CPDFLinkages培训项目采购管理

1、中国项目开发中心CPDF Linkages 培训项目- “采购”日程表简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训总结采购运作17:00 17:30日程表您的期待！今天您想学到什么?采购培训概述本次培训结束后，您将能够：明确采购目标制订详尽采购策略改善采购运作水平有效监控供货商您将可以获得相关理论、建议、技术及实用工具！讨论谈谈：您曾经采购过的最为昂贵的产品或服务您曾经采购过的性价比最高的产品或服务采购原则适当的产品或服务准确的数量合理的价

2、格及时的交货畅通的供货渠道优质的服务所谓采购是使用货币以获得：运营支出直接费用：完全耗费在产成品上的费用间接费用：有助于生产产成品的费用橙子财产税机械部件包装清洁服务文具及办公用品员工培训2种不同类型的费用：果汁用糖员工操作果汁机的时间果汁机机器折旧空调器办公室打印机产品运输果汁加工厂的下列费用中哪些是直接费用，哪些是间接费用?自我评估调查表自我评估问卷“采购”自我评估调查表用于对客户采购能力和最优标准进行比较，并据此制定针对的培训及咨询计划。典型的“采购”问题未经 ISO 质量认证二手设备或设备陈旧难以满足供货商的付款要求仓储混乱收款困难订单及生产信息不完整订单完成情况不准确订单处理低效不能

3、对产品的盈利性进行监控现金流转不畅生产计划不足库存信息不准确用户撤销订单原材料逾期交货目前，“供货商”在向公司提供其产品时会面临许多问题运输能力不足支付管理不善有限的谈判技巧生产过程中的浪费和返工产品退货产品质量差采购流程4项工作将有助于你了解如何优化你的采购流程：1：清楚地描述采购目标为什么? 以便了解一个公司内成功采购的目标2：制订一个采购策略为什么? 以便了解如何识别适当的产品，从适当的供货商那里，并以适当的价格3：改善采购运作水平为什么? 以便了解如何使日常的采购操作更加有效4： 监控你的供货商为什么?以便 了解如何在完成业务的过程中有效地管理库存水平4供货商监控3采购操作2采购策略1

4、采购目标日程表简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训培训总结采购运作17:00 17:30日程表任务 1: 概述你的采购目标有效的供货最优的质量最低的成本/价格 法律事务管理职业行为有效的供货最优的质量最低的成本/价格法律事务管理职业行为在你所在的公司，采购应力求取得以下几点：有效的供货有效的供货必须：确保所需物品和服务能够及时交付与合格、可靠的供货商建立密切的工作关系定期对供货商进行考核权衡决策是自己生产还是外购有效的供货 自己生产

5、或采购决策做出“采购”的主要动因有以下几条：降低资本支出，以避免借贷你不需要买车减少资产或运营资本，以集中在核心业务上你可以卖掉现有的卡车，将现金用来购买果汁机避免了日常繁冗管理你不需要为卡车的故障、工人的不满等而烦恼降低运营成本你不需要去处理劳工事宜和车辆的维护等等通过与其它公司合作，达到成本分摊你可以和其它公司一起分摊你的运输费用你是一个橙汁生产厂家要给你的用户送去橙汁，你决定：1) 买车或租车自己运送产品 （制造）2) 向第三方外购运输（采购）问题如果是， 外包?采购（外包）能否为本公司提供竞争优势？采购（外包）能带来自己生产所不能带来的关键价值吗？在总体的成本和价值方面，外包比内部完成

6、更可取吗？采购（外包）的风险大吗？有效的供货 制造或采购决策在确定采购（外包）是否是最佳选择时，应问以下几个问题：最优的质量必须考虑质量的各个方面：产品质量供货商提供给果汁生产厂的橙子是成熟的吗？服务质量 如果橙子不熟，供货商会不怕麻烦进行更换吗？工序质量供货商一周的每天都会接受你的订单吗？哪些产品值得多付钱？投资高品质的货物或服务并不总能带来高的成本效益在价格和品质之间必须进行权衡：哪些产品对于达到公司的底线来说是必须的，因而值得额外付钱来保证最佳的服务和质量？最低的成本/价格价格 + 使用 + 管理一个产品的总成本不单单由它的价格组成尤其应考虑三个方面：.了解你的供货商成本可以有助于你压低

7、他们的价格了解供货商的成本便宜的运输和仓储因量大从优的折扣。早付款的折扣降低库存（及持有成本）降低了管理费用，如，旅行、供给、计算机、电话等等降低了订单处理费用提高了产品标准化消除了生产过程中的浪费使用率的提高意味着可以采购更多的量案例苹果还是香蕉?成都果品公司 (CFC) 销售苹果和香蕉。两种产品成本相同，售价也一样。它们的营业额相同，两种产品的客户也都一样。MD最近在接受CPDF的一个培训，在那里他被告知，这些产品的可获利润率可有所不同。他让班上的同学确定以下情景中，哪一个的经营利润更高：情景:苹果生产商到成都的距离是香蕉生产商的两倍，由CFC卡车运输在仓储和运输中，香蕉占的空间是两倍由于

