OTC部管理制度管理办法规定

1、管理制度 部门职责组织结构及人员编制药店执行和管理标准零售药店日常工作流程OTC本部工作流程为做好公司产品在OTC市场的宣传、推广、销售以及公司的形象宣传，提高销售工作的效率，制定本制度。所有的OTC代表及相关人员均应以本制度为依据开展工作。OTC经理对所属OTC部人员进行考核和管理。部门职责一、OTC部职责OTC全国队伍的建立OTC零售药店队伍人员培训OTC零售药店数据收集、分析OTC零售药店运行结果分析OTC零售药店队伍实际运作业务指导和检查OTC零售药店队伍考核管理和薪酬奖金管理OTC零售药店促销活动的策划承办二、片区销售经理在OTC工作中的职责：区域OTC药店队伍的全面管理区域OTC药

2、店实际运作和工作流程监督区域OTC药店衡量指标的实现和考核检查区域OTC药店队伍的培训和团队建设区域OTC药店队伍的人员管理区域OTC零售药店工作计划的设定和执行监督区域OTC零售药店开发和网络建设管理区域OTC零售药店促销活动的实施组织区域OTC零售药店工作的日常管理区域关键OTC零售药店的业务计划和业务回顾区域OTC药店的嘉林公司品种进货数据采集和确认OTC零售药店代表协同拜访，实地工作指导和监督OTC零售药店代表考核三、OTC零售药店代表职责：OTC零售药店代表直接向片区销售经理和OTC助理汇报工作：负责OTC零售药店工作目标实现所负责OTC零售药店衡量指标达标新产品的迅速导入促销活动顺

3、利执行并达标OTC零售药店基本工作数据及时准确的采集OTC零售药店店员的培训、摆柜和第一推荐的实现协助商业拟顺渠道，稳定价格，及时发现假货、窜货竞争对手在零售药店活动的跟踪汇报和可能的反击行动的执行OTC助理职责是总部和片区人员之间沟通的桥梁及时传达总部各项政策、方案给各片区及时搜集各片区OTC市场状况并反馈给OTC经理协助OTC经理进行各项日常工作配合OTC经理跟进各种活动的进行监督指导OTC代表日常工作统计月度全国OTC市场销量统计OTC代表月度销量计算销售人员奖金OTC部文件保存归档 组织结构及人员编制嘉林药业零售药店队伍组织结构图销售总监销售总监北 区 商 务 经 理北 区 销 售 经

4、 理OTC 经 理南 区 销 售 经 理南 区 商 务 经 理北 区 商 务 经 理北 区 销 售 经 理OTC 经 理南 区 销 售 经 理南 区 商 务 经 理片 区 商 务 经 理片 区 销 售 经 理片 区 销 售 经 理片 区 商 务 经 理片 区 商 务 经 理片 区 销 售 经 理片 区 销 售 经 理片 区 商 务 经 理处 方 药 代 表OTC 代表OTC 代表处 方 药 代 表处 方 药 代 表OTC 代表OTC 代表处 方 药 代 表零售药店选择的程序：零售药店调查该零售药店整体销量零售药店调查该零售药店整体销量该零售药店嘉林品种的销量竞争品种的销量该零售药店嘉林品种供应

5、商业渠道该零售药店嘉林品种供应商业渠道区域零售药店整体象限分析零售药店评估区域零售药店整体象限分析零售药店评估区域目标覆盖零售药店和覆盖分配区域目标覆盖零售药店和覆盖分配区域目标覆盖零售药店具体分类片区经理确认片区经理确认区域目标覆盖零售药店商业归口药店代表和商业主管的沟通机制区域目标覆盖零售药店商业归口药店代表和商业主管的沟通机制季度调整季度调整新店的建立或扩张新店的建立或扩张销量变化药店改址、拆迁商业渠道或公司资源变化零售药店调查表序号编号区域城市药店名称地址级别隶属连锁进货渠道类型年整体销量主要竞争对手在该店情况经理电话备注竞品1竞品2竞品31Gd-001广东广州海王1A海王海王股份50

6、0万王二b、零售药店评估：采用以下的分析方法，确定该零售药店属于哪个象限这是药店选择的第二优先整体销量大说明消费基础好，具备提升的空间实地检查是否因为我们覆盖的问题造成我们的产品销量小。同时参考竞争对手的同类产品销售情况这种药店一般占所有零售药店数量的2030该零售药这是药店选择的第二优先整体销量大说明消费基础好，具备提升的空间实地检查是否因为我们覆盖的问题造成我们的产品销量小。同时参考竞争对手的同类产品销售情况这种药店一般占所有零售药店数量的2030该零售药店整体销量大这是理想的目标零售药店首要保证这些店100覆盖这种店一般会占有零售药店数量1020嘉林产品在该零售药店销量大嘉林产品在该店销

