电子文档管理办法

1、 PAGE 5电子文档管理办法第一章 总 则第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据公司的实际需要，特制定本办法。第二条 基本术语解释（一）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （二）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 （三）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、

2、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性。 第二章 管理体制和职责第三条 电子文件的形成、承办、整理与归档等工作，由项目AE负责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第四条 行政文员负责对电子文件的日常登记、核对等工作。第五条 行政经理负责协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供支持。第六条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时逻辑归档。归档后的电子文件，仍要在本部门保留一年后方可

3、删除或销毁。 电子文件分类所有电子文件的分类都是以项目为单位，根据时间归类。第七条 电子文件的归类备份目录结构图：备份日期备份日期媒体类项目名媒体类项目名媒介监测报告数据库数据报告硬广素材客户服务类媒介监测报告数据库数据报告硬广素材客户服务类创作技术类策略类媒体类媒体类媒介策略案媒介计划表媒介采购合同媒介策略案媒介计划表媒介采购合同合同总结报告：会议记录、周报、月报工作简报：客户需求简报、创意简报、策略简报、市场简报工作传单消费者调查竞争对手分析策划类：整合推广或阶段推广执行类：执行时间、执行细案、平台规划、文字稿件、活动排期、效果统计、截图汇总静态物料类静态物料类动效物料类程序开发类网页网站

4、类视频音效类平面设计类域名空间维护资料第四章 电子文件归档程序第八条 项目AE对项目资料的管理、分类、拷贝负责,在每月28日前项目AE应把分类整理好的资料定期的拷贝到公司指定的服务器。第九条 项目AE对拷贝完成的资料进行登记，并填写项目资料备份表经分管总监签字确认后交行政文员处签字备案。第十条 行政文员根据项目资料备份表对登记内容和服务器资料进行核查并签字确认。第十一条 所有签字程序完成后，行政经理根据项目资料备份表把服务器资料拷贝到备份硬盘再做物理存档，交档案室统一保管。第五章 电子文件的借阅第十二条 由档案室保管的资料，其他人员需要使用时应填写资料查阅表经分管副总签字后方可查阅。第六章 奖

5、惩制度第十三条 每月28日开始资料备份，AE必须在2天内（即28日09:0029日18:00）完成并将签字完成的资料备份表提交到行政文员处。如有延误，第一次罚款50元，连续第二次罚款100，第三次罚款200同时取消调级资格。附件：资料备份表资料备份表备份日期： 项目名称：创作技术类静态物料类：动效物料类：程序开发类：网页网站类：视频音频类：平面设计类：域名空间维护资料：策略类整合推广案：阶段推广案：执行时间表：执行细案平台规划表：文字稿件：活动排期表：效果统计表截图汇总表：客 户 服 务 类 市场调研：市场简报竞争对手分析客 户 服 务 类策略简报：创意简报：合同客户往来函件等项 目 媒 体 类媒介策略案：媒介计划表：媒介采购合同：媒 体 类媒介监测报告：数