8、质量要求，10%的苹果和20%的香蕉要浪费掉由于包装要求，由员工处理苹果的时间要多 25%苹果是按30 天的信贷协定付款，香蕉则是交货即付法律事务在以下活动中要涉及到法律事务，如法规、原则和章程：进行采购编制文件和制定合同选择供货商等等在采购时受法律事务影响的主要有：采购订单合同法律事务：采购订单 (PO)条件和条款详细说明确认条款规定如果在供货方对订单的认可中加有任何条款条件，除非有买方的书面认可，否则这些条款条件不具约束力。合规性条款规定供货方必须遵守所有适用的国家、联邦和当地的法律、法规和规定与订单相符条款规定所有提供的货物和服务必须与买方的订单一致，否则买方可以退货而不缴纳违约金交货的

9、义务规定供货商有义务满足订单所规定的交货日期、规范和数量，否则买方可以退货而不缴纳违约金撤销的权利在买方生意出现异常的情况下，允许买方撤销所有的订单未到部分政策法规规定供货商有义务遵守各种法律、规定等订单是一份具有法律约束性的文件，要求供货商将规定的产品在一定的日期、以规定的价格交付一份订单可能包括标准的法律条款条件，如以下几个方面，以保护买方的利益：法律事务： 合同条件或条款详细说明意思表达双方必须同意以某种方式执行。报酬对供货要提供的货物，买方同意付款。行为能力 双方必须有代表其各自组织承担义务的权力。意思的真实性 双方必须都是授权的，且协议是合理的。意图的合法性 合同标的物必须是合法的。

10、标的物不得是不道德的，或有悖于国家政策，或是完全违法的。 符合防止欺诈法 保护不受虚假的证据的侵害，防止欺诈性要求合同是由一系列承诺产生的义务和权利，可以由法庭强制执行。一份合同一般包括以下几个使其生效和有执行力的方面： 职业行为道德方面 在商业关系中对正义和公平等公认社会准则的使用利益冲突 不因个人或金钱利益而与某个供货商做生意保密 对被指定为机密的商业信息保密采购人员应将其注意力和精力放在公司的利益上，而非个人的获利上采购人员应以专业的态度和礼貌的举止对待供货方采购人员必须坚持其职业组织和公司制订的道德标准职业行为有3个方面需要检查：小结成功的采购包括制定和取得以下五个目标:有效的供货包括

11、： 1) 确保所要求的货物和服务及时交付；2) 与合格可靠的供货商建立坚固的工作关系；3) 定期对供货商业绩进行考核；4) 参加制作/采购决议产品质量、服务、成本和库存水平都需要认真权衡，以确保客户满意并避免发生大的浪费。采购涉及的法律事务复杂但十分重要，合同和订单的合法性尤其重要。涉及采购作业的个人应始终：1) 最大程度地显示出其道德水准2)以专业、公正、公平、诚信而适度的态度对待客户3) 为其所代表的公司的最大利益工作4) 保证对被指定为机密的商业信息保密Agenda简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10

12、:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训培训总结采购运作17:00 17:30日程表日程表简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训培训总结采购运作17:00 17:30Agenda任务2： 制定一个采购策略采购策略是制定计划以获得公司所需的产品。在产品的重要性和采购复杂性之间寻求一个平衡点产品寻求适当的产品来满足特定的要求供货商通过给供货商提供展示其产品的竞争性舞台来选择适当的供货商贸易条款通过签定合

13、同认可价格及条款条件来认可适当的贸易条款适当的产品： 产品的重要性成本 国际价格国内价格库存成本可以用以下四个方面来评估产品或服务对公司获得成功和具有竞争力所具有的重要性：列出就你所在公司影响各个方面的因素对每一方面的重要性进行评估。如成本比质量更重要吗？等等。交货交货期服务水平质量产品质量服务质量技术生产流程市场地位共享程度创新能力适当的产品： 采购风险实例：当市场上选择/竞争少时，供货商的力量就大（可要求溢价）。大众化的产品（即有多个可能的供货商/替换性强），合同订货量大时，买方就具有优势市场进入壁垒高（如，政府规定）会阻碍了正常的竞争环境，为供货商提供了优势。如国产货与外国货的对抗。议价