7、量小该零售该零售药店整体销量小这是目前我们无法直接覆盖的药店这种药店一般会占所有零售药店的1020这是药店选择的后备整体销量小，说明可能的提升空间比较小如果有额外的精力可以考虑维持这种药店一般会占所有零售药店数量的3040确定覆盖的零售药店门店的数量，确定覆盖的零售药店门店的数量，要求至少100家按照零售药店门店的大体销量计算其占整体按照零售药店门店的大体销量计算其占整体覆盖的零售零售药店销量的比例大体估计在每家零售药店门店的平均访问时间如：30分钟大体估算每天花费在交通，吃饭、准备工作、总结工作方面的时间大体估算每月需要办公室工作，主要指培训，月总结，数据报告等方面的时间，扣除之后得到每月有

8、效工作日大体估计在每家零售药店门店的平均访问时间如：30分钟大体估算每天花费在交通，吃饭、准备工作、总结工作方面的时间大体估算每月需要办公室工作，主要指培训，月总结，数据报告等方面的时间，扣除之后得到每月有效工作日按照每天工作8个小时，扣 除花费在交通、吃饭准备工作，总结工作方面的时间，得到每天有效工作时间按照每天工作8个小时，扣 除花费在交通、吃饭准备工作，总结工作方面的时间，得到每天有效工作时间每天有效工作时间*每月有效工作日=每月有效访问时间每天有效工作时间*每月有效工作日=每月有效访问时间每月有效访问时间*该零售药店销量比例/平均每 店访问时间=该零售药店每月访问次数每月有效访问时间*

9、该零售药店销量比例/平均每 店访问时间=该零售药店每月访问次数代表每天8小时工作时间分配比例：工作时间 工作时间实际工作50%行 程35%行 政10%等 候5%实际工作50%行 程35%行 政10%等 候5%设定零售药店的拜访频率：代表目标对A类店每月访问4次，B类每月访问2次，C类每月访问1次代表每天访问10-12家药店（平均每店30分钟）片区经理每月至少和OTC代表2个工作日以上的协访和抽查每位代表根据拜访频率和实际的区域位置制定出10条拜访路线拜访的目标药店A、 B、C类用和10条拜访路线用不同颜色在地图上标出备案每日访问计划表：每月工作计划每月工作计划 零 售 药 店 分 布突 发 事

10、 件上 次 访 问 约 定新产品或重点品种 推 广行 走 路 线访 问 频 率 要 求零 售 药 店 分 布突 发 事 件上 次 访 问 约 定新产品或重点品种 推 广行 走 路 线访 问 频 率 要 求每日访问计划每日访问计划第四章 零售药店日常工作流程零售药店工作流程具体规定了零售药店代表每日、每周、每月应该做什么,应该如何做,以及使用哪些表格工具来帮助自己管理好工作,同时规定了片区经理如何管理好代表的日常工作，以及经常使用的表格工具。每月业务计划和业务回顾：每月业务计划和业务回顾的原则：基于公司零售药店的销售目标和销售策略基于能够反映覆盖的零售药店的真实业务情况的衡量指标数据和上级经理关

11、于零售药店工作的总体计划相一致并沟通以获得必要支持片区经理每月抽一个工作日的时间和代表指导、讨论、制订业务计划和业务回顾，并最终根据零售药店代表的业务计划和业务回顾来完成自己的业务计划和业务回顾。 每月业务计划和回顾的格式和内容见附表代表每月业务计划和业务回顾报片区经理审批并同时回传总部OTC部每月业务计划和业务回顾流程：上 月 工 作 结 果 数 据上 月 业 务 目 标上 月 工 作 结 果 数 据上 月 业 务 目 标经 验 和 问 题 分 析 和 总 结经 验 和 问 题 分 析 和 总 结本 月 业 务 目 标促 销 活 动 计 划新 开 发 终 端 客 户 计划新 产 品 推 广

