交交车费应保存存相应票据报销。(3)员工在本本市内出差，只只报销公交车车票（盖有2个章），公公交车票除二二人及以上同同行外均不得得连号，无特特殊情况不得得报销出租车车票。（4）各外办事事处人员因公公安排回公司司可按电子车车票报销， 在这行程间间顺道回家造造成的车票不不可报销，只只按公司到办办事处的车票票报销。(二) 报报销流程 1. 员工工整理交通车车票（只含有公交车票），在在车票背面签签经办人名字字，并由行政政部人员签字字确认。 2. 审批批:

19、按日常费用用审批程序审审批。 3. 员工工持审批后的的报销单到财财务处办理报报销手续。 第十三条 物资采购报销销制度及流程程 （一）物资采购购流程:1、公司行政部部门为低值易易耗品之采购购、管理部门门，设置标准准库房，并设设专门保管人人员管理，财财务部为核算算监督部门。2、由物资使用用人填写采采购申请单，部门经理理签字审核，再再将填写完的的采购申请送送至行政部签签收。3、行政部低值值品保管人根根据使用部门门申请数量，与与库存进行核核实，填写采采购申请单中的“库存数量”、“批准数量”两栏。4、行政部低值值品采购人接接到送来的采采购申请单，按需购物物资的要求进进行询价，将将价格填列到到采购申请请单

20、后由部门经理理签字审核，送送至财务部进进行复核。5、物资到位后后物资采购员员将采购申请单送至物资保保管人处以备备验收时使用用。6、物资保管人人、物资验收收人、供货商商三方共同对对到货物资进进行验收。验验收时注意物物资是否与采采购申请单中中内容、规格格型号相符、质质量是否合格格。7、验收符合要要求后，填写写物资入库库验收单，一一联交供货商商、一联交采采购员，将物物资分类存放放，分别登账账。8、通知使用部部门可以领取取所需物资。9、使用部门填填写物资出出库单领取取所需物资，物物资保管人根根据物资出出库单登账账。（二）报销流程程 1、物资采购前前，预借物资资款必须经财财务主管领导导签字批准后后方可借

21、款。物物资采购完毕毕，需及时报报销，逾期三三天不办理者者，按挪用公公款论处。 2、物资采购购员填写费用报支单单，将本次采购购的全部原始始发票、入入库验收单、采采购申请单粘贴附后后，部门经理理审核，财务务部审核（财财务部审核内内容填写是否否正确无误、签字是否齐齐全、发票、入入库验收单、采采购申请三三份单据中内内容、数量、金金额是否相符符、实际金额与与报销金额是是否相同），总总经理审批。3、采购员持审审批后的费用用报支单到出出纳处办理付付款手续。4、各部门急需需或特殊的办办公用品，经经以上程序批批准，可自行行购买。第十四条 培训费、资资料费及其他他报销制度及及流程 （一）费用用标准 1. 培训训费

22、:为了便于公公司根据需要要统筹安排，此此费用由公司司人力资源部部门统一管理理，各部门培培训需求应及及时报送人力力资源。人力力资源根据实实际需要编制制培训计划报报总经理审批批。 2.其他费费用：根据实实际需要据实实支付。 ( 二)报报销流程： 1.培训费费由人力资源源部人员根据据审批程序及及报销程序办办理报销手续续。 2.其他费费用报销参照照日常费用报报销制度及流流程办理。 第四部分 工薪薪福利及相关关费用支出制制度及流程 第十五条 工薪福利等等支出包括工工资、临时工工资、社会保保险及各项福福利等，此类类费用按照资资金支出制度度相关规定执执行。 第十六条 工薪福利 (一) 工资（1）每月100日

23、由各办事处处负责人根据据上月销售情况做做好导购工资资表，转交财财务审核无误误，经公司总总经理审批后后于15号支付，导导购工资算错错或是迟交导导致的问题相相关负责人承承担责任；每每月20日由人事部做做好管理人员员工资表，转转交财务审核核无误，经公公司总经理审审批后的工资资支付标准（含含人员变动、额额度变动、扣扣款、社会保保险及等信息息）。（2）总经理提提供职工月度度奖金分配表表；（3）财务部根根据奖金表及及支付标准编编制标准格式式的工资表；（4）按工薪审审批程序审批批；（5）统一由财财务部通过现现金或是银行行转账形式支付工资资；（6）每月末之之前员工到财财务部领工资资条并与工资资卡内资金进进行核

24、实。 （三）社会保险险支付流程：（1）由人力资资源部将由公公司总经理审审批后的支付付标准交财务务部进行相关关的财务处理理；（2）社会保险险金由财务部部协助人力资资源办理银行行托收手续，财财务部收到银银行托收单据据应交人力资资源部专员签字确认，若若有差异应查查明原因并按按实际情况进进行调整。（3）社会保险险需由员工负负责部分在工工资发放时候候扣除。 （四）其他他福利费支出出由公司人力力资源部按审审批后的支付付标准填写报报销单经部门经理理签字确认财务经理进进行财务复核核报总经理审审批，审批后后的报销单及及支付标准交交财务部办理理报销手续。 第五部分 专项项支出财务报报销制度及流流程 第十七条 专项

25、支出主主要包括软件件及固定资产产购置、广告告宣传活动费费及其他专项项费用等。 第十八条 软件及固定定资产购置报报销财务制度度及流程。 (一) 填填写购置申请请：按公司相相关规定填写写资产物资资申请表并并报批。 (二) 报报销标准：相相关的合同协协议及批准生生效的购置申申请。 (三) 结账报报销（1）资产验收收（软件应安安装调试）无无误后，经办办人凭发票等等资料办理出出入库手续，按按规定填写报报销单（经办办人在发票背背面签字）；（2）按资金支支出规定审批批程序审批；（3）若需提前前借款，应按按借款规定办办理借支手续续，并在5个工作日内内办理报销手手续。 （四）发生物品品转移，即由由另一个使用用人

26、转移给他他人使用时应应填写“物品转移清清单”第十九条 其他专项支支出报销制度度及流程 (一) 费费用范围：其其他专项支出出包括其他所所有专门立项项的费用（广广告及宣传活活动费、公司司员工活动费费用、办公室室装修及其他他专项费用）支支出。 (二) 费费用标准：此此类费用一般般金额较大，由由主管部门经经理根据实际际需要向总经经理提交请示示报告（含项项目可行性分分析、费用预预算及相关收收益预测表等等），经总经经理签署审核核意见后报董董事长及其授授权人审批。 (三) 财财务报销流程程 1审批后后的报告文件件到财务部备备案，以便财财务备款。 2签订合合同：由直接接负责部门与与合作方签订订正式合作合合同，（合同同签订前由公公司法律顾问问的审核，合合同应注明付付款方式等）。 3付款流程：（1）由经办人人整理发票等等资料并填写写费用报销单单（填写规范范参照日常费费用报销一般般规定）；（2）按审批程程序审批：主主管部门经理理审核签字 财务复核 总经理审批批；（3）财务部根根据审批后的的报销单金额额付款；（4）若需提前前借款，应按按借款规定办办理借支手续续，并在5个工作日内办办理报销手续续