14、能力替代品竞争程度市场进入壁垒适当的产品： 了解供货市场有可供选择的供货商吗？ 有可供选择的供货市场吗？ 你能发展供货商吗？你在采购时的讨价还价有多大？你是该产品的重要客户吗？有其它的解决方案吗？你能闸述你的要求吗？供货商的权力有多大？供货商/产品是独一无二的吗？存在技术差异吗？适当的产品： 寻找供货商识别潜在供货商：行业论坛和杂志，如：政府信息网站和办公室，如：搜索专家和万维网，如一直使用已经建立起关系的供货商是再简单不过了。但是要确保价格和服务具有竞争力，就应定期对整个市场进行进行调查（如，年度审查） 合适的供货商： 合格的供货商一般信息 如，公司名称、地址和联系电话股权结构 如私营、合伙

15、等业务类型如，制造商、经销商、组装商等等设施 如，工厂的地址、销售办公室、雇员人数等联系方式 如，厂长的姓名和电话号码，采购联系方式等用来搜集供货商信息的“征求信息表” (RFI)财务信息/信用情况如，财务报表、标准的付款方式等产品和产量如，产品明细表和年产量质量管理流程如，是否通过 ISO 9000 认证，服务水平跟踪？参考资料 如，公司样本、质量流程、年度报告等合适的供货商经过筛选的供货商交货期价格付款条件财务稳定性对质量的承诺健康和安全条件包装运输方式评估一个潜在供货商所花费的时间和精力取决于产品的重要性和行业复杂性供货商的选择名册用于确保供货商是基于相同的标准进行评估的。标准应有优先次

16、序。常用标准有：合适的供货商选择供货商报价要求书 (RFP)可用于从备选名单中确定出最终的供货商章节详述封面函简要说明 RFP包含RFP的截止日期供货商用于确认收到RFP，并签字表明愿意参加简介 对填写本报价的必要说明报价书概要提供响应RFP所必需的信息响应 包含有关供货商背景和产品的一些问题使供货商能提供进一步的信息及其成本恰当的贸易条款:谈判计划评估和分析报价书的经济效果解析报价书中发现的任何差异识别哪些是实际的数据，哪些是基于判断得来的信息获得有关经销商的管理层信息，如，通过与他们会面或调查他们的声誉完全弄清你公司的需要和希望得到的东西确定一个目标价格准备为不同方案谈判，如考虑你对可能的

17、各种报价的反应谈判是采购策略中最重要的部分有必要进行认真计划恰当的贸易条款:谈判价格提前付款的折扣批量购买折扣延期付款的惩处赊帐条件质量标准建立伙伴关系 不要危害关系灵活些 确保讨价还价的地位采取适合当时情况的方式对损坏货物的解决方法付款方法运送/票据送达地点包装交货期对是否是双赢有清楚的认识准备做出妥协拟定可接受价格或条件范围准备好事实和数据了解市场（供货商很多还是很少）谈判贴士怎样做?谈判中要讨论以下几点：恰当的贸易条款: 合同合同的目标是：规定供货商的责任和义务确保合同方方面面清楚明白，避免日后纠纷固定价格 如，办公用品让买方的风险最小，让卖方的风险最大卖方经常想在报价中提高利润率以支付

18、后面潜在的成本增加用于规定明确的任务，容易管理，可以准确定价买方对供货商的成本结构知之甚少成本+激励费 如，新产品买卖双方共同承担风险确认卖方已经收回其全部成本；买方必须根据实际情况商定出一个目标成本及费用的最大、最小调节公式当项目具有不确定性时作用在大多数情况下，对成本使用情况的清楚了解就意味着成功恰当的贸易条款：合同（续）以下是一份合同典型要求的清单：要求详述事实陈述确定谁是相关方，采用何种类型的合同有效期规定协议日期目录合同所含文件清单文件的优先规定文件的优先次序可以交付的工作规定要做的工作交货日期规定产品交付日期条款条件规定与标准的条款条件不同之处定价给出定价协议付款条件给出买方支付卖

19、方的时间规定进度表就全部合同项目规定做出交货要求检验规定专门的检验要求包装及发运确定出产品包装、发运及交货的方向通知和修订为所有此类文件提供一个联系点文件的执行供双方授权签字小结买方应为所采购的每个产品或服务制定一份采购策略。策略应包括：了解该产品或服务对公司业务的重要性了解风险的大小，确认公司承受能力应采用一种系统方法选择“适当”的供货商。它应包括：用信息征求表(RFI)来收集与供货商有关的信息有一个名册对供货商进行比较发出报价要求书 (RFP) 对清楚并完整地了解什么样的供货商愿意接此生意是十分重要的为了确认采购的所有要素可行，应签定双方理解并认可的贸易条款，其中包括：与你的供货商举行面对