12、计 划本 月 业 务 目 标促 销 活 动 计 划新 开 发 终 端 客 户 计划新 产 品 推 广 计 划本 月 行 动 计 划本 月 行 动 计 划业 务 计 划 和 业 务 回 顾 表业 务 计 划 和 业 务 回 顾 表每月工作计划和回顾片区： 城市： 月份： 填表人： 审批人： 1、基本工作数据：销量铺货率（%）摆柜达标（店数）店员教育（人）促销执行（店数）A类上月实际本月目标本月实际B类上月实际本月目标本月实际C类上月实际本月目标本月实际2、行动计划：3、本月工作回顾：每日拜访流程：每日拜访流程是零售药店代表每天从开始到结束工作中的主要工作活动的基本流程：每日访问流程包括三个阶段：

13、访问前的准备访问的基本步骤访问结束后的总结、分析和跟进流程图：销售介绍资料料访 问 预 约准 备 访 问 资 料访 问 前 准 备重 温 访 问 计 划销售介绍资料料访 问 预 约准 备 访 问 资 料访 问 前 准 备重 温 访 问 计 划销 售 文 具销 售 文 具礼 品礼 品名 片名 片访 问 的 基 本 步 骤回想访问目标回想药店信息，应采取什么沟通办法访 问 的 基 本 步 骤回想访问目标回想药店信息，应采取什么沟通办法拿出访问资料，整理仪容访 问 准 备访 问 准 备自我介绍，打招呼问候店长、店员自我介绍，打招呼问候店长、店员检查药店铺货和摆放检查新产品和促销的情况检查药店铺货和摆

14、放检查新产品和促销的情况检查竞争对手活动店 内 检 查店 内 检 查新产品铺货介绍或改进建议促销活动介绍或改进建议新产品铺货介绍或改进建议促销活动介绍或改进建议店员培训或其他提高第一推荐率的办法其他品种铺货问题及改进建议摆柜问题及改进建议店内设施问题及改进建议访 问 目 标 介 绍访 问 目 标 介 绍建议订单并督促其完成订单处理建议摆柜并现场实现达标状态建议订单并督促其完成订单处理建议摆柜并现场实现达标状态建议促销并指定位置，或者立即开始促销实施店员培训现场实施，同时发放礼品店内实施现场布置或者调整访 问 目 标 执 行访 问 目 标 执 行竞争对手的活动当时工作的数据竞争对手的活动当时工作

15、的数据需要特别解决或者之后答复的问题完 成 访 问 记 录完 成 访 问 记 录访问完成后的总结，分析回顾及跟进计划访问完成后的总结，分析回顾及跟进计划访问前的准备：1、重温每周工作计划表确保零售药店代表明确在每一个访问对象的具体访问目标，从而为整个访问做好充分的准备，同时可以衡量访问的效果2、准备所需要的访问材料和销售工具，并把它们放入销售包 检查有没有带备当天访问所要的销售报表、销售介绍资料、价目表、公司有关的证明文件、促销计划书、宣传品、礼品等；检查访问所用的文具、签字笔、双面胶、名片、涂改液、抹布、裁纸刀3、如有需要致电与相交决策人预约 电话预约可以帮助代表与相关负责人见面的机会和具体

16、时间，确保他们不会白跑一趟，同时也显示对客户的尊重 做好这部分工作非常重要，因为它直接影响到零售药店代表是否能成功的达到其每日的访问目标，每天出访前花30分钟的时间来准备一天的访问工作，会大大提高效率和节省由于准备不足而浪费的时间专业的访问应该包括五个步骤：访问准备访问准备2、 店内检查3、 访问目标介绍4、 访问目标执行5、 完成访问记录步骤一：访问准备 这是在进入该药店前必须工作，目的是确保清楚在该零售药店的访问目标，同时做到有条不紊，访问准备需要花10-30分钟，甚至只是在脑海中回想一遍，访前准备包括：回想在该零售药店的访问目标回想该零售药店的资料，设想沟通方式拿出必要的访问资料整理自己

17、的仪容，调整心态，做好心理准备步骤二：店内检查 检查货架摆放情况检查并记录嘉林产品在该店的铺货和摆柜情况，注意哪些品种在该店没有存货，哪些品种摆柜存在问题检查各个品种尤其是重点品种、新品种和促销品种销售情况，发现问题以寻找改进措施检查促销执行的各个要素是否依然保持，这是提供给零售药店代表的一个销售机会，将原来在该店的访问计划和实际检查结果相对照，调整自己的访问内容，确保访问能够真正解决问题检查嘉林制作的陈列货架、招牌、立板等情况检查竞争对活动情况竞争对手活动将直接影响我们的产品的销售，检查其活动不仅能够提供给我们药店工作的经验，同时也帮助我们设定反击计划步骤三、访问目标介绍 在通过店内检查确定

18、了实际在该零售药店存在的问题之后，调整我们在该店的访问计划，接着就需要开始对该零售药店主要决策人进行访问目标介绍注意:这里所指的主要决策人不一定是该店的店长（经理），谁能够在某个事情上做决定，谁就是我们在该店的这个事情上的主要决策人。如：该店的店员就能决定进货，则该店员就是进货方面的主要决策人。访问目标按照重要顺序分别是新产品铺货介绍式改进建议促销活动介绍式改进建议其他品种铺货问题及改进建议店员培训或其他提高第一推荐率的办法店内设施问题及改进建议数据收集步骤四：访问目标执行 不要指望该店的主要决策人主动去为你执行你需要的行动，如果你要取得好结果，就应该是在取得认可的情况下尽量自己执行，没有人比

19、你更加关心你的产品访问目标执行需要注意：当时能够执行的问题一定要当时解决，同时，利用技巧督促其当场完成一定取得其认可，或者使用技巧在不引起反感的情况下，造成其认可的既定事实手脚利索，尽快完成如果不能当场落实一定要和其约定可以落实的时间，并一定要回访检查或者落实访问目标执行的内容包括建议订单内容并督促其完成订单建议摆柜并马上调整到目标状态建议促销并马上指定位置，或者马上开始实现促销内容，如：马上开始摆放堆头店员培训并马上实施，同时发放礼品店内设施的布置或者马上调整要求报数据并同时记录步骤五：完成访问记录记录需要记录的数据，并向相关的人员打招呼并离开药店进行下一个访问记录的数据包括铺货数据摆柜数据

20、新产品铺货数据促销活动执行数据库存数据订单数据竞争对手情况尚待确认或者目前不能完成的事项的记录该药店提出的其他问题不能马上解决的当零售药店代表访问的五个步骤完成了对这个零售药店的访问后，接下来就照着访问计划对下一个零售药店进行访问，同样，也需要按照这五个基本步骤来进行访问按照访问的五个步骤来进行零售药店访问是销售人员获得销售成功的基础，只要零售药店代表能坚持运用这些技巧，运用在每一天每一个销售访问中，就会形成良好的习惯，最终你会发现访问所使用时间减少，而访问成效却大大提高了访问完成后的总结、分析和跟进访问结束后的跟进工作主要包括以下内容：跟进零售药店订货以及其它服务，尤其是新产品和促销期间，通

21、常是和供应商或者负责供应商的商业代表沟通、协调，必要时候需要片区经理的帮助根据当天访问中未能完成的执行工作，修正下一次的访问目标或者约定时间的跟进分析当天的访问成效零售药店代表用结果对比目标来分析当天的访问，如果成功，尝试找出成功的原因，如果不成功，也尝试去发现其原因，去分析，可以帮助代表更好地克服缺点和强化优点，从每天访问中总结学到东西，应用到随后的访问中去代表可以制定相应的行动计划来应用所学到的经验代表需要支持和帮助就及时向上级领导提出，请求帮助通常分析访问只需要花零售药店代表不太多的时间，当养成了习惯以后，就可以以实际的经验中不断地总结出新的知识和技巧。片区经理巡店流程：基本上片区经理巡

22、店的流程和零售药店代表的流程类似，只是内容不同。片区经理巡店的主要工作内容包括：1、代表工作结果检查工作结果检查包括：铺货率检查新产品或重点品种铺货检查店员培训情况摆柜检查促销活动执行2、零售药店运作情况检查检查内容主要包括：供应商配送效率检查店内设施使用状况检查3、代表工作技能检查和培训代表工作技能使用状况代表相关工作技能的培训竞争对手活动了解和调查共同对零售药店主要决策人的共访第五章 OTC本部工作流程片区报告由片区经理申请工作流程图片区报告由片区经理申请嘉林规定报告格式 嘉林规定报告格式 日常报表日常报表监督、指导代表日常工作工作总结电话、邮件沟通监督、指导代表日常工作工作总结电话、邮件沟通各项活动跟踪各项活动跟踪OTOTC经理OTC代表搜集市场情报OTC市场OTC代表搜集市场情报OTC市场调查OTC助理及时提交各项数据区域（商务）经理协助OTC助理及时提交各项数据区域（商务）经理协助OTC全国月度销量OTCOTC全国月度销量OTC销量核查OTC代表月度销量OTC代表月度销量代表常规费用代表常规费用片区申请费用费用报帐片区申请费用费用报帐提成提成活动费用活动费用流向单流向单文档保存费用报销明细片区报告文档保存费用报销明细片区报告总部下发文件总部下发文件活动资料活动资料片区报告片区经理申请提交后