20、面的谈判，为此准备工作至关重要！确认所有协议均有文字资料并由双方签字日程表简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训总结采购运作17:00 17:30日程表任务 3:提升你的采购运作水平一份标准订单的流程采购所采用的工具和文件需要对市场趋势进行监控员工的期望目标交流和谈判技巧的重要性应用财务理念的重要性订单流程工具和文件市场趋势期望目标谈判技巧财务理念采购订单流程以下各步构成了标准的采购订单流程Purchase Order Flow工具和

21、文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念发出采购要求/规格审核采购请求/规格获得认可（必要时）交货检查货物接收RFP或订单发运货物开发票处理发票支付发票选择合同供货商下发 RFP 或订单供货商应付账款接收/存放雇员公司采购人员工具和文件在采购时要用到以下工具或文件：Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念采购请求报价要求书 (RFP)规格工作说明订单简式订单 工具和文件文件定义必须包括检查采购请求由雇员发出，要采购人员代表他购得规定的产品用户信息- 标识、位置、预算

22、、需要日期、签字产品信息- 名称、数量、质量请求日期 完整性准确性授权/预算与政策、规程、标准和法律的一致性急迫性报价要求书由采购人员发出，要求供货商对指定的货品进行报价货品信息 - 名称、目标履约要求 交货时期及地点条款条件货品性质和要求交货日期及地点条款条件急迫性/希望规格由公司内的标的物专家发出，具体说明欲购产品的特点和要求。产品信息 - 名称、质量性能特点 完整性准确性性能信息Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念工具及文件示例Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧

23、财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值 谈判技巧 财务理念工具及文件（续）文件定义必须包括检查工作说明由专家发出，对要进行的服务的特点及要求给予说明。 工作信息 - 名称、质量计划的总数量 允许的成本参数工作进度表及地点完整性及准确性价格和成本信息条款条件地点、条件及进度表采购订单发给供货商，请求在规定的目标早期交付规定的货物。订单通常附有公司的条款条件说明 。产品信息- 名称、数量、质量价格 交货日期及地点条款条件完整性及准确性价格和交货日期条款条件急迫性/愿望简式订单通过在认可的条款范围内下发订单，求得所需数量的规定产品。 产品信息 - 名称、质量计划的总数量认可价格 发布授权信息完整性

24、及准确性价格及交货信息条款条件承诺的总数量Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念监控市场走向成本构成 谈判保持经常供应供货商选择战略计划供货商技术及创新采购流程改善降低成本/增加价值应对以下方面进行研究，以改善其发展走向：. 这些将保证你在与供货商谈判时处于强有力的位置Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流

25、程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念了解员工的期望制造提供原材料，使生产能有效地进行工程 满足为工程专家制定的规格，标准市场营销共享新产品开发的创新意识财务/应付账款与供货商一起处理发票和付款事宜，并处理预算请求法律保护公司免于某些供货合同问题人力资源保证员工能够得到培训和进步采购部门与公司的其它部门工作关系密切Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念拥有有效的沟通和谈判技能有明确的目标目的着重于双赢（确保长期的关系不受损害）清楚绝对最低要求清楚所有的法律考虑头脑清楚、开明，以便考虑所有可能的选择有

26、信心，态度积极，能控制形势耐心 在讨论最初进展不顺利时保持机智、镇静、自控以下提示可用于和供货商的谈判Purchase Order Flow工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧财务理念应用财务理念通过对供货商以下方面的确认，了解供货商的盈利能力和稳定性：财务状况良好吗有债务负担吗能及时偿付债务吗能在可接受的条件下周转其库存吗对所报付款条件进行评估，因为它们会影响现金流转如，30天付款 如果10天内支付给予1%的折扣 在采购时，就应用以下财务理念为了改善现金流和/或赊帐条件，资本开支项目不应纳入运营成本Purchase Order Flow工具和文件市

27、场趋势期望值谈判技巧财务理念订单流程工具和文件市场趋势期望值谈判技巧 财务理念小结了解标准采购过程中的文件流程有助于确保适当的控制到位，订单能得以及时执行有效的采购包括对需求的了解和对与业务相关的各部门积极参与出色的谈判技巧对于是否能成为一个好的买家是至关重要的部分买方应当应用财务理念。它不但有助于对可比公司进行评估，还可了解潜在供货商的利润率和稳定性日程表简要介绍采购目标午餐采购策略09:00 10:0010:15 12:1512:15 13:15休息供应商监控10:00 10:1513:15 15:1515:30 17:0015:15 15:30培训总结采购运作17:00 17:30日程表任务 4 监控你的供货商整体情况产品服务创新财务整体情况产品服务财务创新供货商表现的各方面应定期监控：这些方面被分解成以下几点：道德技术合作全球化伙伴关系供货商的多样性质量保证/担保价格的竞争性能力稳定性数量价格走向准确性交货记录客户支持条件非质量退货评论/ 报告流程产品供货链创新财务服务包装/要求的文件产品整体情况监控供货商整体情况职业道德依法经营；